Ewidencja czasu pracy pozwala na prawidłowe rozliczanie czasu pracy i ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń pracowniczych. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy, który zatrudnia chociażby jednego pracownika na umowę o pracę. Dlatego w tym wpisie podpowiadamy, jak wygląda karta ewidencji czasu pracy i jakie zawiera informacje.
Wzór karty ewidencji czasu pracy
Chcesz wiedzieć, jak prowadzić w swojej firmie ewidencję czasu pracy, której sporządzanie należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Pobierz przygotowany przez nas wzór karty godzin pracy w PDF lub pliku Excel - może mieć formę miesięczną lub roczną, w zależności od Twoich potrzeb. Z pomocą udostępnionego wzoru szybko i całkowicie samodzielnie poprowadzisz ewidencję czasu pracy, mając pewność, że spełnia ona wymogi prawa pracy.
Karta ewidencji czasu pracy - wzór miesięczny
Miesięczna ewidencja czasu pracy umożliwia szczegółowe rejestrowanie godzin pracy pracownika w ujęciu miesięcznym. Pobierz miesięczną ewidencję czasu pracy w PDF lub XLSX (Excel) poniżej.
Karta ewidencji czasu pracy - wzór roczny
Roczna ewidencja czasu pracy pozwala na prowadzenie ewidencji przez cały rok w jednym dokumencie. Pobierz roczną ewidencję czasu pracy PDF lub XLSX (Excel) poniżej.
Jakie informacje zawiera karta ewidencji czasu pracy pracownika?
Karta ewidencji czasu pracy powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg pracy pracownika i umożliwiać prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji, która zawiera wszystkie dane niezbędne do rozliczenia czasu pracy – w tym informacje o godzinach pracy, dyżurach oraz nieobecnościach. Ewidencja powinna także umożliwiać weryfikację obowiązującego wymiaru czasu pracy pracownika, wynikającego z przyjętego rozkładu czasu pracy.
W szczególności karta ewidencji czasu pracy powinna obejmować:
godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbę przepracowanych godzin,
liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczbę godzin nadliczbowych,
dni wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz liczbę godzin dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. opieka nad dzieckiem, urlop wypoczynkowy),
wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, jeśli zostały one dopuszczone do wykonywania w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Choć karta czasu pracy zawiera wyłącznie dane niezbędne do rozliczenia czasu pracy – takie jak godziny pracy, dyżury czy nieobecności – pracodawca ma również obowiązek przechowywania innych dokumentów związanych z organizacją czasu pracy. Należą do nich m.in. wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy czy o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Osobno przechowuje się także porozumienia dotyczące zadaniowego systemu czasu pracy, dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, uzgodnienia dotyczące odbioru dnia wolnego za pracę w dniu wolnym, a także zgody – np. od pracownicy w ciąży na zastosowanie systemu przerywanego czasu pracy lub na delegowanie poza stałe miejsce pracy. Choć dokumenty te nie stanowią formalnie części ewidencji czasu pracy, inEwi umożliwia ich elektroniczne składanie, archiwizację i zatwierdzanie, co znacząco usprawnia cały proces kadrowy i ogranicza obieg papierowych dokumentów.
Forma ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy, może być prowadzona zarówno w formie papierowej karty godzin pracy, jak i w formie elektronicznej. Ważne jest za to to, że karta ewidencji czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie, w przeciwieństwie do list obecności, które często są ze sobą mylone i traktowane jako jeden dokument. Lista obecności, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, jest jedynie potwierdzeniem, że pracownik jest danego dnia obecny w pracy, zgodnie z przyjętym w firmie harmonogramem. Z racji tego, że ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, to warto wybrać formę, która będzie wygodna w codziennym prowadzeniu.
FAQ - najczęściej zadawane pytania o ewidencję czasu pracy
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę.
Ewidencja czasu pracy powinna umożliwiać prawidłowe ustalenie:
wynagrodzenia za pracę,
dodatków za godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej,
innych świadczeń pracowniczych, takich jak wynagrodzenie za urlop czy czas choroby.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Ma on na celu prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą, a także ochronę praw pracowniczych. Stanowi on nie tylko narzędzie organizacyjne, ale także element realizacji polityki społecznej państwa w zakresie ochrony praw pracowniczych.
Tak, pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy na żądanie pracownika.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik ma prawo wglądu do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym do ewidencji czasu pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udostępnienia tej dokumentacji niezwłocznie po zgłoszeniu żądania przez pracownika – w formie umożliwiającej jej wgląd i sporządzenie kopii. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować karą grzywny do 30 000 zł nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy.
Brak ewidencji pracowniczej:
utrudnia ustalenie m. in. liczby przepracowanych godzin, nadgodzin, pozostałego urlopu wypoczynkowego,
uniemożliwia rozliczenie nieobecności (zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych),
może prowadzić do sporów o wynagrodzenie i świadczenia.
Tak, ewidencja czasu pracy stanowi element dokumentacji pracowniczej, ale nie wchodzi w skład akt osobowych pracownika.
Ewidencja zawiera dane niezbędne do prawidłowego rozliczenia czasu pracy, w tym: dni świadczenia pracy, rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie), liczbę godzin dyżurów oraz pracy w porze nocnej (jeśli występują). Karty czasu pracy sporządza się najczęściej na każdy miesiąc i przechowuje przez cały okres zatrudnienia pracownika, a następnie przez wymagany przepisami okres archiwizacji.
Ewidencję czasu pracy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę należy przechowywać przez 10 lub 50 lat, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy oraz ewentualnego złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA.
Tak, pracodawca może prowadzić uproszczoną ewidencję pracy dla ściśle określonych grup pracowników, np. pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub objętych zadaniowym czasem pracy.
Uproszczenie ewidencji polega na tym, że pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy. Ewidencja nadal musi jednak zawierać co najmniej:
dni świadczenia pracy.
rodzaj i wymiar nieobecności (np. urlop, zwolnienie lekarskie).
liczbę godzin dyżurów (jeśli występują).
Ewidencja czasu pracy umożliwia prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia pracownika – zarówno za pracę w normalnych godzinach pracy, jak i za godziny nadliczbowe, dyżury czy pracę w porze nocnej.
Dzięki niej można też uwzględnić dni wolne oraz usprawiedliwione nieobecności, co bezpośrednio wpływa na wysokość pensji i dodatków do wynagrodzenia.
Ewidencja czasu pracy pracownika młodocianego musi dokumentować liczbę przepracowanych godzin, czas nauki, odpoczynek, godziny pracy i rodzaj wykonywanych zadań.
W szczególności powinna obejmować:
liczbę przepracowanych godzin – zgodnie z limitem: do 6 godzin dziennie (poniżej 16 lat) lub do 8 godzin (powyżej 16 lat),
czas nauki – wliczany do czasu pracy, jeśli wynika z obowiązku dokształcania i przygotowania zawodowego,
przerwę w pracy – 30 minut, jeśli czas pracy przekracza 4,5 godziny,
godziny pracy – rozpoczęcia i zakończenia, w celu kontroli pracy w porze nocnej,
odpoczynek – minimum 14 godzin dobowo i 48 godzin tygodniowo,
zwolnienia od pracy – np. szkolne, lekarskie,
rodzaj wykonywanych prac – dla potwierdzenia braku prac wzbronionych młodocianym,
obowiązek prowadzenia ewidencji wynika z Kodeksu pracy i służy ochronie praw młodocianego.
FAQ - najczęściej zadawane pytania o kartę ewidencji czasu pracy
Tak, karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę.
Pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych. Forma ewidencji nie jest narzucona – może to być zarówno papierowa karta z miesięcznym lub rocznym wzorem ewidencji czasu pracy, jak i system elektroniczny. Brak ewidencji czasu pracy może skutkować sankcjami ze strony PIP.
Kartę ewidencji czasu pracy wypełnia pracodawca lub osoba przez niego upoważniona – zwykle dział kadr, księgowość lub bezpośredni przełożony.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, to pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy. Obowiązek ten może zostać powierzony innym osobom w firmie, ale ostateczna odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy. Sam pracownik nie wypełnia karty ewidencji, chyba że ma przydzielone obowiązki kadrowe (np. w mikrofirmie).
Ewidencja czasu pracy umożliwia rozliczenie czasu pracy i ustalenie wynagrodzenia, a lista obecności jedynie potwierdza obecność pracownika danego dnia.
Ewidencja zawiera szczegółowe dane o liczbie przepracowanych godzin, nadgodzinach, pracy w nocy, dyżurach i nieobecnościach. Lista obecności nie uwzględnia godzin pracy i nie spełnia wymogów Kodeksu pracy – ma charakter pomocniczy i nie zastępuje ewidencji.
Godziny pracy należy zapisywać w karcie ewidencji czasu pracy z podaniem: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczby przepracowanych godzin, liczby godzin nadliczbowych oraz godzin pracy w porze nocnej.
Przykład: 08:00–16:00, 8:00 h, 22:00–06:00 – praca nocna.
Tak, fałszowanie karty ewidencji czasu pracy może grozić karą więzienia.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami fałszowanie ewidencji czasu pracy – np. zaniżanie liczby nadgodzin lub wpisywanie fikcyjnych godzin pracy – może zostać uznane za przestępstwo przeciwko prawom pracownika. W przypadku zatrudnienia w ramach stosunku pracy takie działania naruszają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej i podlegają sankcjom określonym w Kodeksie pracy lub Kodeksie karnym. Pracodawcy grozi grzywna, ograniczenie wolności albo kara pozbawienia wolności. Elektroniczna ewidencja czasu pracy może zminimalizować ryzyko błędów i zwiększyć transparentność rozliczeń.
