Dodatek nocny – ile wynosi dodatek za pracę w nocy w 2025?

Praca w porze nocnej niesie dla pracowników więcej obciążeń niż praca dzienna, dlatego polskie prawo wymaga, aby pracodawca rekompensował te uciążliwości. Właściciele firm muszą zatem znać zasady ustalania pory nocnej, kryteria uznania pracownika za pracującego w nocy oraz sposób obliczania dodatku nocnego. W artykule wyjaśniam, jak ustalić dodatek za pracę w porze nocnej w 2025 r., jakie są obowiązki pracodawcy i jakie konsekwencje grożą za nieprzestrzeganie przepisów.

Najważniejsze informacje

1. Pora nocna to 8 kolejnych godzin między 21:00 a 7:00, wyznaczonych przez pracodawcę.

2. Pracownik nocny to osoba, której każda doba pracy obejmuje min. 3 godziny pracy w porze nocnej lub co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną.

3. Minimalny dodatek za pracę w nocy wynosi 20% stawki godzinowej z minimalnego wynagrodzenia.

4. W nocy nie mogą pracować m.in. kobiety w ciąży, opiekunowie dzieci do 8 lat bez swojej zgody, młodociani oraz pracownicy z niepełnosprawnością, z wyjątkiem zatrudnionych przy pilnowaniu lub tych, którzy na własny wniosek mają zgodę lekarza profilaktyka.

Pora nocna i status pracownika nocnego

Kodeks pracy nakazuje zdefiniować porę nocną jako osiem kolejnych godzin między 21:00 a 7:00. W przeciwieństwie do potocznej nazwy „nocna zmiana", pracodawca może wybrać dowolny ośmiogodzinny przedział w tym oknie – często jest to 22:00–06:00 lub 23:00–07:00. Przepisy wymagają, aby wybrany przez pracodawcę 8-godzinny przedział pory nocnej (między 21:00 a 7:00) był wskazany w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo - gdy regulaminu się nie ustala - w obwieszczeniu. Warto doprecyzować zasady dla poszczególnych grup (np. magazynierów, kierowców, obsługi maszyn), a w uzasadnionych przypadkach organizacyjnych pracodawca może ustalić różne przedziały pory nocnej dla różnych stanowisk, pod warunkiem że każdy obejmuje 8 kolejnych godzin w przedziale 21:00–7:00 i jest jednoznacznie określony w przepisach wewnątrzzakładowych.

Pracownikiem pracującym w nocy jest osoba, której rozkład czasu pracy w każdej dobie obejmuje co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej albo którego co najmniej 25% czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną. Status ten warto odnotować w dokumentacji, ponieważ dla takich osób mogą obowiązywać dodatkowe ograniczenia. Zatrudnienie pracującego w nocy wymaga także, na jego pisemny wniosek, zawiadomienia okręgowego inspektora pracy.

Kto nie może pracować w nocy?

Pracodawcy muszą sprawdzić, czy w danym przypadku praca w nocy jest dozwolona. Ograniczenia te wynikają z Kodeksu pracy, chyba że na podstawie odrębnych przepisów dopuszczono szczególne wyjątki dla konkretnych grup zawodowych. Kodeks pracy zakazuje pracy w porze nocnej:

• pracownikom młodocianym,

• kobietom w ciąży,

• opiekunowi dziecka do 8 lat (chyba że wyrazi na to zgodę, a w przypadku dwojga opiekunów tylko jedno z nich może skorzystać z ochrony),

• pracownikom niepełnosprawnym (mogą pracować w nocy wyłącznie w dwóch przypadkach: gdy jest zatrudniony przy pilnowaniu mienia lub gdy na jego wniosek lekarz prowadzący opiekę profilaktyczną wyrazi na to zgodę).

Ile wynosi dodatek nocny?

Prawo gwarantuje dodatki nocne, aby rekompensować niedogodności pracy w porze nocnej. Zgodnie z art. 151⁸ §1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości 20 % stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Za porę nocną przysługuje dodatek za każdą faktycznie przepracowaną godzinę w porze nocnej. Jeżeli pracownik przepracuje niepełną godzinę (np. 45 minut), dodatek za pracę w nocy powinien być ustalony proporcjonalnie do faktycznie przepracowanego czasu w porze nocnej, tak aby pracownik otrzymał wynagrodzenie za każdą przepracowaną minutę, przy czym szczegółowe zasady technicznego zaokrąglania czasu i kwot mogą być różne, o ile nie prowadzą do zaniżenia należnego dodatku.

Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł. Aby obliczyć dodatek, dzieli się tę kwotę przez nominalny wymiar czasu pracy w danym miesiącu i wynik mnoży przez 20 %. Na przykład w styczniu 2025 r. planowano 168 godzin pracy. Dodatek nocny wyniósł 5,55 zł brutto za godzinę (4666 zł ÷ 168 h × 20 %). W miesiącach z 160 godzinami pracy (luty, maj, czerwiec, sierpień, grudzień) stawka wynosi ok. 5,83 zł, a w listopadzie z 144 godzin aż do 6,48 zł. W miesiącach z dłuższym nominalnym czasem pracy (lipiec, październik) kwota spadała poniżej 5,10 zł. Warto więc co miesiąc sprawdzać kalendarz pracy lub korzystać z kalkulatora.

Dodatek za pracę w nocy nie jest wliczany do płacy minimalnej, więc trzeba go wypłacać ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia - niezależnie od tego, jak ukształtowane jest wynagrodzenie zasadnicze w umowie. Pracodawca może przyznać wyższy dodatek niż ustawowe minimum – to częsty element polityki motywacyjnej w firmach z systemem zmianowym.

Praktyczne przykłady obliczeń dodatku za pracę w godzinach nocnych

Przykład 1: Pracownik produkcyjny pracuje od 22:00 do 6:00 przez pięć nocy w czerwcu 2025 r., przepracowując 40 godzin w porze nocnej. Nominalny wymiar czasu pracy w czerwcu to 160 godzin, więc stawka dodatku wynosi 5,83 zł. Pracodawca wypłaci 40 h × 5,83 zł = 233,20 zł brutto dodatku nocnego.

Przykład 2: Pracownik przepracował nocną zmianę na przełomie miesiąca – 31 grudnia od 22:00 do 2:00 i 1 stycznia od 2:00 do 6:00. Za dwie godziny grudniowe stosuje się stawkę dodatku obliczoną na podstawie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu, a za sześć godzin styczniowych – stawkę dodatku ustaloną z minimalnej płacy obowiązującej w styczniu. Przykład pokazuje, że przy zmianie miesiąca należy stosować stawki dodatku z odpowiednich miesięcy, obliczone na podstawie minimalnego wynagrodzenia i nominalnego wymiaru czasu pracy właściwych dla danego miesiąca.

Ryczałt dla pracujących poza zakładem

Jeżeli pracownik wykonuje pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy, dodatek można zastąpić ryczałtem. Ryczałt powinien odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej i należy go oszacować w porozumieniu z pracownikiem. Jeżeli wypłacany ryczałt okaże się zbyt niski, pracownik może wystąpić o dopłatę. Ryczałt jest wygodny np. dla kierowców służbowych kursujących w różnych godzinach, ale powinien być okresowo weryfikowany zwłaszcza przy zmianie minimalnego wynagrodzenia lub rozkładu czasu pracy, tak aby nadal odpowiadał przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w porze nocnej

Dodatek za pracę w nocy przysługuje niezależnie od wynagrodzenia za nadgodziny. Jeśli zatem pracownik świadczy pracę w porze nocnej w ramach godzin nadliczbowych, należy mu się zarówno dodatek za pracę w nocy, jak i dopłata za nadgodziny. Tę zasadę potwierdza wiele źródeł prawnych, które podkreślają, że świadczenia te są odrębne. Warto pamiętać, że dodatek za pracę w nocy wynosi 20 % stawki godzinowej, natomiast za nadgodziny 50 % lub 100 % stawki w zależności od okoliczności.

Obowiązki pracodawcy związane z pracą w nocy

Przedsiębiorcy organizujący pracę zmianową powinni dopilnować kilku formalności.

1. Należy określić porę nocną w dokumentach zakładowych i poinformować pracowników o obowiązującym przedziale czasowym.

2. Przy planowaniu pracy w nocy trzeba pilnować, żeby pracownik wykonujący prace szczególnie niebezpieczne lub bardzo obciążające (fizycznie lub psychicznie) nie pracował dłużej niż 8 godzin na dobę.

3. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, aby prawidłowo rozliczać dodatki i nadgodziny. W tym celu warto korzystać z narzędzi, które automatyzują rejestrowanie czasu pracy i obliczanie dodatków. W tym pomogą moduły od inEwi, który umożliwiają tworzenie grafików pracy oraz prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy.

Pracodawcy powinni także zadbać o bezpieczeństwo pracowników nocnych zapewniając odpowiednie oświetlenie, przerwy, posiłki oraz dostęp do opieki medycznej. Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Regularna współpraca z lekarzem medycyny pracy oraz konsultacja z organizacjami związkowymi pomagają minimalizować ryzyko.

Dodatek za godziny nocne - podsumowanie

W porze nocnej przysługuje dodatek, który jest obowiązkowym świadczeniem dla pracowników wykonujących pracę w porze nocnej. W 2025 r. jego minimalna wysokość stanowi 20 % stawki godzinowej obliczonej na podstawie minimalnego wynagrodzenia, co przekłada się na około 5–6,5 zł brutto za godzinę. Pracodawcy muszą określić porę nocną w regulaminie, prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy, wypłacać dodatki lub ustalić ryczałt oraz pamiętać o ograniczeniach dotyczących niektórych pracowników. Korzystanie z systemów do planowania grafików pracy ułatwia przestrzeganie przepisów i minimalizuje ryzyko błędów.