Przedsiębiorca, nawet jeśli samodzielnie nie zajmuje się księgowością, musi mieć przynajmniej podstawową wiedzę na temat spraw z tym związanych. Na przykład powinno się być świadomym tego, kiedy wystawia się dany rodzaj dokumentu. W poniższym tekście zajmiemy się rachunkiem. Co należy na ten temat wiedzieć?
Czym jest rachunek?
Rachunek jest jednym z dokumentów, który potwierdza, że sprzedaż bądź też dana usługa miały miejsce. Wydawany jest na żądanie osoby, która z przedsiębiorcą zawarła transakcję. Mogą go sporządzać przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy nie są płatnikami VAT. Natomiast trzeba przypomnieć, że od 2014 roku takie osoby mogą także wystawiać faktury, ale oczywiście podobnie, jak wcześniej są one bez podatku. Dla niektórych nowe przepisy mogą się wydać niepotrzebną komplikacją, jednak gdy się temu przyjrzeć, to wcale nie jest tak źle. Należy bowiem stwierdzić, że zmiana nie jest aż tak diametralna, a to głównie z tego powodu, że przy okazji wprowadzenia faktur bez VAT-u dla przedsiębiorców, którzy podatnikami nie są, uproszczono również sam dokument i niejako zrównano go właśnie z wcześniejszymi rachunkami. Przy okazji też stwierdzono, że samo nazewnictwo nie ma aż tak dużego znaczenia, więc nie ważne, czy druk będzie się nazywał rachunek uproszczony, rachunek, czy faktura, byle miał wszystkie te elementy, które mieć powinien. Istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że wystawiane dotąd dokumenty jak najbardziej odpowiadają także tym nowym przepisom. Najlepiej jest to samemu sprawdzić.
Pobierz darmowy wzór rachunku!
Rachunek do wydruku
Szukasz sprawdzonego wzoru rachunku do wydruku? Udostępniamy darmowy wzór, który możesz pobrać i wykorzystać w swojej firmie.
Jakie informacje muszą się znaleźć w rachunku?
Bez względu na to, czy użyty zostanie gotowy wzór rachunku, czy też wygenerowany będzie za pomocą programu komputerowego, należy być świadomym, co na takim dokumencie powinno się znajdować. To ważne, ponieważ tego typu wytyczne określone są przez konkretne przepisy.
- Zatem jeśli chodzi o druk rachunku, to obowiązkowo musi się na nim znaleźć data wystawienia oraz miejscowość. Zwykle te informacje wpisuje się w prawym górnym rogu, ale nie muszą być usytuowane w tym miejscu;
- Nie może zabraknąć szczegółowych danych zarówno sprzedającego, jak i kupującego. Chodzi o imiona i nazwiska lub nazwy firm, dokładne adresy dwóch stron transakcji;
- Niezbędny jest kolejny numer rachunku;
- W dokumencie umieścić należy informację na temat towarów lub usług, które są przedmiotem transakcji. Nie obędzie się bez rodzaju sprzedawanych rzeczy, ilości oraz jednostkowych cen za produkt lub usługę;
- Musi być tu umieszczona także ostateczna suma do zapłaty. Należy taką kwotę wpisać nie tylko liczbowo, lecz też słownie;
- Całość powinna zostać zatwierdzona czytelnym podpisem i pieczątką wystawcy, jeżeli jej używa.
Czasami znaleźć się mogą w takim wzorze jeszcze inne, dodatkowe rubryki, na przykład sposób, czy termin zapłaty, ale nie są one już obowiązkowe. Druk występuje w dwóch egzemplarzach, a więc jako oryginał i kopia, co musi być jednoznacznie określone na dokumencie. Z kolei, jeśli zdarzy się, że oryginalny rachunek zaginął i wystawiany jest on ponownie, to musi znajdować się na nim informacja o tym, że jest on duplikatem. Wtedy też nie można zapomnieć o nowej dacie ponownego sporządzenia.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoTerminy, czyli co należy wiedzieć?
Osoby, które wystawiają rachunek, powinny pamiętać przede wszystkim o dwóch ważnych kwestiach, jeśli chodzi o terminy. Po pierwsze, samo sporządzenie dokumentu musi nastąpić do 7 dni po wykonaniu usługi lub sprzedaży towaru, w sytuacji, kiedy kupujący zażądał rachunku jeszcze przed transakcją. Natomiast, jeżeli chęć otrzymania takiego druku została zgłoszona dopiero po tym, gdy już do wymiany doszło, to przedsiębiorca ma na to czas znowu tydzień, jednak tym razem od momentu, kiedy o takiej chęci się dowiedział. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że maksymalny termin, w jakim klient może żądać rachunku od sprzedawcy to trzy miesiące po otrzymaniu zakupionej rzeczy lub usługi. Po tym okresie podatnik nie ma już obowiązku takiego dokumentu wydawać. Natomiast w kontekście zmian, o których była mowa powyżej, to w przypadku faktur bez VAT-u termin wystawienia powinien po prostu nastąpić maksymalnie do trzech miesięcy, jednak liczonych od końca miesiąca, w którym transakcja została zamknięta.
Kolejną sprawą, gdy chodzi o ważne terminy, jest przechowywanie rachunków. A trzeba powiedzieć, że taki obowiązek ma zarówno wystawca, jak i nabywca. Na jak długi czas je zachować? Okres ten wynosi pięć lat, jednak liczony jest nie od samej daty wystawienia, ale od końca roku, w jakim druk sporządzono. Po tym czasie mamy do czynienia z przedawnieniem zobowiązań podatkowych. Oprócz tego sprzedawca powinien pamiętać o tym, żeby przechowując takie papiery dopilnować kolejności, w jakiej były one wystawiane.
Szczególnie początkujący przedsiębiorcy mogą mieć pewne wątpliwości co do obowiązujących przepisów. Faktycznie, jest ich naprawdę bardzo dużo. Jeśli z kolei chodzi o rachunki, to zasada jest dość prosta, ponieważ właściciele firm będący płatnikami VAT wystawiają faktury, natomiast ci, którzy nimi nie są, sporządzają rachunki bądź faktury bez podatku. Jednak, jak już wcześniej było wspomniane, tak naprawdę samo nazewnictwo nie ma tutaj aż tak dużego znaczenia, ponieważ najważniejsze jest, by zawrzeć wszystkie niezbędne informacje. Najłatwiej będzie upewnić się naocznie, jak taki dokument powinien wyglądać i sprawdzić na przykład w internecie wzór rachunku bez VAT. Zawsze więc warto być na bieżąco z takimi kwestiami, a pomaga w tym szybki rzut oka na to, jak prezentuje się aktualna wersja takiego dokumentu.
