Chociaż arkusze kalkulacyjne mają swoje zalety – takie jak możliwość przechowywania i obliczania danych, nie należą do wygodnych i przejrzystych podczas tworzenia planu pracy. Dotyczy to zarówno menedżerów, którzy je tworzą, jak i pracowników z nich korzystających.
Potrzebujesz czegoś bardziej dynamicznego, prostego i intuicyjnego. Tu z pomocą przychodzą programy do układania grafiku online.
Wyjaśnijmy dokładnie, dlaczego czas najwyższy puścić w niepamięć tworzenie harmonogramów za pomocą Excela i zacząć korzystać z kompleksowego oprogramowania do planowania grafiku pracowników.
8 powodów, dla których warto przestać używać Excela do planowania grafiku pracy
To tylko niektóre z powodów, dla których Microsoft Excel i arkusze kalkulacyjne (we wszystkich formach) nie są optymalnymi sposobami planowania harmonogramu pracowników.
1. Strata czasu
Jeśli chodzi o budowanie harmonogramu pracowników, największym problemem Excela jest to, że trwa to po prostu zbyt długo. Oczywiście możesz powiedzieć, że harmonogramy pracy twojego zespołu rzadko się zmieniają – należysz w takim wypadku do mniejszości.
W wielu firmach godziny pracy ulegają ciągłym zmianom, a mimo to połowa pracodawców spędza co najmniej dwie godziny na edytowaniu arkuszy kalkulacyjnych i wysyłaniu pracownikom nowych, poprawionych harmonogramów - nietrudno o zamieszanie i błędy.
2. Ręczne uzupełnianie każdego szczegółu
Zgadza się, programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, takie jak Excel, są przydatne do obliczania danych. Lecz jeśli chodzi o tworzenie i edycję grafików pracy, arkusze kalkulacyjne są narzędziem dalekim od ideału.
Dlaczego?
Jako kierownik/menedżer musisz ręcznie wprowadzać wszystkie szczegóły, zmiany, mieć z tyłu głowy urlopy, pracowników, którzy są na L4, urlopie macierzyńskim – jest po prostu zbyt wiele zmiennych – co może być koszmarem logistycznym.
Dzięki aplikacjom do tworzenia grafików pracy, takim jak inEwi, możesz znacznie przyspieszyć wszystkie procesy robocze, w tym planowanie zmian, czy rozpatrywanie wniosków. Masz możliwość w prosty sposób stworzyć grafik pracy dla danej grupy pracowników, duplikować go, nanosić urlopy czy zmieniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
3. Brak możliwości komunikacji
Wydawało Ci się, że Excel jest wygodnym narzędziem do planowania grafiku pracy? Pomyśl, w jaki sposób komunikujesz zespołowi wprowadzone zmiany.
W Excelu nie masz możliwości uzyskania potwierdzenia od pracowników, dotyczącego ich zmian pracy. Jeśli musiałeś dokonać zmian w grafiku w Excelu, nie jesteś do końca pewien, czy Twoi pracownicy w ogóle ją widzieli, nie wspominając o ich potwierdzeniu.
4. Update’owanie jest niemożliwe
Co się stanie, jeśli szczegóły grafiku pracy wymagają zmiany lub konkretna zmiana musi zostać przeniesiona na inny czas? Jak powiadomisz o tym swoich pracowników?
Menedżerowie i pracownicy nie mają możliwości wzajemnego informowania się o zmianach w grafiku pracowników. Excel po prostu nie jest do tego przeznaczony.
Efekt? Twój zespół może nie pojawić się w pracy w momencie, gdy tego potrzebujesz.
5. Czynnik ludzki i wynikające z niego błędy
Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi. Kiedy ręcznie tworzysz harmonogram pracowników, Excel i arkusze kalkulacyjne nie powstrzymają błędów wynikających z naszej natury, czy też zwyczajnych pomyłek. Formuły przedstawią wynik, nawet jeśli w rzeczywistości nie ma on sensu.
Z powodu jednego, niewłaściwie umieszczonego numeru cały system może się zawalić – a zlokalizowanie tych błędów również może być czasochłonne. Wbrew pozorom, jest to jeden z największych problemów z planowaniem.
Im więcej arkuszy kalkulacyjnych wypełniasz ręcznie, tym większe prawdopodobieństwo kosztownej dla firmy pomyłki.
6. Ofiary: czytelność i efektywność
Kolejny problem podczas tworzenia harmonogramu pracowników: Excel ogranicza ilość informacji, które można umieścić w arkuszu kalkulacyjnym. Tym samym łatwo stworzyć arkusz absolutnie nieczytelny dla pracowników, a nawet Ciebie.
Na przykład: jeśli chcesz wprowadzić szczegóły każdej zmiany, a nie tylko jej nazwę i godzinę, układ grafiku pracy w Excelu wygląda tak, jakby nigdy się nie kończył. Efektywność i przejrzystość cierpią na tym w pierwszej kolejności.
Dzięki programowi do planowania Grafiku Pracy możesz umieścić wszelkiego rodzaju szczegóły „wewnątrz” każdej zmiany, przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystości i czytelności samego grafiku pracy.
7. Excel nie jest user-friendly
Pomimo swoich możliwości, Excel i inne programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych nie mają możliwości powiadamiania użytkowników o problemach z harmonogramem, takich jak konflikty zmianowe.
Zapomniałeś zaznaczyć zakończenie swojej pracy? Excel nie poinformuje Cię o tym.
Potrzebujesz programu, który pomoże Ci uniknąć wpadek i pomyłek, a także poinformuje, czego brakuje w grafiku pracownika. Korzystanie z Excela (niestety) jest równoznaczne z tym, że cała odpowiedzialność spoczywa na Tobie - jeśli o niej mówimy, nie wolno zapominać o planowaniu grafiku pracy w kontekście zgodności z Kodeksem Pracy. To, co przemawia na korzyść planerów online, to automatycznie wysyłane powiadomienia o problemach w odniesieniu do przepisów Kodeksu Pracy.
8. Korzystanie z Excela na smartfonie to koszmar
Spójrzmy prawdzie w oczy – większość Twoich pracowników (zarówno w niepełnym, jak i pełnym wymiarze godzin) korzysta ze smartfonów. Trudno się dziwić, korzystanie z nich jest wygodne i intuicyjne - wręcz nie wyobrażamy sobie bez nich życia! Mimo to, istnieje duża szansa, że nie używają ich do uzyskiwania dostępu do swoich grafików pracy. A jeśli tak, to oczekiwanie, że spojrzą na arkusz kalkulacyjny jest płonną nadzieją..
Harmonogram (niezależnie od tego, jak elastyczny), który jest czytelny i przejrzysty, jest tym, czego potrzebujesz, jeśli chcesz udostępniać pracownikom szczegóły zmiany bezpośrednio na ich telefony.
Co więcej, możliwość wprowadzania zmian w grafiku bez względu na to, gdzie się znajdujesz, jest o wiele wygodniejsza niż otwieranie laptopa lub znajdowanie kartki papieru. Właśnie wtedy docenisz wygodę korzystania z planera online.
inEwi – najskuteczniejsze narzędzie do planowania Grafiku Pracy
Ponad 300 000 menedżerów i pracowników korzysta z naszego kompleksowego rozwiązania do automatycznego planowania i układania harmonogramu czasu pracy dla pracowników zmianowych, zdalnych, pracujących w trybie normowanym, nienormowanym bądź równoważnym.
Jeśli zależy Ci na zagwarantowaniu Twojej firmie bezkonfliktowego i precyzyjnego planowanie grafiku pracy, nasze rozwiązanie jest idealne dla Ciebie. Koniec z poleganiem na przestarzałych metodach planowania, takich jak Microsoft Excel i arkusze kalkulacyjne (zarówno cyfrowe, jak i papierowe).
Podsumowanie: Dlaczego planery online są lepszym wyjściem niż Excel?
Do tej pory powinno być jasne, że jeśli chodzi o budowanie grafiku pracy, Excel i inne formy arkuszy kalkulacyjnych potrafią jedynie przyprawić o silny ból głowy.
Nie ma znaczenia, jaki harmonogram pracy planujesz zbudować, ani ilu pracowników zatrudniasz. Przejście na oprogramowanie do planowania grafiku pracy, jest banalnie proste.
Dzięki inEwi możesz zniwelować wszystkie problemy tworzenia i korzystania z Grafiku Pracy, związane z używaniem Excela. Korzyści to:
- Oszczędność cennego czasu i wysiłek w codziennym zarządzaniu.
- Zmniejszenie ilość informacji, które należy wpisać ręcznie.
- Łatwa komunikacja zmian w grafikach z pracownikami.
- Eliminacja błędów wynikających z ludzkiej natury.
- Zwiększenie przejrzystości i czytelności Grafiku Pracy.
- Wygodę korzystania z platformy niezależnie od urządzenia, na którym pracujesz.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Grafiku Pracy lub masz pytania, napisz do nas na czacie - rozwiejemy wszystkie wątpliwości!
