Efektywne zarządzanie zespołem to jedno z najważniejszych zadań każdego pracodawcy i osób, które go reprezentują, pełniąc funkcję kierowników, specjalistów HR lub kadrowych. Częścią zarządzania zasobami ludzkimi jest reagowanie na nieprzestrzeganie przez pracowników przepisów prawa oraz zasad wewnętrznych. Jednym z narzędzi, które mogą wspierać egzekwowanie dyscypliny, są kary porządkowe, na czele z naganą. Kiedy można ją zastosować i jak to zrobić zgodnie z prawem?
Najważniejsze informacje związane z tematem
Nagana to formalne ostrzeżenie dla pracownika o średnim stopniu surowości, zapisane w aktach osobowych, stosowane za nieprzestrzeganie regulaminu pracy lub przepisów prawa.
Nagana może być nałożona na mocy art. 108 Kodeksu pracy za naruszenia takie jak nieusprawiedliwione nieobecności, nietrzeźwość w pracy czy łamanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Niekiedy pracodawca może stosować karę upomnienia lub karę pieniężną, jako alternatywę dla nagany.
Pracodawca musi zgromadzić dowody, wysłuchać pracownika i w ciągu dwóch tygodni od wykrycia naruszenia przygotować pisemną naganę zawierającą szczegółowe informacje o przewinieniu oraz jego konsekwencjach.
Pracownik ma prawo wniesienia sprzeciwu wobec decyzji pracodawcy o nałożeniu kary porządkowej.
Nagana jest narzędziem prewencyjnym, zapobiegającym naruszeniu obowiązujących zasad i przepisów. Ponadto kara wpisana do akt osobowych pracownika może wpływać na decyzje dotyczące awansu, przyznania benefitów pracowniczych lub udzielenia podwyżki wynagrodzenia.
Czym jest kara nagany?
Nagana jest formalnym ostrzeżeniem dla pracownika, które może być odnotowane w aktach osobowych. Jest to środek o średnim stopniu surowości, który stanowi ważne ogniwo pomiędzy karą upomnienia, a bardziej restrykcyjnymi konsekwencjami, takimi jak na przykład zwolnienie dyscyplinarne.
Kara nagany z wpisem do akt osobowych pracownika zgodnie z art. 108. § 1. Kodeksu pracy, jest karą porządkową, którą pracodawca może nałożyć na pracownika, jeśli ten nie przestrzega:
ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
przepisów przeciwpożarowych,
przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy,
przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Ponadto karę nagany można nałożyć na pracownika, jeśli ten:
opuszcza pracę bez usprawiedliwienia,
stawia się w pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po spożyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu,
spożywa alkohol lub zażywa środki działające podobnie do alkoholu w czasie pracy.
Warto wiedzieć, że nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, czy też za spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy pracodawca może też zastosować karę pieniężną. Przy czym Kodeks pracy stanowi, że wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Oczywiście pracodawca może też w powyższych przypadkach zastosować karę upomnienia, jeśli na przykład uzna, że określone przewinienia miały charakter incydentalny i istnieje duże prawdopodobieństwo, że przewinienie nie będzie się notorycznie powtarzać.
Jak udzielić pracownikowi nagany? Procedura
Aby udzielić nagany pracownikowi, należy: zgromadzić dowody, wysłuchać pracownika, przygotować pisemną naganę zawierającą szczegóły przewinienia oraz konsekwencje, a następnie przekazać ją pracownikowi, dając mu możliwość zgłoszenia sprzeciwu.
Ważne jest, aby proces udzielania nagany był przeprowadzony zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy oraz wewnętrznymi regulacjami firmy. Pracodawca musi zadbać o formalności, ponieważ błędy proceduralne mogą skutkować unieważnieniem nagany lub nawet skutecznymi roszczeniami pracownika wobec pracodawcy.
Ustalenie stanu faktycznego
Przed podjęciem decyzji o udzieleniu nagany, konieczne jest dokładne zbadanie sytuacji, tak aby stwierdzić i doprecyzować rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych. Pracodawca powinien zgromadzić dowody i, jeśli to możliwe, przeprowadzić rozmowy z osobami zaangażowanymi w daną sytuację, w tym z samym pracownikiem. Podczas spotkania z pracownikiem pracodawca ma obowiązek wyjaśnić, jakie działania pracownika uznaje za naruszenie obowiązku pracowniczego, i umożliwić mu przedstawienie swojego stanowiska. Należy pamiętać, że pracownik ma prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec decyzji pracodawcy.
Sporządzenie dokumentu
Po stwierdzeniu naruszenia przepisów prawa pracy lub wewnętrznych zasad obowiązujących w firmie przez pracownika pracodawca musi przygotować pisemnie dokument potwierdzający nałożenia kary porządkowej, pamiętając, że karę nagany można udzielić przed upływem dwóch tygodni, od momentu, kiedy pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego i jednocześnie w ciągu trzech miesięcy od dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. W dokumencie należy dokładnie wskazać, jakie obowiązki pracownik zaniedbał lub które przepisy złamał i uzasadnić oraz uzasadnić podjętą decyzję o nałożeniu kary porządkowej. Pracownik powinien zostać poinformowany o prawie zgłoszenia sprzeciwu wobec decyzji pracodawcy.
Poniżej można znaleźć bezpłatny wzór, który ułatwi przygotowanie odpowiedniego dokumentu w razie konieczności nałożenia kary porządkowej na pracownika.
Nagana dla pracownika - darmowy wzór do pobrania
Nagana dla pracownika — wzór do pobrania
Prawo pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zachowania formy pisemnej w przypadku nakładania kar porządkowych, takich jak nagana. Choć nie istnieje jeden obligatoryjny wzór takiego dokumentu, to istnieje kilka elementów, które muszą znaleźć się w dokumencie. Nagana musi zawierać:
datę i miejsce sporządzenia nagany,
imię i nazwisko pracownika,
dokładny opis nieprzestrzegania przez pracownika ustalonej organizacji pracy i rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, na przykład przepisów BHP,
datę dopuszczenia się przez pracownika naruszenia obowiązków pracowniczych,
opis oczekiwanych zmian w zachowaniu pracownika w miejscu pracy,
wskazanie konsekwencji w przypadku braku poprawy.
Kopię nagany należy przekazać pracownikowi, a orygina ł umieścić w jego aktach osobowych. Co ważne pracownik, któremu udziela się karę nagany, powinien podpisać dokument, potwierdzając jego odbiór. W przypadku odmowy podpisu należy sporządzić notatkę służbową i zadbać o obecność świadków, co pozwoli zabezpieczyć się przed ewentualnymi zarzutami ze strony pracownika. Oczywiście pracownik musi też zostać poinformowany o prawie odwołania się od decyzji pracodawcy.
Kara nagany — wzór — pobierz bezpłatnie!
Jakie są konsekwencje nagany?
Nagany mają znaczenie nie tylko dla bieżącej współpracy z pracownikiem, ale także dla jego przyszłości w firmie. Zazwyczaj informacja o naganie pozostaje w aktach osobowych przez określony czas, co może mieć wpływ na decyzje o awansie, podwyżce czy innych benefitach.
W praktyce nagana pełni również funkcję prewencyjną. Uświadamia pracownikowi, że jego działania są monitorowane i mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji w przypadku dalszych naruszeń.
Nagana dla pracownika — podsumowanie
W przypadku naruszenia obowiązków pracowniczych w procesie pracy, na przykład wystąpienia nieusprawiedliwionych nieobecności, notorycznych spóźnień czy nieprzestrzegania przepisów BHP, Kodeks pracy umożliwia pracodawcy zastosowanie kar porządkowych, w tym kary nagany. Nagany są skutecznym narzędziem w zarządzaniu zespołem, pod warunkiem że są stosowane w sposób przemyślany i zgodny z prawem.
Dla księgowych i kadrowych, specjalistów z działów HR, kierowników i właścicieli firm, znajomość procedur i przepisów związanych z udzielaniem nagany to nie tylko obowiązek, ale także element budowania profesjonalnej i zrównoważonej kultury organizacyjnej. Prawidłowe udzielanie nagany pozwala nie tylko na rozwiązanie bieżących problemów z dyscypliną, ale także na wyznaczenie standardów i budowanie wzajemnego szacunku w miejscu pracy.
