Przedsiębiorca, nawet jeśli samodzielnie nie zajmuje się księgowością, musi mieć przynajmniej podstawową wiedzę na temat spraw z tym związanych. Na przykład powinno się być świadomym tego, kiedy wystawia się dany rodzaj dokumentu. W poniższym tekście zajmiemy się rachunkiem. Co należy na ten temat wiedzieć?
Czym jest rachunek?
Rachunek jest jednym z dokumentów, który potwierdza, że sprzedaż bądź też dana usługa miały miejsce. Wydawany jest na żądanie osoby, która z przedsiębiorcą zawarła transakcję. Mogą go sporządzać przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy nie są podatnikami VAT. Od 2014 roku takie osoby mogą również wystawiać faktury, ale oczywiście są one bez podatku VAT. Obecnie nie ma już formalnego wymogu stosowania nazwy "rachunek", ponieważ faktura może być wystawiana zarówno przez podatników VAT, jak i przez podmioty zwolnione.
Od 2023 roku wprowadzono system e-Faktur (Krajowy System e-Faktur - KSeF), który od 1 lipca 2024 roku stał się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury. Oznacza to, że od tego momentu rachunki wystawiane w formie papierowej lub standardowych plików PDF są nieważne, a wszystkie faktury (w tym faktury bez VAT, dawniej nazywane rachunkami) muszą być rejestrowane w KSeF.
Pobierz darmowy wzór rachunku!
Rachunek do wydruku
Szukasz sprawdzonego wzoru rachunku do wydruku? Udostępniamy darmowy wzór, który możesz pobrać i wykorzystać w swojej firmie.
Jakie informacje muszą się znaleźć w rachunku?
Bez względu na to, czy użyty zostanie gotowy wzór rachunku, czy też wygenerowany będzie za pomocą programu komputerowego, należy być świadomym, co na takim dokumencie powinno się znajdować. To ważne, ponieważ tego typu wytyczne określone są przez konkretne przepisy.
Data wystawienia oraz miejscowość;
Szczegółowe dane sprzedającego oraz kupującego, w tym NIP sprzedawcy, jeśli prowadzi działalność gospodarczą;
Kolejny numer rachunku zgodny z przyjętą numeracją;
Informacja na temat towarów lub usług będących przedmiotem transakcji (nazwa, ilość, jednostkowa cena);
Ostateczna suma do zapłaty, podana liczbowo i słownie;
Zatwierdzenie dokumentu przez wystawcę (w przypadku KSeF podpis elektroniczny nie jest wymagany, ale dokument musi zostać wysłany do systemu).
Obowiązek przechowywania dokumentów
Kolejną istotną kwestią jest przechowywanie rachunków (obecnie faktur). Zarówno wystawca, jak i nabywca muszą przechowywać dokumenty przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danej faktury. Dokumenty wystawione w KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie, co oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić dodatkowej ewidencji faktur w formie papierowej.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoTerminy, czyli co należy wiedzieć?
Od 2025 roku wszystkie faktury (dawne rachunki) muszą być wystawione w terminie do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub usługi. W przypadku wystawiania dokumentu na żądanie klienta termin ten wynosi do 7 dni od dnia zgłoszenia żądania przez nabywcę.
Podsumowanie
Od 2025 roku w związku z obowiązkowym stosowaniem KSeF rachunki przestały funkcjonować jako oddzielny dokument, a ich rolę przejęły faktury bez VAT. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o konieczności rejestrowania ich w KSeF oraz przestrzegania określonych terminów wystawiania i przechowywania.
