Anulowanie faktury – co warto o nim wiedzieć?

Przepisy nie dają przedsiębiorcy możliwości anulowania wystawionej już i wręczonej odbiorcy faktury sprzedażowej. Istnieją jednak sytuacje, w których działanie takie byłoby w pełni uzasadnione, a wręcz wymagane z czysto organizacyjnych przyczyn. Praktyka przyjęta przez organy podatkowe, a także samych przedsiębiorców dopuszcza jednak pewną możliwość, w której anulowanie faktury można uznać za legalne w pełni skuteczne. O jakich przypadkach mowa?

Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do potwierdzania zawartych transakcji finansowych za pomocą faktur lub rachunków. Dokumenty te stanowią podstawę do księgowania takich przychodów i jeden z kluczowych elementów w obrocie gospodarczym. Tematyka związana z fakturowaniem jest jednak bardzo obszerna, a każde zagadnienie poddawane dokładnej analizie i interpretacji ze strony organów kontrolnych państwa.

Anulowanie faktury a prawo

Polski ustawodawca nie przewiduje czegoś takie, jak anulowanie faktury VAT. W przepisach znajdziemy jedynie pojęcie korekty faktury lub rachunku. Czy oznacza to jednak, że anulowanie wydanego już dokumentu jest niemożliwe? Jak się okazuje, istnieją okoliczności, które dopuszczają takie rozwiązanie i są akceptowane przez organy podatkowe. Znalazło to odzwierciedlenie między innymi w indywidualnych interpretacjach, jak i szerokim orzecznictwie sądów w tej materii. Nie jest to jednak zadanie proste, a anulowanie faktury musi być poprzedzone spełnieniem rygorystycznych warunków.

Czy można anulować fakturę?

Czy można anulować fakturę - to pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców, ale i klientów. Jak już wspomniano, zgodnie z ustawą o VAT oraz aktami wykonawczymi do niej, anulowanie takiego dokumentu nie jest możliwe. Organy skarbowe dokonują jednak w tym obszarze wykładni rozszerzającej i przyjmują, że w praktyce jest dopuszczalne anulowanie faktury VAT, które polega na przekreśleniu oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie.

Jak anulować fakturę, gdy została już wystawiona?

Anulowanie faktury polega na przekreśleniu zarówno oryginału, jak i kopii oraz złożeniu odpowiedniej adnotacji i podpisu. W każdym przypadku należy opisać także powód anulowania oraz wskazać datę wykonania tej czynności. Każdą potraktowaną w ten sposób fakturę przedsiębiorca jest zobowiązany mimo tego, że nie jest ona ważna i wprowadzona do obrotu prawnego w odpowiedni sposób zaksięgować. Jak to zrobić? Dokładnie tak samo jak wszystkie pozostałe faktury przychodowe, zachowując jednocześnie ciągłość numeracji. Anulowanej faktury nie należy oczywiście rozliczać w księgach rachunkowych, a co za tym idzie, nie powoduje ona powstania obowiązku podatkowego.

Kiedy można anulować fakturę – warunki?

Zgodnie z dyrektywami wydanymi przez izbę skarbową anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu gospodarczego, a więc nie wywarły żadnych skutków prawnych oraz finansowych. Ponadto, drugą z sytuacji jest ta, w której faktura dokumentuje czynności w rzeczywistości niedokonaną. Niesłusznie wystawiona faktura już z samej swej istoty bowiem nie powoduje żadnych konsekwencji w sferze prawnej. Przedsiębiorcy, którzy popełnili więc tego rodzaju błąd, mogą odetchnąć z ulgą i bez żadnych problemów anulować dokument. Do takiego działania może dojść również wtedy, gdy oba egzemplarze faktury - zarówno ten przeznaczony dla nabywcy oraz drugi dla sprzedawcy - nie zostały jeszcze wydane. Warto dodać, że jedną z alternatyw dla anulowania faktury jest wprowadzenie tzw. noty korygującej. Każdy dokument, a dokładnie wpisaną na nim wartość, można skorygować do zera.

Anulowanie faktury a podatek VAT

Wiadomo już, że anulowana faktura nie powoduje powstania podatku dochodowego, ponieważ nie można mówić w tej materii o uzyskaniu przychodu. Pojawia się jednak pytanie o podatek od towarów i usług VAT. Skoro bowiem w przepisach ustawowych nie uwzględnia się instytucji anulowania faktury VAT, czy w takim razie przedsiębiorca jest zobligowany do jego zapłaty? Odpowiedź na to pytanie nie zawsze jest oczywista, wszystko zależy bowiem od tego, czy faktura została już ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy. Jeśli się tak stało, właściciel działalności gospodarczej w chwili jej anulowania może sporządzić korektę wspomnianej deklaracji i tym samym uniknąć opodatkowania. Ogromną rolę odgrywa tutaj czas oraz wiedza na temat księgowości, ale warto dokładnie zapoznać się z tym obszarem, aby nie ponosić niepotrzebnych kosztów podatkowych i zapewnić sobie porządek w dokumentacji.

Anulowanie faktury VAT a korekta

O wiele częściej można spotkać się z korygowaniem faktury, który polega po prostu na wystawieniu faktury korygującej, na której poprawiono błędy zawarte w pierwotnej wersji. Fakturę taką traktuje się jako oryginalną i wywierającą skutki w sferze prawnej i wprowadza do obrotu gospodarczego ze stosowną adnotacją. Anulowanie faktury jest, jak już wielokrotnie podkreślano, zjawiskiem o wiele rzadszym i można skorzystać z niego wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Miejmy jednak świadomość tej możliwości, ponieważ błędy przy wystawianiu tego typu dokumentów mogą zdarzyć się dosłownie każdemu. Warto wiedzieć, jak wybrnąć wówczas z takiej sytuacji. W razie wątpliwości lub pytań można oczywiście także sięgnąć po poradę eksperta, w tym księgowej.

Co zrobić, gdy zgubimy fakturę?

Bardzo często dochodzi do sytuacji, w której faktura zaginie lub zostanie przez przypadek zniszczona, na przykład podczas jej przesyłki. Wówczas także możemy skorzystać z opcji anulowania, ale musimy zrobić to zgodnie z przyjętymi regułami. Oznacza to, że powinniśmy odpowiednio opisać zaistniałą sytuację i posłużyć się tylko kopią anulowanej faktury VAT. Oczywiście, tak jak w przypadku oryginału, także i tutaj przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania tego dokumentu w celach dowodowych i rachunkowych przez organami skarbowymi.