·9 min czytania

Równoważny czas pracy a nadgodziny – jak je prawidłowo rozliczać?

Nadgodziny w równoważnym czasie pracy

Polski Kodeks pracy przewiduje wiele systemów czasu pracy. Jednym z nich jest równoważny system czasu pracy, który pozwala wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin, a w wyjątkowych sytuacjach nawet do 16 lub 24 godzin.

Takie dopuszczalne przedłużenie wymaga późniejszego zrównoważenia krótszymi dniami pracy lub dodatkowymi dniami wolnymi, aby w przyjętym okresie rozliczeniowym zachować przeciętną normę czasu pracy - 40 godzin tygodniowo. System ten daje możliwość elastycznego dostosowania godzin pracy, ale wymaga dokładnego planowania czasu pracy, odpoczynku i właściwego rozliczania nadgodzin.

Najważniejsze informacje

  1. W równoważnym systemie czasu pracy można wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy nawet do 12 godzin (16 lub 24 godzin w wyjątkowych sytuacjach) pod warunkiem, że przeciętny tygodniowy wymiar pozostaje 40 godzin.

  2. Wymiar czasu pracy oblicza się według art. 130 Kodeksu pracy - 40 godzin × liczba tygodni w okresie rozliczeniowym + 8 godzin za każdy pozostały dzień roboczy - 8 godzin za każde święto.

  3. Nadgodziny powstają dopiero po przekroczeniu zaplanowanego dobowego wymiaru lub przeciętnej tygodniowej normy 40 godzin.

  4. Za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje dodatek 50% lub 100% albo udzielenie czasu wolnego.

  5. Wprowadzenie systemu równoważnego wymaga zapisu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu oraz sporządzenia harmonogramu pracy co najmniej na miesiąc i przekazania go pracownikom tydzień przed rozpoczęciem pracy.

kalkulator na biurku

Czym jest równoważny system czasu pracy?

Kodeks pracy dopuszcza stosowanie równoważnego systemu czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Art. 135 § 1 mówi, że pracodawca może wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin, a wydłużony dzień należy zrekompensować krótszą pracą w innych dniach lub dniami wolnymi. To pozwala na elastyczne dostosowanie harmonogramu do zmiennych potrzeb produkcyjnych, sezonowych czy związanych z ruchem ciągłym w zakładzie.

Równoważny system ma trzy warianty:

  1. 12‑godzinny - podstawowy wariant, w którym pracownikowi przysługuje prawo do równoważenia dłuższych dni krótszymi lub dniami wolnymi.

  2. 16‑godzinny - przeznaczony dla pracy polegającej na dozorze urządzeń lub częściowym pozostawaniu w pogotowiu. Pracownik może wtedy pracować do 16 godzin, lecz po zakończeniu zmiany musi otrzymać odpoczynek co najmniej równy liczbie przepracowanych godzin. Ten wariant stosuje się np. w stacjach energetycznych czy przy pilnowaniu automatów, gdy praca polega głównie na nadzorze.

  3. 24‑godzinny - zarezerwowany dla pracowników pilnujących mienia lub osób oraz dla zakładowych straży pożarnych i służb ratowniczych. Dobowy wymiar można wtedy wydłużyć do 24 godzin w jednym miesiącu rozliczeniowym, ale po takiej zmianie przysługuje odpoczynek równy liczbie przepracowanych godzin.

Wprowadzenie takiego systemu wymaga formalnego zapisu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy wymaga porozumienia ze związkami zawodowymi (lub przedstawicielami pracowników) oraz zawiadomienia właściwego inspektora pracy w ciągu pięciu dni.

Jak obliczyć dobowy wymiar czasu pracy w systemie równoważnego czasu pracy?

W systemie równoważnego czasu pracy wymiar czasu pracy ustala się według uniwersalnej formuły z art. 130 Kodeksu pracy. Formuła ta pozwala zaplanować grafik tak, by uniknąć nadgodzin:

  • pomnóż 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym,

  • do otrzymanej liczby dodaj 8 godzin za każdy pozostały dzień (poniedziałek – piątek),

  • odejmij 8 godzin za każde święto, które wypada w dniu innym niż niedziela.

Przykład:

W miesięcznym okresie rozliczeniowym września 2025 r. przypadają cztery pełne tygodnie (4 × 40 godzin) oraz dwa dodatkowe dni robocze. Nie występuje żadne święto ustawowe. Wymiar wynosi zatem 176 godzin. Planowanie wyłącznie 12‑godzinnych zmian (14 lub 15 dni po 12 godzin) spowodowałoby niewykorzystanie etatowego czasu lub ewentualne nadgodziny. Dlatego planowanie czasu pracy należy ułożyć tak, aby łączna liczba godzin odpowiadała wymiarowi dla danego okresu. Pomaga w tym grafik pracy, który automatycznie uwzględnia wymiar, dni wolne i odpoczynki.

Niektórzy przedsiębiorcy planują same 12‑godzinne dni, licząc na większą efektywność. To błąd. Zasady równoważnego systemu wymagają utrzymania wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym i nie pozwalają na bieżące „dozlecanie" dodatkowych godzin według potrzeb pracodawcy. W praktyce korzystniej jest stosować zróżnicowane długości zmian (np. 10, 12, 7, 8 godzin) oraz planować dni wolne, aby zachować wymiar czasu pracy i przestrzegać minimalnego odpoczynku dobowego oraz tygodniowego.

Praca w systemie równoważnym - ochrona mienia

Nadgodziny w równoważnym systemie czasu pracy – kiedy powstają i jak je rozliczać?

Praca ponad obowiązujące pracownika normy lub ponad przedłużony dobowy wymiar pracy stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1 k.p.). W systemie równoważnym trzeba rozróżnić dwa rodzaje nadgodzin:

Nadgodziny dobowe

Nadgodziny dobowe powstają po przekroczeniu planowanego wymiaru w danym dniu. Jeśli grafik przewiduje 10 godzin, to praca dłuższa niż 10 stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Nadgodziny dobowe występują również wtedy, gdy przekroczono maksymalny dobowy wymiar czasu pracy np. 12 godzin. Za każdą godzinę nadliczbową przysługuje:

  • 50 % stawki za każdą godzinę nadliczbową w dniu, który jest dla pracownika dniem pracy,

  • 100 % stawki za pracę nadliczbową w nocy, niedzielę, święta albo dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Jeśli przekroczona zostanie zarówno dobowa, jak i przeciętna tygodniowa norma, przyznaje się tylko jeden dodatek - pierwszeństwo ma dodatek za przekroczenie normy dobowej. Na wniosek pracownika pracodawca może udzielić czasu wolnego w wymiarze równym liczbie nadgodzin, co zwalnia go z wypłaty dodatku. Bez wniosku czas wolny udziela się w wymiarze 1,5 godziny za każdą godzinę nadliczbową, co również wyczerpuje obowiązek wypłaty dodatku.

Nadgodziny średniotygodniowe

O średniotygodniowych nadgodzinach mówimy, gdy po zakończeniu okresu rozliczeniowego suma przepracowanych godzin przekracza przeciętną tygodniową normę czasu pracy - 40 godzin. W równoważnym systemie czasu pracy, który który umożliwia elastyczne dostosowanie godzin pracy i planowanie zmian o różnej długości, takie nadgodziny ustala się dopiero po końcu okresu rozliczeniowego. Nadgodziny średniotygodniowe kwalifikują się do dodatku w wysokości 100 % normalnego wynagrodzenia za każdą godzinę nadliczbową. Pracodawca powinien prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy. W praktyce ułatwia to elektroniczny system ewidencji czasu pracy np. inEwi, który automatyzuje obliczenia i informuje o powstaniu nadgodzin.

Zgodnie z art. 151 § 1 k.p. Kodeksu pracy nadgodziny mogą być polecone wyłącznie w dwóch przypadkach: w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia, zdrowia ludzkiego, mienia lub środowiska, a także w razie szczególnych potrzeb pracodawcy. Szczególne potrzeby nie obejmują zwykłej wygody organizacyjnej ani rachunku ekonomicznego - nadużywanie nadgodzin może narazić pracodawcę na sankcje inspekcji pracy.

Limit godzin nadliczbowych z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin w roku, choć układ zbiorowy lub regulamin pracy może przewidzieć wyższą liczbę. Łączny czas pracy (wraz z nadgodzinami) nie powinien przekroczyć przeciętnie 48 godzin w tygodniu. Nie wolno planować nadgodzin „z góry" - powinny one wynikać z rzeczywistych, nadzwyczajnych potrzeb.

Równoważny system w praktyce – obowiązki pracodawcy i planowanie rozkładu czasu pracy

Wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy wymaga od pracodawcy większej staranności w planowaniu harmonogramów i przestrzeganiu przepisów. To rozwiązanie daje elastyczność organizacyjną, ale jednocześnie nakłada dodatkowe obowiązki w zakresie ewidencjonowania i informowania pracowników o rozkładzie czasu pracy.

Planowanie czasu pracy

Aby wprowadzić równoważny system, pracodawca musi spisać go w odpowiednim akcie - może to być układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo obwieszczenie. Jednocześnie należy ustalić okres rozliczeniowy, w którym zostanie zachowana przeciętna norma czasu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy, harmonogram powinien obejmować co najmniej jeden miesiąc i zostać przekazany pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy. Naruszenie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. W praktyce coraz częściej stosuje się planowanie czasu pracy w formie elektronicznej. W tym świetnie sprawdza się grafik pracy dostępny w inEwi - narzędzie, które automatycznie dopasowuje rozkład czasu pracy do wymiaru czasu pracy, świąt i odpoczynków. Dzięki temu można łatwo zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć przekroczenia dobowej normy.

Przykład planowania 12‑godzinnej zmiany

Przedsiębiorstwo produkcyjne stosuje miesięczny okres rozliczeniowy i wprowadziło równoważny system czasu pracy z dobowym wymiarem do 12 godzin. Wrzesień 2025 r. ma wymiar 176 godzin. Aby zachować ten wymiar, pracodawca może zaplanować domowy wymiar czasu pracy w 14 dniach po 12 godzin (14 × 12 = 168) oraz jedną 8‑godzinną zmianę, uzyskując łącznie 176 godzin.

Taki rozkład czasu pracy pracownika może wyglądać następująco - 12 godzin w poniedziałek, wtorek i środę, następnie dzień wolny, a w kolejnych dniach 12, 8, 12 i dzień wolny. Taki harmonogram spełnia wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym i zapewnia 11‑godzinny odpoczynek dobowy oraz 35‑godzinny tygodniowy. Nie wolno natomiast zaplanować piętnastu 12‑godzinnych zmian, ponieważ ostatnie godziny stanowiłyby nadgodziny średniotygodniowe, przekraczające obowiązujące pracownika normy. W praktyce takie elastyczne dostosowanie godzin pracy pomaga firmie reagować na zmienne potrzeby, ale musi być prowadzone w zgodzie z obowiązującym pracownika systemem czasu pracy.

Przykład nadgodzin w systemie równoważnym

Załóżmy, że w powyższym harmonogramie pracownik w piątek, zamiast 8 godzin, przepracował 12 godzin, aby dokończyć akcję ratowniczą po awarii. Cztery dodatkowe godziny wykraczają poza zaplanowany dobowy wymiar i stanowią nadgodziny. Ponieważ konieczność prowadzenia akcji ratowniczej mieści się w wyjątkowych przypadkach przewidzianych przez prawo, pracownikowi przysługuje prawo do dodatku 50 % lub 100 % w zależności od tego, czy była to pora nocna lub dzień wolny. Pracodawca może też na wniosek pracownika udzielić mu czterech godzin czasu wolnego w innym dniu.

Ograniczenia i bezpieczeństwo pracowników

Stosując równoważny czas pracy, należy pamiętać o ograniczeniach wynikających z przepisów. Dobowy wymiar czasu pracy można wydłużyć do 24 h tylko dla pracowników pilnujących mienia lub ochrony osób oraz dla zakładowych straży pożarnych i służb ratowniczych. Kobietom w ciąży nie wolno planować pracy dłuższej niż 8 godzin na dobę. Rodzic dziecka do 8 lat można pracować powyżej 8 h w systemie równoważnym, lecz bez jego zgody nie wolno zlecać nadgodzin czy też pracy w nocy. Dla osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności obowiązuje limit 7 h pracy na dobę i 35 h tygodniowo. Dla młodocianych do 16 lat dobowy wymiar czasu pracy wynosi 6 godzin, a dla młodocianych powyżej 16 lat – 8 godzin na dobę. Po zmianie 16- lub 24-godzinnej należy zapewnić odpoczynek równy co najmniej liczbie przepracowanych godzin. Przestrzeganie tych zasad jest niezbędne dla zapewnienia zgodności z prawem i ochrony zdrowia ludzkiego.

Dokumenty, kalkulator i spinacze na biurku

Równoważny czas pracy a nadgodziny - najważniejsze wnioski dla pracodawców

Podsumowując, równoważny system czasu pracy daje pracodawcom narzędzie do elastycznego zarządzania czasem pracy – można przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12, 16 albo 24 godzin, by w innych dniach skrócić zmiany lub udzielić wolnego. W praktyce oznacza to większą swobodę w planowaniu, ale wymaga precyzyjnej ewidencji i znajomości przepisów.

Nadgodziny w równoważnym systemie mogą być zlecane tylko w wyjątkowych sytuacjach, a pracownikom przysługuje prawo do wynagrodzenia z dodatkiem 50 % lub 100 % albo do udzielenia czasu wolnego. Niewłaściwe planowanie np. ciągłe 12‑godzinne dni prowadzi do nadgodzin i naruszenia prawa. Korzystanie z elektronicznych narzędzi ewidencji czasu pracy, takich jak inEwi, pozwala zachować zgodność z przepisami i ułatwia planowanie grafików, rozliczanie nadgodzin oraz prawidłowe wyliczanie wymiaru czasu pracy.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Zobacz podobne artykuły:

Jak obliczyć nadgodziny nauczyciela? Praktyczny poradnik

🧑🏻‍🏫 Ile godzin może pracować pełnoetatowy nauczyciel i czym różnią się godziny ponadwymiarowe od godzin nadliczbowych? Sprawdź!

Nauczyciel pracujący w nadgodzinach

Czy pracodawca może zmusić do nadgodzin?

👮🏻‍♂️ Praca w nadgodzinach to sytuacja wyjątkowa. Kiedy i kogo pracodawca może zmusić do nadgodzin?

Mężczyzna pracujący w nadgodzinach na budowie

12-godzinny równoważny system pracy – jak go wdrożyć?

Równoważny system pracy polega na wydłużeniu czasu pracy w danym dniu na rzecz jego skrócenia w innym terminie. Czym jeszcze się charakteryzuje?

12-godzinny równoważny system pracy – jak go wdrożyć?
Oceń ten artykuł

#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:

Warto również przeczytać te artykuły.

Sprawdź inne propozycje opracowane przez naszych ekspertów.

Sprawdź też inne artykuły!

Zobacz wszystkie

299950+ użytkowników!

Tworzymy narzędzia, które dopasowują się do Ciebie, a nie na odwrót, ponieważ każdy pracuje w wyjątkowy sposób.

Załóż darmowe konto
Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi