Układy zbiorowe pracy - nowe regulacje w 2025

Nowe regulacje dotyczące układów zbiorowych pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2025 roku, stanowią istotną zmianę w polskim prawie pracy. Zmiany te są szczególnie ważne dla pracodawców, ponieważ wprowadzają uproszczenia w procedurach zawierania i rejestrowania układów zbiorowych pracy, a także umożliwiają większą elastyczność w dostosowywaniu warunków zatrudnienia do potrzeb pracowników oraz zmieniających się realiów rynkowych. Dzięki tym regulacjom firmy będą mogły łatwiej negocjować warunki pracy z organizacjami związkowymi, co może przyczynić się do poprawy atmosfery w miejscu pracy oraz większej efektywności zarządzania zasobami ludzkimi.

Zmiany te mają kluczowe znaczenie zwłaszcza dla firm zatrudniających dużą liczbę pracowników, instytucji publicznych, a także działów HR i kadr. Zrozumienie nowych przepisów jest niezbędne, aby uniknąć potencjalnych problemów związanych z nieprawidłowym wdrożeniem regulacji oraz zapewnić zgodność z nowymi wymaganiami prawnymi. 

Najważniejsze kwestie związane z tematem:

• Układ zbiorowy pracy to wewnętrzny dokument mający na celu rozszerzenie praw pracowników w danym zakładzie pracy.

• Zmiany wprowadzone przez nową ustawę obejmują m.in. uproszczenie procedury rejestrowania układów zbiorowych, a także możliwość zawierania układów na czas określony.

• Układ zbiorowy pracy zawiera zarówno postanowienia normatywne, jak i obligacyjne dotyczące praw i obowiązków stron.

• Zmiany dotyczą także rozszerzenia możliwości zawierania układów ponadzakładowych oraz uproszczenia procedur zgłaszania układów do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy.

W 2025 roku w Polsce wprowadzono szereg zmian w zakresie regulacji dotyczących układów zbiorowych pracy, mających na celu uproszczenie procedur oraz zwiększenie transparentności procesów związanych z zawieraniem i stosowaniem układów. Zmiany te wpływają zarówno na pracodawców, jak i pracowników, w tym na pracowników urzędów państwowych oraz pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach sektora publicznego. Nowe regulacje obejmują m.in. uproszczenie procedury rozszerzenia układów, zmiany w ewidencjonowaniu układów zbiorowych pracy oraz wzmocnienie roli związków zawodowych.

Kiedy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy?

Pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy w przypadku, gdy przystąpi do niego dobrowolnie lub na mocy obowiązujących przepisów prawa. Może to nastąpić w wyniku zawarcia zakładowego układu zbiorowego pracy między pracodawcą a przedstawicielami związków zawodowych, bądź w wyniku zastosowania ponadzakładowego układu zbiorowego pracy, który obejmuje szerszą grupę pracodawców w danej branży lub regionie. Pracodawca może także zostać objęty układem w wyniku decyzji właściwego organu administracji publicznej, na przykład ministra właściwego, w odniesieniu do szerokiej grupy przedsiębiorstw. W takim przypadku obowiązki wynikające z układu zbiorowego pracy muszą być przestrzegane przez pracodawcę w stosunku do swoich pracowników.

Kogo nie obowiązuje układ zbiorowy pracy?

Układ zbiorowy pracy nie obowiązuje wszystkich pracodawców ani wszystkich pracowników. Przede wszystkim, jeśli pracodawca nie przystąpił do układu zbiorowego pracy, nie jest on zobowiązany do stosowania jego postanowień. Ponadto, układ zbiorowy pracy nie obejmuje pracowników, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenia lub umowa o dzieło), gdyż przepisy te dotyczą jedynie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Ponadto, w przypadku niektórych branż, w których zawieranie układów zbiorowych jest dobrowolne, pracodawca może nie być objęty układem, a stosunki pracy regulować na podstawie odrębnych przepisów. Warto również dodać, że pracownicy urzędów państwowych i pracownicy samorządowi zatrudnieni w administracji publicznej mogą być objęci specjalnymi regulacjami, które różnią się od układów zbiorowych stosowanych w sektorze prywatnym.

Kiedy układ zbiorowy, a kiedy regulamin pracy?

Układ zbiorowy pracy i regulamin pracy to dwa różne dokumenty, które regulują stosunki pracy, jednak w odmienny sposób. Układ zbiorowy pracy jest zawierany przez pracodawców i organizacje związkowe i reguluje warunki zatrudnienia w szerszym zakresie, obejmując kwestie takie jak wynagrodzenie, czas pracy regulowany przez grafik pracy, urlopy, czy inne istotne warunki zatrudnienia dla grupy pracowników lub całej branży. Z kolei regulamin pracy jest dokumentem wewnętrznym, który dotyczy pracowników zatrudnionych w danym zakładzie pracy, i określa szczegółowe zasady organizacji pracy, takie jak czas pracy, obowiązki pracowników, czy procedury w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Układ zbiorowy pracy jest stosowany, gdy ma zastosowanie w danej branży lub w zakładzie pracy, natomiast regulamin pracy stosuje się w każdej jednostce zatrudniającej pracowników, gdzie wymaga tego kodeks pracy lub inne przepisy.

W jaki sposób wprowadza się zmiany do układu zbiorowego pracy?

Zmiany w układzie zbiorowym pracy mogą być wprowadzone na drodze negocjacji między stronami układu. Przedstawiciele związków zawodowych i pracodawcy, którzy zawarli układ, mogą w każdej chwili zainicjować proces zmiany postanowień układu. Zmiany mogą obejmować różne aspekty stosunków pracy, w tym warunki wynagradzania, czas pracy, czy zasady rozwiązywania sporów zbiorowych. Aby zmiana była skuteczna, musi zostać uzgodniona przez obie strony – pracodawców oraz związki zawodowe. Po wynegocjowaniu nowych postanowień, zmiany muszą być formalnie wprowadzone poprzez sporządzenie protokołu dodatkowego i zarejestrowanie ich w rejestrze układów zbiorowych pracy. Zmiany te muszą być następnie przestrzegane przez pracodawców i pracowników, a także odpowiednie instytucje, które nadzorują stosowanie układu zbiorowego.

Nowe regulacje dotyczące układów zbiorowych pracy od 2025 roku - co wprowadzają?

Wprowadzenie nowych przepisów ma na celu dostosowanie prawa pracy do współczesnych wyzwań, z uwzględnieniem zmieniającego się rynku pracy i rosnącej roli organizacji związkowych. Pracodawcy i przedstawiciele związków zawodowych muszą dostosować się do nowej rzeczywistości prawnej, by zachować zgodność z nowymi regulacjami.

Uproszczenie procedury rozszerzenia układów

Jedną z najistotniejszych zmian wprowadzonych w 2025 roku jest uproszczenie procedury rozszerzenia układów zbiorowych pracy na pracodawców spoza danej organizacji pracodawców. Dotychczas procedura ta była skomplikowana i czasochłonna. Zgodnie z nowymi przepisami, rozszerzenie układu zbiorowego pracy będzie mogło odbywać się szybciej, co ułatwi pracodawcom i pracownikom przestrzeganie nowych norm w danym sektorze lub branży.

Zmiana ta ma na celu również uproszczenie mechanizmów zawierania ponadzakładowych układów zbiorowych pracy i ich rozprzestrzenianie na szerszą grupę pracowników zatrudnionych w różnych przedsiębiorstwach. Dzięki tym zmianom zwiększy się efektywność negocjacji, a pracownicy będą mogli szybciej skorzystać z nowych warunków pracy i wynagrodzeń.

Ewidencjonowanie układów zbiorowych pracy

Nowe przepisy wprowadzają również zmiany w zakresie ewidencjonowania układów zbiorowych pracy. Zgodnie z nowymi regulacjami, wszystkie układy zbiorowe pracy muszą być zarejestrowane w rejestrze układów prowadzonym przez odpowiednie organy administracyjne. Pracodawcy oraz związki zawodowe będą zobowiązani do składania szczegółowych informacji na temat zawartych układów, a także ich postanowień.

Zmiany te mają na celu ułatwienie dostępu do informacji o zawartych układach oraz ich postanowieniach. Rejestr będzie dostępny dla wszystkich zainteresowanych, co zapewni większą przejrzystość i umożliwi łatwiejsze monitorowanie stosowanych warunków pracy w różnych sektorach.

Zmiany w zakresie zakładowych układów zbiorowych pracy

W nowym roku wprowadzono również zmiany w przepisach dotyczących zakładowych układów zbiorowych pracy. Do tej pory zakładowe układy zbiorowe pracy były zawierane głównie na poziomie pojedynczych zakładów pracy. W 2025 roku wprowadzono ułatwienia w zakresie negocjowania i zawierania takich układów. Zmiany mają na celu ujednolicenie warunków zatrudnienia w danym zakładzie pracy oraz umożliwienie szybszego dostosowywania warunków pracy do zmieniających się realiów rynkowych.

Nowe obowiązki dla pracodawców i organizacji związkowych

Wprowadzając nowe regulacje, ustawodawca nałożył nowe obowiązki na pracodawców objętych układem zbiorowym pracy, a także na organizacje związkowe. Związki zawodowe będą miały zwiększoną rolę w procesie zawierania układów zbiorowych, w tym w negocjacjach z pracodawcami. Przedstawiciele związków zawodowych będą musieli współpracować z pracodawcami w zakresie ustalania nowych postanowień dotyczących stosunków pracy, warunków wynagradzania oraz procedur rozwiązywania sporów zbiorowych.

Zmiany te mają również na celu zwiększenie roli związków zawodowych w monitorowaniu i egzekwowaniu przestrzegania postanowień układów zbiorowych pracy. Przewidziano także wzmocnienie roli związków zawodowych w procesie rozwiązywania kwestii spornych związanych z warunkami pracy i wynagrodzeniem.

Układy zbiorowe pracy a sektor publiczny

Nowe regulacje obejmują również pracowników sektora publicznego, w tym pracowników urzędów państwowych zatrudnionych oraz pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach samorządu terytorialnego. Układy zbiorowe pracy w tym sektorze muszą być zawierane z uwzględnieniem specyfiki pracy w administracji publicznej oraz roli, jaką pełnią te instytucje w procesie świadczenia usług publicznych.

Związki zawodowe reprezentujące członków korpusu służby cywilnej będą miały istotny wpływ na kształtowanie warunków pracy w administracji państwowej, co może przyczynić się do poprawy efektywności pracy w sektorze publicznym.

Praktyczne wskazówki dla pracodawców:

• Negocjacje związków zawodowych - regularne spotkania z przedstawicielami związków zawodowych są kluczem do skutecznego wprowadzania zmian w układzie zbiorowym. Należy umożliwić dialog i otwartą komunikację, aby wszyscy pracownicy czuli się usatysfakcjonowani wynikami negocjacji.

• Rejestrowanie układów zbiorowych - pracodawcy powinni upewnić się, że wszystkie układy zbiorowe są poprawnie zarejestrowane w rejestrze układów zbiorowych pracy, zgodnie z nowymi regulacjami. Należy zbierać wszystkie niezbędne dokumenty oraz upewnić się, że informacje są aktualizowane.

• Szybsze rozszerzanie układów w związku z uproszczeniem procedury rozszerzania układów, pracodawcy powinni zwrócić uwagę na możliwości zawierania układów ponadzakładowych, co może umożliwić im szybsze dostosowanie do warunków rynkowych.

• Edukacja kadry zarządzającej i HR - działy HR i kadry powinny zostać odpowiednio przeszkolone w zakresie nowych regulacji, aby móc skutecznie wdrażać zmiany i reagować na pytania pracowników.

Podsumowanie

Wprowadzenie nowych regulacji dotyczących układów zbiorowych pracy w 2025 roku ma na celu uproszczenie procedur, zwiększenie transparentności oraz wzmocnienie roli organizacji związkowych. Zmiany te będą miały istotny wpływ na pracodawców i pracowników, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Ułatwienia w zakresie zawierania i stosowania układów zbiorowych pracy, w tym uproszczenie procedury rozszerzenia układu, zmiany w ewidencjonowaniu układów oraz zmiany w zakresie zakładowych układów zbiorowych pracy, mają na celu zwiększenie efektywności i sprawiedliwości na rynku pracy, co w konsekwencji przyczyni się do poprawy jakości stosunków pracy w Polsce.