Aktualny wzór świadectwa pracy określa rozporządzenie wykonawcze do Kodeksu pracy. Dokument należy wydać w dniu ustania stosunku pracy, a jeśli uniemożliwiają to obiektywne przyczyny – przesłać lub doręczyć w ciągu 7 dni. Prawidłowo sporządzone świadectwo potwierdza przebieg zatrudnienia i pozwala ustalić uprawnienia pracownicze.
Materiał jest przeznaczony dla pracodawców, pracowników działów kadr oraz osób, które otrzymały świadectwo i chcą sprawdzić jego treść. Wyjaśniamy, skąd pobrać świadectwo pracy wzór do wypełnienia, jakie dane w nim umieścić, kiedy wydać dokument oraz jak przebiega procedura jego sprostowania. Poprawność świadectwa ma znaczenie dla nowego pracodawcy, ZUS i samego pracownika, między innymi przy ustalaniu prawa do urlopu oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Najważniejsze informacje
- Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni, natomiast w przypadku nawiązania w tym terminie kolejnego stosunku pracy obowiązek wydania świadectwa powstaje na wniosek pracownika.
- Dokument zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczeń społecznych.
- Pracownik ma 14 dni od otrzymania dokumentu na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.
- Pracodawca ma 7 dni na wydanie nowego świadectwa albo zawiadomienie pracownika o odmowie sprostowania.
- Niewydanie dokumentu w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł.
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument wydawany przez pracodawcę w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Potwierdza okres zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, wymiar czasu pracy oraz sposób zakończenia zatrudnienia. Zawiera również dane potrzebne do ustalenia prawa do urlopów, świadczeń i innych uprawnień u kolejnego pracodawcy.
Dokument nie jest opinią ani referencją. Pracodawca nie powinien oceniać w nim jakości pracy, zaangażowania ani kompetencji pracownika. W świadectwie pracy zamieszcza się informacje wskazane w Kodeksie pracy oraz rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy.
Świadectwo pracy obejmuje okres lub okresy zatrudnienia, za które pracownik nie otrzymał wcześniej takiego dokumentu. Jego wydanie jest obowiązkiem pracodawcy i nie może zależeć od zwrotu sprzętu służbowego, rozliczenia zaliczki, podpisania dodatkowego oświadczenia ani wykonania przez pracownika innych czynności.
Świadectwo pracy wzór – gdzie znaleźć aktualny formularz?
Pomocniczy wzór świadectwa pracy stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Aktualny tekst jednolity rozporządzenia został ogłoszony w 2024 r. i uwzględnia między innymi zmiany związane ze zwolnieniem z powodu siły wyższej, urlopem opiekuńczym oraz okazjonalną pracą zdalną.
Określenie „pomocniczy wzór” oznacza, że pracodawca może przygotować dokument w swoim systemie kadrowym lub zastosować własny układ graficzny. Musi jednak uwzględnić wszystkie wymagane informacje i pouczenia oraz zachować sens poszczególnych objaśnień. Własny formularz nie może pomijać danych przewidzianych w przepisach.
Osoby wyszukujące hasła „świadectwo pracy wzór Word”, „swiadectwo pracy wzor” lub „świadectwo pracy wzór do wypełnienia” powinny sprawdzić, czy pobrany plik odpowiada aktualnemu załącznikowi do rozporządzenia. Sam format DOCX nie przesądza o poprawności dokumentu. Starszy formularz może nie uwzględniać informacji wymaganych po zmianach w Kodeksie pracy.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Agencja pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracy również informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową, oraz okresów wykonywania tej pracy. Agencja pracy tymczasowej wskazuje każdego pracodawcę użytkownika oraz okres wykonywania na jego rzecz pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę.
W świadectwie pracy należy wskazać okresy zatrudnienia objęte dokumentem, a w przypadku przejęcia pracownika na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy lub przepisów odrębnych również odpowiednie okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców wraz z ich oznaczeniem. Jeśli w czasie trwania stosunku pracy pracownik był zatrudniony w różnych wymiarach czasu pracy, należy wyszczególnić poszczególne okresy i odpowiadające im wymiary etatu.
