Akta osobowe pracownika - jak je prowadzić i przechowywać?

Akta osobowe pracownika dokumentują proces ubiegania się o zatrudnienie, nawiązanie stosunku pracy, przebieg zatrudnienia oraz jego zakończenie. Pracodawca prowadzi je oddzielnie dla każdego pracownika – w postaci papierowej albo elektronicznej. Kompletna dokumentacja ogranicza ryzyko naruszeń podczas kontroli i pomaga chronić interesy firmy w sporach pracowniczych.

Zasady te są szczególnie ważne dla pracodawców, działów HR i osób odpowiedzialnych za kadry. Dokumenty trzeba prawidłowo przyporządkować do części A, B, C, D i E, prowadzić ich wykazy, przestrzegać okresów przechowywania oraz chronić dane przed utratą i dostępem osób nieupoważnionych.

Najważniejsze informacje:

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą, która obejmuje akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Obowiązujący podział na części A–E stosuje się z uwzględnieniem przepisów przejściowych dotyczących dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r., której pracodawca nie miał obowiązku dostosować do obecnego układu.
Obowiązek wykazów, numeracji i układu wynikającego z § 2–6 należy stosować z uwzględnieniem przepisów przejściowych, zgodnie z którymi dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. pracodawca nie musiał dostosowywać do nowych zasad.
Od 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej.
Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres, w tym 50 lat w odniesieniu do wskazanej w ustawie pracy górniczej.

Akta osobowe – jak należy je prowadzić?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika z Kodeksu pracy. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca prowadzi oddzielne akta osobowe dla każdego pracownika, a niezależnie od nich także dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja pracownicza jest więc pojęciem szerszym niż akta osobowe. Obejmuje również dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy, korzystania z urlopu wypoczynkowego, wypłaconego wynagrodzenia oraz przydziału odzieży i obuwia roboczego. Materiałów tych nie należy automatycznie włączać do części A, B, C, D ani E.

Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Wymóg wykazu, numeracji i porządku chronologicznego wynikający z § 4 stosuje się z uwzględnieniem przepisów przejściowych, które nie nakazały dostosowania do § 2–6 dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. Jeżeli dokumenty umieszczone w części A, B lub C są ze sobą powiązane tematycznie, można utworzyć wydzielone części, na przykład A1, B1 lub C1. Każda z nich również wymaga zachowania numeracji i porządku chronologicznego oraz przygotowania osobnego wykazu.

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, przechowywanie jej krócej, niż wymagają tego przepisy, albo pozostawienie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. Kodeks pracy przewiduje za takie naruszenia grzywnę od 2000 do 60 000 zł.

Akta osobowe pracownika powinny być kompletne, aktualne i dostępne przez cały wymagany okres. Pracodawca musi przy tym zapewnić poufność, integralność i ochronę zgromadzonych danych. Ma to znaczenie zarówno podczas kontroli, jak i w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, na przykład przy ustalaniu przebiegu zatrudnienia pracownika lub rozpatrywaniu roszczeń.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Co powinny zawierać akta osobowe?

Akta osobowe pracownika składają się z części A, B, C, D i E. Poszczególne części odpowiadają kolejnym etapom zatrudnienia lub określonym zdarzeniom: rekrutacji, nawiązaniu i przebiegowi stosunku pracy, ustaniu zatrudnienia, odpowiedzialności porządkowej oraz kontroli trzeźwości, jak i z kontroli oraz badaniom na obecność środków działających podobnie do alkoholu

Nie każdy dokument związany z pracownikiem powinien znaleźć się w aktach osobowych. Ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopu wypoczynkowego czy karta wypłaconego wynagrodzenia należą do dokumentacji prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika, ale pozostają poza częściami A–E.

Akta osobowe – część A

Część A akt osobowych obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Dokumenty potwierdzające przebieg dotychczasowego zatrudnienia mogą być żądane, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, jednak zakres tych danych nie może obejmować informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy.

W części A przechowuje się skierowania i orzeczenia dotyczące badań związanych z ubieganiem się o zatrudnienie w przypadkach wskazanych w § 3 pkt 1 rozporządzenia, natomiast skierowania i orzeczenia dotyczące badań pracownika wskazanych w art. 229 § 1 pkt 2, § 2 i § 5 Kodeksu pracy przechowuje się w części B. Orzeczenie wydane po badaniu wstępnym przeprowadzonym przed zatrudnieniem potwierdza, czy kandydat może wykonywać pracę na określonym stanowisku.

W związku z ubieganiem się o zatrudnienie pracodawca powinien gromadzić wyłącznie dane i dokumenty, do których pozyskania ma podstawę prawną. Nie można zbierać ich na zapas. Sam fakt ubiegania się o zatrudnienie nie uzasadnia na przykład kopiowania dowodu osobistego kandydata.

W papierowych aktach osobowych pracodawca przechowuje poświadczone za zgodność odpisy lub kopie dokumentów przedstawionych przez kandydata albo pracownika. W papierowych aktach osobowych przechowuje się poświadczone odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata lub pracownika, natomiast § 5 nie wprowadza takiego wymogu wobec wszystkich oświadczeń i dokumentów tworzonych bezpośrednio na potrzeby stosunku pracy.

Akta osobowe – część B

Część B akt osobowych obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Zwykle jest to najbardziej rozbudowana część akt, ponieważ trafiają do niej informacje powstające podczas wykonywania pracy i zmiany warunków zatrudnienia.

Rodzaj dokumentu	Przykładowa zawartość części B
Nawiązanie stosunku pracy	Umowa o pracę albo pisemne potwierdzenie ustaleń dotyczących stron, rodzaju i warunków umowy
Organizacja pracy	Zakres czynności, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, zasadami BHP i informacjami objętymi tajemnicą
Warunki zatrudnienia	Potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia i ich zmianach
Bezpieczeństwo pracy	W części B przechowuje się potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
Rozwój zawodowy	Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych lub zdobywaniem wiedzy na innych zasadach
Odpowiedzialność materialna	Dokumenty dotyczące powierzenia mienia oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej
Szczególna organizacja pracy	Dokumenty dotyczące systemu przerywanego czasu pracy należy kwalifikować zależnie od ich podstawy i rodzaju, przy czym dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy trafiają do części B, a zgody wskazane w § 6 pkt 1 lit. d rozporządzenia do odrębnej dokumentacji dotyczącej czasu pracy.
Pozostałe sprawy	Umowa o zakazie konkurencji obowiązująca w okresie zatrudnienia, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymagane wnioski pracownika

W części B przechowuje się również potwierdzenie poinformowania pracownika o celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu. Jeżeli pracodawca wprowadza kontrolę trzeźwości lub kontrolę na obecność w organizmie pracowników środków działających podobnie do alkoholu, do części B trafia potwierdzenie przekazania wymaganych informacji o zasadach takiej kontroli.

Do części B nie należy natomiast włączać samej ewidencji czasu pracy. Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy są elementem odrębnej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Tak samo należy postępować z dokumentacją urlopu wypoczynkowego oraz kartą wypłaconego wynagrodzenia.

Prawidłowo prowadzona część B akt osobowych pozwala łatwo odtworzyć przebieg zatrudnienia pracownika. Dokumenty dotyczące wykonywania pracy, zmiany stanowiska, podnoszenia kwalifikacji zawodowych czy zmiany warunków zatrudnienia mogą mieć istotne znaczenie w razie sporu.

Akta osobowe – część C

Część C akt osobowych zawiera oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Trafiają do niej dokumenty powstałe w związku z ustaniem zatrudnienia, ale nie świadectwa pracy z poprzednich miejsc przedstawione przez pracownika podczas rekrutacji.

Dokument	Znaczenie
Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę	Obejmują dokumenty dotyczące wypowiedzenia, porozumienia stron albo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia
Wnioski dotyczące świadectwa pracy	Dotyczą wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa
Kopia świadectwa pracy	W części C przechowuje się kopię wydanego świadectwa pracy
Dokumenty dotyczące ekwiwalentu urlopowego	Obejmują przypadki niewypłacenia ekwiwalentu na podstawie przesłanki wskazanej w Kodeksie pracy
Zajęcie wynagrodzenia	Przechowuje się potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w ramach prowadzonego postępowania egzekucyjnego
Zakaz konkurencji	Część C obejmuje umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy
Badania po zakończeniu pracy w narażeniu	Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami wykonywanymi na podstawie art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy przechowuje się w części C akt osobowych.

W części B przechowuje się również dokumenty związane z ubieganiem się o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego i uzupełniający urlop macierzyński oraz korzystaniem z tych urlopów. Samo ustanie stosunku pracy w czasie korzystania z uprawnienia rodzicielskiego nie zmienia automatycznie miejsca przechowywania dokumentów dotyczących tego urlopu.

Obowiązek wydania informacji określonej w art. 94⁶ Kodeksu pracy należy stosować z uwzględnieniem przepisów przejściowych dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Informację z art. 94⁶ Kodeksu pracy wydaje się wraz ze świadectwem pracy, natomiast siedmiodniowa reguła dotycząca obiektywnej niemożności wydania dokumentu odnosi się do świadectwa pracy z art. 97 § 1, a art. 94⁶ co do zasady dotyczy stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.

Akta osobowe – część D

Część D akt osobowych obejmuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Mogą się w niej znaleźć także dokumenty dotyczące odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, jeżeli przewidują one zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty dotyczące każdej kary przechowuje się w osobnej, wydzielonej części, oznaczonej kolejno jako D1, D2 i dalej. W każdej z nich obowiązują porządek chronologiczny, numeracja i wykaz dokumentów.

Gdy kara zostanie uznana za niebyłą, z akt osobowych pracownika usuwa się odpis zawiadomienia o ukaraniu, a wraz z nim całą wydzieloną część dotyczącą tej kary. Pozostałym częściom D nadaje się kolejne numery.

Odpowiedzialności porządkowej nie należy utożsamiać z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej i inne dokumenty dotyczące powierzenia mienia należą do części B akt osobowych, ponieważ wiążą się z nawiązaniem lub przebiegiem stosunku pracy.

Akta osobowe – część E

Część E akt osobowych zawiera określone informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Została dodana w 2023 r. i nie służy do przechowywania całej wewnętrznej procedury kontroli.

Do części E trafiają informacje dotyczące kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę, badania wykonanego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego oraz kontroli pracownika na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Informacje dotyczące poszczególnych kontroli przechowuje się w wydzielonych częściach E1, E2 i kolejnych.

Pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości, jeżeli jest ona niezbędna do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia. Wprowadzenie kontroli trzeźwości oraz zasady jej przeprowadzania ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a w obwieszczeniu tylko wtedy, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje załogę nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. W związku z zatrudnieniem pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca przekazuje mu przed dopuszczeniem do pracy informacje o zasadach kontroli w postaci papierowej lub elektronicznej, natomiast o jej wprowadzeniu pracowników informuje się w sposób przyjęty u pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem kontroli.

Samodzielna kontrola trzeźwości przeprowadzana przez pracodawcę wymaga zastosowania metody niewymagającej badania laboratoryjnego oraz urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający kalibrację lub wzorcowanie. W przypadku kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu stosuje się zasady określone w przepisach wykonawczych. W przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego zleca badanie krwi, a przy kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu – badanie krwi lub moczu.

Pracodawca nie przechowuje wyniku kontroli, który nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu ani stan nietrzeźwości. Nie przechowuje się również ujemnych wyników kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, ponieważ zasady z art. 22¹c § 6–9 stosuje się do tej kontroli odpowiednio. Informacje o dacie i czasie badania oraz wyniku wskazującym stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości można przechowywać w aktach osobowych wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do ochrony dóbr wskazanych w art. 22¹c § 1 Kodeksu pracy, zasadniczo przez okres nieprzekraczający roku, z wyjątkami z § 7 i 8. Okres ten może ulec zmianie, jeśli informacja jest związana z karą porządkową albo stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa.

Po upływie właściwego okresu informację usuwa się z akt. Usunięcie dokumentów związanych z konkretną kontrolą oznacza usunięcie całej odpowiadającej jej części E. Pozostałym częściom nadaje się następnie kolejne numery.

Aktualizacja akt osobowych

Aktualizacja akt osobowych polega na systematycznym dołączaniu dokumentów powstających w czasie zatrudnienia, przyporządkowywaniu ich do odpowiednich części oraz uzupełnianiu wykazów. Zmiana stanowiska, wynagrodzenia, rodzaju umowy o pracę czy organizacji pracy powinna znaleźć odzwierciedlenie we właściwej dokumentacji.

Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych trzeba układać chronologicznie i numerować. Nie oznacza to jednak, że każdy dokument związany z pracownikiem powinien trafić do części A–E. Dokumentację czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia oraz odzieży roboczej prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika.

W części C należy przechowywać potwierdzenie czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w ramach prowadzonego postępowania egzekucyjnego. Nie oznacza to jednak obowiązku włączania do akt osobowych całej korespondencji księgowej ani wszystkich dokumentów operacyjnych dotyczących egzekucji.

Cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a w obwieszczeniu tylko w przypadkach wskazanych w art. 22² § 6 Kodeksu pracy, natomiast pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy informacje te przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej. Potwierdzenie poinformowania pracownika o celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu przechowuje się w części B.

Pracownik, były pracownik, a w razie ich śmierci także osoby wskazane w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy może złożyć wniosek o wydanie kopii całości albo części dokumentacji pracowniczej. Wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną. Pracodawca ma 30 dni od jego otrzymania na wydanie wskazanej kopii. Termin ten dotyczy wydania kopii dokumentacji, dlatego nie należy przedstawiać go jako ogólnego terminu na udostępnienie akt osobowych do wglądu.

Przechowywanie akt osobowych w formie papierowej

Okres przechowywania akt osobowych zależy od daty nawiązania stosunku pracy, a w niektórych przypadkach także od przekazania do ZUS raportu informacyjnego.

Data nawiązania stosunku pracy	Zasadniczy okres przechowywania
1 stycznia 2019 r. lub później	Okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, z wyjątkiem m.in. dokumentacji pracowników objętych art. 5 ustawy z 10 stycznia 2018 r., którą przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.
Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.	Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. dokumentację przechowuje się zasadniczo przez 50 lat od ustania stosunku pracy, a po złożeniu raportu informacyjnego okres ten ulega skróceniu do 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony, z zachowaniem 50-letniego okresu przewidzianego dla wskazanej w ustawie pracy górniczej.
Przed 1 stycznia 1999 r.	Zasadniczo 50 lat od ustania stosunku pracy

Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. zasadą jest przechowywanie dokumentacji przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, z wyjątkiem m.in. dokumentacji pracowników objętych art. 5 ustawy z 10 stycznia 2018 r., którą przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy. Jeżeli stosunek pracy zakończył się 15 maja 2026 r., 10-letni okres należy liczyć od końca 2026 r.

Zasadę kontynuowania dotychczasowej dokumentacji z art. 94⁵ Kodeksu pracy stosuje się do stosunków objętych nowym reżimem dokumentacyjnym, a gdy poprzedni stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 r. – pod warunkiem złożenia za pracownika raportu informacyjnego zgodnie z art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. Jeżeli poprzedni stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 r., kontynuowanie dokumentacji wymaga złożenia za pracownika raportu informacyjnego. Bez takiego raportu dokumentacji dotyczącej wcześniejszego zatrudnienia nie należy automatycznie łączyć z dokumentacją nowego stosunku pracy.

Jeśli dokumentacja jest kontynuowana zgodnie z tymi zasadami, okres jej przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został rozwiązany lub wygasł najpóźniej zakończony stosunek pracy.

Papierowe akta osobowe muszą być chronione przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Pracodawca powinien zapewnić warunki zabezpieczające dokumenty między innymi przed wilgocią, ogniem oraz innymi czynnikami, które mogłyby naruszyć ich czytelność lub kompletność.

Regułę przedłużenia okresu przechowywania z art. 94⁴ Kodeksu pracy należy odnosić do dokumentacji objętej tym przepisem, a nie automatycznie do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r., dla których zakres stosowania nowych regulacji określa art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r.

Czy można prowadzić akta osobowe wyłącznie elektronicznie?

Akta osobowe można prowadzić wyłącznie w postaci elektronicznej. Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja elektroniczna i papierowa są równoważne. Przy zmianie postaci dokumentacji pracodawca musi także poinformować pracowników o zmianie i o możliwości odbioru poprzedniej postaci w terminie 30 dni, a byłego pracownika zawiadomić o możliwości jej odbioru w terminie 30 dni od zawiadomienia.

System teleinformatyczny do prowadzenia dokumentacji elektronicznej musi również zapewniać identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych. Musi również pozwalać na sporządzanie wymaganych kopii oraz eksport dokumentacji wraz z odpowiednimi metadanymi.

Zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego, na przykład skanu. Zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym potwierdza się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Może to zrobić również osoba upoważniona przez pracodawcę, korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Nie każdy dokument utworzony od początku w postaci elektronicznej wymaga dodatkowego opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy. Obowiązek potwierdzenia zgodności dotyczy przede wszystkim cyfrowego odwzorowania dokumentu, który pierwotnie miał postać papierową.

Zmiana postaci dokumentacji na elektroniczną nie powoduje sama w sobie obowiązku dostosowania dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. do obecnego podziału i zasad z § 2–6 rozporządzenia.

Narzędzia takie jak inEwi mogą wspierać cyfryzację powiązanych procesów kadrowych, między innymi ewidencję czasu pracy, tworzenie grafików i elektroniczny obieg wniosków urlopowych. Trzeba jednak pamiętać, że dokumentacja czasu pracy i dokumenty urlopowe stanowią odrębną część dokumentacji pracowniczej – nie stają się automatycznie aktami osobowymi pracownika.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu akt osobowych

Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych jako tego samego zbioru. W efekcie w części B umieszczane są ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopu wypoczynkowego czy karty wynagrodzeń, mimo że przepisy przewidują dla nich odrębną dokumentację.

Problemy powoduje również nieprawidłowe przyporządkowanie dokumentów do części A, B, C, D i E. Przykładem może być umieszczenie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w części D zamiast B albo przechowywanie w części C dokumentów dotyczących urlopu rodzicielskiego, mimo że powstały one podczas zatrudnienia.

Kolejnym uchybieniem jest brak wykazu oświadczeń i dokumentów. Wymóg wykazu, numeracji i porządku chronologicznego wynikający z obecnych zasad stosuje się z uwzględnieniem § 19–22 rozporządzenia, a dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. pracodawca nie musi dostosowywać do § 2–6, jeżeli przepisy przejściowe pozwalają zachować dotychczasowy układ. Wymogi wykazu, numeracji i porządku chronologicznego stosuje się zgodnie z § 4, z uwzględnieniem § 20–22, które nie nakładają obowiązku dostosowania do § 2–6 dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r.

Ryzyko wiąże się także z przechowywaniem w części E wszystkich wyników badań. Informacje z kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę powinny być gromadzone wyłącznie w zakresie wynikającym z przepisów. Wyniku, który nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu ani stan nietrzeźwości, pracodawca nie przechowuje.

Błędem jest również niewłaściwe obliczanie okresu przechowywania dokumentacji. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, z uwzględnieniem dłuższych okresów wynikających z odrębnych przepisów oraz przedłużenia przewidzianego w art. 94⁴ Kodeksu pracy.

Podsumowanie

Akta osobowe pracownika są częścią szerszej dokumentacji pracowniczej i muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Ich prawidłowa struktura obejmuje części A, B, C, D i E, które dotyczą kolejno rekrutacji, nawiązania i przebiegu zatrudnienia, zakończenia stosunku pracy, odpowiedzialności porządkowej oraz kontroli trzeźwości.

Wymóg obecnego podziału, wykazów, numeracji i porządku chronologicznego należy stosować z uwzględnieniem § 19–22 rozporządzenia, które nie nakazują dostosowania do § 2–6 dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca powinien również prawidłowo oddzielać akta osobowe od pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, zwłaszcza ewidencji czasu pracy, dokumentów urlopowych i dokumentacji wynagrodzeń.

Od stycznia 2019 r. akta można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej. Niezależnie od wybranej formy pracodawca odpowiada za poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, z zastrzeżeniem dłuższych okresów wynikających z odrębnych przepisów, w szczególności 50-letniego okresu dotyczącego wskazanej w ustawie pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz pracy przypadającej w okresach zaliczanych do okresów pracy górniczej w zakresie określonym w art. 5 ustawy z 10 stycznia 2018 r.

Źródła:

FAQ - najczęściej zadawane pytania o akta osobowe

Akta osobowe pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, z wyjątkiem m.in. dokumentacji pracowników objętych art. 5 ustawy z 10 stycznia 2018 r., którą przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy. W przypadku wcześniejszych okresów zatrudnienia może obowiązywać okres 50-letni albo skrócony okres związany ze złożeniem raportu informacyjnego do ZUS.
Obowiązek wykazów i obecnego układu części stosuje się z uwzględnieniem § 20–22 rozporządzenia, a dokumentację zgromadzoną przed 1 stycznia 2019 r. pracodawca może, lecz nie musi, dostosować do § 2–6. Obowiązek ten dotyczy również wydzielonych części tematycznych, takich jak B1, D1 czy E1. Dokumenty trzeba ponumerować i przechowywać w porządku chronologicznym.
Pracodawca ma 30 dni od otrzymania wniosku na wydanie kopii całości albo wskazanej części dokumentacji pracowniczej. Wniosek o wydanie kopii dokumentacji może złożyć pracownik lub były pracownik, a w razie ich śmierci także osoby wskazane w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy.ub
Dokumentację pracowniczą można prowadzić elektronicznie od 1 stycznia 2019 r. Elektroniczne akta osobowe są równoważne z aktami papierowymi, jeżeli pracodawca spełnia wymagania dotyczące bezpieczeństwa, integralności, dostępności i kompletności dokumentów.
Część E akt osobowych zawiera określone informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Obejmuje dane z kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę oraz badania wykonanego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, jeśli spełnione zostały warunki ich przechowywania.
Ewidencji czasu pracy nie przechowuje się w części B akt osobowych. Jest ona elementem dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika w ramach dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Umowę dotyczącą przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej przechowuje się w części B akt osobowych. Część D dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika oraz odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary.