Promesa zatrudnienia. Pobierz darmowy wzór.

Zmiana pracy lub pozyskanie kluczowego specjalisty często wymagają formalnego potwierdzenia przyszłej współpracy. Promesa zatrudnienia (umowa przedwstępna o pracę) to cywilnoprawne zobowiązanie, w którym przyszły pracodawca i pracownik deklarują, że w określonym terminie podpiszą właściwą umowę.

Taki dokument bywa niezbędny, gdy kandydat jest jeszcze w okresie wypowiedzenia czy też stara się o kredyt, a przedsiębiorca chce zabezpieczyć termin rozpoczęcia pracy. Poniżej znajdziesz praktyczne wyjaśnienia, jak sporządzić promesę zatrudnienia, w jakich sytuacjach warto ją podpisać, jakie elementy powinna zawierać promesa zatrudnienia oraz jakie są konsekwencje jej zerwania.

Promesa zatrudnienia - darmowy wzór do pobrania

Jeśli nie chcesz tworzyć dokumentu od zera, możesz skorzystać z przygotowanego przez nas szablonu. Darmowy wzór promesy zatrudnienia zawiera wszystkie istotne elementy: dane stron, opis stanowiska, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz termin zawarcia umowy przyrzeczonej. Wystarczy pobrać wzór, uzupełnić go danymi pracodawcy i pracownika, a następnie przekazać do podpisu obu stronom.

Czym jest promesa zatrudnienia i umowa przyrzeczona?

Promesa zatrudnienia, nazywana także umową przedwstępną, jest cywilnoprawnym zobowiązaniem do podpisania w przyszłości oznaczonej umowy o pracę.

Daje to stronom pewność, że po spełnieniu warunków, takich jak np. upływ okresu wypowiedzenia dojdzie do zawarcia właściwej umowy przyrzeczonej - najczęściej umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony.

Kodeks pracy nie reguluje wprost umowy przedwstępnej. Na mocy art. 300 k.p. stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. Uchwała SN z 22.04.1977 r. (I PZP 5/77) potwierdza dopuszczalność przedwstępnej umowy o pracę ocenianej według k.c. Brak formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o pracę. Pisemne potwierdzenie ustaleń jest obowiązkiem pracodawcy, ale nie warunkiem ważności samej umowy ani promesy.

Promesa a list intencyjny

Nie każdy dokument nazwany „promesą" spełnia warunki umowy przedwstępnej. Pracodawcy czasem wystawiają list intencyjny, w którym deklarują wolę zatrudnienia kandydata, ale nie określają szczegółów. Taki list ma charakter informacyjny. Może pomóc przy staraniach o wizę lub kredyt, lecz nie rodzi roszczeń o zatrudnienie. Aby dokument był wiążący, musi zawierać konkretne informacje o przyszłej umowie (rodzaj pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, termin podpisania umowy). W przeciwnym razie nie można żądać zawarcia umowy o pracę. Roszczenie odszkodowawcze może jednak powstać w razie negocjowania w złej wierze lub naruszenia wiążących postanowień listu intencyjnego.

W jakich sytuacjach promesa zatrudnienia jest stosowana?

Promesa zatrudnienia bywa wykorzystywana w kilku typowych sytuacjach - zawsze wtedy, gdy istnieje potrzeba formalnego zabezpieczenia przyszłego zatrudnienia. Najczęściej wykorzystuje się ją w sytuacjach:

1. Okres wypowiedzenia u dotychczasowego pracodawcy

   Pracownik nadal pracuje na starej umowie, a nowy pracodawca chce mieć pewność, że po zakończeniu okresu wypowiedzenia pozyska danego pracownika.

2. Staranie o kredyt lub leasing

   Banki analizują stabilność zatrudnienia, więc osoby zatrudnione na czas określony często mają trudności z uzyskaniem finansowania. Przedwstępna umowa o pracę zwiększa wiarygodność kredytową, ponieważ zawiera zobowiązanie do podpisania w określonym terminie umowy o pracę.

