Zadaniowy czas pracy a ewidencja czasu pracy – jak ją prowadzić?

Zadaniowy system czasu pracy oznacza, że pracownik rozliczany jest z realizacji powierzonych zadań, a nie z czasu spędzonego w biurze. Daje to więcej swobody i pozwala łączyć obowiązki zawodowe z życiem prywatnym. Pracodawca musi jednak pamiętać, że stosowanie tego systemu nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Kiedy można wprowadzić zadaniowy czas pracy? Jakie są związane z nim obowiązki oraz jakie korzyści i zagrożenia niesie ten model?

Najważniejsze informacje

1. Zadaniowy system można stosować tylko w sytuacjach uzasadnionych rodzajem lub organizacją pracy albo miejscem jej wykonywania – najczęściej dotyczy to samodzielnych stanowisk, które nie wymagają stałej współpracy z innymi.

2. W systemie zadaniowym pracownik rozliczany jest z wykonania zadań; czas potrzebny do ich realizacji ustala się wspólnie z pracodawcą, a zadania muszą być możliwe do wykonania w ramach 8-godzinnego dnia i przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy.

3. Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa - w zadaniowym systemie nie ewidencjonuje się godzin pracy, lecz odnotowuje m. in. urlopy, delegacje i inne nieobecności.

4. Brak ewidencji czasu pracy grozi grzywną od 1000 do 30 000 zł.

5. Zadaniowy czas pracy zwiększa atrakcyjność miejsca pracy i może podnieść wydajność, ale wymaga dokładnego określenia zadań i kontroli, czy da się je wykonać w ustalonym czasie.

Czym jest zadaniowy system czasu pracy?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy zadaniowy system pracy jest jednym z systemów organizacji czasu pracy. Może być stosowany tylko wtedy, gdy uzasadniają to rodzaj wykonywanej pracy, sposób jej organizacji lub miejsce jej wykonywania. Zwykle dotyczy stanowisk samodzielnych (np. przedstawicieli handlowych czy agentów nieruchomości), w których praca nie wymaga codziennego kontaktu z zespołem i trudno jest przewidzieć dokładne godziny jej wykonywania.

W tym systemie pracownik rozliczany jest z wykonania określonych zadań, a nie z przepracowanych godzin. Kodeks pracy przewiduje, że pracodawca ustala z pracownikiem czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając obowiązujące normy czasu pracy. Oznacza to, że zadania muszą być możliwe do wykonania w ramach 8-godzinnego dnia i przeciętnie 40-godzinnego tygodnia, przy zachowaniu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jeżeli zadań nie da się wykonać w tym czasie, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Kiedy można wprowadzić zadaniowy system?

Zadaniowy system czasu pracy wprowadza się wtedy, gdy zwykły rozkład godzin nie ma sensu, ponieważ pracownik wykonuje zadania w terenie lub w nieregularnych porach. Warunkiem jest uzasadnienie systemu rodzajem lub organizacją pracy albo miejscem jej wykonywania. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem listę zadań i ustalić czas potrzebny do ich wykonania. Nie oznacza to całkowitej dowolności - prace muszą być tak zorganizowane, aby dało się je wykonać w ramach obowiązujących norm.

Przepisy nie wymagają pisemnej zgody pracownika na taki system, jednak brak porozumienia powoduje, że w razie sporu o nadgodziny, to pracodawca będzie musiał udowodnić, iż powierzone zadania można było wykonać w normalnym czasie pracy. Dlatego wprowadzając system zadaniowy, warto sporządzić dokument, w którym strony potwierdzą zakres zadań i przewidywany czas ich realizacji - ułatwi to późniejsze rozliczenia.

Zadaniowy czas pracy a ewidencja czasu pracy

Choć w zadaniowym systemie nie określa się godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pozostaje, tyle że ewidencję tę można prowadzić w formie uproszczonej. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy, uproszczona ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o urlopach, zwolnieniach i innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecnościach. W ewidencji należy także odnotować liczbę godzin dyżuru oraz czas pracy młodocianych przy pracach wzbronionych, dozwolonych w celu przygotowania zawodowego. By móc poprawnie oznaczać te elementy, warto w uproszczonej ewidencji oznaczać również dni pracy.

Uproszczoną ewidencje prowadzi się rownież dla osób zarządzających zakładem pracy oraz tych, którzy otrzymują ryczałt za pracę w nocy lub za godziny nadliczbowe. Choć w wymienionych przypadkach ewidencja godzinowa nie jest wymagana, to brak ewidencji w ogóle jest już wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może skutkować grzywną.

Ewidencja godzin nadliczbowych w zadaniowym systemie pracy

W zadaniowym systemie czasu pracy nadgodziny z założenia nie powinny występować – zadania mają być tak zaplanowane, aby dało się je wykonać w ramach 8‑godzinnego dnia i przeciętnie 40‑godzinnego tygodnia. Nadgodziny pojawiają się jednak, gdy pracodawca rozszerzy zakres obowiązków lub powierzy zadania niemożliwe do wykonania w przyjętym wymiarze czasu – wtedy dodatkowy czas potrzebny na ich wykonanie traktuje się jako pracę w godzinach nadliczbowych. W takiej sytuacji warto obiektywnie ustalić, ile czasu zajęły zadania - i odnotować to w ewidencji, aby wypłacić pracownikowi należny dodatek.

W ewidencji czasu pracy na konkretnych zadaniach pomocne może być narzędzie inEwi, które pozwala liczyć godziny pracy nad konkretnymi projektami.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Ewidencja czasu pracy i lista obecności to dwa różne dokumenty. Lista obecności potwierdza jedynie, że pracownik stawił się do pracy, natomiast ewidencja służy do rozliczania wynagrodzenia i świadczeń. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że lista obecności nie ma umocowania w przepisach i sposób jej prowadzenia jest dowolny - nie powinno się w niej wpisywać powodów absencji z uwagi na przepisy o ochronie danych osobowych. W systemie zadaniowym lista obecności nie jest wymagana.

Jak wprowadzić zadaniowy system w firmie?

Przedsiębiorca, który chce wprowadzić zadaniowy system, powinien postępować według kilku kroków:

1. Analiza stanowiska – ocena, czy praca na danym stanowisku jest na tyle samodzielna lub wykonywana w terenie, że harmonogram godzinowy jest zbędny. Jeżeli zadania wymagają stałej współpracy z zespołem lub korzystania ze sprzętu tylko w określonych godzinach, system zadaniowy będzie trudny do zastosowania.

2. Ustalenie zadań i czasu – wspólnie z pracownikiem należy określić konkretne zadania i przewidywany czas potrzebny do ich wykonania, uwzględniając obowiązujące normy czasu pracy. Warto to udokumentować (np. w regulaminie pracy lub aneksie do umowy), aby uniknąć sporów.

3. Aktualizacja regulaminu – jeśli w firmie funkcjonuje regulamin pracy lub układ zbiorowy, trzeba w nim zapisać, że na danym stanowisku obowiązuje system zadaniowy. W mniejszych przedsiębiorstwach wystarczy obwieszczenie pracodawcy i równoległe przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia.

4. Uproszczona ewidencja – należy dostosować system ewidencjonowania do zadaniowego czasu pracy. Oznacza to rejestrowanie dni pracy oraz wszelkich urlopów i nieobecności. W praktyce często wykorzystuje się elektroniczne narzędzia, które automatycznie gromadzą dane i ułatwiają rozliczenie płac.

5. Kontrola i aktualizacja – regularnie weryfikuj, czy zakres zadań pozwala na ich wykonanie w normalnym czasie pracy. Jeżeli pracownik nie jest w stanie ich zrealizować w przeciętnie 40-godzinnym tygodniu, należy zweryfikować liczbę zadań lub przestawić go na inny system czasu pracy.

Zalety i wady zadaniowego systemu

Zadaniowy system daje pracownikowi dużą elastyczność i możliwość łączenia obowiązków zawodowych z prywatnymi. Dzięki temu przedsiębiorca może podnieść atrakcyjność miejsca pracy i przyciągnąć potencjalnych pracowników, zwłaszcza specjalistów ceniących samodzielność. Wiele firm zauważa też wzrost wydajności – rozliczanie za wynik skłania do lepszej organizacji i koncentracji na celu.

System ten ma jednak ograniczenia. Nie każdy rodzaj pracy nadaje się do takiego rozliczania. Zadania wymagające stałej współpracy zespołu, obecności w biurze lub obsługi klienta według ustalonych godzin trudno przekształcić w model zadaniowy. Błędne określenie liczby zadań lub brak kontroli nad ich wykonaniem może prowadzić do nadgodzin i sporów o wynagrodzenie. Pracodawca musi wykazać, że powierzone zadania były możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy, inaczej może być zobowiązany do wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe.

Przykłady stanowisk odpowiednich do systemu zadaniowego

Zadaniowy system sprawdza się przede wszystkim na stanowiskach, w których ważniejszy jest efekt niż obecność w biurze. Do typowych przykładów należą przedstawiciele handlowi i doradcy klienta terenowi, którzy realizują ustalone cele sprzedażowe i sami planują spotkania; specjaliści ds. nieruchomości, ubezpieczeń lub rekrutacji, pracujący w terenie i kontaktujący się z klientami według indywidualnych harmonogramów; konsultanci i analitycy realizujący mierzalne projekty, w dużej mierze zdalnie; a także programiści i inni specjaliści IT, którzy są rozliczani za wykonanie kodu czy wdrożenie funkcji, szczególnie w projektach zdalnych.

Skutki braku ewidencji czasu pracy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe nawet w systemie zadaniowym. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że ewidencja w zadaniowym systemie czasu pracy musi zawierać m. in. informacje o urlopach, zwolnieniach i innych nieobecnościach. Niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywną od 1000 do 30 000 zł. Fałszowanie ewidencji może skutkować odpowiedzialnością karną.

Pracodawca powinien również pamiętać o okresie przechowywania dokumentacji. Zgodnie z przepisami dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia i przez 10 (lub 50) lat po jego zakończeniu. Dokumentację można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, ale musi być ona dostępna w razie kontroli PIP lub żądania pracownika.

Podsumowanie

Zadaniowy system czasu pracy to rozwiązanie, które pozwala pracownikom samodzielnie planować swoją pracę i rozliczać się z efektów, a nie z obecności w biurze. System można stosować tylko wtedy, gdy uzasadniają go specyfika pracy i gdy zadania da się zrealizować w ramach norm czasu pracy. Choć pracodawca nie prowadzi w tym systemie klasycznej ewidencji godzinowej, obowiązkowe jest rejestrowanie dni pracy, urlopów, delegacji i innych nieobecności. Brak dokumentacji grozi grzywną, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialnością karną. Wprowadzając zadaniowy system, warto spisać zakres zadań i szacowany czas ich wykonania, uaktualnić regulamin pracy oraz zadbać o narzędzia do prowadzenia uproszczonej ewidencji.