Urlop bezpłatny – kto może skorzystać? Zasady udzielania

Urlop bezpłatny to okresowe zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy bez prawa do wynagrodzenia. W tym czasie zawieszeniu ulega wykonywanie obowiązku świadczenia pracy oraz obowiązku wypłaty wynagrodzenia, a stosunek pracy nadal trwa. Urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić wyłącznie na pisemny wniosek pracownika.

Najważniejsze informacje

1. Urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić na pisemny wniosek pracownika i nie ma obowiązku jego udzielenia.

2. Za pisemną zgodą pracownika pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego na pracę u innego pracodawcy na okres ustalony w porozumieniu pracodawców.

3. Urlop bezpłatny nie wlicza się do stażu pracy, z wyjątkiem urlopu na pracę u innego pracodawcy oraz przypadków przewidzianych w przepisach szczególnych.

4. Prawo do świadczeń zdrowotnych wygasa po 30 dniach urlopu bezpłatnego, a zasiłek chorobowy za chorobę w tym czasie nie przysługuje.

5. Urlop bezpłatny trwający co najmniej miesiąc może obniżyć proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego w roku powrotu do pracy.

Podstawy prawne i istota urlopu bezpłatnego

Instytucja urlopu bezpłatnego została uregulowana w art. 174 Kodeksu pracy. Jest to specyficzne rozwiązanie, które polega na czasowym zawieszeniu wzajemnych obowiązków stron stosunku pracy. Pracownik nie musi w tym czasie pojawiać się w firmie i wykonywać swoich zadań, a pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłacania pensji. Co istotne, mimo braku świadczenia pracy, umowa o pracę nie ulega rozwiązaniu – trwa nadal, lecz znajduje się w stanie "uśpienia".

Kluczową kwestią, o której musi pamiętać każdy przedsiębiorca, jest dobrowolność tego rozwiązania ze strony zatrudnionego. W przypadku urlopu bezpłatnego pracodawca może go udzielić wyłącznie na pisemny wniosek pracownika, złożony w formie papierowej z własnoręcznym podpisem albo w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (co zachowuje formę pisemną). Jednak urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy może być udzielony za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie w formie papierowej z własnoręcznym podpisem albo w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz na okres ustalony w porozumieniu między pracodawcami. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca, szukając oszczędności w czasie przestoju, jednostronnie kieruje załogę na urlop bezpłatny. Takie działanie jest bezprawne i w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy narazi firmę na poważne konsekwencje finansowe.

Co do zasady urlop bezpłatny jest udzielany na pisemny wniosek pracownika. Brak pisma w praktyce rodzi istotne ryzyka dowodowe, choć w orzecznictwie wskazywano, że wniosek i udzielenie urlopu są oświadczeniami woli i w szczególnych okolicznościach mogą być oceniane jako złożone także w sposób dorozumiany. Dla celów dowodowych i dokumentacyjnych wniosek (oraz dokument potwierdzający udzielenie urlopu) należy włączyć do akt osobowych pracownika jako dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że pracodawca nie musi uzasadniać odmowy udzielenia urlopu bezpłatnego. Decyzja ta należy do jego swobodnego uznania i zależy od potrzeb organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Wpływ urlopu bezpłatnego na ubezpieczenia i ZUS

Dla przedsiębiorcy i działu kadr najważniejszym aspektem technicznym są kwestie związane z ubezpieczeniami społecznymi. W czasie urlopu bezpłatnego (z tytułu umowy o pracę) co do zasady nie nalicza się ani nie opłaca składek ZUS, a za ten okres nie przysługuje zasiłek chorobowy. Prawo do świadczeń zdrowotnych ustaje po 30 dniach, jeśli pracownik nie ma innego tytułu do ubezpieczenia.

Szczególną uwagę należy zwrócić na ubezpieczenie zdrowotne. Prawo do bezpłatnej opieki medycznej nie wygasa natychmiast. Zgodnie z przepisami, prawo do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych przysługuje pracownikowi jeszcze przez 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu bezpłatnego. Jeśli przerwa w pracy trwa dłużej, po 30. dniu pracownik traci to uprawnienie.

W takiej sytuacji warto poinformować podwładnego o możliwości dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego lub dopisania do ubezpieczenia członka rodziny (np. współmałżonka). Brak tej wiedzy po stronie pracownika może prowadzić do nieprzyjemnych sytuacji w razie nagłego zachorowania. Należy również pamiętać, że okres urlopu bezpłatnego jest traktowany jako przerwa w ubezpieczeniu chorobowym. Jeśli pracownik zachoruje w trakcie tego urlopu, nie otrzyma zasiłku chorobowego ani wynagrodzenia chorobowego.

Urlop bezpłatny a staż pracy i urlop wypoczynkowy

Wielu pracowników składa wniosek o urlop bezpłatny, nie zdając sobie sprawy z jego wpływu na przyszłe uprawnienia. Dla pracodawcy istotne jest, że okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że ten czas nie jest uwzględniany przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia czy wymiaru urlopu wypoczynkowego (progów 20/26 dni).

Istnieje mechanizm proporcjonalnego obniżenia urlopu wypoczynkowego: co do zasady, przy urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej miesiąc wymiar urlopu wypoczynkowego ulega obniżeniu, chyba że pracownik przed rozpoczęciem urlopu bezpłatnego wykorzystał już urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub wyższym wymiarze.

Przykład praktyczny – obliczanie limitu urlopu

Pani Katarzyna, uprawniona do 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie, złożyła wniosek o urlop bezpłatny na okres 3 miesięcy (od 1 marca do 31 maja). W takim przypadku jej roczny wymiar urlopu wypoczynkowego zostanie pomniejszony o 3/12. Obliczenie: 26 dni – (3/12 * 26) = 26 – 6,5 = 19,5 dnia. Po zaokrągleniu w górę Pani Katarzynie w tym roku przysługuje 20 dni urlopu płatnego.

Zastosowanie odpowiedniego narzędzia jakim jest ewidencja czasu pracy od inEwi, pozwala prowadzić ewidencję i rozliczanie czasu pracy w sposób cyfrowy. System ułatwia bieżące oznaczanie i raportowanie nieobecności (w tym urlopu bezpłatnego) oraz monitorowanie godzin nadliczbowych, a także może wspierać przygotowanie danych do rozliczeń kadrowo-płacowych, ograniczając ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego podsumowywania danych po dłuższych przerwach w pracy.

Kiedy można odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego?

Elastyczność w zarządzaniu kadrą jest dla przedsiębiorców kluczowa. Czy jednak można przerwać urlop bezpłatny, gdy w firmie nagle pojawią się braki kadrowe? Kodeks pracy przewiduje taką możliwość, ale obwarowuje ją konkretnymi warunkami.

Pracodawca nie może w dowolnym momencie, jednostronnie zażądać powrotu pracownika do pracy. Aby odwołanie było możliwe, muszą zostać spełnione łącznie trzy przesłanki:

• Urlop bezpłatny został udzielony na czas dłuższy niż 3 miesiące.

• Strony przewidziały dopuszczalność odwołania pracownika przy udzielaniu urlopu (zapis ten powinien znaleźć się w piśmie zatwierdzającym wniosek lub w osobnym porozumieniu).

• Zaistniały ważne przyczyny po stronie pracodawcy, które uzasadniają przerwanie urlopu (np. awaria, nagły wzrost zamówień, choroba kluczowego specjalisty).

Jeśli urlop jest krótszy niż 3 miesiące, odwołanie pracownika jest możliwe wyłącznie za jego zgodą. Przedsiębiorca nie ma narzędzi prawnych, by zmusić taką osobę do powrotu przed terminem, nawet jeśli sytuacja firmy jest krytyczna.

Urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy

Specyficzną odmianą omawianego zagadnienia jest urlop bezpłatny udzielany w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ Kodeksu pracy). Może on zostać udzielony za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie oraz na okres ustalony w porozumieniu między pracodawcami. Rozwiązanie to bywa wykorzystywane np. w grupach kapitałowych, gdy jeden podmiot ma czasowy przestój, a drugi potrzebuje dodatkowych rąk do pracy.

W tym trybie okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. To zasadnicza różnica względem "zwykłego" urlopu bezpłatnego. Pracownik formalnie pozostaje zatrudniony w macierzystej firmie (gdzie jest na urlopie), a w drugiej firmie świadczy pracę na podstawie nowej umowy (zazwyczaj na czas określony). Po zakończeniu okresu "wypożyczenia", pracownik wraca na swoje pierwotne stanowisko.

Najczęstsze błędy i ryzyka dla pracodawcy

Podczas udzielania urlopu bezpłatnego przedsiębiorcy powinni uważać na pułapki, które mogą prowadzić do sporów sądowych. Największym ryzykiem jest próba zastąpienia innych form nieobecności urlopem bezpłatnym. Nie można wymusić na pracowniku wzięcia urlopu bezpłatnego zamiast urlopu wypoczynkowego, nawet jeśli pracownik wykorzystał już cały płatny limit, a chce mieć wolne. Zawsze musi to być wola pracownika.

Nie jest dopuszczalne traktowanie urlopu bezpłatnego jako środka dyscyplinującego (kary porządkowe to upomnienie, nagana albo kara pieniężna) ani narzucanie pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu odsunięcia go od pracy, także w okresie wypowiedzenia. Urlop bezpłatny może być jednak udzielony również w okresie wypowiedzenia wyłącznie na pisemny wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Jeżeli pracodawca chce zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, może to zrobić z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Warto również pamiętać o ochronie trwałości stosunku pracy. Co do zasady, w czasie urlopu bezpłatnego pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę (ani wypowiedzieć warunków pracy i płacy), jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Jednak w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy zakaz nie ma zastosowania. Natomiast rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia w trakcie urlopu jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy. Dlatego udzielenie urlopu bezpłatnego nie gwarantuje, że w jego trakcie nie dojdzie do zakończenia zatrudnienia.

Podsumowanie

Urlop bezpłatny to elastyczne narzędzie, które pozwala pogodzić prywatne plany pracownika z interesami firmy, nie obciążając budżetu przedsiębiorstwa kosztami wynagrodzeń. Dla pracodawcy kluczowe jest pamiętanie, że urlopu bezpłatnego udziela się na pisemny wniosek pracownika, natomiast urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy udziela się za pisemną zgodą pracownika oraz na okres ustalony w porozumieniu między pracodawcami. W przypadkach uregulowanych odmiennie stosuje się przepisy szczególne. Choć okres ten zawiesza większość uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych, to przy odpowiednim planowaniu – i ewentualnym zastrzeżeniu możliwości odwołania przy dłuższych nieobecnościach – jest bezpiecznym rozwiązaniem prawnym. Pamiętaj, aby każdorazowo weryfikować wpływ długości urlopu na wymiar urlopu wypoczynkowego i precyzyjnie ewidencjonować te przerwy w systemach kadrowych, by uniknąć błędów w świadectwach pracy i rozliczeniach z ZUS.