Ewidencja godzin - umowa zlecenie. Pobierz darmowy wzór.

Umowa zlecenia jest w Polsce jedną z najpopularniejszych form współpracy poza etatem. Sprawdza się w przypadku zatrudniania pracowników tymczasowych lub studentów. Daje stronom swobodę co do miejsca i czasu wykonywania usług, nie tworzy stosunku pracy i jest regulowana przez kodeks cywilny, a nie kodeks pracy. Zleceniobiorca zobowiązuje się w niej do starannego wykonania zlecenia lub świadczenia usług na rzecz zleceniodawcy.

Od kilku lat na umowy zlecenia nałożono jednak obowiązek przestrzegania minimalnej stawki godzinowej, dlatego rejestrowanie liczby godzin wykonywania zlecenia jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania wynagrodzenia.

Pobierz darmowy wzór ewidencji godzin wykonania zlecenia

Szukasz sprawdzonego wzoru ewidencji czasu pracy na umowie zlecenia? Pobierz nasz darmowy wzór w formacie PDF lub XLSX.

Czym jest ewidencja liczby godzin wykonania zlecenia?

Ewidencja godzin zlecenia (nazywana też potwierdzaniem liczby godzin) to dokument, w którym odnotowuje się faktyczną liczbę godzin poświęconych na realizację zlecenia. W odróżnieniu od ewidencji czasu pracy prowadzonej dla pracowników, prawo cywilne nie narzuca szczegółowych wymogów dotyczących układu takiego dokumentu.

Strony umowy zlecenia powinny w umowie określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Jeżeli tak się nie stało, zleceniobiorca lub świadczący usługi przedkłada zleceniodawcy – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (np. e‑mail) – informację o liczbie godzin w terminie poprzedzającym wypłatę. W przypadku ustnych umów to zleceniodawca ma obowiązek pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące sposobu potwierdzania godzin. Rejestr godzin realizacji zlecenia należy przechowywać przez trzy lata od dnia wymagalności wynagrodzenia.

Ustawodawca wprost przyznaje, że ewidencja jest wymagana, aby zapewnić wypłatę co najmniej minimalnej stawki godzinowej – od 1 stycznia 2025 r. wynosi ona 30,50 zł brutto. Minimalna stawka ma zastosowanie do umów zleceń zawieranych w ramach prowadzenia działalności gospodarczej lub na rzecz jednostek organizacyjnych. Przepisów tych nie stosuje się natomiast np. do umów prowizyjnych, w których o miejscu i czasie wykonania decyduje przyjmujący zlecenie lub też do umów dotyczących usług opiekuńczych wykonywanych nieprzerwanie przez ponad dobę.

Podstawa prawna ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy

Wiele osób uważa, że obowiązek ewidencjonowania czasu pracy na zleceniu wynika z Kodeksu pracy. To błędne przekonanie – przepisy Kodeksu pracy dotyczą wyłącznie stosunku pracy. Obowiązek potwierdzania liczby godzin w umowach zlecenia wprowadzono na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (znowelizowana w 2016 roku). Jej kluczowe regulacje to:

Określenie sposobu potwierdzania godzin – strony określają w umowy, jak będą potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia. Może to być np. miesięczny raport, podpisywana karta ewidencji lub elektroniczny rejestr.

Brak zapisu w umowie – jeżeli umowa nie precyzuje sposobu potwierdzania, zleceniobiorca musi przedstawić pisemną lub elektroniczną informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty wynagrodzenia. Ta informacja może być dołączona do rachunku lub zamieszczona na fakturze.

Ustne umowy – jeżeli strony zawarły umowę ustnie, zleceniodawca przed rozpoczęciem wykonania zlecenia musi pisemnie potwierdzić sposób potwierdzania godzin, inaczej stosuje się zasady z pkt 2.

Minimalna stawka godzinowa – wypłacone wynagrodzenie w przeliczeniu na godzinę nie może być niższe od ogłoszonej minimalnej stawki godzinowej. W 2025 r. wynosi 30,50 zł brutto. Za wypłatę niższą grozi kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Przechowywanie dokumentów – przedsiębiorca lub jednostka organizacyjna przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania godzin oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin przez 3 lata od chwili wymagalności wynagrodzenia.

Wyjątki – minimalnej stawki nie stosuje się m.in. do umów prowizyjnych, w których zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonywania i otrzymuje tylko wynagrodzenie prowizyjne, oraz do niektórych usług opiekuńczych wykonywanych bez przerwy dłużej niż dobę.

Dlaczego ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy jest ważna?

Ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorców jest obowiązkowe, chociaż ustawa nie narzuca konkretnego wzoru. Rejestrowanie godzin wykonywania zlecenia nie jest pustą formalnością. Daje ono korzyści obu stronom:

• zapewnia dowód na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, że zleceniobiorca otrzymał co najmniej minimalną stawkę godzinową z tytułu umowy zlecenia;

• ułatwia wyliczenie wynagrodzenia przy stawkach miesięcznych – aby uniknąć zaniżenia płacy, trzeba wiedzieć, ile godzin zleceniobiorca faktycznie przepracował;

• zabezpiecza interes zleceniobiorcy, ponieważ udokumentowany czas pracy stanowi podstawę do dochodzenia roszczeń o wypłatę zaległego wynagrodzenia za świadczenie usług;

• ułatwia planowanie i rozliczanie projektów po stronie zleceniodawcy, szczególnie w przypadku umowy zlecenia, do realizacji której angażowanych jest kilka osób – wówczas potwierdza się liczbę godzin oddzielnie dla każdego przyjmującego;

• daje przejrzystość współpracy i pozwala uniknąć sporów o liczbę przepracowanych godzin.

Jak prowadzić ewidencję godzin na umowie zlecenia – krok po kroku

Choć przepisy nie narzucają konkretnego wzoru, dobra praktyka zakłada prostotę, przejrzystość i regularność. Na co powinieneś zwrócić uwagę prowadząc ewidencję godzin na umowie zlecenia.

Określenie metody w umowie – już na etapie sporządzania umowy zlecenia zapiszcie, jak będziecie potwierdzać liczbę godzin (np. comiesięczna karta ewidencji, aplikacja inEwi, rachunek wraz z oświadczeniem).

Rejestrowanie czasu – zleceniobiorca prowadzi ewidencję każdego dnia wykonywania zlecenia, wpisując datę, liczbę godzin i ewentualny krótki opis wykonanych czynności. Przy miesięcznym wynagrodzeniu można dodatkowo monitorować, czy przeliczone wynagrodzenie nie spada poniżej 30,50 zł za godzinę.

Forma dokumentu – dokumentacja może mieć formę papierowego zestawienia podpisywanego przez obie strony albo elektronicznej (np. plik CSV, pdf, dane z aplikacji). Najważniejsze, by informacje były dostarczane zleceniobiorcy przed wypłatą. Elektroniczne systemy (np. aplikacja do ewidencjonowania czasu pracy inEwi) automatycznie zapisują godziny i pomagają porządkować dane.

Przekazanie i weryfikacja – przed uzgodnionym terminem wypłaty zleceniobiorca dostarcza ewidencję zleceniodawcy. Strony sprawdzają zgodność danych i ustalają kwotę wynagrodzenia. W razie ustnych umów zleceniodawca musi wcześniej pisemnie potwierdzić sposób potwierdzania godzin.

Przechowywanie – zleceniodawca przechowuje ewidencję i ustalenia dotyczące sposobu potwierdzania godzin przez minimum 3 lata. Warto trzymać je w segregatorze lub elektronicznym archiwum, aby zapewnić dostępność podczas kontroli.

Jakie dane powinna zawierać karta godzin pracy na umowie zlecenia?

Przepisy nie narzucają żadnego układu karty godzin pracy na umowie zlecenia. Dokument powinien być na tyle szczegółowy, by w razie kontroli potwierdzić liczbę przepracowanych godzin i obliczyć minimalną stawkę godzinową. W praktyce karta ewidencji powinna obejmować:

• datę wykonywania zlecenia lub świadczenia usług i liczbę przepracowanych godzin;

• dane stron (zleceniobiorcy i zleceniodawcy), numer umowy lub projekt;

• opis wykonanych czynności (opcjonalnie, ale ułatwia weryfikację);

• podpisy stron (lub potwierdzenie elektroniczne) oraz datę sporządzenia.

Narzędzia takie jak inEwi pozwalają tworzyć elektroniczne karty ewidencji czasu pracy również dla umów zlecenia, automatycznie sumujące godziny i umożliwiające export danych do pliku. Dzięki temu unikamy pomyłek i przyśpieszamy rozliczenia.

Najczęstsze błędy w ewidencji godzin na umowie zlecenia i jak ich uniknąć

Najczęstsze błędy przy ewidencjonowaniu czasu pracy na umowie zlecenia to:

1. Brak stosownych zapisów w umowie – pomijanie ustalenia sposobu potwierdzania godzin prowadzi do nieporozumień; należy jasno określić procedurę.

2. Spóźnione przekazywanie ewidencji – informacje o liczbie godzin muszą trafić do zleceniodawcy przed wypłatą, inaczej nie można zweryfikować minimalnej stawki.

3. Przechowywanie wyłącznie w jednej formie – warto zachować zarówno kopie elektroniczne, jak i papierowe; w razie awarii systemu fiskalnego papierowa kopia może okazać się zbawienna.

4. Brak aktualizacji stawek – wysokość minimalnej stawki godzinowej zmienia się co roku. W przypadku długotrwałych umów zlecenia stawka powinna być automatycznie podnoszona od nowego roku.

5. Mylenie umowy zlecenia z umową o pracę – nie należy stosować w umowie zlecenia zapisów charakterystycznych dla stosunku pracy (podporządkowanie, określone godziny pracy), gdyż inspekcja pracy może przekwalifikować umowę na etat.

Podsumowanie

Ewidencja godzin w umowie zlecenia nie jest kolejnym biurokratycznym wymysłem – to realny instrument ochrony zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. Jej obowiązek wynika z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu i pozwala udowodnić, że wynagrodzenie nie spadło poniżej ustalonej minimalnej stawki. Kluczowe jest, aby już w umowie ustalić sposób potwierdzania godzin i regularnie rejestrować czas pracy. Należy też pamiętać, by dokumenty przechowywać przez trzy lata. Dzięki nowoczesnym narzędziom rejestracja i archiwizacja danych może być zautomatyzowana, co zdejmuje z przedsiębiorców część obciążeń. Wraz z rosnącą wartością minimalnej stawki godzinowej prawidłowe prowadzenie ewidencji staje się nie tylko wymogiem prawnym, ale również elementem profesjonalnego zarządzania zleceniami.