Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przeprowadzenie raz do roku inwentaryzacji. Jednym ze sposobów wywiązania się z tego obowiązku jest inwentaryzacja na drodze potwierdzenia sald. Innymi słowy, jest to alternatywa dla takich rozwiązań, jak dokonanie spisu z natury czy porównanie stanów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. Co należy wiedzieć na temat inwentaryzacji z pomocą potwierdzenia wysokości salda i jak przeprowadzić potwierdzenie sald?
Najważniejsze informacje związane z tematem
Potwierdzenie sald to jedna z metod inwentaryzacji, polegająca na uzyskaniu od kontrahentów pisemnych oświadczeń dotyczących wzajemnych rozrachunków, obejmujących przede wszystkim należności, pożyczki i środki na rachunkach bankowych.
Procedura potwierdzenia salda pozwala na weryfikację zgodności danych księgowych między firmą a jej kontrahentami, umożliwiając wykrycie ewentualnych rozbieżności i daje możliwość ich skorygowania.
Forma potwierdzenia sald nie jest ściśle określona przepisami i może być realizowana zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia jej wiarygodności.
Dokument potwierdzający saldo zazwyczaj składa się z dwóch części: jedna pozostaje u odbiorcy, a druga wraca do wystawcy z adnotacjami dotyczącymi zgodności lub niezgodności salda.
Nie wszystkie należności podlegają tej metodzie inwentaryzacji – nie stosuje się jej między innymi do należności spornych, publicznoprawnych oraz od podmiotów nieprowadzących ksiąg rachunkowych.
Potwierdzenie sald powinno być przeprowadzone w ostatnich trzech miesiącach roku obrotowego, a termin odpowiedzi kontrahenta nie powinien przekraczać 15. dnia następnego roku obrotowego.
Inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnych oświadczeń dotyczących wzajemnych rozrachunków. Obejmuje to między innymi stany środków na rachunkach bankowych, udzielone pożyczki, należności z tytułu dostaw i usług oraz własne składniki aktywów powierzone innym podmiotom. W przypadku stwierdzenia rozbieżności konieczne jest ich wyjaśnienie i odpowiednie rozliczenie.
Czym jest potwierdzenie sald?
Potwierdzenie sald to proces księgowy, który polega na weryfikacji i uzgodnieniu stanów rozrachunków między przedsiębiorstwem a jego kontrahentami. Celem tej procedury jest sprawdzenie, czy kwoty zapisane w księgach rachunkowych jednej strony zgadzają się z danymi drugiej strony.
W praktyce oznacza to, że firma wysyła do swoich kontrahentów prośbę o potwierdzenie salda, czyli zgłoszenie, czy dana należność lub zobowiązanie jest zgodne z ich zapisami księgowymi. Odbiorca dokumentu może potwierdzić zgodność lub zgłosić rozbieżności, które następnie powinny zostać wyjaśnione i skorygowane w księgach rachunkowych.
Potwierdzenie sald jest często stosowane jako element inwentaryzacji należności i zobowiązań, wymaganej przez przepisy o rachunkowości. Pomaga to w utrzymaniu rzetelności ksiąg rachunkowych, zapobieganiu błędom księgowym oraz rozwiązywaniu ewentualnych sporów dotyczących wzajemnych rozrachunków.
Jak przeprowadzić potwierdzenie sald? Wzór z omówieniem
Przedsiębiorcy, którzy chcą wykonać potwierdzanie sald należności w ramach inwentaryzacji, muszą wiedzieć, że forma potwierdzenia sald nie jest ściśle określona przepisami, jednak dokument musi być wiarygodny. Szczegółów nie znajdziemy ani w ustawie o rachunkowości, ani w innym akcie prawnym. Oznacza to, że może być sporządzony zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej należy zadbać o wydruk potwierdzenia nadania oraz otrzymania prośby o potwierdzenie salda.
Dokument potwierdzenia sald zazwyczaj składa się z dwóch części: odcinka A, który pozostaje u odbiorcy i odcinka B, odsyłanego do wystawcy z odpowiednimi adnotacjami. Szablon dokumentu może różnić się w zależności od specyfiki firmy, która go wprowadza do swoich rozliczeń, niemniej jednak musi się w nim znaleźć spis dowodów księgowych, wraz z datami wystawienia, terminami płatności i kwotami, ze szczególnym uwzględnieniem wykazu pozycji niezapłaconych należności. Podsumowanie potwierdzenia wysokości salda musi też zawierać kwoty, które powstały w wyniku wystawienia faktur korygujących, a także należne odsetki i kwoty kar umownych. Należy pamiętać, że nie wszystkie należności podlegają inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald. Do wyjątków należą w tym należności sporne i wątpliwe, należności publicznoprawne oraz te od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.
Podsumowując, potwierdzenie sald obejmuje:
należności,
stan środków na rachunkach bankowych,
stan papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
stan udzielonych pożyczek,
stan powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
Z kolei zgodnie z ustawą o rachunkowości potwierdzania sald nie stosuje się do:
należności spornych i wątpliwych,
rozrachunków z tytułów publicznoprawnych,
podmiotów nieprowadzących ksiąg rachunkowych.
Pobierz darmowy wzór na potwierdzenie salda należności, który ułatwi Ci przeprowadzenie inwentaryzacji!
Potwierdzenie sald wzór do pobrania
Dlaczego warto w toku inwentaryzacji korzystać z metody potwierdzenia wysokości salda?
Celem potwierdzenia sald jest nie tylko weryfikacja zgodności danych księgowych, ale również:
analiza sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa,
uzyskanie informacji o rozrachunkach, w tym o uznanych przez kontrahenta fakturach zakupu i naliczonych notach odsetkowych,
przypomnienie dłużnikom o istniejących zobowiązaniach,
wykrycie ewentualnych nieprawidłowości wewnętrznych.
Termin inwentaryzacji
Termin potwierdzenia salda, podobnie jak w przypadku terminu przeprowadzenia inwentaryzacji w innych formach, to okres, który obejmuje trzy ostatnie miesiące przed końcem roku obrotowego. Warto zaznaczyć, że za końcowy termin uznaje się dzień, w którym kontrahent powinien odpowiedzieć na wysłane dokumenty. Uwzględnia się przy tym racjonalne kryteria możliwości odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, czyli 7 dni na dostarczenie pisma, kolejne 14 dni na weryfikację wartości i dokonanie odpowiedzi, a następnie 7 dni na dostarczenie przesyłki zwrotnej. Zasadniczo jednak termin opóźnienia nie powinien przekraczać 15. dnia następnego roku obrotowego.
Potwierdzenie salda — podsumowanie
Potwierdzenie sald regularnie i prawidłowo przeprowadzane przez przedsiębiorstwo jest istotne dla zachowania rzetelności ksiąg rachunkowych i prawidłowego funkcjonowania firmy. Metoda ta pozwala Pozwala na bieżąco monitorować stan rozrachunków, identyfikować zaległości płatnicze oraz utrzymywać dobre relacje z kontrahentami.
