ewidencja czasu pracy dokumentacja i przechowywanie

Ewidencja czasu pracy - dokumentacja i przechowywanie

Opublikowano 27.03.2017 przez Karolina Miech w kategorii Przepisy

Dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy należą do grupy pozostałych dokumentów związanych z zatrudnieniem, nie mają wpływu na przebieg zatrudnienia czy ustalenie prawa do emerytury lub renty. Co ważne, nie wchodzą w skład akt osobowych pracownika, które zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia ustania zatrudnienia lub dnia wytworzenia - w przypadku dokumentacji płacowej.

Rejestracja czasu pracy – obowiązek pracodawcy

W trakcie obowiązywania umowy o pracę generowane są liczne dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy np. grafiki pracy, wnioski urlopowe, czy lista obecności. Mimo, iż nie stanowią one części dokumentacji osobowej i płacowej, są istotne zarówno w trakcie trwania umowy o pracę, jak i po ustaniu zatrudnienia. Prowadzenie przez pracodawcę rejestru liczby przepracowanych godzin z uwzględnieniem dni wolnych, pracy w godzinach nadliczbowych, spóźnień, delegacji itd. służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto po zakończeniu umowy o pracę, wskazane dokumenty mogą być potrzebne w przypadku wystąpienia ewentualnych spraw sądowych pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem. Będą bowiem stanowiły materiał dowodowy, który może mieć znaczący wpływ na wynik sporu.

obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę zgodnie z przepisami kodeksu pracy

Brak obowiązku przechowywania ewidencji czasu pracy

Przepisy prawa nie regulują wprost kwestii związanych z przechowywaniem ewidencji czasu pracy. Wyjątek stanowi jedynie czas pracy kierowców. Jak wskazano w art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców - pracodawca ma obowiązek udostępnić na wniosek kierowcy jego ewidencję czasu pracy, a także przechowywać ją przez okres 3 lat, licząc od momentu zakończenia okresu nią objętego. Mając na uwadze celowość przechowywania ewidencji oraz jej walor dowodowy w przypadku wystąpienia roszczeń ze stosunku pracy, 3-letni okres przechowywania przyjmuje się także dla pozostałych pracowników. Wskazuje na to także treść art. 291 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik może kierować swoje ewentualne żądania do pracodawcy w terminie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Pomimo braku bezpośredniego obowiązku przechowywania dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy, warto je archiwizować przez okres 3 lat dla bezpieczeństwa pracodawcy. Dokumenty takie są niezbędne podczas ustalania prawa do wynagrodzenia pracownika.

rejestracja czasu pracy może być prowadzona i przechowywana w formie elektronicznej

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Brak jest przeciwskazań prawnych dla prowadzenia wskazanej dokumentacji w formie elektronicznej. Mając na uwadze nadmierną ilość generowanych papierów dotyczących ewidencji, elektroniczny system ich archiwizowania będzie idealnym rozwiązaniem.

W systemie InEwi pracodawca ma stały dostęp do wszelkich danych w zakresie prowadzonej rejestracji czasu pracy (z uwzględnieniem 3-letniego okresu, nawet po zakończeniu korzystania z systemu). W każdym momencie istnieje możliwość wglądu do dokumentacji z komputera, telefonu lub tabletu, a także tworzenia gotowych zestawień oraz wydruku dokumentów w związku z wnioskiem pracownika lub na potrzeby udostępnienia wymaganej dokumentacji organom kontrolnym np. Państwowej Inspekcji Pracy. Przechowywanie ewidencji czasu pracy w InEwi jest więc zgodne z przepisami, a przede wszystkim wygodne.

Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Sprawdź jak!

14 dni ZA DARMO, bez zobowiązań i limitów!

Wystarczy, że założysz konto.

Przed wysłaniem nam swoich danych, koniecznie zapoznaj się z Polityką Prywatności, w której znajdziesz informacje o administratorze danych osobowych, Twoich prawach i naszych obowiązkach, w jakim celu przetwarzane są Twoje dane oraz wszelkie inne informacje, które dotyczą ochrony i bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.

Zakładając konto akceptujesz postanowienia naszego regulaminu.