·4 min czytania

Kilometrówka, czyli rozliczanie delegacji pracownika krok po kroku

Kilometrówka, czyli rozliczanie delegacji pracownika krok po kroku

Kilometrówka pozwala sprawnie i efektywnie rozliczać wykorzystywanie do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów należących do środków trwałych firmy. Przy zastosowaniu stawek określonych przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury można bez trudu rozliczać wyjazdy służbowe pracowników.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczne określenie stawek za kilometr przebiegu pojazdu rekompensujących wykorzystywanie prywatnego samochodu osobowego lub innego prywatnego pojazdu do celów służbowych. Stawka kilometrówki jest ustalona w takiej wysokości, aby pokrywała zarówno zużycie paliwa, jak i częściowo koszty eksploatacyjne pojazdu.

Kilometrówka znajduje zastosowanie zarówno przy rozliczaniu kosztów używania do celów służbowych prywatnych pojazdów przedsiębiorcy, jak i jego pracowników. Jednak warto zaznaczyć, że od stycznia 2019 roku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla prywatnych pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej.

Podstawą do rozliczania kosztów eksploatacyjnych pojazdu pracownika wykorzystywanego na potrzeby związane z działalnością gospodarczą pracodawcy powinna być zawarta pomiędzy stronami umowa cywilnoprawna o użytkowanie samochodu osobowego, motocykla lub innego pojazdu do celów służbowych. Taka umowa powinna zawierać ustalenia dotyczące tego, jaki pojazd będzie wykorzystywany do celów służbowych, jak rozliczane będą wydatki eksploatacyjne oraz kiedy i w jakiej formie pracodawca dokona zwrotu kosztów używania pojazdu.

Kilometrówka a ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest dokumentem, który należy prowadzić w dwóch przypadkach:

  • gdy prywatny pojazd przedsiębiorcy jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych, a nie osobistych,
  • gdy przedsiębiorca chce się rozliczać z pracownikami z faktycznie przejechanych kilometrów ich prywatnymi pojazdami.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla samochodu prywatnego przedsiębiorcy pozwala zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu wszystkie koszty związane z eksploatacją pojazdu, w tym koszty paliwa, składki na ubezpieczenie samochodu AC i OC, naprawy, przeglądy, usługi serwisowe, zakup części zamiennych, czy też opłaty parkingowe. Jeśli jednak pojazd jest wykorzystywany również do celów osobistych, to do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko 20% wydatków na eksploatację pojazdu, a także rozliczyć jedynie 50% naliczonego podatku VAT (a nie 100%) i w takim przypadku nie ma konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Co ciekawe, prowadzenie szczegółowej ewidencji nie jest wymagane w przypadku samochodów ciężarowych.

Skupmy się jednak na rozliczaniu kosztów eksploatacji pojazdów niebędących własnością pracodawcy. W przypadku rozliczania kosztów używania do celów służbowych pojazdów pracowników na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów pracodawca ma możliwość dokonania zwrotu kosztów używania pojazdu na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów. Takie rozwiązanie najlepiej stosować w przypadku podróży służbowej zamiejscowej odbytej samochodem prywatnym pracownika.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Jakie informacje powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdów pracowników?

Informacje, jakie musi zawierać ewidencja, określa ustawa o PIT. W dokumencie musi się znaleźć:

  • imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • opis trasy,
  • kolejny numer wpisu,
  • data i cel wyjazdu,
  • liczba faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawka za 1 km przebiegu pojazdu,
  • kwota wynikająca z przemnożenia stawki kilometrówki przez liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • podpis i dane pracodawcy.

Jak obliczyć kilometrówkę pracownika bez prowadzenia ewidencji?

Jeśli strony umowy zrezygnują z prowadzenia ewidencji, to rozliczenie kilometrówki odbywa się ryczałtowo. W takim wypadku konieczne jest wprowadzenie limitu kilometrów, jakie może pokonać pracownik w celach służbowych. Pracownik co miesiąc powinien składać oświadczenie o korzystaniu z pojazdu prywatnego do celów służbowych. Zasadniczo takie rozwiązanie jest stosowane w przypadku gdy pracownik wykonuje jazdy lokalne, a wspomniany limit kilometrów jest uzależniony od wielkości miejscowości, w której siedzibę ma firma. Co ciekawe, wypłata ryczałtu jest pomniejszana proporcjonalnie za dni nieobecności pracownika w pracy, na przykład z powodu urlopu lub choroby.

Kilometrówka 2023 – nowa stawka za 1 kilometr

d1bb1a75-8ad5-4c46-b215-f32a6812329dkilometrowka-2

Wysokość kilometrówki jest ustalana ustawowo. Od 17 stycznia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe stawki kilometrówki, które są adekwatne do aktualnych cen paliwa i innych kosztów eksploatacji pojazdów. Ile wynosi kilometrówka 2023?

Stawki kilometrówki od 17 stycznia 2023 roku

W rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku, które weszło w życie 17 stycznia 2023 roku, widnieją następujące stawki:

  • 0,89 zł – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika mniejszej niż 900 cm3,
  • 1,15 zł – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
  • 0,69 zł – dla motocykli,
  • 0,42 zł – dla motorowerów.

Zatem wysokość kilometrówki jest zależna od rodzaju pojazdu, a w przypadku samochodów osobowych dodatkowo od pojemności silnika.

Czy firma może ustalić wyższe stawki za 1 kilometr?

Przedsiębiorca może wprowadzić wyższe stawki niż te, które są określane ustawowo, ale trzeba pamiętać, że nadwyżki trzeba będzie opodatkować, w zależności od firmy – podatkiem PIT lub CIT. W dodatku należy wiedzieć, że kilometrówka korzysta ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko do wysokości kilometrówki ogłoszonej we wspomnianym rozporządzeniu. Tym samym wypłaconą pracownikom nadwyżkę trzeba również oskładkować.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Zgodnie z prawem pracownik nie musi przedstawiać pracodawcy dokumentacji potwierdzającej wyjazd, w tym faktur za paliwo. Dlatego rodzaj poniesionych wydatków nie ma znaczenia, gdyż pracownik i tak otrzymuje zwrot kosztów wynikających wyłącznie z wyliczenia kilometrówki.

Zautomatyzuj planowanie, zarządzanie i rozliczanie delegacji w Twojej firmie. Sprawdź nasz moduł do obsługiwania delegacji.

Jak rozliczyć kilometrówkę w firmie?

4d43aac2-89b7-49a2-91fb-bb6f581e3843kilometrowka-3

Rozliczanie kilometrówki jest bardzo proste. Jeśli wypłacana stawka kilometrówki nie jest wyższa niż stawki na 1 km podane w rozporządzeniu, to wydatek można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów firmy. Jeśli jednak stawki za 1 km przebiegu pojazdu są wyższe niż wartości ustawowe, to każdą nadwyżkę wypłaconą pracownikowi trzeba opodatkować i oskładkować.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:

Warto również przeczytać te artykuły.

Sprawdź inne propozycje opracowane przez naszych ekspertów.

Sprawdź też inne artykuły!

Zobacz wszystkie

Wykorzystujemy pliki cookie, piksele i lokalną pamięć w celu poprawy wydajności, personalizacji treści i reklam oraz ich pomiaru. Używamy własnych plików cookie oraz niektórych od stron trzecich. Tylko absolutnie konieczne są włączone domyślnie. Więcej w naszej polityce prywatności.