W części dotyczącej urlopu wypoczynkowego nie podaje się osobno pełnego wymiaru urlopu należnego za rok ustania zatrudnienia. Wpisuje się wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu przysługującego w tym roku, które pracownik wykorzystał w naturze lub za które przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Osobno wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wykorzystanego na żądanie na podstawie art. 167² Kodeksu pracy.
Informacje o wykorzystanym urlopie ojcowskim i rodzicielskim zamieszcza się tylko wtedy, gdy ze względu na wiek dziecka pracownik mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy, przy czym dla urlopu rodzicielskiego wskazuje się także podstawę prawną jego udzielenia. Jeśli korzystał z więcej niż jednego urlopu ojcowskiego lub rodzicielskiego, urlop wykorzystany na każde dziecko wskazuje się odrębnie, podając imię i nazwisko dziecka.
W świadectwie pracy wykazuje się również okresy nieskładkowe przypadające podczas zatrudnienia i uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. W zależności od przebiegu zatrudnienia mogą one obejmować między innymi okresy pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Wpis musi wynikać z dokumentacji pracowniczej i przepisów ubezpieczeniowych.
Informacji o czynnościach egzekucyjnych nie należy opisywać ogólnie jako „czynności komornicze”. W świadectwie zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, obejmującą dane wymagane przepisami postępowania egzekucyjnego.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoJak wypełnić wzór świadectwa pracy?
Wypełnianie dokumentu warto zacząć od porównania danych osobowych i dat z aktami pracownika. Następnie trzeba przejrzeć historię umów i aneksów, aby prawidłowo wskazać cały okres zatrudnienia, rodzaje wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz ewentualne zmiany wymiaru czasu pracy.
Szczególnej uwagi wymaga rubryka dotycząca ustania stosunku pracy. Należy rozróżnić rozwiązanie umowy od jej wygaśnięcia. W przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia należy wskazać odpowiednio art. 52, 53 albo 55 Kodeksu pracy, a przy rozwiązaniu na mocy porozumienia stron lub za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika – także odpowiednio art. 1 albo art. 10 ustawy z 13 marca 2003 r., jeżeli ma ona zastosowanie. Jeśli stosunek pracy ustał wskutek zdarzenia powodującego jego wygaśnięcie, dokument powinien zawierać właściwą podstawę prawną.
Nie należy opisywać przyczyn rozwiązania umowy szerzej, niż wymagają tego przepisy. Świadectwo potwierdza formalny tryb rozwiązania stosunku pracy, ale nie służy do przedstawiania konfliktu, oceniania zachowania pracownika ani uzasadniania decyzji kadrowej.
Kolejnym etapem jest uzgodnienie danych o urlopach, zwolnieniach, wynagrodzeniu chorobowym i okresach niezdolności do pracy z ewidencją czasu pracy oraz dokumentacją płacową. Elektroniczna ewidencja czasu pracy, harmonogramów i nieobecności w inEwi może ułatwić zebranie informacji potrzebnych przy zakończeniu zatrudnienia. Wystawienie świadectwa pracy nadal wymaga jednak sprawdzenia danych na podstawie pełnej dokumentacji pracowniczej.
Przykład 1. Zmiana wymiaru czasu pracy
Anna pracowała od 1 marca 2023 r. do 30 września 2026 r. Początkowo była zatrudniona na pół etatu, a po roku podpisała aneks zwiększający wymiar czasu pracy do pełnego etatu. W świadectwie należy wyszczególnić okresy zatrudnienia w poszczególnych wymiarach czasu pracy oraz podać rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje.
Przykład 2. Kilka stanowisk u jednego pracodawcy
Marek rozpoczął pracę jako magazynier, a później objął stanowisko koordynatora zmiany. W dokumentacji zachowały się aneksy oraz zakresy obowiązków, choć część starszych grafików była przechowywana w innym systemie. W świadectwie pracy należy wskazać zajmowane przez pracownika stanowiska lub pełnione funkcje, natomiast przepisy nie nakładają ogólnego obowiązku przypisywania każdemu stanowisku odrębnego okresu jego zajmowania.
Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
Po śmierci pracownika pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od złożenia wniosku przez małżonka lub inną osobę uprawnioną do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób – przez innego spadkobiercę pracownika. W razie śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy z urzędu, natomiast wydaje je osobie uprawnionej na jej wniosek.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w dniu ustania stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od upływu tego terminu przesyła dokument za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza go w inny sposób. Może zrobić to za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć dokument w inny skuteczny sposób.
Wyjątek dotyczy sytuacji, w której ten sam pracodawca nawiązuje z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. W takim przypadku pracodawca wydaje dokument tylko na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pracownik może złożyć wniosek w dowolnym czasie. Może on dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które wcześniej nie wydano świadectwa. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Wyjątek związany z kontynuacją zatrudnienia nie oznacza więc, że pracownik definitywnie traci prawo do świadectwa.
Grafika wygenerowana przy pomocy AI
Jak sprostować świadectwo pracy?
Dokument kończy się pouczeniem o prawie do jego sprostowania. Pracownik, który zauważy błędną datę, nieprawidłowy wymiar etatu, pominięte stanowisko lub niezgodną z dokumentacją informację o urlopie, może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego poprawienie.
We wniosku o sprostowanie świadectwa pracy warto wskazać nieprawidłowe informacje i oczekiwany sposób ich poprawienia, jednak przepisy nie wymagają przedstawienia gotowego brzmienia poprawianych punktów. Dla celów dowodowych warto złożyć go w sposób pozwalający potwierdzić datę doręczenia, chociaż Kodeks pracy nie wymaga w tym przypadku szczególnej formy.
Po uwzględnieniu wniosku o sprostowanie pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku, a gdy z przyczyn obiektywnych jest to niemożliwe, przesyła lub doręcza je w ciągu kolejnych 7 dni. Najpóźniej w dniu wydania nowego dokumentu usuwa poprzednie świadectwo z akt osobowych i niszczy je w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Jeśli pracodawca nie uwzględni żądania sprostowania świadectwa pracy, w ciągu 7 dni zawiadamia o tym pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownik ma następnie 14 dni od otrzymania odmowy na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa.
Brak odpowiedzi pracodawcy nie zamyka drogi sądowej. Pracownik może zwrócić się do sądu pracy także wtedy, gdy pracodawca nie zawiadomił go o odmowie. W takim przypadku przepisy nie ustanawiają odrębnego 14-dniowego terminu liczonego od bezskutecznego upływu czasu na odpowiedź.
Po prawomocnym uwzględnieniu powództwa o sprostowanie pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni, a jeżeli obiektywne przyczyny uniemożliwiają jego wydanie w tym terminie, przesyła lub doręcza je w ciągu kolejnych 7 dni. Rozstrzygnięcie sądu może więc doprowadzić do zastąpienia błędnego dokumentu prawidłowym.
Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?
Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. czyn ten podlega karze grzywny od 2000 do 60 000 zł. Odpowiedzialność za wykroczenie jest niezależna od roszczeń, których może dochodzić pracownik.
Pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa. Jeśli pracodawca nie istnieje albo pozwanie go jest niemożliwe z innych przyczyn, można żądać ustalenia przez sąd uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Roszczenia te można zgłosić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.
Nieterminowe wydanie lub wydanie niewłaściwego świadectwa może również skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą. Odszkodowanie przysługuje za czas pozostawania bez pracy z powodu naruszenia obowiązku przez pracodawcę, jednak nie dłuższy niż 6 tygodni. Nie jest należne automatycznie za samo opóźnienie – pracownik powinien wykazać szkodę oraz związek między brakiem lub wadliwością świadectwa a pozostawaniem bez pracy.
Dlaczego prawidłowe świadectwo pracy jest ważne?
Informacje zawarte w świadectwie pracy umożliwiają kolejnemu pracodawcy prawidłowe ustalenie uprawnień pracowniczych. Dotyczy to przede wszystkim urlopu wypoczynkowego, wykorzystanych zwolnień, dni okazjonalnej pracy zdalnej oraz uprawnień związanych z rodzicielstwem.
Dokument potwierdza również przebieg doświadczenia zawodowego i okres zatrudnienia. Informacje o okresach nieskładkowych są istotne przy ustalaniu prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego, emerytury lub renty. Błędne dane mogą zatem wpływać nie tylko na rozliczenia z nowym pracodawcą, ale także na przyszłe uprawnienia pracownika.
