Ewidencja czasu pracy pozwala na prawidłowe rozliczanie czasu pracy i ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń pracowniczych. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy, który zatrudnia chociażby jednego pracownika na umowę o pracę. Dlatego w tym wpisie podpowiadamy, jak wygląda karta ewidencji czasu pracy.
Wzór karty ewidencji czasu pracy
Chcesz wiedzieć, jak prowadzić ewidencję czasu pracy, której sporządzanie należy do podstawowych obowiązków pracodawcy? Pobierz przygotowany przez nas wzór karty godzin pracy w PDF lub pliku Excel, a wszystko stanie się jasne. Z pomocą udostępnionego wzoru szybko i całkowicie samodzielnie poprowadzisz ewidencję czasu pracy, mając pewność, że spełnia ona wymogi narzucane przez Kodeks pracy.
Karta ewidencji czasu pracy - miesięczna
Miesięczna ewidencja czasu pracy umożliwia szczegółowe rejestrowanie godzin pracy pracownika w ujęciu miesięcznym. Pobierz miesięczną ewidencję czasu pracy w PDF lub XLSX poniżej.
Karta ewidencji czasu pracy - roczna
Roczna ewidencja czasu pracy pozwala na prowadzenie ewidencji przez cały rok w jednym dokumencie. Pobierz roczną ewidencję czasu pracy PDF lub XLSX poniżej.
Jakie informacje zawiera karta ewidencji czasu pracy?
Wzór karty ewidencji czasu pracy pozwala łatwo zauważyć, że najważniejsze dane, jakie muszą się znaleźć w tym dokumencie to informacje o:
- godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbie przepracowanych godzin,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz liczbie godzin dyżuru z zaznaczeniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Do takiej karty ewidencji czasu pracy należy dołączyć między innymi wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wnioski o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy też wnioski o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy. Dołącza się też dokumenty potwierdzające zastosowanie zadaniowego systemu czasu pracy, wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, uzgodnienie z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy itp. W ewidencji czasu pracy muszą się też znaleźć ewentualne zgody, na przykład od pracownicy w ciąży na pracę w systemie przerywanego czasu pracy czy też na delegowanie poza stałe miejsce pracy.
Forma ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy, może być prowadzona w tradycyjnej, papierowej formie, jak i w formie elektronicznej. Ważne jest za to to, że karta ewidencji czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie, w przeciwieństwie do list obecności, które często są ze sobą mylone i traktowane jako jeden dokument. Lista obecności, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, jest jedynie potwierdzeniem, że pracownik jest danego dnia obecny w pracy, zgodnie z przyjętym w firmie harmonogramem. Z racji tego, że ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, to warto wybrać formę, która będzie wygodna w codziennym prowadzeniu.
Najczęściej zadawane pytania o wzór ewidencji czasu pracy
Godziny pracy należy zapisywać w karcie ewidencji czasu pracy z podaniem: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczby przepracowanych godzin z oznaczeniem pracy w godzinach nadliczbowych oraz liczby godzin pracy w porze nocnej. Przykład: 08:00–16:00, 8:00 h, 22:00–06:00 – praca nocna. Format zapisu powinien być zgodny zgodny z przyjętym przez pracodawcę wzorem, który spełnia wymagania Kodeksu pracy i pozwala na jednoznaczne rozliczenie czasu pracy.
Tak, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę.
Pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych. Forma tej ewidencji nie jest narzucona – może to być np. tradycyjna papierowa karta z miesięcznym lub rocznym wzorem ewidencji czasu pracy, ale równie dobrze system elektroniczny lub plik w arkuszu kalkulacyjnym. Brak takiej ewidencji może skutkować sankcjami ze strony PIP.
Kartę ewidencji czasu pracy wypełnia pracodawca lub osoba przez niego upoważniona – najczęściej dział kadr lub bezpośredni przełożony pracownika.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, to pracodawca ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji czasu pracy w sposób zgodny z prawem. W praktyce obowiązek ten może być delegowany na pracownika działu HR, kadrową, księgową lub kierownika zespołu – ale ostatecznie to pracodawca odpowiada przed PIP za poprawność dokumentacji. Sam pracownik nie wypełnia karty ewidencji, chyba że ma przydzielone obowiązki związane z dokumentacją kadrową (np. w mikrofirmie).
