Inwentaryzacja – co to jest i w jakim celu jest wykonywana?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą firmy handlowe i produkcyjne, a w niektórych wypadkach także usługowe, muszą przeprowadzać coroczne inwentaryzacje. Czym one są i dlaczego tak ważne jest prawidłowy przebieg oraz rozliczenie spisu?

Inwentaryzacja – co to jest?

Inwentaryzacja - co to oznacza z punktu widzenia przedsiębiorcy? Termin inwentaryzacja obejmuje szereg czynności, które pomagają ustalić rzeczywisty stan środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa oraz zobowiązań na dany moment. Inwentaryzacje niekiedy nazywa się remanentem.

Do zadań inwentaryzacyjnych zaliczają się przede wszystkim spisy z natury. Ewidencjonują faktyczne składniki majątku przedsiębiorstwa, w tym składniki rzeczowe oraz pieniężne. W celu osiągnięcia oczekiwanych rezultatów, wszystkie te działania muszą być wykonane z należytą starannością i w poszanowaniu przepisów Ustawy o rachunkowości (z dnia 29.09.1994). Nawet jeżeli firma przeszła w tryb pracy zdalnej, dalej obowiązują ją przepisy dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji.

Chociaż powyższa ustawa i inne przepisy polskiego prawa nie regulują wielu szczegółów organizowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, pozwalają na sprecyzowanie ogólnych zasad. Każdy remanent powinien być przeprowadzony rzetelnie, dostarczając obiektywnych informacji o rzeczywistym stanie majątku przedsiębiorstwa.

Cele inwentaryzacji

Inwentaryzacje są bardzo ważne dla przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe. Pozwalają na wykonanie kontroli wewnętrznej, ustalenie braków lub nadwyżek oraz wyjaśnienie wszelkich rozbieżności. Najważniejsze cele corocznych inwentaryzacji to:

Uzgodnienie stanu ewidencyjnego (opisanego min. w ewidencji środków trwałych) ze stanem rzeczywistym;
Kontrola rzetelności ksiąg rachunkowych i wiarygodności sprawozdań finansowych przedsiębiorstwa;
Rozliczenie osób, które są odpowiedzialne za majątek firmy;
Przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem, na przykład kradzieżom i oszustwom.

Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Kiedy przeprowadza się inwentaryzację? Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców konkretne terminy przeprowadzania remanentu. Obowiązkiem jest wykonanie inwentaryzacji, która zweryfikuje faktyczny stan majątku firmy:

na dzień 1 stycznia,
na koniec każdego roku podatkowego,
na dzień rozpoczęcia działalności, jeżeli przypada on w trakcie roku podatkowego,
w przypadku, gdy firma w ciągu roku podatkowego utraci prawo do opodatkowania przychodu na zasadzie ryczałtu,
w przypadku zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,
w momencie likwidacji działalności.

Jakie są metody inwentaryzacji?

Zależnie od rodzaju majątku przedsiębiorstwa, możemy wyróżnić cztery metody inwentaryzacji; są to:

Spis z natury,
Metoda pośrednia uproszczona,
Potwierdzenie sald,
Metoda weryfikacji.

Spis z natury

Spis z natury to metoda niepodważalna, która pozwala ustalić faktycznie posiadaną liczbę składników majątku. Spis z natury to zarazem najczęściej wykorzystywany sposób inwentaryzacji w przedsiębiorstwach, które prowadzą księgi rachunkowe.

Kiedy można zastosować tę metodę? Spisaniu z natury podlegają wyłącznie składniki mierzalne i policzalne, na przykład:

Towary handlowe przeznaczone do odsprzedaży;
Materiały podstawowe lub pomocnicze, w tym surowce wykorzystywane w przedsiębiorstwie;
Półwyroby oraz składniki, które wciąż pozostają w produkcji;
Gotowe wyroby, znajdujące się w magazynie;
Braki i odpady produkcyjne.

Po wykonaniu spisu z natury, należy wycenić wszystkie składniki majątku, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia inwentaryzacji. W celu oszacowania wartości stosowane są ceny zakupu lub nabycia albo ceny rynkowe z dnia sporządzania spisu.

Metoda pośrednia uproszczona

W niektórych sytuacjach wykonanie spisu z natury jest niemożliwe. Na przykład pomiar techniczny niektórych elementów majątku może okazać się technicznie niewykonalny. W takich sytuacjach wykorzystuje się metody inwentaryzacji pośredniej uproszczonej.

Wszystkie składniki spisuje się w przybliżeniu. W tym celu wykorzystuje się pomiary, oszacowania i wykonuje się próby reprezentatywne. Komisja inwentaryzacyjna może też poprosić o ocenę ekspertów lub porównać spisywaną jednostkę do składników majątku o zbliżonym charakterze.

Potwierdzenie sald

Inwentaryzacje aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami lub dłużnikami przeprowadza się metodą potwierdzenia sald. Oznacza to dwustronne potwierdzenie stanów księgowych i pozwala na weryfikację zgodności faktycznego stanu aktywów z zapisami w dokumentacji przedsiębiorstwa.

Metoda weryfikacji

Ostatnią, czwartą metodą inwentaryzacji, jest weryfikacja. W tym przypadku dane zawarte w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa porównuje się z innymi wiarygodnymi zapisami. W celu poprawnej weryfikacji konieczne jest dostarczenie dokumentów źródłowych lub wtórnych, na przykład rejestrów, kontrolek lub kartotek operacyjnych.

Jak zrobić inwentaryzację?

Jeżeli zbliża się inwentaryzacja, jak zrobić ją rzetelnie i zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości? W przypadku najczęściej wykorzystywanej metody inwentaryzacji, czyli spisu z natury, cały proces składa się z dwóch etapów - przygotowania do remanentu oraz ewidencjonowania składników majątku. Oczywiście przyda się ułożony wcześniej grafik czasu pracy, który uwzględni przeprowadzenie remanentu.

Przygotowanie do inwentaryzacji

Przed przystąpieniem do spisu z natury, konieczne jest odpowiednie przygotowanie pod kątem formalnym oraz organizacyjnym. Obejmuje ono powołanie komisji inwentaryzacyjnej, która będzie odpowiadać za przebieg spisu, wraz z powołaniem przewodniczącego komisji. Ponadto należy przygotować harmonogram działań i zapewnić dostęp do niezbędnej dokumentacji. Dzięki starannemu przygotowaniu, sam proces liczenia jest łatwiejszy i staje się usystematyzowany.

Ewidencjonowanie składników majątku

Przeprowadzenie spisu. Na czym polega inwentaryzacja metodą spisu z natury? To nic innego jak rzetelne ewidencjonowanie każdego składnika majątku, który znajduje się na stanie przedsiębiorstwa. Dawniej komisje inwentaryzacyjne wykorzystywały papierowe arkusze i wypełniały je ręcznie. Na szczęście tego typu techniki odchodzą już do lamusa. Obecnie korzysta się z arkuszy kalkulacyjnych lub dedykowanych programów do inwentaryzacji. Doskonałym rozwiązaniem, po które sięga wielu przedsiębiorców, jest pomoc firm zewnętrznych. Podmioty specjalizujące się w inwentaryzacjach korzystają z funkcjonalnego oprogramowania i czytników kodów kreskowych. Dzięki temu inwentaryzacje przebiegają bardzo szybko.

Jak rozliczyć inwentaryzację?

Podstawę do rozliczenia inwentaryzacji stanowią arkusze spisowe, które są traktowane jako druki ścisłego zarachowania. Za ich rzetelne wypełnienie odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Jeżeli niektóre ze spisywanych składników majątku muszą zostać zniszczone, potwierdzeniem tego są specjalne protokoły.

Aby poprawnie rozliczyć inwentaryzacje, dokładnie wypełnione arkusze spisowe przewodniczący komisji przekazuje osobie odpowiedzialnej materialnie. W większości przedsiębiorstw taką rolę pełni komórka księgowa. Właśnie tam następuje porównanie spisanych składników majątku ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej.

Osoba odpowiedzialna materialnie oraz członkowie komisji inwentaryzacyjnej muszą wspólnie przeprowadzić analizę wszelkich niedoborów i nadwyżek. Obejmuje to również określenie przyczyn ich powstania. Dlaczego inwentaryzacje mogą wykazać różnice między stanem faktycznym a dokumentami firmy? Może to wynikać z faktu oszustwa, kradzieży lub błędnie prowadzonych ksiąg rachunkowych. Coroczny spis pozwala skorygować te rozbieżności, więc jest bardzo ważny dla przedsiębiorców.

Różnice, które ujawniła inwentaryzacja, muszą rozstać rozliczone. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, rozbieżności należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ostatnim etapem rozliczenia inwentaryzacji jest aktualizacja informacji zawartych w ewidencji księgowej. Stan ewidencji musi być zgodny z faktyczną ilością oraz wartością składników majątku przedsiębiorstwa.

Co istotne, wszystkie dokumenty związane z przeprowadzoną inwentaryzacją muszą być przechowywane przez okres 5 lat od dnia rozliczenia spisu. Dotyczy to arkuszy spisowych, oświadczeń końcowych, protokołów likwidacji, protokołów różnic, itp. Przedsiębiorca powinien taką dokumentację zachować i ma obowiązek przedstawić ją na żądanie organów skarbowych.