Dowiedz się, jak poprawnie ewidencjonować godziny nadliczbowe

Praca przedsiębiorcy to nie tylko tworzenie i rozwijanie firmy, ale także zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym czasem pracy. Dlatego jednym z ważniejszych aspektów jest kontrola godzin pracy i rozliczanie godzin nadliczbowych. Należy zadbać o to, aby proces ten przebiegał sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jak poprawnie ewidencjonować i rozliczać godziny nadliczbowe?

Co to są godziny nadliczbowe?

Zgodnie z prawem pracy praca w godzinach nadliczbowych to praca wykonywana w godzinach wykraczających poza obowiązujący pracownika system i rozkład czasu pracy. Jednak co istotne, godziny nadliczbowe powstają na mocy wyraźnego polecenia pracodawcy, a nie w wyniku wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy z własnej inicjatywy pracownika.

Praca w godzinach nadliczbowych jest obowiązkiem pracownika, jeśli pracodawca wyda takie polecenie, choć trzeba pamiętać, że musi być ono uzasadnione. Pracownik musi dostosować się do polecenia pracodawcy, a nieuzasadniona odmowa może mieć konsekwencje, a nawet stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę. Wyjątek stanowią grupy osób objętych zakazem lub ograniczeniem pracy w nadgodzinach, na przykład kobiety w ciąży, młodociani czy też pracownicy opiekujący się dzieckiem, które nie ukończyło 4 roku życia. Pracownicy mogą odmówić pracy w godzinach nadliczbowych wtedy, gdy polecenie pracodawcy jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.

Pracodawca polecający pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych musi pamiętać, że jest ona dopuszczalna w dwóch przypadkach – po pierwsze w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, jak i w razie konieczności usunięcia awarii, a po drugie w razie szczególnych potrzeb pracodawcy, czyli takich, które wykraczają poza normalne potrzeby wynikające z charakteru prowadzonej działalności. Innymi słowy, praca w godzinach nadliczbowych powinna występować jedynie w wyjątkowych okolicznościach.

Limity pracy w godzinach nadliczbowych

Każdy pracodawca musi pamiętać, że liczba przepracowanych godzin nadliczbowych podlega ograniczeniom i jest limitowana w skali doby, w skali tygodnia i w skali roku.

Limit godzin nadliczbowych w skali doby wynika z przepisów Kodeksu pracy o odpoczynku dobowym. Konieczność zagwarantowania 11-godzinnego odpoczynku dobowego sprawia, że dobowy wymiar czasu pracy wraz z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać 13 godzin.

Jeśli chodzi o limit tygodniowy, trzeba wiedzieć, że czas pracy wraz z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać 48 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Jednak ustalenie tego, czy pracownik rzeczywiście przekroczył tygodniową normę, następuje po zakończeniu przyjętego okresu rozliczeniowego. Ograniczenie tygodniowe nie dotyczy jedynie pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Kodeks pracy przewiduje też, że liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekraczać 150 godzin w roku kalendarzowym. Jednak w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w umowie o pracę dopuszczalne jest ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym, jednak nadal ustalenie nie mogą naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i przekraczać 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy.

Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych

Czas wolny

Jeśli pracodawca decyduje się na udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, to czas wolny musi zostać udzielony w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin. W dodatku czas wolny musi być udzielony w przyjętym okresie rozliczeniowym. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych w formie czasu wolnego jest udzielana na pisemny wniosek pracownika. W takim wypadku czas wolny jest udzielany w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, a w dodatku czas wolny może zostać udzielony nawet po zakończeniu przyjętego okresu rozliczeniowego.

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za każdą godzinę pracy nadliczbowej oraz rekompensata w postaci dodatku do wynagrodzenia lub czasu wolnego. Ostateczna decyzja o formie rekompensaty należy do pracodawcy.

Praca w godzinach nadliczbowych może też zostać zrekompensowana poprzez naliczenie dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia za pracę. Jak obliczyć wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych? Podstawą do obliczenia wynagrodzenia za godziny pracy w godzinach nadliczbowych jest normalne wynagrodzenie, w którego skład wchodzi wynagrodzenie zasadnicze oraz inne stałe składniki wynagrodzenia, takie jak na przykład dodatek funkcyjny czy dodatek za pracę w porze nocnej.

Po zsumowaniu tych wartości uzyskaną kwotę należy podzielić przez wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym. W ten sposób uzyskujemy normalne wynagrodzenie za godzinę pracy, które stanowi podstawę do obliczenia dodatku za nadgodziny, które pracownik otrzymuje oprócz normalnego wynagrodzenia. Wynagrodzenie pracownika wynikające z powyższych obliczeń mnożymy przez liczbę godzin nadliczbowych przepracowanych w obowiązującym okresie rozliczeniowym, a następnie dodajemy dodatek w wysokości 50 lub 100% od uzyskanej kwoty wynagrodzenia.

Kiedy 50%, a kiedy 100% za nadgodziny?

Dodatek w wysokości 100% przysługuje pracownikowi, który realizował pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go harmonogramem pracy, jak również w przypadku gdy godziny nadliczbowe przekraczają przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy.

Dodatek w wysokości 50% przysługuje pracownikowi za pracę godzinach nadliczbowych przypadających w dni, będące dla niego dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w tym w niedziele i święta.