Urlop ojcowski 2026 – terminy, zasady i obowiązki pracodawcy

Zarządzanie nieobecnościami rodzicielskimi to jedno z kluczowych wyzwań dla działów HR oraz właścicieli firm. Urlop ojcowski w 2026 roku to prawo pracownika-ojca do 14 dni kalendarzowych wolnego, płatnego w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku. Przysługuje ono wyłącznie do momentu ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia (lub 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przysposobieniu, ale nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 lat). Pracodawca ma obowiązek udzielić tego urlopu na pisemny wniosek pracownika.

Najważniejsze informacje

1. Pracownikowi-ojcu przysługują dwa tygodnie urlopu, które może wykorzystać jednorazowo lub w dwóch równych częściach po 7 dni.

2. Uprawnienie do urlopu ojcowskiego wygasa bezpowrotnie w dniu ukończenia przez dziecko pierwszego roku życia.

3. Za okres urlopu ojcowskiego przysługuje zasiłek macierzyński wynoszący 100% podstawy wymiaru, finansowany przez ZUS.

4. Pracodawca musi zaakceptować wniosek o urlop, jeżeli został on złożony w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z wolnego.

Ile dni urlopu ojcowskiego przysługuje pracownikowi? Kluczowe terminy w 2026 roku

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, wymiar urlopu ojcowskiego wynosi 14 dni kalendarzowych. Jest to pula dni wolnych niezależna od urlopu wypoczynkowego. Co istotne dla planowania grafików w firmie, dni te obejmują również weekendy i święta. Pracownik nie musi wykorzystywać tego uprawnienia w całości od razu – przepisy dopuszczają podział urlopu ojcowskiego na dwie części, jednak żadna z nich nie może być krótsza niż tydzień.

Kluczową kwestią, o której wielu pracowników zapomina, jest termin graniczny. Do 2023 roku ojcowie mieli aż 24 miesiące na skorzystanie z tego świadczenia. Obecnie, w 2026 roku, obowiązuje rygorystyczny termin: urlop musi zostać wykorzystany do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia. Po tym terminie niewykorzystane dni przepadają. Jest to bezpośrednia konsekwencja zmian w Kodeksie pracy, mających na celu zachęcenie ojców do korzystania z wolnego w pierwszym, kluczowym okresie życia niemowlęcia.

Różnice między urlopem ojcowskim a urlopem rodzicielskim

Przedsiębiorcy często otrzymują pytania od pracowników, którzy mylą pojęcia „urlop ojcowski” z 9-tygodniową, nieprzenoszalną częścią „urlopu rodzicielskiego”. To dwa odrębne byty prawne, które rządzą się innymi prawami w zakresie terminów i wynagrodzenia.

Finansowanie i wysokość zasiłku za czas urlopu ojcowskiego

Podstawowa różnica dotyczy pieniędzy. Za czas urlopu ojcowskiego (te 2 tygodnie) ojcu dziecka przysługuje zasiłek w wysokości 100% podstawy wymiaru. Jest to zatem okres pełnopłatny, co czyni go bardzo atrakcyjnym dla pracowników. Z kolei 9-tygodniowa część urlopu rodzicielskiego dedykowana ojcom jest płatna na poziomie 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Z perspektywy pracodawcy ważne jest, że w obu przypadkach środki do wpłaty zasiłku pochodzą z FUS. Dla firm zgłaszających powyżej 20 ubezpieczonych, pracodawca wypłaca zasiłek, a następnie rozlicza go z ZUS. Koszt wynagrodzenia nie obciąża budżetu przedsiębiorstwa, co jest istotną informacją przy planowaniu kosztów pracy.

Przykład praktyczny

Rozważmy sytuację pana Tomasza, zatrudnionego w firmie logistycznej. Jego syn urodził się 15 stycznia 2025 roku. Pan Tomasz złożył wniosek o urlop ojcowski 10 stycznia 2026 roku, planując wolne na luty 2026. Pracodawca musi odrzucić taki wniosek jako bezzasadny (lub poinformować o braku prawa do zasiłku), ponieważ 15 stycznia 2026 roku dziecko kończy rok. Prawo do urlopu ojcowskiego wygasa w dniu pierwszych urodzin dziecka. Gdyby Pan Tomasz chciał skorzystać z wolnego, musiałby zakończyć urlop najpóźniej do momentu ukończenia 12. miesiąca życia dziecka. Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby wnioskował o urlop rodzicielski – ten może wykorzystać aż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Urlop ojcowski a urlop tacierzyński – na czym polega różnica?

Wielu pracowników i pracodawców błędnie używa tych pojęć zamiennie, podczas gdy w świetle prawa opisują one zupełnie inne sytuacje. Urlop ojcowski to niezależne, 14-dniowe świadczenie dedykowane wyłącznie ojcu, które nie ma wpływu na wymiar wolnego przysługującego matce. Z kolei „urlop tacierzyński” to nazwa potoczna, niewystępująca wprost w Kodeksie pracy, określająca część urlopu macierzyńskiego, którą ojciec przejmuje od matki. Zgodnie z przepisami, matka musi wykorzystać obowiązkowo 14 tygodni urlopu po porodzie, ale z pozostałej części może zrezygnować na rzecz pracownika-ojca. Dla przedsiębiorcy to istotne rozróżnienie: urlop ojcowski jest prawem autonomicznym pracownika, natomiast „tacierzyński” wymaga ścisłej koordynacji dokumentacji między pracodawcami obojga rodziców, w tym potwierdzenia rezygnacji matki z dalszej części zasiłku.

Procedura składania wniosku o urlop ojcowski przez pracownika

Aby pracodawca mógł formalnie udzielić urlopu, niezbędny jest wniosek. Przepisy Kodeksu pracy wskazują, że wniosek o udzielenie urlopu może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. To duże ułatwienie dla firm, które digitalizują obieg dokumentów.

Termin złożenia dokumentu to minimum 7 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Jeśli pracownik dotrzyma tego terminu, pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia wolnego. Jest to wniosek wiążący. W przypadku niedotrzymania terminu przez pracownika, zgoda pracodawcy jest dobrowolna i zależy wyłącznie od jego dobrej woli oraz możliwości organizacyjnych firmy.

Warto zauważyć, że statystyki ZUS z ostatnich lat wskazują na rosnącą świadomość ojców. Z danych wynika, że rośnie liczba ojców korzystających z urlopu rodzicielskiego: od stycznia do sierpnia 2025 r. skorzystało z niego 35,1 tys. mężczyzn (dla porównania: w całym 2024 r. – 41,9 tys., a w 2023 r. – 19 tys.). Jednocześnie spada liczba ojców korzystających z urlopu ojcowskiego: w 2023 r. było to 182 tys. mężczyzn, w 2024 r. – 162 tys., a od stycznia do sierpnia 2025 r. – 91,6 tys.

Ochrona pracownika na urlopie ojcowskim i zarządzanie grafikiem pracy

Pracownik korzystający z urlopu ojcowskiego jest chroniony przed zwolnieniem. Ochrona ta obowiązuje od momentu złożenia wniosku, aż do zakończenia urlopu. Gdy wniosek złożono wcześniej niż przewiduje termin ustawowy, ochrona zaczyna obowiązywać 7 dni przed rozpoczęciem urlopu ojcowskiego. Wypowiedzenie umowy w tym czasie jest możliwe tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, albo gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne) i reprezentująca pracownika organizacja związkowa wyraziła na to zgodę.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność przeorganizowania pracy zespołu na okres 2 tygodni. Choć jest to krótki czas, nagła nieobecność specjalisty może zachwiać płynnością procesów. W takich sytuacjach nieocenione okazują się nowoczesne narzędzia do zarządzania czasem pracy. Systemy takie jak inEwi pozwalają na błyskawiczną korektę grafików pracy i weryfikację dostępności pozostałych członków zespołu, co minimalizuje ryzyko przestojów. Dzięki elektronicznemu obiegowi wniosków, informacja o planowanym urlopie ojcowskim trafia do przełożonych natychmiast, co daje czas na zaplanowanie zastępstwa.

Podsumowanie

Urlop ojcowski w 2026 roku to stabilne uprawnienie pracownicze, gwarantujące ojcom 14 dni pełnopłatnego wolnego. Dla pracodawcy kluczowe jest pilnowanie terminu wieku dziecka (do 12. miesiąca życia) oraz poprawne procesowanie wniosków składanych z 7-dniowym wyprzedzeniem. Pamiętaj, że jest to świadczenie odrębne od urlopu rodzicielskiego, a jego koszt pokrywa ZUS. Sprawna obsługa kadr w tym zakresie buduje wizerunek firmy przyjaznej rodzicom, co jest istotnym elementem employer brandingu na współczesnym rynku pracy.