Czym jest ewidencja środków trwałych?

Jednym z kluczowych elementów każdego przedsiębiorstwa jest jego majątek. W tym kontekście niezwykle istotne staje się prawidłowe udokumentowanie wszelkich jego składników. Służy do tego między innymi tzw. ewidencja środków trwałych. O czym dokładnie mowa? W jaki sposób powinno prowadzić się tego typu ewidencję? Kto może to robić i na co należy zwrócić szczególną uwagę? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w poniższym tekście.

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że skrupulatność to jedna z podstawowych zasad przy prowadzeniu biznesu. Niezwykle ważnym czynnikiem jest także dokładność w przygotowywaniu wszelkiego rodzaju dokumentów, rachunków, faktur itp. W większości przedsiębiorstw kwestiami tymi zajmują się odpowiedni specjaliści lub zewnętrzne podmioty, ale nie zmienia to faktu, że każdy, kto posiada własną działalność gospodarczą, powinien interesować się jak największą liczbą spraw.

Ewidencja środków trwałych – definicja

Czym właściwie jest wspomniana już ewidencja środków trwałych? Zgodnie z uregulowaniami ustawowymi służy ona rejestrowaniu zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w celach prowadzenia działalności gospodarczej. W ewidencji powinny być ujęte środki trwałe lub wspomniane wartości, które nie posiadają formy materialnej przekraczające kwotę 10 tysięcy złotych netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (podatnicy zwolnienie z VAT). Drugim z kryteriów jest natomiast okres ich użytkowania, który musi wynosić więcej niż rok. Skąd podane wartości netto oraz brutto? Na czym polega różnica? Netto dotyczy tzw. czynnych podatników VAT, brutto – przedsiębiorców zwolnionych z opłacania podatku od towaru i usług.

Kto ma obowiązek wpisu do ewidencji środków trwałych?

Prowadzenie ewidencji środków trwałych to obowiązek każdego podatnika prowadzącego księgę przychodów i rozchodów lub rozliczającego się na zasadzie ryczałtu. Dokładne regulacje w tym zakresie znajdziemy w artykule 22n ust. 2 ustawy o PIT. Przepisy stanowią, że prowadzenie ewidencji jest jednym z warunków skorzystania z możliwości zaliczenia amortyzacji jako kosztów uzyskania przychodu firmy, a co za tym idzie prowadzenia legalnej optymalizacji podatkowej.

Jakie są wymagane elementy ewidencji środków trwałych?

Ewidencja powinna posiadać określone informacje dotyczące każdego z ujętych w niej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Do elementów niezbędnych takiego zestawienia zaliczamy przede wszystkim: datę nabycia środka, datę przyjęcia do użytkowania, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie środka, określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej oraz prawnej, wartość początkową, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych. Bardzo ważnym elementem jest stawka amortyzacyjna, kwota odpisu amortyzacyjnego za dany okres podatkowy wraz ze stosownymi zmianami w czasie. Istotną kwestią jest również aktualizowanie wartości początkowej środka trwałego oraz kwot odpisów amortyzacyjnych, jak i określenie wartości ulepszeń zwiększających wartość początkową. W przypadku usunięcia środka z ewidencji należy podać przyczynę oraz datę takiego działania.

Niskocenne środki trwałe – co to takiego?

W tym miejscu warto dokładnie wyjaśnić, co należy uznać za środki trwałe. Według ustawy o PIT to stanowiące własność albo współwłasność podatnika, nabyte, wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytkowania w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, a także wszelkie maszyny, urządzenia, środki trwałe w budowie czy środki transportu. Co istotne, wszystkie te środki muszą być używane na potrzeby tego konkretnego przedsiębiorstwa lub wydzierżawione albo wynajęte innej firmie na podstawie szczegółowych przepisów. Wielu przedsiębiorców kupuje jednak środki, których wartość jest niższa niż wspomniane już 10 tysięcy złotych. Wówczas chodzi o tzw. niskocenne środki trwałe.

Niskocenne środki trwałe 2018

W przypadku rzeczy, które podatnik chce zaliczyć do środków trwałych, a których wartość początkowa nie przekroczyła 10 000 złotych, możliwe jest zastosowanie amortyzacji jednorazowej. Wysokość wartości początkowej tego typu środków zwiększono 1 stycznia 2018 roku z 3500 do 10 000 złotych. Dotyczy to wszystkich przedmiotów przyjętych do używania w przedsiębiorstwie po 31 grudnia 2017 roku.

Jak dokonać wpisu do ewidencji środków trwałych?

Środki trwałe wpisuje się do ewidencji jeszcze w tym samym miesiącu, w którym zostały przekazane do używania. W przeciwnym razie nie będą one mogły być amortyzowane w ramach kosztów uzyskania przychodu. W tym kontekście mówimy też o pojęciu takim jak ewidencja wyposażenia firmy. Warto dodać, że w tym kontekście to nie data zakupu danej rzeczy, ale właśnie wprowadzenia jej do ewidencji jest kluczowe, jeśli mówimy o terminie rozpoczęcia amortyzacji. Co w przypadku, gdy do ewidencji wkradnie się błąd? Wszystko zależy od jego charakteru. W sytuacji, gdy mówimy o niewielkiej pomyłce, można spokojnie dokonać stosownej korekty.

Jak sprzedać środek trwały?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, czy sprzedaż środka trwałego jest możliwa i co wówczas z zapisami w ewidencji? Może zdarzyć się przecież tak, że środek trwały jest sprawny, ale nie potrzebujemy go już w naszej firmie. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma prawo jego sprzedaży. Naturalnie wiąże się z tym obowiązek zaznaczenia tego faktu w ewidencji środków trwałych, która przybiera formę wykreślenia tej konkretnej rzeczy z majątku firmy. Należy przy tym podać przyczynę oraz wszelkie dane dotyczące wartości środka. Sprzedaż środka trwałego – księgowanie? Przepisy dopuszczają zaliczenie kwoty ze sprzedaży do przychodów firmy. Przy takiej transakcji podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury.

Likwidacja środka trwałego a księgowanie

Do tzw. likwidacji środka dochodzi nie tylko, jeśli mówimy o jego sprzedaży, ale także wówczas, gdy został uszkodzony, zniszczony, zużyty itp. Co ważne, jeżeli likwidowany środek nie został do końca zamortyzowany, w momencie księgowania likwidacji pojawia się różnica pomiędzy wartością początkową a umorzeniem środka trwałego. W takich okolicznościach wartość tej różnicy należy zaksięgować jako pozostałe koszty operacyjne.

Przykładowy wzór ewidencji środków trwałych

Ewidencja środków trwałych – wzór. Nie ma jednej idealnej formy prowadzenia ewidencji środków trwałych. Tak naprawdę najistotniejszą sprawą jest przestrzeganie wspomnianych już zasad i umieszczenie w dokumencie wszystkich niezbędnych elementów. Oczywiście w sieci można znaleźć pliki w stylu: "ewidencja środków trwałych wzór wypełnienia" lub nawet gotowe generatory takich ewidencji. Mimo wszystko, najważniejsza jest znajomość aktualnych przepisów oraz indywidualne podejście do dokumentowania majątku danego przedsiębiorstwa.