Wniosek o urlop bezpłatny. Pobierz darmowy wzór.

Wniosek o urlop bezpłatny to dokument składany przez pracownika, stanowiący jedną z prawnych podstaw zwolnienia go z obowiązku świadczenia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Co do zasady pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na czas ustalony w porozumieniu między pracodawcami – za zgodą pracownika wyrażoną w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca co do zasady nie ma obowiązku uwzględnienia takiego wniosku/udzielenia urlopu bezpłatnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 

Podstawy prawne udzielania urlopu bezpłatnego w 2026 roku

Kluczowym aktem prawnym regulującym tę kwestię jest ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Dla przedsiębiorców i działów kadr najważniejszym punktem odniesienia pozostaje Artykuł 174, który precyzuje mechanizm inicjowania takiej przerwy w pracy. Istotą tej formy nieobecności jest zawieszenie stosunku pracy. Oznacza to, że choć umowa o pracę nie ulega rozwiązaniu, to czasowo ustają wzajemne obowiązki stron: pracownik nie musi wykonywać poleceń służbowych, a pracodawca nie ma obowiązku wypłacania wynagrodzenia.

Powyższy cytat jasno wskazuje, że inicjatywa musi wyjść od osoby zatrudnionej. Pracodawca, który samodzielnie skierowałby pracownika na przymusowy urlop bezpłatny (na przykład z powodu przestoju ekonomicznego), naraża się na poważne konsekwencje prawne, w tym konieczność wypłaty zaległego wynagrodzenia oraz kary nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy.

Elementy, które musi zawierać wniosek o urlop bezpłatny

Kodeks pracy nie określa wzoru ani szczególnych wymogów formalnych wniosku o urlop bezpłatny. Kluczowe jest złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu (papierowego lub elektronicznego) oraz uzgodnienie okresu tej nieobecności, aby pracodawca mógł ją prawidłowo zaewidencjonować. Choć przepisy nie narzucają sztywnego szablonu, praktyka kadrowa wypracowała standard, który zabezpiecza interesy obu stron. Prawidłowo skonstruowany dokument pozwala uniknąć nieporozumień dotyczących daty powrotu czy charakteru nieobecności.

Oto kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w dokumencie:

• miejscowość i data sporządzenia wniosku, umieszczone zazwyczaj w prawym górnym rogu,

• dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko) oraz dane adresata (nazwa firmy, imię i nazwisko pracodawcy lub osoby upoważnionej),

• nagłówek jednoznacznie wskazujący cel pisma, np. „Wniosek o urlop bezpłatny” lub „Podanie o urlop bezpłatny”,

• wskazanie dokładnego terminu (daty początkowej i końcowej) oraz łącznej liczby dni kalendarzowych planowanej nieobecności.

Wniosek o urlop bezpłatny składa się w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepisy nie wymagają odręcznego podpisu, ale musi być możliwa identyfikacja pracownika składającego wniosek (np. podpis na papierze albo wniosek w systemie/e-mail). Uzasadnienie prośby nie jest obligatoryjne, jednak w praktyce biznesowej często ułatwia pracodawcy podjęcie pozytywnej decyzji. Pracownik może powołać się na sprawy osobiste, konieczność opieki nad członkiem rodziny czy chęć podnoszenia kwalifikacji na własną rękę. Należy pamiętać, że nawet najlepiej uargumentowany wniosek nie obliguje szefa do wyrażenia zgody (poza wyjątkami ustawowymi, jak np. pełnienie funkcji posła).

Wpływ urlopu bezpłatnego na ubezpieczenia zdrowotne i staż pracy

Decyzja o akceptacji wniosku niesie za sobą konkretne skutki dla rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że moment rozpoczęcia urlopu bezpłatnego jest momentem powstania przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W dokumentach rozliczeniowych ZUS RSA pracodawca wykazuje okres przerwy w opłacaniu składek z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy.

Sytuacja ubezpieczeniowa pracownika zmienia się drastycznie po upływie miesiąca. Przez pierwsze 30 dni kalendarzowych pracownik zachowuje prawo do świadczeń opieki zdrowotnej, mimo że składka nie jest odprowadzana. Jednak po przekroczeniu tego terminu, prawo do bezpłatnej opieki medycznej wygasa. Jest to informacja, którą warto przekazać podwładnemu przed podpisaniem zgody, aby uniknął nieprzyjemnych niespodzianek w przypadku choroby.

Kolejnym istotnym aspektem jest staż pracy. Co do zasady okres urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy nie stanowi okresu składkowego ani nieskładkowego w rozumieniu ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Wyjątkiem są szczególne, wskazane wprost w tej ustawie okresy przerw związanych m.in. z opieką nad dzieckiem (w tym określone urlopy bezpłatne) oraz urlop bezpłatny/przerwy w zatrudnieniu małżonków pracowników skierowanych do pracy w placówkach za granicą - zaliczane do okresów nieskładkowych. Oznacza to, że czas ten nie wlicza się do lat pracy, od których zależy na przykład długość okresu wypowiedzenia czy wymiar urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Jeżeli pracownik wraca do pracy u tego samego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej miesiąc, wymiar urlopu wypoczynkowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu (chyba że przed urlopem wykorzystał go już w pełnym lub wyższym wymiarze).

Uprawnienia pracodawcy - odmowa i odwołanie z urlopu bezpłatnego

Przedsiębiorcy często obawiają się, że odmowa udzielenia wolnego zostanie odebrana jako naruszenie praw pracowniczych. Należy wyraźnie podkreślić, że w przypadku standardowego urlopu bezpłatnego, pracodawca ma pełną swobodę decyzyjną. Może kierować się dobrem zakładu pracy, koniecznością zapewnienia ciągłości procesów czy brakami kadrowymi.

Istnieją jednak mechanizmy zabezpieczające interesy firmy w przypadku długotrwałych nieobecności. Ustawodawca przewidział możliwość odwołania pracownika z urlopu, ale obwarował to konkretnymi warunkami.

Kiedy można odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego?

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są trzy przesłanki. Po pierwsze, urlop musi być udzielony na okres dłuższy niż 3 miesiące. Po drugie, strony muszą przewidzieć możliwość odwołania w momencie udzielania urlopu (zapis ten powinien znaleźć się we wniosku lub w piśmie potwierdzającym zgodę). Po trzecie odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego jest możliwe tylko wtedy, gdy urlop udzielono na okres dłuższy niż 3 miesiące, strony zastrzegły możliwość odwołania i zachodzą ważne przyczyny po stronie pracodawcy. Jeśli urlop jest krótszy niż 3 miesiące albo nie zastrzeżono możliwości odwołania, pracodawca nie może jednostronnie przerwać urlopu.

Wyjątki, gdy zgoda jest obowiązkowa

Mimo ogólnej zasady dobrowolności, istnieją sytuacje, w których pracodawca jest zobligowany do udzielenia urlopu bezpłatnego na podstawie przepisów szczególnych dotyczy to m.in. posła lub senatora, który ma prawo do urlopu bezpłatnego na wniosek (albo do zwolnień od pracy, jeżeli z urlopu nie korzysta). Radny natomiast nie korzysta z urlopu bezpłatnego z Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek zwolnić go od pracy zawodowej w celu umożliwienia udziału w pracach organów gminy. Innym przypadkiem jest urlop bezpłatny udzielany w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na czas ustalony w porozumieniu zawartym między pracodawcami, za zgodą pracownika. Udzielenie takiego urlopu przez pracodawcę „macierzystego” ma charakter fakultatywny (nie jest jego obowiązkiem), a warunki okresu i zasad powrotu wynikają z porozumienia między pracodawcami oraz ustaleń z pracownikiem.

Przykład praktyczny – zarządzanie luką kadrową

Wyobraźmy sobie sytuację w firmie produkcyjnej zatrudniającej 50 osób. Pan Marek, doświadczony operator maszyny, składa wniosek o 4 miesiące urlopu bezpłatnego, by wyremontować dom. Pracodawca, wiedząc, że sezon letni jest okresem wzmożonych zamówień, początkowo chce odmówić. Jednak Pan Marek jest cennym specjalistą, którego firma nie chce stracić poprzez definitywne rozwiązanie umowy.

W takim przypadku optymalnym rozwiązaniem jest wyrażenie zgody z jednoczesnym zastosowaniem klauzuli o możliwości odwołania z urlopu z ważnych przyczyn. Pracodawca zabezpiecza się na wypadek nagłej awarii lub skoku zamówień, a pracownik zyskuje czas na sprawy prywatne bez konieczności rezygnacji z etatu. Co więcej, pracodawca musi pamiętać o pomniejszeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego Pana Marka, gdyż jego nieobecność przekroczy miesiąc. Jeśli Pan Marek miał prawo do 26 dni urlopu, a będzie nieobecny przez 4 miesiące, jego pula urlopowa na ten rok zmniejszy się proporcjonalnie.

Nowoczesne narzędzia a ewidencja urlopów bezpłatnych

Zarządzanie wnioskami o urlop bezpłatny w formie papierowej bywa uciążliwe, zwłaszcza w większych organizacjach, gdzie dokumenty krążą między działami. Wystarczy, że wniosek utknie na biurku albo zaginie, a robi się problem. Pracownik może mieć błędnie naliczone wynagrodzenie, a w dokumentach i rozliczeniach (np. pod kątem ZUS) powstaje chaos.

W praktyce dobrze rozwiązuje to cyfryzacja procesu. Służy do tego narzędzie elektroniczne wnioski urlopowe od inEwi, które pozwalaj składać i akceptować wnioski (także o urlop bezpłatny) całkowicie online. Po akceptacji informacja od razu trafia do grafiku i łączy się z ewidencją czasu pracy online, więc przełożony widzi niedostępność pracownika w konkretnym terminie, a kadry i płace dostają spójne dane bez ręcznego przepisywania. Dodatkowo cała historia wniosków jest uporządkowana i łatwo dostępna, co ułatwia szybkie wyjaśnienia i ewentualne kontrole.

Podsumowanie

Podsumowując, urlop bezpłatny to elastyczne narzędzie, które pozwala pogodzić interesy pracownika potrzebującego przerwy z interesem pracodawcy, który nie ponosi kosztów tej nieobecności. Kluczem do poprawnego stosowania tego rozwiązania jest ścisłe trzymanie się procedur: przyjęcie wniosku pracownika złożonego w postaci papierowej lub elektronicznej, świadomość 30-dniowego zachowania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej (co do zasady od dnia rozpoczęcia urlopu, jeśli nie ma innego tytułu), oraz prawidłowe ujęcie urlopu w ewidencji czasu pracy. Dla przedsiębiorcy jest to neutralna kosztowo operacja, pod warunkiem, że zostanie prawidłowo odnotowana w systemach kadrowo-płacowych i nie zakłóci toku pracy zespołu. Pamiętaj, że jako pracodawca masz prawo decydować. Twoja zgoda nie jest automatem, a elementem zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.