Zadaniowy czas pracy a nadgodziny – co warto wiedzieć?

Zadaniowy system czasu pracy pozwala na rozliczanie pracowników z wykonanych zadań, a nie z liczby godzin spędzonych w biurze. Daje elastyczność, ale wbrew pozorom nie zwalnia pracodawcy z przestrzegania przepisów o czasie pracy. Kodeks pracy wymaga, aby zakres zadań umożliwiał ich realizację w normalnych normach czasu pracy – 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w pięciodniowym tygodniu. Gdy zadania są zbyt obszerne, powstają nadgodziny, za które pracownikowi przysługuje rekompensata. Jak zgodnie z prawem wprowadzić zadaniowy czas pracy? Kiedy pojawiają się nadgodziny i jak je rozliczać?

Najważniejsze informacje

1. System zadaniowy można stosować w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, organizacją pracy lub miejscem jej wykonywania.

2. Zadania muszą być tak ustalone, aby można je było wykonać w ramach norm czasu pracy: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu. Przekroczenie tych norm oznacza powstanie nadgodzin.

3. W systemie zadaniowym należy prowadzić conajmniej uproszczoną ewidencję czasu pracy. Brak takiej ewidencji utrudnia obronę pracodawcy w sporze o nadgodziny.

4. Nadgodziny powstają, gdy pracownik musi przekroczyć normy czasu pracy z powodu zbyt dużej liczby zadań. Za pracę nadliczbową przysługuje dodatek 50 % lub 100 % wynagrodzenia albo czas wolny.

Definicja zadaniowego czasu pracy i podstawy prawne

Zadaniowy system czasu pracy jest jednym z systemów czasu pracy przewidzianych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 140 ustawy, można go stosować w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Warunkiem jest uprzednie porozumienie z pracownikiem co do czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić zadań – musi skonsultować z pracownikiem ich zakres i czasochłonność. Taki system sprawdza się np. u przedstawicieli handlowych, programistów, doradców czy serwisantów, którzy pracują poza siedzibą firmy i sami organizują swój dzień.

Najważniejsze normy czasu pracy wynikają z art. 129 Kodeksu pracy: czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu. Oznacza to, że nawet w systemie zadaniowym zadania muszą być możliwe do wykonania w takim wymiarze - w każdym innym przypadku powstają godziny nadliczbowe.

Kiedy można wprowadzić system zadaniowego czasu pracy?

Nie każdą pracę można objąć zadaniowym czasem pracy. Warunki wprowadzenia tego systemu są dość rygorystyczne.

Po pierwsze, rodzaj pracy lub jej organizacja musi utrudniać bieżącą kontrolę godzin. System zadaniowy sprawdza się, gdy pracodawca nie może nadzorować na bieżąco czasu pracy pracownika, np. w przypadku pracy terenowej, doradztwa czy samodzielnych projektów.

Po drugie, konieczne jest porozumienie z pracownikiem co do liczby zadań i czasu potrzebnego na ich wykonanie. Choć porozumienie nie musi być formalnie nazwane „uzgodnieniem", pracodawca powinien wysłuchać stanowiska pracownika i nie może narzucać zakresu zadań jednostronnie. Brak konsultacji może prowadzić do zakwestionowania systemu.

Po trzecie, zadania muszą być precyzyjnie określone, aby można było ocenić, ile czasu zajmują. Sąd Najwyższy podkreśla, że nazwanie systemu „zadaniowym" nie wystarczy.

Przykładowo, praca kasjera czy kierowcy autobusu wymaga obecności w określonych godzinach i kontroli czasu – w takich zawodach system zadaniowy się nie sprawdzi. Z kolei copywriter, grafik czy specjalista SEO mogą samodzielnie organizować swój dzień pracy i rozliczać się z efektu.

Obowiązek ewidencjonowania zadań i kontrola odpoczynków

W systemie zadaniowym pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy pracownika - nie oznacza to jednak braku dokumentacji. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń. W przypadku systemu zadaniowego może to być ewidencja uproszczona – obejmuje ona m.in. dni pracy, udzielone urlopy i inne nieobecności. Nieprowadzenie żadnej ewidencji utrudnia wykazanie, że pracodawca zapewnił pracownikowi 11‑godzinny dobowy odpoczynek i 35‑godzinny odpoczynek tygodniowy (art. 132 i 133 Kodeksu pracy).

Warto wykorzystać narzędzia informatyczne do rejestrowania zadań i urlopów. Ewidencja czasu pracy w inEwi pozwala przypisać pracownikowi konkretne zadania, kontrolować terminy ich wykonania i zliczać dni pracy bez śledzenia każdej godziny. Dzięki temu pracodawca może łatwiej wykazać, że zadania były możliwe do wykonania w normalnym wymiarze czasu pracy i że pracownik korzystał z wymaganych odpoczynków. Dodatkowo inEwi integruje się z systemami do zarządzania zadaniami np. Jira.

Kiedy w zadaniowym systemie pracy powstają nadgodziny?

Praca w godzinach nadliczbowych w systemie zadaniowym powstaje w takich samych okolicznościach jak w innych systemach czasu pracy. Art. 151 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracę w godzinach nadliczbowych stanowi praca wykonywana ponad obowiązujące normy czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Nadgodziny są dopuszczalne w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

W systemie zadaniowym nadgodziny pojawiają się najczęściej wtedy, gdy pracodawca przydziela pracownikowi zbyt dużą liczbę zadań. Jeżeli obiektywnie nie da się ich wykonać w ośmiogodzinnym dniu, zlecenie takich zadań jest równoznaczne z poleceniem pracy w godzinach nadliczbowych.

Sąd Najwyższy w wyroku z 27 stycznia 2016 r. (I PK 25/15) podkreślił, że samo wpisanie do umowy o pracę klauzuli o zadaniowym czasie pracy nie wyłącza obowiązku zapłaty za nadgodziny. Jeśli pracodawca nie określił zadań i sposobu ich realizacji, system nie obowiązywał. W innym orzeczeniu (III APa 7/16) wskazano, że wyznaczenie pracownikowi zadań niemożliwych do wykonania w normalnym czasie pracy uzasadnia roszczenie o wynagrodzenie za nadgodziny.

Jak rozliczać nadgodziny w systemie zadaniowym?

Rozliczanie nadgodzin w zadaniowym czasie pracy przebiega tak samo jak w innych systemach. Za pracę nadliczbową przysługują dwie formy rekompensaty.

Po pierwsze, pracownikowi należy się dodatek do wynagrodzenia. Art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy przewiduje dodatki za nadgodziny w wysokości 50% lub 100%. 50 % wynagrodzenia za pracę nadliczbową przysługuje w zwykłe dni, a 100 % pracownik otrzyma za pracę nadliczbową w nocy, w niedziele i święta lub w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w święto. Dodatek oblicza się od wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika (stawka godzinowa lub miesięczna).

Po drugie, zamiast dodatku pracodawca może udzielić pracownikowi czasu wolnego. Czas wolny może być udzielony w tym samym wymiarze (na wniosek pracownika) lub w wymiarze o połowę wyższym (z inicjatywy pracodawcy). W takim przypadku pracownik nie otrzymuje dodatku, ale zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia.

Jak udowodnić pracę w nadgodzinach bez ewidencji czasu pracy?

System zadaniowy zwalnia z obowiązku prowadzenia godzinowej ewidencji czasu pracy. To utrudnia dochodzenie roszczeń, ale nie uniemożliwia ich w całości.

Pracownik może gromadzić dowody takie jak e‑maile wysyłane poza standardowymi godzinami, logowania do systemów IT, raporty GPS, notatki oraz zeznania świadków. W razie sporu sądowego, jeśli udowodni pracę ponad normę, ale nie precyzyjną liczbę godzin, sąd może oszacować należność według art. 322 Kodeksu postępowania cywilnego.

Zalety i wady zadaniowego czasu pracy

Zadaniowy system niesie dla firm wiele korzyści. Umożliwia elastyczne planowanie pracy, co sprawdza się przy zadaniach projektowych, pracy kreatywnej czy terenowej. Pracownik może sam decydować, w jakich godzinach jest najbardziej efektywny, łatwiej łączyć pracę z życiem prywatnym i unikać dojazdów. Firma nie musi pilnować grafiku pracy i może rozliczać się z efektów.

Jednocześnie system ten wiąże się z ryzykiem. Brak bieżącego nadzoru wymaga dużego zaufania do pracownika. Źle oszacowany zakres zadań powoduje powstawanie nadgodzin i roszczeń o wynagrodzenie. Nie wszystkie stanowiska się do tego nadają – praca kasjera czy kierowcy wymaga obecności w konkretnych godzinach. Zadaniowy system może też utrudniać zespołową współpracę, jeśli część pracowników pracuje w różnych porach.

Aby uniknąć problemów, warto:

• precyzyjnie definiować zakres zadań w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym,

• konsultować z pracownikiem czas potrzebny na wykonanie zadań i dostosowywać ich liczbę do realnych możliwości,

• prowadzić uproszczoną ewidencję zadań i odpoczynków,

• monitorować, czy przydzielone obowiązki mieszczą się w ramach kodeksowych norm i korygować je, gdy pojawiają się nadgodziny.

Podsumowanie

Zadaniowy czas pracy to narzędzie, które przy umiejętnym stosowaniu może zwiększyć elastyczność i efektywność przedsiębiorstwa. Pracodawca może stosować ten system tylko w niektórych sytuacjach, a zlecone zadania powinny być możliwe do wykonania w normalnym wymiarze czasu pracy. Trzeba pamiętać, że brak godzinowej ewidencji w zadaniowym czasie pracy nie oznacza braku nadgodzin – jeśli zadania wymagają pracy dłuższej niż 8 godzin na dobę lub 40 godzin tygodniowo, powstaje obowiązek wypłaty dodatku lub udzielenia czasu wolnego. Wprowadzenie zadaniowego systemu wymaga zatem starannego planowania, konsultacji z pracownikiem i bieżącego monitorowania obciążenia. Korzystając z narzędzi takich jak inEwi, można prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy, minimalizując ryzyko sporów.