3. Osoby pozbawione wolności lub w służbie wojskowej

   Dokument bywa wykorzystywany przy wnioskach o warunkowe zwolnienie lub przerwę w odbywaniu kary, gdy firma deklaruje zatrudnienie pracownika od określonej daty.

4. Przedłużenie wygasającej umowy na czas określony

   Pracownik, który planuje wziąć kredyt hipoteczny, może poprosić o promesę potwierdzającą, że po wygaśnięciu obecnej umowy na czas określony zostanie zawarta nowa umowa. Taki dokument zwiększa jego zdolność kredytową i ułatwia planowanie zobowiązań.

Elementy promesy zatrudnienia – jak powinien wyglądać wzór?

Skuteczność promesy zatrudnienia zależy od tego, czy zawiera ona istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. W przypadku umowy o pracę minimalne wymagania wynikają z art. 29 § 1 Kodeksu pracy - umowa powinna określać strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Choć przepis dotyczy umowy o pracę, w praktyce te same informacje powinny znaleźć się w promesie zatrudnienia. Przygotowując promesa zatrudnienia wzór, warto uwzględnić w nich następujące elementy:

• Dane pracodawcy i pracownika – imię, nazwisko lub nazwa firmy, adresy, numery identyfikacyjne,

• Rodzaj i miejsce pracy – stanowisko, zakres obowiązków oraz adres wykonywania pracy.

• Wymiar etatu i czas pracy – informacja o pełnym etacie, części etatu lub systemie zmianowym.

• Wynagrodzenie i składniki dodatkowe – wskazanie kwoty brutto wraz ze składnikami takimi jak premie, prowizje czy dodatki.

• Rodzaj umowy i jej termin – wskazanie, że przyszła umowa będzie zawarta na czas określony, nieokreślony lub na okres próbny, oraz podanie daty podpisania umowy przyrzeczonej. Warto precyzyjnie określić datę albo przedział czasowy. Jeśli terminu nie oznaczono, uprawniony wyznacza termin. Jeżeli w ciągu roku od zawarcia umowy przedwstępnej terminu nie wyznaczono, roszczenie o zawarcie umowy wygasa. Jest to prekluzja wynikająca z art. 389 § 2 k.c. Roszczenia z umowy przedwstępnej, na przykład o odszkodowanie, przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta.

• Odszkodowanie za naruszenie - kwota lub zasady naliczania odszkodowania w razie niepodpisania umowy przyrzeczonej. Można zastrzec karę umowną, by ułatwić dochodzenie roszczeń.

• Podpisy stron i data podpisania promesy - potwierdzają zawarcie przedwstępnej umowy.

Tak skonstruowany wzór promesy zatrudnienia najlepiej zabezpiecza interesy obu stron. Warto zawrzeć promesę w formie pisemnej. Choć Kodeks pracy dopuszcza ustną umowę o pracę, w praktyce ustna promesa zatrudnienia jest trudniejsza do udowodnienia przed sądem niż dokument pisemny - zwłaszcza jeśli strony różnie pamiętają ustalone warunki. Pisemny dokument jasno określa warunki i ułatwia dochodzenie praw.

Konsekwencje zerwania promesy zatrudnienia

Co do zasady uprawniony może żądać odszkodowania obejmującego tzw. interes ujemny. Żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej jest możliwe tylko wtedy, gdy promesa spełnia wymagania ważności tej umowy i zawiera jej istotne postanowienia. Umowa przedwstępna może zobowiązywać jedną lub obie strony do podpisania umowy przyrzeczonej, dlatego konsekwencje zerwania promesy zatrudnienia mogą być dotkliwe. Jeżeli któraś ze stron nie dotrzyma zobowiązania, konsekwencje wynikają z art. 390 KC. Przepis stanowi, że strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej, która uchyla się od jej zawarcia, jest zobowiązana naprawić szkodę poniesioną przez drugą stronę. Umowa może odmiennie określić zakres odszkodowania - strony często uzgadniają kwotę kary umownej odpowiadającej np. wielokrotności miesięcznego wynagrodzenia. Uprawniony może żądać zawarcia umowy przyrzeczonej, jeżeli promesa spełnia wymagania ważności tej umowy (zawiera jej istotne postanowienia). W przypadku umowy o pracę brak formy pisemnej nie wyłącza tego roszczenia.

Odszkodowanie może pokrywać utracone zarobki u poprzedniego pracodawcy, koszty przygotowania dokumentów lub inne wydatki, jakie poszkodowany poniósł, licząc na zawarcie umowy. Roszczenia z promesy przedawniają się po roku od terminu, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta.

Jak przygotować promesę zatrudnienia?

Dobrze sporządzona promesa zatrudnienia chroni interesy obu stron i ułatwia planowanie zasobów kadrowych. Na etapie ustalania jej treści przedsiębiorca powinien przede wszystkim doprecyzować z kandydatem warunki przyszłej umowy o pracę:

• rodzaj umowy (na czas określony, nieokreślony lub okres próbny),

• stanowisko, zakres obowiązków i wymiar etatu pracy,

• wysokość wynagrodzenia,

• termin zawarcia umowy przyrzeczonej oraz datę rozpoczęcia pracy.

Tak przygotowany wzór promesy zatrudnienia powinien jasno wskazywać, że strony wiąże termin wyznaczony w dokumencie, a podpisanie promesy nie jest uprzejmościową deklaracją, tylko realnym zobowiązaniem wynikającym z art. 389 Kodeksu cywilnego. Ze względów dowodowych promesa zatrudnienia powinna mieć formę pisemną. Choć umowa przedwstępna co do zasady może być zawarta w dowolnej formie, art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga, aby pracodawca potwierdził pracownikowi na piśmie ustalenia dotyczące stron i warunków zatrudnienia. Dlatego warto sporządzić dwa jednobrzmiące egzemplarze dokumentu - po jednym dla każdej ze stron, co później ułatwia egzekwowanie roszczeń.

Warto rozważyć zapis o karze umownej i z góry określić wysokość odszkodowania (np. równowartość miesięcznego wynagrodzenia). Ułatwia to dochodzenie roszczeń w razie niedotrzymania umowy przyrzeczonej. Dobrze też wyraźnie wskazać termin lub przedział czasu, w którym zostanie zawarta właściwa umowa, aby uniknąć problemów z przedawnieniem.

Kluczowe są też poprawne dane osobowe obu stron (imiona, nazwiska, adresy, numery identyfikacyjne) - błędy mogą utrudnić egzekwowanie zapisów promesy. Znając z góry termin rozpoczęcia pracy, łatwiej zaplanować grafiki i podział zadań. Pomagają w tym narzędzia takie jak ewidencja czasu pracy i grafiki pracy proponowane przez inEwi, które porządkują wymiar etatu i harmonogram nowych pracowników.

Promesa zatrudnienia – co warto zapamiętać?

Podsumowując, promesa zatrudnienia to nie tylko „obietnica" zatrudnienia, lecz pełnoprawna umowa przedwstępna regulowana przepisami Kodeksu cywilnego. W połączeniu z art. 300 KP daje ona stronom możliwość zabezpieczenia przyszłej współpracy i dochodzenia roszczeń w razie jej naruszenia. Dokument powinien zawierać wszystkie istotne postanowienia przyszłej umowy: dane stron, rodzaj i miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i termin zawarcia umowy. Jest szczególnie przydatny przy długim okresie wypowiedzenia, staraniu o kredyt, czy przedłużaniu umowy na czas określony. Zawarcie promesy na piśmie i uwzględnienie kary umownej chroni obie strony i pozwala uniknąć sporów. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio korzystają z promesy, mogą lepiej planować zatrudnienie i zapewnić sobie lojalność kandydatów, a dzięki narzędziom takim jak inEwi sprawnie organizować czas pracy.