Lean Management to metoda zarządzania stosowana przez globalnych liderów biznesowych. Odpowiednio wykorzystane, daje ono realne korzyści dla organizacji.

Lean management – na czym polega ta koncepcja zarządzania?

W nowoczesnej gospodarce coraz ważniejszym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa jest sprawna organizacja procesów zachodzących w organizacji. Dobrze funkcjonujący przepływ materiałów, informacji itp. to czynnik, który w długim okresie buduje przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa. W praktyce biznesowej stosuje się różne metodyki zarządzania. Jedną z nich – chętnie wybieraną przez czołowe światowe przedsiębiorstwa – jest koncepcja Lean management. W języku polskim określenie to oznacza „odchudzone zarządzanie”. Na czym polega ta metoda działania? Przeczytaj poniższy tekst, by poznać odpowiedź na to oraz wiele innych pytań.

Lean management – co to?

Lean management to koncepcja działania, która w pierwotnej wersji została w pierwszej połowie dwudziestego wieku opracowana przez firmę Toyota. Podejście to zakłada przede wszystkim elastyczność struktury organizacyjnej – zamiast skomplikowanej hierarchii organizacyjnej preferuje się taką strukturę kierownictwa, w której polecenia będą wydawane w krótkim czasie.

Kolejną z cech charakterystycznych Lean management jest idea permanentnego rozwijania kompetencji – na przykład poprzez szkolenia zawodowe, okresowe testy kwalifikacji zawodowych.

Lean management to podejście o całościowym (holistycznym) charakterze. Zakłada się, że wkład w sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa mają wszyscy członkowie organizacji. W związku z tym cennych wskazówek odnośnie działania firmy oczekuje się zarówno od menedżerów (mają oni ogląd na różne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie), jak i szeregowych pracowników operacyjnych (dzięki swojemu doświadczeniu „na pierwszej linii” mają oni większą wiedzę odnośnie codziennych problemów).

Podejście to jest nastawione na eliminację różnego rodzaju marnotrawstwa (z jap. muda). Pod pojęciem „mudy” rozumie się wszelkiego rodzaju działania, które nie przyczyniają się do wytworzenia wartości dodanej w przedsiębiorstwie. Może być to np. zbędny, zbyt wydłużony obieg dokumentacji papierowej, niepotrzebne delegacje (wiele kwestii można obecnie załatwić poprzez komunikatory online i korespondencję mailową) czy nadmierny czas oczekiwania na zapasy/części zamienne. W niektórych branżach marnotrawstwem jest także nadprodukcja zapasów oraz zbędny ruch po magazynie.

Narzędzia Lean management – jakie są?

Jeśli chodzi o narzędzia Lean management, to zalicza się do nich przede wszystkim takie rozwiązania jak:

• metodyka 5S, czyli pięcioelementowa metoda organizacji stanowisk roboczych. Zakłada ona: usuwanie wszelkich niezbędnych narzędzi z miejsca pracy, systematyczne sprzątanie stanowisk roboczych, standaryzację sposobu działania, uporządkowanie narzędzi pracy zgodnie z ich planowanym wykorzystaniem. Określenie 5S to skrótowiec, który pochodzi od 5 japońskich słów. W przełożeniu na język polski są to: selekcja, systematyka, sprzątanie, schludność, samodyscyplina,
• zbieranie feedbacku od pracowników – zgodnie z Lean management powinni mieć oni możliwość zgłaszania swoich inicjatyw zwiększających efektywność w firmie,
• podejście wizualne, tj. tworzenie prostych, przejrzystych instrukcji,
• TPM (ang. total Productive Maintenance), czyli nacisk na samodzielność pracowników. Dopuszczalne jest wówczas np. nauczenie pracowników serwisu powierzonych im maszyn.

Lean management – szkolenia

Jak nabyć wiedzę na temat koncepcji Lean management? Kluczowym elementem w tym zakresie są przede wszystkim szkolenia praktyczne. Kursy zawodowe pozwalają na przygotowanie przedsiębiorstwa do optymalizacji działania. Dobrą wiadomość dla przedsiębiorców zainteresowanych usprawnieniem organizacji stanowi informacja, że obecnie jest na rynku dostępnych wiele ofert firm szkoleniowych. Zajmują się one wykonywaniem takich aktywności jak:

• analiza procesów zachodzących w przedsiębiorstwie klienta pod kątem marnotrawstwa oraz efektywności,
• przeprowadzanie szkoleń pracowniczych – dzięki temu zatrudniona kadra staje się świadoma tego, jak ważną rolę odgrywa w rzeczywistości koncepcja odchudzonego zarządzania w kierowaniu firmą. Jest to ważne, ponieważ pracownicy mają często tendencję do deprecjonowania koncepcji teoretycznych.

Szkolenia są istotne, ale mogą okazać się niewystarczające do osiągnięcia sukcesu. Oprócz tego niezwykle istotna jest również bardzo dobra znajomość danej branży. Znacznie trudniejszym zadaniem jest optymalizacja procesów zachodzących np. w przedsiębiorstwie transportowym bez znajomości specyfiki branży TSL, prawda? Jeśli osoby odpowiedzialne za Lean management nie mają wiedzy na temat czasu pracy kierowców czy dokumentacji transportowej (listy przewozowe CMR itp.), całe przedsięwzięcie z dużym prawdopodobieństwem zakończy się niepowodzeniem.

Lean management – przykłady

Efektem zaobserwowanej mudy powinno być wdrożenie działań (procedur) zapobiegawczych. Mogą być to na przykład:

• komputerowe systemy do obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie – aplikacje online do delegacji czy rejestracji czasu pracy mogą znacznie skrócić czas wykonywania zadań przez działy kadrowo-finansowe,
• kuwetki na dokumenty papierowe – odpowiednio oznaczone (np. kolorowymi, dużymi symbolami), pozwalają one na szybsze sortowanie dokumentacji,
• ergonomiczna organizacja operacyjnych stanowisk roboczych w firmie produkcyjnej,
• wykorzystanie aplikacji komputerowych do planowania zamówień oraz urlopów pracowniczych,

oraz wiele innych. Liczba możliwych sposobów działania jest właściwie nieograniczona. Kluczowa jest kreatywność i umiejętność planowania.

Powyższe sposoby działania wymagają dobrej znajomości specyfiki działania przedsiębiorstwa oraz branży. Odpowiednio wdrożone są jednak długofalową inwestycją w rozwój firmy. Korzyści z tego mogą być różnorodne: od optymalizacji kosztów utrzymania zapasów po bardziej efektywny czas pracy.

Lean management to sposób zarządzania wykorzystywany w codziennej działalności operacyjnej gigantów z takich branż gospodarki jak na przykład przemysł samochodowy czy produkcyjny. W literaturze przedmiotu można znaleźć wiele opracowań teoretycznych dotyczących tej koncepcji. Opisuje się w nich genezę i zasady Lean management jako kompleksowego podejścia do nowoczesnego zarządzania firmą. Oprócz tego dostępne są także kursy Lean management – szkolenia pozwalają na poznanie metodyki od strony praktycznej, poprzez analizę case study.

Niezależnie od tego należy pamiętać o bardzo istotnym aspekcie. Zasady opisane na szkoleniach i w poradnikach dotyczących Lean management, przykłady itp. to elementy istotne, ale nie najważniejsze. Są to tylko pewne wskazówki pokazujące, jak należy działać. Istotą tego podejścia jest elastyczne działanie, a dobór metod powinien wynikać ze specyfiki funkcjonowania danego przedsiębiorstwa, jego otoczenia biznesowego, wieku zatrudnionych pracowników itp. Bez uwzględnienia tych czynników próby wdrożenia nawet tak skutecznej metody, jaką jest odchudzone zarządzanie, mogą zakończyć się niepowodzeniem.