Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku i jak ją liczyć?

Kilometrówka w 2026 roku nadal opiera się na stawkach obowiązujących od 17 stycznia 2023 r. Dla samochodu osobowego wynoszą one 0,89 zł albo 1,15 zł za 1 km przebiegu pojazdu, zależnie od pojemności skokowej silnika. W praktyce znaczenie ma jednak nie tylko sama stawka za km, ale też to, kto rozlicza przejazd, w jakiej sytuacji i na jakiej podstawie.

Najważniejsze informacje

1. Kilometrówka ma dziś największe znaczenie przy zwrocie kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych przez pracownika.
2. Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu to 0,89 zł i 1,15 zł dla samochodu osobowego, 0,69 zł dla motocykla oraz 0,42 zł dla motoroweru.
3. Dla jazd lokalnych, zwrot kosztów może następować w formie miesięcznego ryczałtu. W przypadku m.in. podróży służbowych rozliczenie następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu i liczby faktycznie przejechanych kilometrów.
4. Podróż służbowa nie powstaje tylko dlatego, że pracownik wyjechał poza miejscowość pracy. Musi wykonywać na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
5. Przedsiębiorca używający prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej nie rozlicza już klasycznej kilometrówki dla PIT, lecz ujmuje 20% poniesionych wydatków.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczna nazwa rozliczenia kosztów używania pojazdu według stawki za 1 km przebiegu. Najczęściej chodzi o zwrot kosztów używania prywatnego samochodu, motocykla albo motoroweru do celów służbowych. W praktyce tym samym słowem określa się też ewidencję przebiegu pojazdu, która pozwala taki zwrot prawidłowo obliczyć.

Najwięcej nieporozumień bierze się stąd, że słowo „kilometrówka” bywa używane w kilku różnych znaczeniach. Inaczej rozlicza się jazdy lokalne pracownika, inaczej delegację, a jeszcze inaczej prywatny samochód przedsiębiorcy wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Jazdy lokalne pracownika a kilometrówka

W jazdach lokalnych chodzi o używanie przez pracownika prywatnego pojazdu do załatwiania spraw służbowych w ramach zwykłego wykonywania pracy. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury przewiduje, że zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Taki zwrot może być rozliczany jako miesięczny ryczałt albo na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. W tym drugim wariancie liczba przejechanych kilometrów bezpośrednio wpływa na wysokość należności.

Podróż służbowa a prywatny samochód

Podróż służbowa zachodzi wtedy, gdy pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Sam wyjazd poza tę miejscowość nie wystarcza jeszcze do uznania go za delegację.

To rozróżnienie ma duże znaczenie w praktyce. Jeżeli pracownik jedzie prywatnym samochodem w delegację, stosuje się przepisy o podróży służbowej. Jeżeli natomiast korzysta z prywatnego auta w ramach zwykłych jazd lokalnych, podstawą jest rozporządzenie dotyczące używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

Ile wynosi stawka za 1 km w 2026 roku?

Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3: 0,89 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3: 1,15 zł,
• dla motocykla: 0,69 zł,
• dla motoroweru: 0,42 zł.

Stawka kilometrówki zależy więc od rodzaju pojazdu, a w przypadku samochodu osobowego także od pojemności silnika. W praktyce oznacza to, że dwa samochody osobowe używane do tego samego celu mogą dawać inną kwotę zwrotu, jeśli różnią się pojemnością skokową silnika.

Czy można ustalić wyższą stawkę?

W jazdach lokalnych objętych rozporządzeniem stawka za 1 km przebiegu pojazdu nie może przekraczać ustawowego limitu. Podobny mechanizm działa przy rozliczaniu przejazdu w podróży służbowej według rozporządzenia dotyczącego pracowników państwowej i samorządowej sfery budżetowej, gdzie stawka ustalona przez pracodawcę również nie może być wyższa niż limit wynikający z przepisów transportowych.

U pracodawców spoza sfery budżetowej zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ocenia się według układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo umowy o pracę. Jeżeli takich postanowień nie ma, stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia dotyczącego sfery budżetowej. Nie da się więc jednym zdaniem powiedzieć, że każda wyższa stawka zawsze jest dopuszczalna. Najpierw trzeba ustalić, o jaki rodzaj przejazdu chodzi i jaki reżim prawny ma zastosowanie.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Przy rozliczeniu na podstawie kilometrówki sama deklaracja pracownika nie wystarcza. W jazdach lokalnych rozliczanych ryczałtem według rozporządzenia MI wymagane jest pisemne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu z danymi pojazdu i informacją o nieobecnościach. Przy podróżach służbowych potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu, która pokazuje, ile kilometrów faktycznie przejechano, dokąd i w jakim celu.

Dobrze prowadzona ewidencja ma znaczenie nie tylko porządkowe. To właśnie ona pozwala obronić rozliczenie w razie sporu albo kontroli.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej nazwisko, imię i adres użytkownika pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy skąd-dokąd, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów i stawki oraz podpis podatnika albo pracodawcy i jego dane.

W praktyce wiele firm dopisuje także stan licznika na początku i na końcu okresu rozliczeniowego. Przepisy nie zawsze wskazują ten element jako obowiązkowy przy tym konkretnym rozliczeniu, ale z punktu widzenia dowodowego bywa on bardzo pomocny.

Jak obliczyć zwrot kosztów przejazdu?

Mechanizm jest prosty. W jazdach lokalnych według rozporządzenia MI ryczałt liczy się jako stawka × miesięczny limit km, a następnie zmniejsza według zasad z rozporządzenia. W przypadku podróży służbowych mnoży się „faktyczne km” przez stawkę za 1 km przebiegu pojazdu.

Jeżeli pracownik używa prywatnego samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 i przejechał 240 km w celach służbowych, zwrot wyniesie 276 zł. Jeżeli ten sam dystans został pokonany autem o pojemności do 900 cm3, należność wyniesie 213,60 zł.

Kilometrówka a podatek dochodowy

Przy kilometrówce łatwo pomylić dwa odrębne pytania. Pierwsze dotyczy tego, ile można wypłacić lub zwrócić pracownikowi. Drugie tego, czy taki wydatek jest kosztem uzyskania przychodu firmy albo czy po stronie pracownika powstaje przychód do opodatkowania. To właśnie na styku prawa pracy i podatku dochodowego najczęściej pojawiają się uproszczenia.

Koszty uzyskania przychodu firmy

Ustawa o PIT przewiduje ograniczenia dla wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby działalności. W podróży służbowej kosztem uzyskania przychodu nie jest część przekraczająca kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu. W jazdach lokalnych limit dotyczy przekroczenia miesięcznego ryczałtu albo stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach.

To oznacza, że nawet jeśli po stronie organizacyjnej firma przyjmie określony sposób rozliczenia, skutki podatkowe trzeba jeszcze ocenić osobno.

Czy kilometrówka pracownika jest zwolniona z PIT?

Zwrot kosztów przejazdu prywatnym pojazdem w podróży służbowej może korzystać ze zwolnienia jako element „diet i innych należności” do limitów z przepisów o podróżach służbowych, natomiast zwolnienie dla jazd lokalnych działa tylko w reżimie art. 21 ust. 1 pkt 23b. Dodatkowo przy rozliczeniu według przebiegu pojazdu konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika.

W zwykłej praktyce firmowej nie warto więc zakładać, że każda kilometrówka pracownika z definicji nie podlega opodatkowaniu. Trzeba sprawdzić podstawę prawną zwrotu i sposób dokumentowania przejazdów.

Kilometrówka a działalność gospodarcza

W obiegu nadal funkcjonuje przekonanie, że przedsiębiorca rozlicza prywatny samochód przez kilometrówkę dokładnie tak samo jak kilka lat temu. Dziś nie jest to już prawdą. Ten punkt warto wyjaśnić szczególnie wyraźnie, bo fraza „kilometrówka” bardzo często prowadzi użytkownika do nieaktualnych schematów.

Prywatny samochód przedsiębiorcy

Od 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorca wykorzystujący prywatny samochód osobowy stanowiący jego własność w działalności gospodarczej nie rozlicza już klasycznej kilometrówki dla celów PIT tak jak wcześniej. Zamiast ewidencji przebiegu pojazdu dla takiego celu stosuje się uproszczenie: do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 20% poniesionych wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego, jeżeli auto służy działalności. Chodzi nie tylko o paliwo, ale też o typowe koszty eksploatacyjne, takie jak części, naprawy, ogumienie czy inne wydatki związane z użytkowaniem pojazdu.

To duża zmiana z praktycznego punktu widzenia. Przedsiębiorca nie liczy już kosztu przez przemnożenie liczby kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, tylko opiera się na rzeczywiście poniesionych wydatkach, z których podatkowo ujmuje tylko część.

Przykład 1.

Koordynatorka serwisu w firmie instalacyjnej pojechała własnym samochodem do trzech klientów na terenie miasta. Tego dnia przejechała 84 km, a auto ma pojemność silnika powyżej 900 cm3. Jeżeli firma rozlicza przejazdy według ewidencji przebiegu pojazdu, należny zwrot wyniesie 96,60 zł.

Przykład 2.

Właściciel niewielkiego biura rachunkowego dojeżdża prywatnym samochodem do urzędu, banku i dwóch klientów. Nie prowadzi już klasycznej kilometrówki dla celów PIT. Zbiera dokumenty kosztowe związane z użytkowaniem pojazdu i do kosztów uzyskania przychodu zalicza 20% poniesionych wydatków, ponieważ samochód pozostaje jego prywatnym autem.

Podsumowanie

Kilometrówka w 2026 roku nadal obowiązuje, ale nie w każdej sytuacji działa tak samo. Dla pracownika używającego prywatnego pojazdu do celów służbowych kluczowe są aktualne stawki za 1 km, prawidłowa ewidencja przebiegu pojazdu i rozróżnienie między jazdami lokalnymi a podróżą służbową. Dla przedsiębiorcy ważniejsze jest już nie liczenie kilometrów, lecz prawidłowe rozpoznanie, że prywatny samochód osobowy w działalności gospodarczej rozlicza się dziś na innych zasadach niż dawna kilometrówka. W praktyce to właśnie poprawne zakwalifikowanie sytuacji decyduje o tym, czy rozliczenie będzie bezpieczne i czytelne.