Delegacje są codziennością w wielu firmach – podróże służbowe to spotkania z kontrahentami, szkolenia czy nadzór nad inwestycjami. Aby pracownik mógł ponieść koszty wyjazdu bez obciążania domowego budżetu, pracodawca wypłaca dietę oraz zwraca udokumentowane wydatki. Na przełomie lat 2023‑2025 wysokość diety pozostaje stabilna, dlatego ważne jest, aby przedsiębiorcy znali i stosowali aktualne przepisy dotyczące podróży służbowych.
Najważniejsze informacje
Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. Za 8–12 godzin przysługuje połowa stawki, a za wyjazd krótszy niż 8 godzin dieta nie przysługuje.
W delegacji zagranicznej dieta zależy od kraju docelowego: np. w Niemczech 49 EUR z limitem noclegu 170 EUR, we Włoszech 53 EUR z limitem 192 EUR.
Jeżeli pracodawca zapewnia posiłki, dieta jest obniżana.
Z tytułu noclegu w podróży krajowej zwraca się koszty hotelu do 20‑krotności diety (900 zł). Bez rachunku przysługuje ryczałt 150 % diety (67,50 zł).
Dieta w podróży służbowej - podstawy prawne
Kwestie dotyczące diet regulują przede wszystkim art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (z późniejszymi zmianami). Kodeks pracy stanowi, że pracownik wykonujący zadania poza stałym miejscem pracy, ma prawo do należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, a wysokość stawek określa minister właściwy do spraw pracy. Rozporządzenie precyzuje natomiast stawki i sposób obliczania diet. Określa również zasady przyznawania diet, ryczałtów na nocleg i dojazdy oraz sposób rozliczania posiłków zapewnianych przez pracodawcę.
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
Dieta w delegacji krajowej
Dieta krajowa to świadczenie, które ma zrekompensować pracownikowi zwiększone wydatki na wyżywienie w czasie podróży służbowej na terenie Polski. Podróż krajowa zaczyna się w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a kończy w chwili powrotu.
Ile wynosi dieta krajowa w 2025 r.?
Aktualne stawki diety w krajowej podróży służbowej oblicza się w następujący sposób:
mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
8–12 godzin – 50 % diety - 22,50 zł,
ponad 12 godzin – 100 % diety - 45 zł,
W delegacjach dłuższych niż doba za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną dobę: do 8 godzin 50 %, a powyżej 8 godzin – cała dieta.
Diety nie wypłaca się, jeżeli pracownik jedzie do miejscowości stałego lub czasowego pobytu albo gdy zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Redukcja diety krajowej a wyżywienie w podróży
Jeżeli pracodawca w delegacji służbowej finansuje posiłki, to dieta jest odpowiednio zmniejszana:
śniadanie – 25 %,
obiad – 50 %,
kolacja – 25 %.
W przypadku skorzystania w trakcie delegacji na terenie kraju z hotelu z posiłkami stosuje się te same zasady.
Ryczałtu za nocleg w delegacji służbowej na obszarze kraju
Koszty noclegu zwraca się na podstawie rachunku hotelowego, jednak nie więcej niż 20 × stawka diety, czyli obecnie 900 zł za dobę. Gdy pracownik nie przedstawi rachunku, otrzymuje ryczałt za nocleg w wysokości 150 % diety (67,50 zł) pod warunkiem, że nocleg trwa co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00.
Za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej przysługuje również ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20 % diety (9 zł), chyba że pracownik nie ponosi takich kosztów.
Przykład obliczenia wysokości diety krajowej
Pracownik został skierowany do Krakowa na spotkanie handlowe. Wyjazd rozpoczął się 12 marca o 07:00, a powrót nastąpił tego samego dnia o 19:30. Podróż trwała 12,5 godziny, dlatego pracownikowi przysługuje pełna dieta 45 zł. Jeżeliby w trakcie spotkania zapewniono obiad, dieta byłaby pomniejszana o 50 %, czyli pracownik otrzymałby 22,50 zł. Gdyby delegacja trwała 10 godzin, wysokość diety wyniosłaby 22,50 zł, a przy wyjeździe krótszym niż 8 godzin – dieta nie przysługuje.
Dieta w delegacji zagranicznej
Dieta zagraniczna to świadczenie wypłacane pracownikowi odbywającemu podróż służbową poza Polską. Ma pokryć wydatki związane z wyżywieniem i drobnymi kosztami podczas pobytu poza granicami kraju.
Ile wynosi dieta zagraniczna w 2025 r.?
Wysokość diety zagranicznej w 2025 r. zależy od kraju docelowego i jest ustalona w załączniku do rozporządzenia. Podstawowe zasady obliczania są następujące:
za każdą pełną dobę delegacji zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
za niepełną dobę do 8 godzin – 1/3 diety,
za niepełną dobę 8–12 godzin – 1/2 diety,
za niepełną dobę, ale powyżej 12 godzin – pełna dieta;
Redukcja diety zagranicznej a wyżywienie w podróży
Jeżeli pracodawca zapewnia pełne wyżywienie, wypłaca się tylko 25 % diety. Przy częściowych posiłkach odejmuje się od diety:
15 % za śniadanie,
30 % za obiad,
30 % za kolację.
Ryczałtu za nocleg w delegacji służbowej zagranicznej
Koszty noclegu za granicą zwraca się do wysokości limitu określonego dla danego państwa. Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku, otrzymuje ryczałt w wysokości 25 % limitu. Dodatkowo, pracownikowi przysługują ryczałty na dojazdy:
wysokość jednej dieta za przejazdy z i na dworzec lub lotnisko w miejscowości docelowej
10 % diety za każdy dzień pobytu na komunikację miejscową.
Ile wynosi dieta w podróży zagranicznej w przypadku choroby?
W przypadku zachorowania podczas podróży zagranicznej pracownik zachowuje prawo do części diety oraz zwrotu niezbędnych kosztów leczenia. Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym przysługuje mu 25% należnej diety. Pracodawca pokrywa także udokumentowane wydatki związane z leczeniem i zakupem koniecznych leków, o ile nie były one zbędne. Zwrotowi nie podlegają natomiast koszty o charakterze prywatnym lub estetycznym, takie jak zabiegi kosmetyczne, chirurgia plastyczna, protezy czy okulary.
Rozliczanie diet zagranicznych a kursy walut
Rozliczenia kosztów i diet w podróży zagranicznej dokonuje się wg średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki, jeśli rozliczana jest ona w PLN. Wartość diety wyrażoną w walucie obcej przelicza się na złote właśnie według tego kursu. Dzięki temu rozliczenie delegacji jest zgodne z zasadami określonymi w przepisach o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej, które najczęściej stosuje się także w firmach prywatnych.
Przykład diety w delegacji zagranicznej
Pracownica firmy została skierowana na dwudniową konferencję do Berlina. Delegacja trwała od 3 czerwca (wyjazd o 09:00) do 5 czerwca (powrót o 18:00). Całkowity czas podróży wyniósł 57 godzin, co oznacza dwie pełne doby i dodatkowe 9 godzin. Wysokość diety za wyjazd do Niemiec to 49 EUR. Pracownicy przysługują dwie pełne diety (2 × 49 EUR) oraz 1/2 diety za pozostałe 9 godzin (24,50 EUR). Firma opłaciła hotel (rachunek na 160 EUR za noc) – mieści się on w limicie 170 EUR, dlatego koszt zostanie zwrócony. Jeśli uczestniczka konferencji zjadła śniadanie i obiad zapewnione przez organizatora, dieta zostanie pomniejszona o 15 % i 30 % za każdy dzień.
Przykładowe wysokości diet w popularnych krajach
Stawki diet i limity noclegowe w delegacjach zagranicznych różnią się w zależności od państwa. Poniżej kilka przykładów (waluty odpowiadają przepisom rozporządzenia):
Niemcy: dieta 49 EUR, limit na nocleg 170 EUR.
