Program do Delegacji Online

Delegacja rozumiana jako podróż służbowa, zgodnie z Kodeksem pracy, to wyjazd pracownika do innego miejsca niż miejsce stałego wykonywania pracy na polecenie pracodawcy. Delegacja może mieć charakter krajowy lub zagraniczny. Pracownikom wyjeżdżającym służbowo przysługuje zwrot kosztów podróży, noclegów, wyżywienia i innych drobnych wydatków.

Kodeks pracy nie określa bezpośrednio maksymalnego czasu trwania delegacji. Trzeba mieć jednak na uwadze, że typowy dla podróży służbowych jest incydentalny i krótkotrwały charakter. W dodatku po 30 dniach nieprzerwanego pobytu pracownika w jednym miejscu, delegacja przechodzi w tzw. "pracę w innym stałym miejscu pracy", a to pociąga za sobą konieczność wprowadzenia zmian w umowie o pracę i zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia zupełnie innych rozliczeń.

Przepisy Kodeksu pracy przewidują zwrot kosztów dojazdu, zakwaterowania oraz diety za każdy dzień delegacji. Wysokość diety jest zależna od czasu trwania wyjazdu oraz kraju, do którego pracownik jest delegowany. Niekiedy w ramach rozliczania delegacji zasadne jest włączenie kosztów leczenia pracownika, a nawet zakupu niezbędnych leków. Zasadniczo rozliczanie delegacji krajowych nie różni się zbyt wiele od rozliczania delegacji zagranicznych.

Do prawidłowego rozliczenia delegacji kluczowe jest dokładne określenie czasu pracy w trakcie wyjazdu służbowego. Przykładowo w przypadku delegacji zagranicznych, podczas których pracownicy podróżują samolotami, wyjazd liczy się od startu samolotu na krajowym lotnisku w drodze za granicę, aż do lądowania na lotnisku krajowym w drodze powrotnej. Kolejny element istotny podczas rozliczeń delegacji to rozliczenie kosztów, w tym kosztów podróży, diety, wydatków na noclegi i innych uzasadnionych wydatków na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów - rachunków i faktur dokumentujących poniesione koszty, a w niektórych przypadkach - ryczałtem.

Tak, inEwi umożliwia precyzyjne śledzenie czasu delegacji, co znacznie ułatwia ich rozliczenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Narzędzie pozwala na prowadzenie szczegółowej ewidencji delegacji krajowych i zagranicznych, co jest kluczowe dla ich prawidłowego rozliczenia.

Delegacje zagraniczne są regulowane zarówno przez Kodeks pracy, jak i specjalne przepisy dotyczące diety i wydatków na noclegi podczas podróży zagranicznej. Należy pamiętać, że wysokość diety i stawek za noclegi zależy od kraju, do którego pracownik jest delegowany, choć w przypadku prywatnych przedsiębiorców, prawo narzuca tylko stawki minimalne.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca powinien poinformować pracownika o planowanej delegacji, podając jej cel, miejsce i przewidywany czas trwania. Informacja ta powinna być przekazana pracownikowi na piśmie. Co istotne, polecenia wyjazdów służbowych są dla pracowników wiążące i ewentualna odmowa jest naruszeniem obowiązków pracownika. Istnieją tylko nieliczne przypadki, kiedy pracownik może bez konsekwencji odmówić wyjazdu w delegację, takie jak na przykład ciąża.

inEwi ułatwia efektywne planowanie delegacji, umożliwiając ich wyraźne zobrazowanie na wspólnym kalendarzu firmy. Program pozwala na delegowanie z uwzględnieniem dostępności pracowników oraz zgłoszonych urlopów, co ułatwia uniknięcie konfliktów w harmonogramie. Masz też możliwość śledzenia historii delegacji, co pomaga w analizie i poprawie procesów planowania na przyszłość. Ważna jest też możliwość integracji narzędzi dostarczanych przez inEwi z innymi systemami używanymi w firmie, co ułatwia rozliczanie delegacji lub prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej.