W działalności gospodarczej, przekazywanie i obieg dokumentów księgowych stanowi nieodłączny element funkcjonowania. Każdego dnia mają możliwość otrzymywania faktur kosztowych i wystawiania dokumentów przedstawiających dokonaną sprzedaż. W pracę ludzką wpisane są błędy, które mogą przytrafić się na każdym etapie, także podczas wystawienia faktury. W przypadku otrzymania tego dokumentu z błędami konieczna jest nota korygująca do faktury. Przedstawiamy, czym jest noto korygująca, kiedy należy ją wystawić i jak powinna zostać wypełniona.

Nota korygująca – co to jest?

Nota korygująca jest dokumentem, który nie podlega pod obowiązek księgowania. Stosowanie noty korygującej podyktowane jest koniecznością dokonania korekty faktury, która została wcześniej wystawiona. Stosowanie not księgowych umożliwia poprawienie wcześniej występujących nieprawidłowości w fakturach kosztowych lub korygujących. 

Przesłankami do wystawienia noty korygującej jest:

  • błędny adres sprzedawcy lub kupującego, 
  • błędny numer NIP, 
  • niewłaściwa data sprzedaży, odbioru lub terminu płatności;
  • błędne określenie towaru lub usługi, 
  • podczas zakupów na stacji - błędnie wskazany numer rejestracyjny pojazdu. 

Zakres możliwości wystawienia noty korygującej jest ściśle określony i nie powinien wychodzić po za wskazane normy. Są to aspekty, które regulują przepisy prawne, dlatego jest to bardzo istotne, kiedy można zastosować notę korygującą do faktury. 

Nota korygująca – kto wystawia?

W przypadku wystąpienia błędnych danych na fakturze, konieczne jest sprostowanie nieścisłości i wystawienie stosownej noty korygującej. Nierzadko pada pytanie nota korygująca kto wystawia. Zgodnie z obowiązującym prawem za wystawienie noty korygującej odpowiedzialny jest nabywca towaru lub usługi, czyli podmiot dla którego dana faktura stanowi część kosztów. Następnie należy przekazać notę korygującą dla sprzedawcy, czyli wystawcy faktury. Jest to istotne, ponieważ to właśnie on przestawia fakturę w razie kontroli przed Urzędem Skarbowym. 

Głównym powodem, dla którego wystawiana jest nota korygująca jest sprostowanie nieklarownych informacji. Powodem może być brak kluczowych informacji lub błędy znajdujące się w treści. Należy pamiętać, że błędna faktura sprawia, że nabywca traci prawo do odliczania poniesionego kosztu, a także nie może w ten sposób zmniejszyć naliczonego podatku. Ustawodawca wskazuje, że jedynym i najlepszym rozwiązaniem formalnym w takiej sytuacji jest wystawienie noty korygującej. Stosowanie podmienionych faktur nie jest działaniem poprawnym, warto wystrzegać się przed praktykami tego pokroju. 

W obiegu funkcjonują różne rodzaje faktur. Przykładowo, nota korygująca nie może zastąpić faktury korygującej. W rezultacie nota korygująca nie może zostać wystawiona, jeżeli uchybienia na fakturze odnoszą się do:

  • ilości lub jednostki stosowanej do określenia dostarczonych towarów/usług;
  • zastosowanego upustu lub obniżki, które zaczęły przysługiwać dopiero po wystawieniu faktury;
  • do dokonanego zwrotu lub częściowej zapłaty za fakturę;
  • wykrycia błędów rachunkowych, np. błędna stawka VAT, błędne określenie wartości towaru lub usługi. 

Powyższe błędy mogą zostać skorygowane poprzez fakturę korygującą. Błąd nie jest podstawą do anulowania faktury.

Nota korygująca – dla kogo oryginał?

Ustawa wskazuje, że w przypadku przesłania noty korygującej za pomocą tradycyjnej poczty, konieczne jest przyrządzenie aż dwóch egzemplarzy noty korygującej i przesłanie je do wystawcy pierwotnej, korygowanej faktury. Adresat przesyłki musi odnieść się do kwestii zaakceptowania przesłanej noty korygującej. W przypadku jej zaakceptowania konieczne jest naniesienie podpisu na dwóch egzemplarzach. Jeden z nich musi zostać przesłany do podmiotu, który wystawił notę korygującą. 

Ustawodawca wskazał, że konieczna jest akceptacja ze strony odbiorcy noty korygującej. Nie jest określony sposób właściwej akceptacji. W rezultacie dostępna jest tu dowolność. W konsekwencji odbiorca może ją zaakceptować także poprzez wiadomość email. Jest to spore ułatwienie, ponieważ większość formalności przenosi się do świata online, np. wystawiane są faktury elektroniczne. 

Równie często pada następujące pytanie: nota korygująca dla kogo oryginał? Ta kwestia może budzić sporo wątpliwości, jednak można z powodzeniem uniknąć tego problemu. Na nocie korygującej nie zachodzi konieczność wskazania, czy jest to oryginał czy kopia, dlatego ten dylemat pozostaje zażegnany. W sytuacji, kiedy wystawca noty jednak zadecyduje o naniesieniu tych informacji, wówczas wystawca noty pozostawia u siebie kopię noty korygującej, a u nabywcy (podmiotu, który wystawił błędną faktury) pozostaje oryginał. 

Nota korygująca – jak wypełnić?

Elementy, które współtworzą notę korygującą zostały wskazane przez ustawodawcę w ramach art. 106k ust. 3 Ustawy o podatku od towarów i usług. Obecność poszczególnych części jest kluczowa i umożliwia uniknięcie ewentualnych nieprawidłowości podczas kontroli pracowników odpowiednich instytucji. Istotne jest, aby nota korygująca jak wypełnić nie pozostawało bez zaplecza merytorycznego. Alternatywnie, nota korygująca wzór posiada niejeden. Zazwyczaj odnosi się to do stylu wykonania, ponieważ rekomendowane jest ujednolicanie dokumentów. Wybierając szablon ze sprawdzonej strony można uniknąć późniejszych nieprzyjemności. W sieci znajduje się cały szereg możliwości, które ułatwiają prowadzenie działalności, np. generator delegacji online. 

Bardzo ważne jest, aby na dokumencie znajdowało się oznaczenie "NOTA KORYGUJĄCA", wówczas odbiorca noty nie będzie posiadał wątpliwości, co do jej celu przekazania. Następnie należy wskazać numer porządkowy i datę wystawienia noty korygującej. Równie istotnym elementem jest przedstawienie danych identyfikacyjnych podmiotu odpowiedzialnego za wystawienie noty, ale również konieczne jest wskazanie wystawcy faktury lub faktury korygującej. Przy podawaniu tych informacji nie można zapomnieć o wskazaniu adresów i numerów NIP. Podmiot wystawiający notę korygującą musi nanieść dane, które znajdowały się w poprawianej fakturze. Odnosi się to do: daty wystawienia, numeru faktury, stron transakcji, nazwy i ilości towarów/usług. Ostatecznie należy przedstawić, co podlega pod korygowaną informację i jaka jest prawidłowa treść. Te elementy stanowią absolutne minimum, które powinno zostać zawarte na nocie korygującej, aby była ona zgodna z prawem i została zaakceptowana bez zbędnej zwłoki przez jej odbiorcę. 

Podsumowanie

Przedsiębiorcy na każdym kroku muszą zachowywać czujność. Przeoczenie niewielkiej pomyłki może skutkować  późniejszymi negatywnymi konsekwencjami. Istotne jest również, aby posiadać stosowną wiedzę, która ułatwia poruszanie się pomiędzy poszczególnymi obowiązkami i powinnościami. W rezultacie nawet taka drobnostka jak zastosowanie noty korygującej może być bardzo ważne w toku prowadzenia działalności gospodarczej. Warto poruszać się wyłącznie po aspektach dozwolonych i wskazanych przez rozwiązania prawne, aby uniknąć przyszłych, ewentualnych problemów.