Ewidencja czasu pracy to obowiązkowy dla większości pracodawców wykaz godzin pracy, służący do prawidłowego rozliczania czasu pracy, ustalenia wysokości wynagrodzenia i świadczeń pracowniczych. Zawiera informacje na temat liczby przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia, nadgodzin oraz nieobecności, a jej prowadzenie jest jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy, który zatrudnia chociażby jednego pracownika na umowę o pracę.
Wzór ewidencji czasu pracy
Chcesz wiedzieć, jak prowadzić w swojej firmie ewidencję czasu pracy, której sporządzanie należy do podstawowych obowiązków pracodawcy? Pobierz przygotowany przez nas wzór karty ewidencji czasu pracy w formacie PDF lub pliku Excel - może mieć formę miesięczną lub roczną, w zależności od Twoich potrzeb. Z pomocą udostępnionego wzoru szybko i całkowicie samodzielnie poprowadzisz ewidencję czasu pracy, mając pewność, że spełnia ona wymogi prawa pracy.
Ewidencja czasu pracy - wzór miesięczny PDF i XLSX
Miesięczna ewidencja czasu pracy umożliwia szczegółowe rejestrowanie godzin pracy pracownika w ujęciu miesięcznym. Pobierz miesięczną ewidencję czasu pracy w PDF lub XLSX (Excel) poniżej.
Ewidencja czasu pracy - wzór roczny PDF i XLSX
Roczna ewidencja czasu pracy pozwala na prowadzenie ewidencji przez cały rok w jednym dokumencie. Pobierz roczną ewidencję czasu pracy PDF lub XLSX (Excel) poniżej.
Ewidencja czasu pracy - podstawa prawna
Ewidencja czasu pracy to urzędowy zapis, w którym pracodawca dokumentuje rzeczywisty czas świadczenia pracy. Jej podstawę prawną stanowi art. 149 Kodeksu pracy.
§ 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
§ 2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Zgodnie z nim pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz udostępniać ją na żądanie pracownika. Pełnej ewidencji nie prowadzi się wobec osób zarządzających w imieniu pracodawcy, zatrudnionych w systemie zadaniowym oraz tych, którym przysługuje ryczałt za godziny nadliczbowe i za pracę w porze nocnej.
Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy także prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób zabezpieczający jej integralność i poufność. Kodeksu pracy nakazuje gromadzić ewidencję czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej przez 10 lat od od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (w niektórych przypadkach 50 lat).
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej określa szczegółowo, co musi znaleźć się w karcie ewidencji. Do najważniejszych elementów należą:
godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbę przepracowanych godzin,
liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczbę godzin nadliczbowych względem normalnych godzin pracy,
dni wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz liczbę godzin dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaj i wymiar zwolnień od obowiązku świadczenia pracy, w tym wyjść w celu załatwienia spraw osobistych,
rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. opieka nad dzieckiem, urlop wypoczynkowy),
wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, jeśli zostały one dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Pracodawca powinien również dołączyć do ewidencji wnioski pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, stosowanie systemu zadaniowego, zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych jeśli jest wymagana, a także informacje o ustaleniu ryczałtu za nadgodziny lub pracę w nocy.
Warto pamiętać, że lista obecności (potoczna „lista wejść i wyjść") nie zastępuje ewidencji. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że lista obecności jest fakultatywna i służy jedynie do celów organizacyjnych, natomiast ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i powinna dokumentować wszystkie elementy wymienione w rozporządzeniu.
W jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy? Papier, Excel czy system online?
Forma ewidencji może być dopasowana do specyfiki firmy. Ewidencja czasu pracy, może być prowadzona zarówno w formie papierowej karty godzin pracy, jak i w formie elektronicznej. Najpopularniejsze metody to:
Papierowa karta ewidencji – forma papierowej ewidencji, czyli tradycyjny arkusz w formacie A4 lub zeszyt. Jest łatwa do wypełnienia, ale pracochłonna i podatna na błędy. Przechowywanie kart wymaga miejsca i zabezpieczenia przed zniszczeniem.
Excel i PDF – wiele firm korzysta z bezpłatnych szablonów do pobrania. Pliki można prowadzić miesięcznie lub kwartalnie, a następnie drukować. Rozwiązanie jest elastyczne, jednak wymaga ręcznego wprowadzania danych i może powodować błędy przy obliczaniu nadgodzin czy pracy w nocy.
Elektroniczne systemy RCP – nowoczesne programy pozwalają rejestrować wejścia i wyjścia przy użyciu kart magnetycznych lub aplikacji mobilnej. Elektroniczne systemy automatycznie liczą nadgodziny, rozliczają pracę w nocy i generują raporty do rozliczeń płacowych.
Kiedy można prowadzić uproszczoną ewidencję?
Prawo umożliwia prowadzenie uproszczonej ewidencję pracy dla pracowników zarządzających, pracujących w systemie zadaniowym oraz otrzymujących ryczałt. W takich przypadkach pracodawca prowadzi ewidencję dni pracy i nieobecności, okresów dyżuru oraz urlopów czy zwolnień, bez szczegółowego zapisywania godzin. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nadal powinien udokumentować wszystkie wnioski pracownika, a informacja o ryczałcie powinna znaleźć się w umowie lub odrębnym porozumieniu.
Ewidencja czasu pracy a pracownicy młodociani
Pracownicy młodociani (15–18 lat) mają szczególne ograniczenia czasu pracy. Osoba do 16 roku życia nie może pracować dłużej niż 6 godzin na dobę, a po ukończeniu 16 lat – 8 godzin. Do czasu pracy wlicza się czas nauki wynikający z obowiązkowego programu szkolnego. Młodocianych nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej (pora nocna co do zasady dla młodocianego to 22:00–6:00), a przy dobowym czasie pracy przekraczającym 4,5 godziny pracodawca musi zapewnić 30‑minutową, wliczaną do czasu pracy przerwę. Jeżeli młodociany jest zatrudniony przy lekkiej pracy, rozkład czasu pracy ustala się z uwzględnieniem zajęć szkolnych, a w okresie ferii zimowych i letnich czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu (z zastrzeżeniem dobowego limitu 6 godzin dla osób poniżej 16 lat). Wszystkie te limity, przerwy oraz nieobecności powinny być odnotowane w ewidencji czasu pracy w zakresie wymaganym przepisami o dokumentacji pracowniczej.
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy - kary i kontrole
PIP podała, że w latach 2021–2023 przeprowadzono 6567 kontroli dotyczących czasu pracy, a w skargach wskazano ponad 15 tys. naruszeń (z czego 29,86% potwierdzono w toku kontroli); jednocześnie najczęściej stwierdzane nieprawidłowości dotyczyły ewidencji czasu pracy (np. brak godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy). Za brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji grozi kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł. Aby uniknąć sankcji, warto regularnie aktualizować ewidencję (najpóźniej przed wypłatą), przekazywać ją pracownikowi na żądanie i eliminować błędy. Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy ma również znaczenie w sytuacjach związanych z wypowiedzeniem umowy, ponieważ stanowi dowód faktycznego czasu pracy i podstawę do końcowych rozliczeń.
Korzyści z cyfrowej ewidencji i rola inEwi
Z raportu KPMG „Monitor Transformacji Cyfrowej Biznesu. Edycja 2025” wynika, że 95% badanych firm korzysta z chmury, a ponad 80% deklaruje wdrożenie AI. Elektroniczne systemy umożliwiają szybszą obsługę wniosków urlopowych, skracają czas potrzebny na obsługę spraw kadrowych i zmniejszają koszty.
Systemy takie jak inEwi wspierają pracodawcę w spełnianiu wymogów prawa. Umożliwiają rejestrację godzin pracy za pomocą kodów QR lub aplikacji mobilnej, planowanie grafików z uwzględnieniem przepisowych odpoczynków, obsługę wniosków urlopowych oraz generowanie raportów dla działu kadr. Dzięki automatycznym podsumowaniom łatwiej jest obliczyć wynagrodzenie, wysokość dodatków za nadgodziny czy pracę w porze nocnej. inEwi pozwala także archiwizować ewidencję w bezpiecznej, elektronicznej formie przez wymagany okres, co minimalizuje ryzyko grzywny.
Podsumowanie
Ewidencja czasu pracy to niezbędny element zarządzania personelem i wyliczania wynagrodzeń. Obowiązek jej prowadzenia wynika z Kodeksu pracy i obejmuje niemal wszystkie grupy pracowników. Zawiera szczegółowe dane o godzinach pracy, nadgodzinach, dyżurach, urlopach i absencjach, a także o szczególnych limitach dla młodocianych. Jej brak może skutkować wysokimi karami i problemami z rozliczeniami. W dobie pracy zdalnej i hybrydowej warto zainwestować w cyfrowe systemy, które automatyzują rejestrację, zapewniają zgodność z przepisami i ułatwiają dostęp do danych zarówno pracodawcy, jak i pracownikom.
FAQ - najczęściej zadawane pytania o ewidencję czasu pracy
Sprawdź najczęściej zadawane pytania o wzór ewidencji czasu pracy i o wypełnienie ewidencji.
Tak, pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy na żądanie pracownika.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik ma prawo wglądu do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym do ewidencji czasu pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udostępnienia kopii tej dokumentacji nie później niż 30 dni po zgłoszeniu żądania przez pracownika – w formie umożliwiającej jej wgląd i sporządzenie kopii. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Ewidencję czasu pracy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę należy przechowywać przez 10 lub 50 lat, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy oraz ewentualnego złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA.
Ewidencję czasu pracy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę należy przechowywać przez 10 lub 50 lat, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy oraz ewentualnego złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA. Dokument ten stanowi element dokumentacji pracowniczej i jest przechowywany wraz z aktami osobowymi pracownika w sposób zapewniający jej integralność i poufność.
Tak, karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę.
Pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych. Forma ewidencji nie jest narzucona – może to być zarówno papierowa karta z miesięcznym lub rocznym wzorem ewidencji czasu pracy, jak i system elektroniczny. Brak ewidencji czasu pracy może skutkować sankcjami ze strony PIP.
Kartę ewidencji czasu pracy wypełnia pracodawca lub osoba przez niego upoważniona – zwykle dział kadr, księgowość lub bezpośredni przełożony.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, to pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy. Obowiązek ten może zostać powierzony innym osobom w firmie, ale ostateczna odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy. Sam pracownik nie wypełnia karty ewidencji, chyba że ma przydzielone obowiązki kadrowe (np. w mikrofirmie).
Ewidencja czasu pracy umożliwia rozliczenie czasu pracy i ustalenie wynagrodzenia, a lista obecności jedynie potwierdza obecność pracownika danego dnia.
Ewidencja zawiera szczegółowe dane o liczbie przepracowanych godzin, nadgodzinach, pracy w nocy, dyżurach i nieobecnościach. Lista obecności nie uwzględnia godzin pracy i nie spełnia wymogów Kodeksu pracy – ma charakter pomocniczy i nie zastępuje ewidencji.
Godziny pracy należy zapisywać w karcie ewidencji czasu pracy z podaniem: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczby przepracowanych godzin, liczby godzin nadliczbowych oraz godzin pracy w porze nocnej.
Przykład: 08:00–16:00, 8:00 h, 22:00–06:00 – praca nocna.
Tak. Przy umowie zlecenia zleceniodawca ma obowiązek potwierdzania liczby godzin wykonanych usług, jeżeli umowa podlega minimalnej stawce godzinowej. Nie jest to ewidencja czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, lecz dokumenty związane z prawidłowym rozliczeniem wynagrodzenia.
