Lista obecności umowa zlecenie. Pobierz darmowy wzór.

Lista obecności przy umowie zlecenie nie jest obowiązkowa. Konieczne może być natomiast potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, co pozwala zweryfikować przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej. Ma to znaczenie zarówno dla przedsiębiorców i osób rozliczających wynagrodzenia, jak i dla zleceniobiorców.

Dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną. Nie istnieje jeden urzędowy wzór ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy. Strony mogą wykorzystać rejestr godzin, miesięczne oświadczenie albo odpowiednio przygotowaną listę obecności, jeśli taki sposób ustalą w umowie zlecenie.

Najważniejsze informacje

1. Lista obecności dla umowy zlecenie nie jest dokumentem wymaganym przez przepisy.
2. Od 1 stycznia 2017 roku obowiązują zasady potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia objętego minimalną stawką godzinową.
3. Sposób potwierdzania godzin strony powinny określić w umowie. Jeśli tego nie zrobią, zleceniobiorca przedstawia informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty wynagrodzenia.
4. W 2026 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto, natomiast w 2025 roku wynosiła 30,50 zł brutto.
5. Dokumenty określające i potwierdzające liczbę godzin trzeba przechowywać przez 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia.

Czy lista obecności przy umowie zlecenie jest obowiązkowa?

Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentu pod nazwą „lista obecności”. Umowa zlecenie podlega przepisom Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, dlatego nie stosuje się do niego automatycznie pracowniczych zasad dotyczących czasu pracy, urlopów, nadgodzin czy ewidencji czasu pracy.

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wymaga jednak, aby w przypadku umów objętych minimalną stawką można było ustalić liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Na tej podstawie sprawdza się, czy wypłacone wynagrodzenie nie było niższe od ustawowego minimum.

Potocznie taki dokument nazywa się listą obecności, ale precyzyjniejszym określeniem jest „ewidencja godzin wykonania zlecenia”, „rejestr godzin” albo „informacja o liczbie godzin wykonania zlecenia”. Ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorców nie powinno polegać na bezrefleksyjnym kopiowaniu dokumentacji przygotowywanej dla pracowników etatowych.

Lista obecności a ewidencja godzin zleceniobiorcy

Pracownicza lista obecności służy przede wszystkim potwierdzaniu przybycia do zakładu i obecności w pracy. Sama w sobie nie musi zawierać danych wystarczających do prawidłowego rozliczenia czasu pracy. Pełna ewidencja czasu pracy pracownika ma znacznie szerszy zakres, wynikający z Kodeksu pracy.

W przypadku umowy zlecenia kluczowa jest inna informacja: ile godzin faktycznie przeznaczono na realizację zlecenia. Dokument nie musi uwzględniać urlopów, godzin nadliczbowych, pory nocnej ani innych kategorii charakterystycznych dla stosunku pracy.

Lista obecności dla umowy zlecenie może być stosowana, jeśli pozwala ustalić liczbę godzin, a strony umowy zgodnie przyjmą taki sposób ich potwierdzania. Sama obecność w lokalu firmy nie zawsze oznacza bowiem wykonywanie zlecenia.

Od kiedy trzeba potwierdzać godziny na umowie zlecenie?

Obowiązek potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia obowiązuje od 1 stycznia 2017 roku. Wprowadzono go wraz z minimalną stawką godzinową dla określonych umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu.

Określenie „ewidencja czasu pracy” jest w tym kontekście powszechnie używane, jednak ustawa mówi o potwierdzaniu liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Przepisy nie ustanawiają dla zleceniobiorców dokumentacji równie rozbudowanej jak ta obowiązująca w stosunku pracy.

Minimalna stawka godzinowa i obowiązki potwierdzania godzin obejmują umowy wskazane w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, wykonywane na rzecz przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej w ramach ich działalności przez osoby spełniające warunki określone w art. 1 pkt 1b ustawy, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń. Ochrona może obejmować również osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo poza UE i EOG, która nie zatrudnia pracowników lub nie zawiera umów ze zleceniobiorcami i świadczy usługi na rzecz podmiotu wskazanego w ustawie.

Jak potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia?

Wynagrodzenie w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej należy wypłacać w formie pieniężnej, a w przypadku umów zawartych na okres dłuższy niż miesiąc — co najmniej raz w miesiącu. Mogą wybrać papierowy rejestr, miesięczne oświadczenie, plik elektroniczny, formularz w systemie albo inną metodę, która pozwala utrwalić tę informację.

Jeśli umowa zlecenie nie reguluje tej kwestii, przyjmujący zlecenie przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. W przypadku skierowania do wykonywania zlecenia na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych ewidencję liczby godzin prowadzi pracodawca użytkownik, przy czym nie stosuje się zasad potwierdzania godzin określonych w art. 8b ust. 1–3 ustawy. Informację można zatem przekazać również e-mailem lub za pomocą uzgodnionego systemu elektronicznego, o ile da się ustalić, od kogo pochodzi i czego dotyczy.

Jeżeli umowy nie zawarto w formie pisemnej, elektronicznej ani dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna musi przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia lub świadczenia usług potwierdzić zleceniobiorcy ustalenia dotyczące sposobu potwierdzania liczby godzin w jednej z tych form. Jeśli tego nie zrobi, informację o ich liczbie przedkłada zleceniobiorca.

Czy ewidencja musi wskazywać początek i koniec pracy?

Przepisy wymagają potwierdzenia liczby godzin wykonania zlecenia, ale nie narzucają jednego sposobu ich zapisywania. Można wykazywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach. Dopuszczalne jest również podawanie jedynie dziennej albo miesięcznej liczby godzin, jeśli odpowiada to ustaleniom stron i charakterowi zlecenia.

Zapisywanie początku i końca pracy jest przydatne, gdy zlecenie wykonuje się w siedzibie firmy albo według uzgodnionych grafików pracy. Przy zadaniach realizowanych zdalnie lub nieregularnie praktyczniejszy może być rejestr liczby godzin poświęconych na określone czynności.

Dokument powinien odzwierciedlać rzeczywisty sposób realizacji zlecenia. Nie należy automatycznie wpisywać ośmiu godzin dziennie tylko dlatego, że zleceniobiorca wykonuje zadania obok pracowników zatrudnionych na etacie.

Czy zleceniobiorca musi podpisywać rejestr?

Podpis zleceniobiorcy nie jest wymagany w każdej dopuszczalnej formie dokumentacji. Ustawa pozwala przedstawić informację także w formie elektronicznej lub dokumentowej, która nie zawsze wymaga podpisu odręcznego bądź kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Podpis może jednak zwiększyć wartość dowodową papierowego rejestru. Jeśli zestawienie potwierdzają obie strony, warto pozostawić miejsce na podpis zleceniobiorcy oraz akceptację zleceniodawcy. Przy elektronicznym ewidencjonowaniu czasu pracy należy zadbać o identyfikację użytkownika, możliwość odtworzenia zapisów i zabezpieczenie danych przed niekontrolowanymi zmianami.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy?

Nie ma obowiązku korzystania ze stałego, urzędowego wzoru. Rzetelna ewidencja powinna jednoznacznie wskazywać umowę, strony uczestniczące w rozliczeniu, okres rozliczeniowy oraz liczbę godzin wykonania zlecenia.

Dane stron powinny obejmować co najmniej imię i nazwisko zleceniobiorcy oraz dane zleceniodawcy. Przydatne są również numer lub data zawarcia umowy, wskazanie okresu objętego zestawieniem, daty realizacji zlecenia, dzienne liczby godzin oraz ich miesięczna suma. Jeżeli kilka osób wspólnie przyjmuje zlecenie lub zobowiązuje się świadczyć usługi, liczbę godzin należy potwierdzać odrębnie dla każdej osoby.

Dokument może zawierać krótki opis wykonanych czynności, ale nie jest to obowiązkowy element potwierdzania godzin. Najważniejsze, aby informacja była czytelna, wiarygodna i umożliwiała obliczenie należnego wynagrodzenia.

Lista obecności umowa zlecenie – wzór

Poniższy wzór można skopiować do arkusza kalkulacyjnego, edytora tekstu albo firmowego systemu. Ze względu na charakter dokumentu lepiej zatytułować go „Ewidencja godzin wykonania zlecenia” zamiast „Lista obecności”.

EWIDENCJA GODZIN WYKONANIA ZLECENIA

Oświadczenie: Potwierdzam, że wykazana liczba godzin odpowiada czasowi faktycznie przeznaczonemu na wykonanie zlecenia lub świadczenie usług w podanym okresie.

W zależności od charakteru zlecenia można usunąć kolumny z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, pozostawiając datę oraz liczbę godzin. Jeśli umowa przewiduje wyłącznie miesięczne oświadczenie, wystarczające może być podanie łącznej liczby godzin, pod warunkiem że taki sposób jest zgodny z ustaleniami stron i pozwala rzetelnie rozliczyć wynagrodzenie.

Przykładowy zapis w umowie zlecenie

Strony umowy zlecenia powinny ustalić nie tylko wysokość wynagrodzenia, lecz także sposób potwierdzania godzin. Przykładowy zapis może brzmieć:

„Zleceniobiorca przekazuje Zleceniodawcy, przed terminem wypłaty wynagrodzenia, informację o liczbie godzin wykonania zlecenia w danym okresie rozliczeniowym. Informacja jest składana w formie elektronicznej za pośrednictwem uzgodnionego systemu albo w formie pisemnego zestawienia. Zleceniodawca potwierdza otrzymanie i weryfikację zestawienia.”

Takie postanowienie należy dostosować do rzeczywistej organizacji współpracy. Strony powinny określić procedurę w sposób, który ułatwia sprawne rozliczenie i pozostawia trwały dowód liczby godzin.

Minimalna stawka godzinowa w 2025 i 2026 roku

W 2025 roku minimalna stawka godzinowa wynosiła 30,50 zł brutto. Od 1 stycznia 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Minimalna stawka godzinowa jest co roku waloryzowana w związku ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nie należy jednak utożsamiać obu wartości. Minimalne wynagrodzenie za pracę jest miesięczną gwarancją dotyczącą pracowników, natomiast minimalna stawka godzinowa obejmuje określone umowy cywilnoprawne.

Ochrona obowiązuje również wtedy, gdy wynagrodzenie ustalono jako stałą kwotę miesięczną, ryczałt albo należność za wykonanie zadania. Wypłacone wynagrodzenie trzeba przeliczyć z uwzględnieniem liczby godzin. Jeśli uzyskana stawka jest niższa od ustawowego minimum, zleceniobiorcy należy zapewnić wynagrodzenie odpowiadające minimalnej stawce.

Przykład 1. Rozliczenie według stawki godzinowej

Zleceniobiorca pomagał przy obsłudze zamówień w niewielkiej hurtowni i w październiku 2026 roku wykazał 82 godziny. Przy stawce 31,40 zł należna kwota nie może być niższa niż 2574,80 zł brutto. Zestawienie godzin przekazano księgowości przed terminem wypłaty wynagrodzenia.

Przykład 2. Stałe wynagrodzenie miesięczne

Grafik otrzymuje za realizację zlecenia 4000 zł brutto miesięcznie. W jednym z miesięcy wykazał 140 godzin, co daje około 28,57 zł brutto za godzinę. W 2026 roku kwota ta jest niższa od minimalnej stawki, dlatego wynagrodzenie za ten okres powinno zostać podwyższone do co najmniej 4396 zł brutto.

Kiedy minimalna stawka i potwierdzanie godzin nie obowiązują?

Ustawa przewiduje wyjątki. Minimalnej stawki godzinowej i związanych z nią zasad potwierdzania godzin nie stosuje się między innymi wtedy, gdy zleceniobiorca samodzielnie decyduje zarówno o miejscu, jak i czasie wykonywania zlecenia oraz przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne. Wszystkie te warunki muszą być spełnione łącznie.

Wyłączenia dotyczą wyłącznie umów spełniających warunki określone w art. 8d ustawy, przy czym w przypadkach wskazanych w ust. 1 pkt 3–5 wymagane jest nieprzerwane świadczenie usług przez okres dłuższy niż jedna doba, z uwzględnieniem pozostałych przesłanek właściwych dla danego rodzaju opieki. Sam fakt, że wynagrodzenie ma charakter prowizyjny, nie wystarcza do wyłączenia minimalnej stawki.

Odrębne rozwiązanie dotyczy osób skierowanych do wykonywania zlecenia na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W takim przypadku ewidencję liczby godzin prowadzi pracodawca użytkownik.

Jak długo przechowywać dokumenty potwierdzające godziny?

Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której realizowane jest zlecenie, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania godzin oraz dokumenty potwierdzające ich liczbę przez 3 lata. Termin ten liczy się od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Ewidencję czasu pracy można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku dokumentacji cyfrowej firma powinna zapewnić jej czytelność, integralność i możliwość odtworzenia przez cały wymagany okres. Wraz z rejestrem warto zachować umowę, ewentualne aneksy oraz potwierdzenia przelewów, ponieważ dokumenty te pokazują sposób ustalenia i wypłaty wynagrodzenia.

Brak dokumentacji nie prowadzi automatycznie do nałożenia szczególnej grzywny wskazanej w art. 8e ustawy, ale poważnie utrudnia wykazanie, że wynagrodzenie zostało prawidłowo obliczone. Może też opóźnić rozliczenie, ponieważ księgowość nie dysponuje wówczas potwierdzoną liczbą godzin.

Ewidencja godzin a kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy inspektor może zażądać umów cywilnoprawnych, ewidencji godzin wykonywania zlecenia, potwierdzeń wypłat, harmonogramów, korespondencji oraz innych dokumentów związanych ze współpracą.

Jeśli firma nie ma wiarygodnych zapisów, ustalenia podczas kontroli mogą opierać się także na innych dowodach, w tym na wyjaśnieniach osób wykonujących zlecenie. Nie oznacza to automatycznego i bezwarunkowego przyjęcia każdej liczby podanej przez zleceniobiorcę, jednak brak własnej dokumentacji wyraźnie osłabia pozycję dowodową zleceniodawcy.

Wypłacenie wynagrodzenia niższego niż kwota wynikająca z minimalnej stawki godzinowej stanowi wykroczenie. Osoba odpowiedzialna podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Sankcja dotyczy zaniżenia wynagrodzenia, a nie samego braku dokumentu nazwanego listą obecności.

Jak uniknąć pomylenia zlecenia ze stosunkiem pracy?

Samo używanie określenia „lista obecności” nie przesądza o powstaniu stosunku pracy. O kwalifikacji współpracy decydują rzeczywiste warunki wykonywania obowiązków, a nie nazwa dokumentu czy tytuł umowy zlecenia.

Ryzyko rośnie, gdy zleceniobiorca wykonuje pracę osobiście, pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez drugą stronę, a więc w warunkach typowych dla podporządkowania pracowniczego. Umowa cywilnoprawna nie może zastępować umowy o pracę, jeśli współpraca ma cechy stosunku pracy.

Dlatego dokumentację zleceniobiorcy lepiej nazywać ewidencją godzin wykonania zlecenia. Należy też unikać automatycznego przenoszenia pojęć charakterystycznych dla Kodeksu pracy, takich jak godziny nadliczbowe, płatny urlop czy pracowniczy czas pracy. Zleceniobiorca nie ma prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego ani innych przywilejów pracowniczych, chyba że określone uprawnienia przyznano mu w umowie na zasadach cywilnoprawnych.

Elektroniczne ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorców

Przepisy pozwalają prowadzić dokumenty potwierdzające godziny w formie elektronicznej lub dokumentowej. Rozwiązanie cyfrowe może ograniczyć błędy przy przepisywaniu danych, usprawnić akceptację zestawień i powiązać liczbę godzin z terminem wypłaty wynagrodzenia.

W firmach współpracujących z wieloma osobami ręczne zbieranie arkuszy szybko staje się kłopotliwe. System wspierający ewidencjonowanie czasu pracy, obecności i grafików pracy pomaga uporządkować zapisy oraz zachować historię rozliczeń. inEwi może wspierać firmę w rejestrowaniu czasu i organizowaniu danych potrzebnych działowi HR oraz osobom rozliczającym wynagrodzenia.

Wdrożone rozwiązanie powinno odpowiadać treści umowy. Jeśli strony umówiły się na raport elektroniczny, proces musi umożliwiać zleceniobiorcy przekazanie informacji przed terminem wypłaty wynagrodzenia oraz zachowanie jej przez wymagane 3 lata.

Podsumowanie

Lista obecności przy umowie zlecenie nie jest obowiązkowa i nie należy utożsamiać jej z pracowniczą ewidencją czasu pracy. W przypadku umów objętych minimalną stawką godzinową trzeba jednak wiarygodnie potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Sposób potwierdzania najlepiej określić bezpośrednio w umowie, a dokumentację przechowywać przez 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia. Prawidłowo prowadzony rejestr ułatwia rozliczenie należnej kwoty, przygotowanie się do kontroli PIP oraz wykazanie, że wynagrodzenie nie było niższe od minimalnej stawki.

Źródła

• https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1773/ogl/pol/pdf
• https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/795/ogl/pol
• https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/1362/text.html
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001242/O/D20251242.pdf
• https://www.gov.pl/web/rodzina/minimalna-stawka-godzinowa
• https://www.pip.gov.pl/dla-pracownikow/niezbednik-pracownika/formy-zatrudnienia-oraz-podstawowe-prawa-i-obowiazki
• https://bezpieczninaetacie.pip.gov.pl/kontrola