Włochy: dieta 53 EUR, limit 192 EUR.
Francja: dieta 55 EUR, limit 200 EUR.
Hiszpania: dieta 50 EUR, limit 200 EUR.
Wielka Brytania: dieta 45 GBP, limit 220 GBP.
Szwecja: dieta 510 SEK, limit 2000 SEK.
Stany Zjednoczone (USA): dieta 59 USD, limit 200 USD (wyższy dla Nowego Jorku – 350 USD).
Warto zauważyć, że w większości krajów europejskich stawki diety wynoszą 40–60 euro, natomiast w państwach o wyższych kosztach życia (np. Szwajcaria) mogą być wyższe. Przed wyjazdem należy zawsze sprawdzić aktualne stawki przypisane do kraju docelowego.
Czy dieta w delegacji jest opodatkowana?
Diety i ryczałty określone w rozporządzeniu są zwolnione z podatku dochodowego, o ile ich wysokość nie przekracza stawek określonych dla sektora budżetowego. Jeżeli pracodawca wypłaca wyższe kwoty, nadwyżka stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu oraz składkom ubezpieczeniowym.
Ewidencja czasu pracy i rozliczanie delegacji w inEwi
Aby prawidłowo rozliczyć delegację, nie wystarczy znać obowiązujące stawki diet – konieczne jest także prowadzenie dokładnej ewidencji czasu pracy. To właśnie na jej podstawie ustala się długość podróży i wysokość należnych świadczeń. W systemie inEwi można w prosty sposób zarządzać delegacjami. Dzięki integracji z ewidencją czasu pracy wszystkie dane są spójne i zawsze aktualne, co pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach.
Podsumowanie
Dieta w delegacji ma rekompensować dodatkowe koszty wyżywienia pracownika podczas wyjazdu służbowego. W 2025 r. wciąż obowiązuje stawka 45 zł za dobę podróży krajowej, a zasady rozliczania są niezmienne: 50 % diety za 8–12 godzin i brak diety poniżej 8 godzin. W delegacjach zagranicznych dieta zależy od kraju docelowego.
Warto pamiętać o redukcji diety w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia posiłki, a także o limitach noclegowych. Prawidłowe rozliczanie delegacji pozwala uniknąć sporów z pracownikami i organami podatkowymi, dlatego dobrze jest korzystać z aktualnych przepisów i narzędzi wspomagających zarządzanie delegacjami.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Tak. Pracodawcy mogą ustalać własne stawki, o ile nie są niższe niż minimalne wartości diety. Nadwyżka ponad te limity stanowi przychód pracownika i jest opodatkowana.
Tak, soba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów wartość diet z tytułu własnej podróży służbowej do limitów jak dla pracowników.
Dieta jest pomniejszana o wartość posiłków zapewnionych przez pracodawcę. W delegacji krajowej odejmuje się 25 % diety za śniadanie, 50 % za obiad i 25 % za kolację. W delegacji zagranicznej stosuje się wskaźniki 15 %, 30 % i 30 %. Jeżeli zapewniono pełne wyżywienie, w delegacji zagranicznej pracownikowi przysługuje wi ęc tylko 25 % diety.
Zobacz podobne artykuły:
Nadgodziny w delegacji – co warto wiedzieć?
Nie każda dłuższa podróż służbowa zostanie zaliczona jako praca w godzinach nadliczbowych.
Kilometrówka, czyli rozliczanie delegacji pracownika krok po kroku
Kilometrówka pozwala sprawnie i efektywnie rozliczać wykorzystywanie do celów służbowych samochodów osobowych, należących do środków trwałych firmy.
Polecenie wyjazdu służbowego - jak je wypełnić?
Wyjazd służbowy to podróż wykonywana na polecenie pracodawcy. Zobacz jak powinno wyglądać polecenie wyjazdu służbowego i jak je wypełnić.
#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:
