Wniosek o urlop macierzyński. Pobierz darmowy wzór.

Wniosek o urlop macierzyński to pismo, które pracownica składa pracodawcy, aby wystąpić o udzielenie urlopu macierzyńskiego w przypadkach, w których jest to wymagane przepisami - w szczególności gdy chce rozpocząć urlop przed przewidywaną datą porodu, a po porodzie urlop macierzyński co do zasady rozpoczyna się z dniem porodu. W praktyce ważne są też dokumenty do ZUS i terminy wpływające na sposób wypłaty zasiłku macierzyńskiego m.in. wariant 81,5% przy złożeniu odrębnego wniosku w ciągu 21 dni po porodzie. Z perspektywy przedsiębiorcy poprawne przyjęcie i obsłużenie wniosku jest kluczowe dla zgodności z Kodeksem pracy i sprawnych rozliczeń z ZUS.

Zasady udzielania urlopu macierzyńskiego w świetle przepisów

Urlop macierzyński jest obowiązkowym urlopem przysługującym pracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy z tytułu urodzenia dziecka. W przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy z pozostałej części urlopu macierzyńskiego może skorzystać pracownik – ojciec wychowujący dziecko. W określonych sytuacjach osobistą opiekę nad dzieckiem w tym okresie może sprawować ubezpieczony ojciec dziecka, który nie jest pracownikiem i w tym celu przerwał działalność zarobkową. Nie jest to „urlop” w rozumieniu Kodeksu pracy. Może to natomiast wiązać się z prawem do zasiłku macierzyńskiego. W 2026 roku przepisy wciąż kładą duży nacisk na stabilizację zatrudnienia rodziców oraz elastyczność w dzieleniu opieki. Z punktu widzenia pracodawcy istotne jest zrozumienie, że urlop ten rozpoczyna się zazwyczaj w dniu porodu. Istnieje jednak możliwość wykorzystania do 6 tygodni urlopu jeszcze przed przewidywaną datą porodu. W takim przypadku po narodzinach dziecka pracownica wykorzystuje pozostałą część wymiaru.

Wymiar urlopu macierzyńskiego jest ściśle uzależniony od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Zgodnie z art. 180 Kodeksu pracy, wynosi on 20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka. Jeśli na świat przychodzi więcej dzieci, okres ten ulega wydłużeniu – przykładowo do 31 tygodni w przypadku urodzenia dwojga dzieci czy 33 tygodni przy trojaczkach. Pracodawca musi pamiętać, że okres urlopu macierzyńskiego wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w tym wymiar urlopu wypoczynkowego.

Termin złożenia wniosku a wysokość zasiłku macierzyńskiego

Kluczowym aspektem dla działów kadr i płac jest terminowość złożenia dokumentów, ponieważ determinuje ona wysokość wypłacanego świadczenia. Jeżeli pracownica w ciągu 21 dni od dnia porodu złoży pisemny wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu oraz urlopowi rodzicielskiemu w części przysługującej jej jako temu rodzicowi (tj. z uwzględnieniem, że 9 tygodni urlopu rodzicielskiego stanowi wyłączne prawo drugiego rodzica), zasiłek macierzyński będzie przysługiwał w uśrednionej wysokości 81,5% podstawy wymiaru za ten okres.

Niedotrzymanie tego terminu skutkuje innym sposobem naliczania świadczeń. Wówczas za okres urlopu macierzyńskiego przysługuje 100% podstawy, natomiast za późniejszy okres urlopu rodzicielskiego – 70% podstawy. Dla pracodawcy oznacza to konieczność precyzyjnego monitorowania dat wpływu dokumentów, aby prawidłowo sporządzić dokumentację do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS Z-3).

To ważny przepis, który pozwala pracownicy wrócić wcześniej do pracy po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego. Jest to możliwe, jeżeli pozostałą część urlopu wykorzysta pracownik–ojciec wychowujący dziecko albo przez ten pozostały okres osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ubezpieczony ojciec dziecka, który przerwał działalność zarobkową.

Co musi zawierać poprawny wniosek o urlop macierzyński?

Choć przepisy nie narzucają jednego, sztywnego wzoru formularza, treść wniosku oraz wymagane załączniki zależą od tego, o jakie uprawnienie związane z rodzicielstwem występuje pracownik. Dla przedsiębiorcy każda niejasność w dokumentacji to ryzyko konieczności składania korekt w ZUS, dlatego warto zadbać o stosowanie czytelnych procedur wewnątrz firmy. Dokument może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Prawidłowo skonstruowany dokument powinien precyzować, o jaki rodzaj urlopu wnioskuje pracownica. Często jest to jeden, kompleksowy wniosek obejmujący urlop macierzyński oraz urlop rodzicielski: urlop macierzyński wynosi 20–37 tygodni (zależnie od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie), a urlop rodzicielski 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka albo 43 tygodnie przy porodzie mnogim łącznie dla obojga rodziców, przy czym każdemu z rodziców przysługuje 9 tygodni wyłącznego prawa w ramach urlopu rodzicielskiego.

Niezbędne elementy wniosku to:

• imię i nazwisko pracownicy,

• wskazanie daty urodzenia dziecka (lub dzieci),

• oświadczenie o zamiarze korzystania z urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze lub wskazanie konkretnych dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu,

• w przypadku łączenia urlopów wyraźna prośba o udzielenie urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po macierzyńskim,

• załącznik - odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo jego kopia. Przy kopii pracownik okazuje oryginał na żądanie pracodawcy. Jeśli nie sporządzono aktu urodzenia, podstawą może być zaświadczenie o martwym urodzeniu.

Łączenie urlopu macierzyńskiego z pracą

Przedsiębiorcy często pytają o możliwość powrotu pracownika do zadań służbowych jeszcze w trakcie trwania uprawnień rodzicielskich. Prawo dopuszcza łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, w wymiarze nie wyższym niż 1/2 etatu. W czasie urlopu macierzyńskiego nie stosuje się mechanizmu łączenia urlopu z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu. Możliwy jest natomiast wcześniejszy powrót do pracy przez rezygnację z pozostałej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni, pod warunkiem że pozostałą część urlopu wykorzysta pracownik – ojciec wychowujący dziecko albo przez odpowiadający temu okres osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ubezpieczony ojciec dziecka, który w tym celu przerwał działalność zarobkową. Po rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego pracownica wraca do pracy na zasadach wynikających z umowy o pracę i przepisy nie wprowadzają tu limitu 1/2 etatu. Limit 1/2 etatu oraz proporcjonalne wydłużenie urlopu dotyczą wyłącznie łączenia urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu.

Dla pracodawcy oznacza to konieczność przeliczenia okresu trwania urlopu. W praktyce, jeśli pracownik zdecyduje się na pracę na pół etatu podczas urlopu rodzicielskiego, niewykorzystana w tym czasie część urlopu nie przepada, tylko powoduje proporcjonalne wydłużenie urlopu rodzicielskiego (w granicach ustawowych), bez wpływu na długość urlopu macierzyńskiego. Należy pamiętać, że podjęcie pracy u własnego pracodawcy wymaga złożenia stosownego wniosku, do którego szef co do zasady powinien się przychylić, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanych zadań. W razie odmowy pracodawca musi pisemnie uzasadnić swoją decyzję w terminie 7 dni.

Urlop dla drugiego rodzica i rola ojca w opiece nad dzieckiem

Nowoczesne przepisy, dostosowane do dyrektyw unijnych work-life balance, wyraźnie promują aktywny udział ojców w wychowaniu dziecka. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że uprawnienia rodzicielskie nie są przypisane wyłącznie do matki dziecka. System przewiduje specyficzne rozwiązania, które wpływają na absencję pracownika-ojca w firmie.

Pracownik-ojciec ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni. Urlop ojcowski wykorzystuje się nie później niż do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia. W przypadku przysposobienia urlop ojcowski wykorzystuje się w ciągu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przysposobieniu i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia. Ojciec może także przejąć część urlopu macierzyńskiego, jeżeli matka po porodzie wykorzystała co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego i zrezygnuje z pozostałej części, a pozostałą część urlopu wykorzysta pracownik-ojciec wychowujący dziecko. Ojcu przysługuje również urlop rodzicielski na zasadach ogólnych, w tym jego nieprzenoszalna część w wymiarze 9 tygodni.

Matka może zrezygnować z dalszej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu obowiązkowych 14 tygodni po porodzie, przekazując pozostałą część ojcu wychowującemu dziecko. Wymaga to jednak zgrania terminów: pracownica składa wniosek o rezygnację, a pracownik-ojciec składa u swojego pracodawcy wniosek o udzielenie tej części urlopu.

Wyłączna część urlopu rodzicielskiego dla ojców

Istotnym elementem, który na stałe wszedł do porządku prawnego, jest nieprzenoszalna część urlopu rodzicielskiego w wymiarze 9 tygodni. Przysługuje ona każdemu z rodziców, ale w praktyce w polskim modelu najczęściej dotyczy to ojców, gdyż matki zazwyczaj wykorzystują swoją pulę w całości. Jeśli drugi rodzic dziecka nie wykorzysta tych 9 tygodni, przepadają one – nie można ich przenieść na matkę.

Warto przytoczyć w tym miejscu dane Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, które wskazują, że od momentu wprowadzenia nieprzenoszalnej części urlopu, liczba mężczyzn wnioskujących o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego wzrosła skokowo. Dla pracodawcy oznacza to, że męska część załogi częściej niż w poprzednich dekadach będzie zgłaszać dłuższe nieobecności związane z narodzinami potomka.

Sytuacje szczególne i ochrona stosunku pracy

Zarządzanie urlopami macierzyńskimi to nie tylko standardowe procedury. Życie pisze różne scenariusze, a Kodeks pracy przewiduje rozwiązania na wypadek sytuacji kryzysowych. Jedną z nich jest hospitalizacja dziecka lub matki. Jeżeli po porodzie pracownica przebywa w szpitalu (albo innym zakładzie leczniczym wykonującym stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne) i ze względu na stan zdrowia nie może sprawować osobistej opieki nad dzieckiem, to po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 8 tygodni urlopu macierzyńskiego może przerwać urlop macierzyński na czas pobytu w szpitalu, pod warunkiem że za ten okres odpowiednią część urlopu wykorzysta pracownik–ojciec wychowujący dziecko albo pracownik–inny członek najbliższej rodziny. Natomiast uzupełniający urlop macierzyński przysługuje bezpośrednio po urlopie macierzyńskim wyłącznie w przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy i jest udzielany jednorazowo na wniosek złożony co najmniej 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego, z zaświadczeniem ze szpitala. Wymaga to złożenia wniosku i załączenia zaświadczenia ze szpitala.

Jeszcze inne zasady obowiązują w przypadku urodzenia dziecka, u którego zdiagnozowano ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, powstałe w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu. Rodzicom takiego dziecka przysługują szersze uprawnienia w ramach ustawy "Za życiem", co może przekładać się na dodatkowe dni wolne czy elastyczne formy zatrudnienia, które pracodawca powinien uwzględnić.

Niezmiennie kluczową kwestią pozostaje ochrona przed zwolnieniem. Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego. Ochrona przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę obejmuje także okres od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu związanego z rodzicielstwem. Jeżeli jednak wniosek został złożony wcześniej niż w terminach wskazanych w Kodeksie pracy, zakaz ten zaczyna obowiązywać nie wcześniej niż:

• 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu macierzyńskiego oraz części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

• 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego albo jego części,

• 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu ojcowskiego albo jego części.

Ochrona trwa do dnia zakończenia danego urlopu. Wyjątkiem są sytuacje, gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne) i reprezentująca pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, lub w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Cyfryzacja procesów HR – jak usprawnić obieg wniosków o urlop macierzyński?

Mnogość terminów, konieczność pilnowania daty porodu, 21-dniowego okna na złożenie tzw. „długiego wniosku” czy monitorowanie powrotów z urlopów rodzicielskich to duże wyzwanie administracyjne. W małych firmach da się to ogarnąć ręcznie, ale wraz ze wzrostem zespołu rośnie ryzyko błędu. A pomyłka w dacie potrafi kosztować pracownika utratę części zasiłku, a pracodawcę narazić na spory. Dlatego coraz częściej wygrywa cyfryzacja obiegu dokumentów. Zamiast papierowych podań pracownik składa wniosek online, a HR i przełożeni mają wszystko w jednym miejscu: terminy, statusy, historię akceptacji i komplet dokumentów.

W praktyce dobrze sprawdza się tu narzędzie z elektronicznymi wnioskami urlopowymi od inEwi. Wniosek złożony elektronicznie od razu trafia do odpowiedniej osoby do akceptacji, a planowana nieobecność automatycznie uwzględnia się w grafikach. Dzięki temu menedżerowie od razu widzą, że pracownik będzie niedostępny przez dłuższy okres, co ułatwia planowanie zastępstw i utrzymanie ciągłości pracy. Elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza też ryzyko, że wniosek utknie na biurku lub zginie, ponieważ status i ścieżka akceptacji są widoczne w systemie.

Podsumowanie

Wniosek o urlop macierzyński w 2026 roku to dokument, który uruchamia całą machinę procedur kadrowo-płacowych. Dla przedsiębiorcy kluczowe jest nie tylko terminowe przyjęcie pisma, ale także świadomość, że współczesne przepisy Kodeksu pracy dają rodzicom dużą elastyczność w dzieleniu się opieką. Pamiętaj, że jako pracodawca pełnisz rolę pośrednika między pracownikiem a ZUS – Twoja rzetelność w przygotowaniu dokumentacji (m.in. druku Z-3) decyduje o terminowości wypłat zasiłków dla Twoich podwładnych. Warto zadbać o transparentność procesu, korzystając z nowoczesnych narzędzi do ewidencji czasu pracy i urlopów, co minimalizuje ryzyko błędów i buduje zaufanie w zespole. Jeśli otrzymasz wniosek o urlop macierzyński, zweryfikuj przede wszystkim datę jego złożenia względem daty porodu, co pozwoli Ci poprawnie określić stawkę procentową zasiłku, a następnie zaplanuj zastępstwo, pamiętając, że pracownik chroniony jest przed zwolnieniem.