Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności stanowi dokument powiązany z Regulaminem Aplikacji InEwi oraz Serwisu InEwi („Regulamin”). Definicje pojęć użytych w niniejszej Polityce Prywatności zostały zamieszczone w Regulaminie. Postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio.

Polityka ta ma charakter informacyjny i jest spełnieniem obowiązków informacyjnych nałożonych na administratora danych przez RODO.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Aplikacji InEwi oraz Serwisu, wprowadzonych tam zgodnie z usługami wskazanymi w Regulaminie, w szczególności danych osobowych Pracowników, jest Usługobiorca, z zastrzeżeniem ust. 1.2.
  2. Administratorem danych osobowych w zakresie danych osobowych samych Usługobiorców, to jest danych osobowych związanych z zawieraniem umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, danych w zakresie subskrypcji informacji handlowych, danych związanych z reklamacjami i kopii zapasowych tych danych, jest Usługodawca.

2. ZAKRES I OKERS PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. W zakresie dostępu do usług bezpłatnych niezbędnymi danymi osobowymi Usługobiorcy dla świadczenia usług drogą elektroniczną są: adres e-mail oraz hasło.
  2. W zakresie dostępu do usług płatnych niezbędnymi danymi osobowymi Usługobiorcy dla świadczenia usług drogą elektroniczną są: adres e-mail, hasło, firma, nr NIP, adres oraz informacja o wyborach z możliwościami wskazanych przez Aplikację inEwi przy zawieraniu umowy, to jest: czas trwania umowy, przedział zatrudnionych pracowników, moduły Aplikacji inEwi, forma i kwota płatności, kod rabatowy (opcjonalne), zatwierdzenie wyborów.
  3. Usługodawca przetwarza również inne dane dotyczące Usługobiorcy, to jest dane wskazane w pkt 8 niniejszej Polityki obejmujące imię i nazwisko, adres e-mail, numer KRS, numer REGON, numer IP komputera. Usługobiorca może wyrazić zgodę na korzystanie z Cookies niezbędnych do realizacji celów przez programy wyszczególnione w pkt 8 niniejszej Polityki, na zasadach wskazanych w pkt 8 Polityki.
  4. W przypadku zawarcia Umowy z Usługodawcą wskutek skorzystania przez Usługobiorcę z linka do Aplikacji inEwi przesłanego mu przez osobę trzecią, to jest w Systemie Partnerskim, Usługobiorca wyrazi zgodę na udostepnienie przez Usługodawcę tej osobie trzeciej danych Usługobiorcy w postaci firmy, adresu e-mail i kwot zapłaconych Usługodawcy w celu rozliczeń pomiędzy tą osobą trzecią a Usługodawcą, przez czas trwania umowy pomiędzy Użytkownikiem a Usługodawcą.
  5. Usługobiorca w ramach Serwisu może przetwarza dane osobowe obejmujące: imię, nazwisko, numer NIP, PESEL, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące adresu, geolokalizaja Pracownika w miejscu wykonywania pracy oraz wizerunek Pracownika.
  6. InEwi pozyskane w związku w prowadzenie Serwisu dane osobowe Usługobiorców będzie przetwarzał przez okres 5 lat od dnia usunięcia Konta, zaś Pracowników do momentu usunięcia Konta, chyba, że istnieje inna podstawa dla ich dalszego przetwarzania.

3. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA

  1. Dane osobowe Usługobiorców są przetwarzane przez Usługodawcę, w przypadku, o którym mowa w ust. 1.1. w celu: (a) realizacji przepisów prawa, (b) wykonywania Umów, świadczenia usług drogą elektroniczną, w szczególności prowadzenia Konta i świadczenia usługi Newslettera, oraz innych czynności wskazanych w Regulaminie lub w Regulaminie Newslettera, (c) działań promocyjnych lub marketingowych Usługodawcy.
  2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Usługobiorców przez Usługodawcę jest ustawowe upoważnienie do przetwarzania danych niezbędnych w celu działania zgodnego z prawem oraz ustawowe upoważnienie do przetwarzania koniecznego dla realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą lub dobrowolnie wyrażona zgoda Usługobiorcę lub innego Użytkownika.
  3. Usługodawca informuje, że podanie danych osobowych przez Usługobiorcę̨ jest dobrowolne, przy czym w przypadku braku podania danych osobowych zawarcie umowy nie będzie możliwe.

4. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

  1. Dane osobowe Usługobiorców i Użytkowników mogą być powierzane przez Usługodawcę do przetwarzania tj. odbiorcami danych osobowych są: firma księgowa, dostawca hostingu dla Serwisu, firma obsługująca technicznie Serwis, firma obsługująca płatności, firma dostarczająca system CRM. Dane osobowe mogą być także udostępnione: odpowiednim organom państwowym na ich żądanie na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub innym osobom i podmiotom – w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa.
  2. Dane osobowe Usługobiorców i Użytkowników mogą być powierzane przez Usługodawcę do przetwarzania tj. odbiorcami danych osobowych są: firma księgowa, dostawca hostingu dla Serwisu, firma obsługująca technicznie Serwis, firma obsługująca płatności, firma dostarczająca system CRM. Dane osobowe mogą być także udostępnione: odpowiednim organom państwowym na ich żądanie na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub innym osobom i podmiotom – w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa.

5. USŁUGOBIORCA JAKO ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

  1. Usługobiorca będzie przetwarzał w ramach Aplikacji inEwi dane osobowe, których jest Administratorem danych osobowych, w celu związanym z zatrudnieniem (zarówno na umowie o pracę, jak i w ramach innych umów cywilno-prawnych) i prowadzeniem spraw kadrowych, w zakresie i przez okres niezbędny dla realizacji przez pracodawcę obowiązków wynikających z Kodeksu pracy lub innych aktów prawnych związanych z zawieraniem pozostałych umów cywilnoprawnych.
  2. Usługobiorca niniejszym zobowiązuje się przetwarzać w Aplikacji inEwi w ramach Konta wyłącznie dane osobowe, do których przetwarzania ma pełne prawo i które nie naruszają̨ praw osób trzecich, jak również co do których wykazać może podstawę prawną przetwarzania w zakresie określonym Regulaminem i Polityką Prywatności.
  3. Usługobiorca niniejszym powierza Usługodawcy przetwarzanie wszystkich danych osobowych przekazanych Usługodawcy w ramach Konta, w szczególności Pracowników, w zakresie wskazanym w ust. 2.6. Polityki, przez czas trwania Umowy, chyba, że istnieje inna podstawa prawna dla ich dalszego przetwarzania.
  4. Powierzenie przetwarzania danych będzie następować w celu wykonywania praw i zobowiązań Użytkowników wskazanych w Regulaminie.
  5. Usługodawca, za zgodą Usługobiorcy, dokonuje podpowierzenia danych osobowych, o których mowa w ust. 2.5. w celu ich przetwarzania w formie przechowywania firmie Microsoft w związku z funkcjonowaniem Aplikacji inEwi na serwerach Microsoft Azure zlokalizowanych w Holandii (Amsterdam), podmiotom, które gwarantują poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych na poziomie wymaganym przepisami RODO.

6. BEZPIECZEŃSTWO PRZETWARZANIA

  1. Usługodawca oświadcza, że jako Administrator danych oraz Podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie Usługobiorcy, podjął wszystkie niezbędne środki organizacyjne i techniczne, zabezpieczające zbiory danych jak i bezpieczeństwo przetwarzania, określone w przepisach, 25,30, 32-34, 35 -39 RODO.
  2. Dostęp do informacji stanowiących dane osobowe ze strony InEwi mają tylko osoby uprawnione do administrowania Serwisem na podstawie udzielonych upoważnień, zawierających oświadczenia o zachowaniu poufności w zakresie przetwarzanych danych oraz stosowanych zabezpieczeń. Pliki z logami mogą być analizowane w celu sporządzenia statystyk ruchu w Serwis i występujących błędów.
  3. Więcej informacji o Bezpieczeństwie danych zawiera Regulamin.

7. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

  1. Usługodawca informuje, że Usługobiorca, względem, którego administratorem danych osobowych jest Usługodawca ma prawo wglądu do swoich danych przetwarzanych przez Usługodawcę i prawo do poprawiania tych danych, przysługuje mu także prawo do kontroli przetwarzania danych, które jego dotyczą, zawartych w zbiorach danych, a zwłaszcza prawo do: dostępu do swoich danych osobowych, dokonywania uzupełnienia oraz poprawiania danych poprzez zgłoszenie takiego żądani, żądania czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, złożenie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz prawo żądania ich usunięcia, gdy staną się one zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
  2. Ponadto Użytkownicy mają prawo do: usunięcia danych osobowych zgromadzonych na ich temat zarówno z systemu należącego do Usługodawcy jak i z baz podmiotów, z którymi współpracuje lub współpracował Usługodawca, zgłoszenia sprzeciwu odnośnie dalszego przetwarzania danych w celach marketingowych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych osobowych zgromadzonych przez Usługodawcę na temat Użytkowników, w tym do otrzymania ich w ustrukturyzowanej formie, prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru w sytuacji, w której Użytkownik uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem oraz wniesienia środka ochrony prawnej przed sądem przeciwko organowi nadzorczemu oraz przeciwko podmiotowi dopuszczającemu się naruszeń.

8. POLITYKA COOKIES I INNYCH PROGRAMÓW

  1. Aplikacja inEwi korzysta z oprogramowania niebędącego składnikiem treści usług opisanych w niniejszym Regulaminie, które to oprogramowanie wskazano poniżej.
  2. Aplikacja inEwi korzysta z plików cookies (tzw. ciasteczka) w celu przechowywania sesji i zapamiętania podstawowych danych logowania, zgodnie z zasadami określonymi w treści Rozporządzenia e-privacy. Usługobiorca może modyfikować ustawienia plików cookies w przeglądarce internetowej, przy czym zastrzega się, że dla prawidłowego funkcjonowania Aplikacji inEwi obsługa plików cookies sesyjnych Usługodawcy dla bieżącej sesji powinna być włączona. Usługobiorca może także wyrazić zgodę na wykorzystywanie przez Usługodawcę Cookies Zewnętrznych podmiotów trzecich w dowolnej chwili, określając warunki ich przechowywania, poprzez ustawienia przeglądarki internetowej lub przez konfigurację usługi świadczonej w ramach Aplikacji InEwi. Niewłączenie Cookies Zewnętrznych nie spowoduje niedostępności części lub całości funkcji Serwisu dla Usługobiorcy lub Użytkownika.
  3. Aplikacja inEwi korzysta, za zgodą Usługobiorcy na zasadach określonych w ust. 8.2. z programów monitorujących aktywność na ekranach Użytkowników i ilość kliknięć w dane funkcje w celu efektywniejszego dostosowania interfejsu Aplikacji inEwi do potrzeb Użytkowników. Wskazane programy nie generują żadnych danych osobowych Użytkowników.
  4. Aplikacja inEwi korzysta z programu tworzącego zbiorczy raport z SQL dla Aplikacji inEwi obejmujący wszystkie dane edytowane przez Użytkowników w celu uzyskania danych pozwalających na zapewnienie sprawnego i jak najbardziej efektywnego działania Aplikacji inEwi.
  5. Aplikacja inEwi, jako aplikacja funkcjonująca na serwerze Microsoft Azure, korzysta z programu wskazanej platformy generującego statystyki serwera, to jest dane takie jak zużywana moc obliczeniowa, w celu uzyskania danych pozwalających na zapewnienie sprawnego i jak najbardziej efektywnego działania Aplikacji inEwi. Usługobiorca może włączyć funkcjonowanie wskazanych programów, zgodnie z ust. 8.2.
  6. Wskazane powyżej w ust. 8.3 i ust. 8.5 programy nie generują przetwarzania danych osobowych.