Pracodawca powinien traktować przygotowanie świadectwa jako część zamknięcia całego procesu kadrowego. Sprawdzenie dokumentu przed podpisaniem ogranicza ryzyko konieczności jego sprostowania, sporu przed sądem pracy oraz odpowiedzialności za nieterminowe wydanie.
Podsumowanie
Świadectwo pracy należy sporządzić na podstawie aktualnych przepisów oraz danych znajdujących się w dokumentacji pracowniczej. Dokument powinien potwierdzać okres i warunki zatrudnienia, rodzaj pracy, zajmowane stanowiska, tryb zakończenia stosunku pracy, wykorzystane urlopy, okresy nieskładkowe oraz inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Na żądanie pracownika pracodawca zamieszcza w świadectwie pracy informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Podstawowym terminem wydania dokumentu jest dzień ustania stosunku pracy. Jeśli świadectwo zawiera błąd, pracownik ma 14 dni na złożenie wniosku o sprostowanie, a pracodawca 7 dni na wydanie nowego dokumentu albo poinformowanie o odmowie. Terminowe i staranne wystawienie świadectwa chroni interes pracownika, a pracodawcy pozwala ograniczyć ryzyko grzywny, odszkodowania oraz postępowania sądowego.
Źródła
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 1245:
https://eli.gov.pl/eli/DU/1974/141 - Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2024 r. poz. 1016:
https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1016/ogl - Urzędowy wzór świadectwa pracy wraz z objaśnieniami dotyczącymi jego wypełniania:
https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1016/text.pdf - Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2026 r. poz. 473:
https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/473/ogl - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, „Świadectwo pracy”:
https://www.gov.pl/web/rodzina/swiadectwo-pracy - Państwowa Inspekcja Pracy, „Co to jest świadectwo pracy?”:
https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/co-to-jest-swiadectwo-pracy?tmpl=print
FAQ - najczęściej zadawane pytania o świadectwo pracy
Wzór świadectwa pracy zamieszczony w rozporządzeniu ma charakter pomocniczy. Pracodawca może zastosować własny układ dokumentu, ale musi zawrzeć w nim wszystkie informacje i pouczenia wymagane przez Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
Świadectwo pracy wzór Word można stosować, jeśli odpowiada aktualnym przepisom i zawiera komplet wymaganych danych. Przed użyciem formularza trzeba porównać go z aktualnym załącznikiem do rozporządzenia, ponieważ dokumenty dostępne w internecie mogą opierać się na nieobowiązujących wersjach wzoru.
Co do zasady pracodawca wydaje świadectwo w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni, a w razie obiektywnej niemożności wydania dokumentu w tym dniu przesyła go lub doręcza w ciągu kolejnych 7 dni.
Wydania świadectwa pracy nie można uzależniać od rozliczenia się pracownika, zwrotu komputera, telefonu, odzieży roboczej ani innych przedmiotów należących do firmy. Ewentualnych roszczeń pracodawca powinien dochodzić niezależnie od obowiązku wydania dokumentu.
Pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania. Jeśli pracodawca odmówi poprawienia dokumentu, pracownik ma 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie na skierowanie żądania do sądu pracy.
Brak odpowiedzi pracodawcy nie pozbawia pracownika prawa do wystąpienia na drogę sądową. Jeśli pracodawca nie wyda nowego świadectwa ani nie zawiadomi o odmowie, pracownik może zwrócić się do sądu pracy z żądaniem sprostowania dokumentu.
Odszkodowanie może przysługiwać, jeśli wskutek niewydania świadectwa w terminie albo wydania niewłaściwego dokumentu pracownik pozostawał bez pracy. Jego wysokość odpowiada wynagrodzeniu za ten okres, maksymalnie jednak za 6 tygodni. Pracownik powinien wykazać poniesioną szkodę oraz jej związek z naruszeniem obowiązku przez pracodawcę.
Na żądanie pracownika w świadectwie pracy podaje się informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Bez takiego żądania dane te nie należą do obowiązkowego zakresu dokumentu.
#udostępnij jeżeli ten wzór jest przydatny:
