Równoważny czas pracy – jak działa i kiedy warto z niego korzystać?

Dla wielu firm sezonowość, zmienne zapotrzebowanie na produkcję czy praca ciągła wymuszają elastyczne zarządzanie godzinami pracowników. W polskim prawie pracy jednym z narzędzi dających taką elastyczność jest system równoważnego czasu pracy. Zastępuje stały 8-godzinny dobowy wymiar czasu pracy możliwością planowania dłuższych zmian (do 12, 16, a w określonych przypadkach nawet 24 godzin) pod warunkiem, że średnia w okresie rozliczeniowym nie przekroczy nadal 40 godzin tygodniowo, a nadwyżka godzin zostanie zrekompensowana skróconymi dniami pracy lub dodatkowymi dniami wolnymi. Kiedy i jak można wprowadzić równoważny system czasu pracy? Jakie obowiązki ma pracodawca oraz jakie prawa przysługują pracownikom?

Najważniejsze informacje

1. Istota systemu równoważnego – pozwala wydłużyć dobowy wymiar pracy do 12 godzin, a przy dozorze urządzeń do 16 godzin. Przy pilnowaniu mienia lub pracy strażaków nawet do 24 godzin. Dłuższe zmiany muszą być zrównoważone krótszymi dniami lub dodatkowymi dniami wolnymi.

2. Okresy rozliczeniowe – standardowo wynoszą 1 miesiąc, ale można je wydłużyć do 3 miesięcy lub 4 miesięcy dla prac sezonowych, a w wyjątkowych sytuacjach nawet do 12 miesięcy.

3. Wdrożenie systemu – równoważny czas pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie lub obwieszczeniu. Przy przedłużeniu okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy wymagana jest zgoda związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników oraz zawiadomienie inspektora pracy.

Na czym polega równoważny czas pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy równoważny czas pracy to jeden z systemów czasu pracy, które pozwala przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin, jeżeli przemawia za tym rodzaj wykonywanej pracy lub jej organizacja. Dodatkowy czas w jednej dobie jest równoważony skróconymi dniówkami albo dodatkowymi dniami wolnymi w tym samym okresie rozliczeniowym. Kluczowe jest to, że pomimo wydłużenia zmian średnia liczba godzin w tygodniu nie może przekroczyć 40.

W praktyce system równoważny daje możliwość planowania w niektórych dniach dłuższych zmian, by w innych – w zależności od potrzeb zakładu – skrócić czas pracy lub udzielić dnia wolnego. Takie rozwiązanie stosuje się m.in. w branżach z nierównomiernym zapotrzebowaniem na pracę, przy usługach sezonowych, w przemyśle z ciągłymi procesami produkcyjnymi czy w ochronie zdrowia.

Specjalne warianty równoważnego czasu pracy: 16- i 24-godzinne zmiany

Przepis dopuszcza również bardziej wymagające warianty systemu równoważnego. Przy dozorze urządzeń lub gdy praca polega na pozostawaniu w pogotowiu do pracy (np. dyżury operatorskie) można przedłużyć dobowy wymiar do 16 godzin. Po takiej zmianie pracownik ma prawo do odpoczynku co najmniej równemu liczbie przepracowanych godzin – czyli np. po 16-godzinnym dyżurze przysługuje 16 godzin przerwy.

W przypadku pilnowania mienia, ochrony osób oraz zakładowych służb pożarniczych i ratowniczych możliwe jest planowanie nawet 24-godzinnych dyżurów. Kodeks wymaga jednak, by okres rozliczeniowy nie przekraczał miesiąca, a nadmiar czasu został zrekompensowany wolnymi dniami. Taki system stosuje się w praktyce tylko w określonych służbach i wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo oraz zdrowie pracowników.

Okresy rozliczeniowe w systemie równoważnym

Co do zasady, w równoważnym systemie okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać jednego miesiąca. W wyjątkowych przypadkach – np. gdy uzasadnia to rodzaj pracy – można przedłużyć go do 3 miesięcy, a przy pracach sezonowych lub uzależnionych od pory roku do 4 miesięcy.

Dodatkowo przepisy umożliwiają przedłużenie okresu rozliczeniowego nawet do 12 miesięcy, jeśli wymaga tego organizacja pracy lub względy techniczne. Wymaga to jednak uzgodnienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników i zachowania ogólnych zasad ochrony bezpieczeństwa i zdrowia. O takim porozumieniu należy poinformować właściwego okręgowego inspektora pracy w ciągu pięciu dni.

Normy i wymiar czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy

Podstawowa norma czasu pracy pozostaje niezmienna – to 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. W systemie równoważnym dobową normę można przedłużyć – zgodnie z przepisami – do 12, 16 lub 24 godzin. Przy ustalaniu wymiaru czasu pracy pracodawca mnoży 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym oraz dodaje po 8 godzin za każdy pozostały dzień roboczy. Każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela zmniejsza wymiar czasu pracy o 8 godzin. Na podstawie tego wymiaru wylicza się liczbę dni pracy; pozostałe dni w okresie rozliczeniowym powinny być dniami wolnymi.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

Każdy pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie. W systemie równoważnym, jeśli pracownik wykonuje pracę przez 16 lub 24 godziny, po zakończeniu pracy przysługuje mu odpoczynek nie krótszy niż liczba przepracowanych godzin.

Tygodniowy odpoczynek powinien obejmować nieprzerwanie co najmniej 35 godzin i co do zasady przypadać w niedzielę; w szczególnych przypadkach (np. zmiana pory wykonywania pracy) można go skrócić do 24 godzin. Przy pracy w niedziele pracownik ma prawo do przynajmniej jednej wolnej niedzieli w ciągu czterech tygodni.

Jak wprowadzić równoważny system czasu pracy?

Dokumenty i procedura

Decyzję o stosowaniu równoważnego systemu czasu pracy podejmuje pracodawca, lecz musi ją sformalizować. System i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub – gdy tych dokumentów nie ma – w obwieszczeniu.

Przy przedłużeniu okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy konieczne jest zawarcie porozumienia z zakładową organizacją związkową lub – gdy jej brak – z przedstawicielami pracowników. Kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w ciągu pięciu dni.

Harmonogram pracy w systemie równoważnym

Pracodawca ma obowiązek sporządzić harmonogram pracy (rozkład godzin) i przekazać go pracownikom co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy rozkład. Plan może obejmować czas krótszy niż cały okres rozliczeniowy, ale nie mniej niż jeden miesiąc. Harmonogram może być przygotowany w formie pisemnej lub elektronicznej i powinien wskazywać dni pracy oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jeżeli pracownik ma indywidualny rozkład czasu pracy, pracodawca ustala go na wniosek pracownika.

Ewidencja czasu pracy w systemie równoważnym

Stosowanie równoważnego systemu czasu pracy wymaga szczególnie dokładnej ewidencji godzin, ponieważ długość zmian może się różnić w poszczególnych dniach. Pracodawca musi odnotowywać zarówno planowane, jak i faktycznie przepracowane godziny oraz wszelkie nieobecności, w tym zwolnienia lekarskie. Prawidłowo prowadzona ewidencja pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach i jest jednym z kluczowych dokumentów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Ograniczenia i prawa pracowników w systemie równoważnym

Ochrona szczególnych grup

Nie wszyscy pracownicy mogą wykonywać wydłużone zmiany. W równoważnym systemie, czas pracy:

• osób w ciąży,

• opiekujących się dzieckiem do ukończenia 4 lat (bez ich zgody),

• pracowników zatrudnionych na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,

nie może przekraczać 8 godzin na dobę. W praktyce takie osoby zachowują prawo do wynagrodzenia, mimo że nie pracują dłużej.

Ponadto przepisy zakazują zlecania nadgodzin młodocianym i kobietom w ciąży, pracownikom opiekującym się dzieckiem do 8 lat bez ich zgody oraz osobom niepełnosprawnym.

Przerwy i urlopy w równoważnym czasie pracy

Pracownikowi, którego dobowy czas pracy wynosi co najmniej 6 godzin, przysługuje 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy. Przy dłuższych zmianach – ponad 9 i 16 godzin – przysługują dodatkowe przerwy po 15 minut każda. Pracodawca może również wprowadzić jedną przerwę niewliczaną do czasu pracy, trwającą do 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych; warunki takiej przerwy powinny znaleźć się w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy.

Równoważny system czasu pracy nie pozbawia pracowników prawa do urlopu wypoczynkowego. Urlop udziela się na dni, które zgodnie z harmonogramem są dla pracownika dniami pracy, z zachowaniem wymiaru urlopu wynikającego z kodeksu. W dni wolne od pracy urlopu się nie udziela, ale pracownik może wnioskować o urlop bezpłatny lub wypoczynkowy, gdy chce przedłużyć odpoczynek.

Nadgodziny w równoważny czasie pracy

Nadgodziny pojawiają się, gdy pracownik pracuje ponad ustalone normy albo planowaną liczbę godzin w harmonogramie. Praca w godzinach nadliczbowych jest dozwolona tylko w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, usuwania awarii lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

Całkowity tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać średnio 48 godzin w okresie rozliczeniowym. W ciagu roku kalendarzowego natomiast, ustawowy limit nadgodzin wynosi 150 godzin, chyba że inna liczba została ustalona w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub umowie o pracę.

W systemie równoważnym wydłużone zmiany zaplanowane w grafiku nie stanowią nadgodzin – są one równoważone skróconymi dniami lub dniami wolnymi. Nadgodziny powstają dopiero, gdy faktyczne godziny pracy przekroczą zarówno przedłużony dobowy wymiar (np. pracownik zostanie na stanowisku dłużej niż zaplanowane 12 godzin) lub przeciętną 40-godzinną normę tygodniową. Za nadgodziny należy udzielić czasu wolnego lub wypłacić dodatek do wynagrodzenia (co najmniej 50% albo 100% za pracę w nocy, niedziele i święta).

Przykład harmonogramu w systemie równoważnym

Dla przedsiębiorcy, który np. prowadzi zakład usługowy z wysokim obłożeniem w weekendy, system równoważny może wyglądać następująco: w okresie rozliczeniowym wynoszącym jeden miesiąc planuje się pracę w cyklu:

• trzy 12-godzinne zmiany w piątek, sobotę i niedzielę (łącznie 36 godzin),

• potem trzy dni wolne,

• a następnie trzy 8-godzinne dni robocze w środku tygodnia (łącznie 24 godziny).

Łącznie pracownik przepracuje 60 godzin w ciągu dziewięciu dni, co daje średnio 40 godzin tygodniowo. Dłuższe zmiany w weekendy są zrównoważone dodatkowymi dniami wolnymi w środku tygodnia. Harmonogram warto przygotować z wyprzedzeniem i konsultować z pracownikami, aby uniknąć nadgodzin oraz zagwarantować wymagane odpoczynki.

Podsumowanie

Równoważny system czasu pracy to narzędzie pozwalające elastycznie reagować na zmienne zapotrzebowanie na pracę. Dzięki możliwości wydłużania dobowego wymiaru pracy do 12, 16 lub 24 godzin i równoważenia nadwyżki skróconymi dniówkami albo dniami wolnymi przedsiębiorcy mogą lepiej wykorzystać zasoby kadrowe.

Wdrożenie systemu wymaga jednak formalnego uregulowania go w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu oraz rzetelnego planowania harmonogramów. Pracodawca musi pamiętać o ochronie szczególnych grup (kobiet w ciąży, rodziców małych dzieci, pracowników w warunkach szkodliwych), zapewnić pracownikom przerwy i odpowiedni odpoczynek oraz przestrzegać limitów nadgodzin i średniego 40-godzinnego tygodnia pracy. Prawidłowo wdrożony system równoważny może zwiększyć efektywność firmy, jednocześnie gwarantując pracownikom bezpieczeństwo.