Uproszczona ewidencja czasu pracy – na czym polega?

Prawidłowa ewidencja czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Pozwala nie tylko ustalić wynagrodzenie i dodatki, ale również udowodnić, że zapewniono pracownikom ustawowy odpoczynek. W ewidencji czasu pracy prowadzi się szczegółowe zapisy na temat m.in. godzin pracy, nadgodzin czy też pracy nocnej. Jednocześnie Kodeks pracy przewiduje możliwość stosowania uproszczonej ewidencji czasu pracy dla wąskiej grupy osób. Kiedy można prowadzić uproszczoną ewidencję? Jakie dane musi zawierać ewidencja standardowa i czym się różni o uproszczonej ewidencji czasu pracy?

Najważniejsze informacje

1. Ewidencja czasu pracy służy do ustalenia pensji i innych świadczeń oraz ochrony praw pracownika. Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić ją dla każdego pracownika oraz udostępniać na żądanie.

2. Uproszczona ewidencja zwalnia z wpisywania godzin pracy, ale można ją stosować tylko wobec kadry zarządzającej, pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy i osób otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy.

3. Brak prowadzenia ewidencji jest wykroczeniem zagrożonym grzywną do 30 000 zł.

Co to jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy (nazywana też kartą ewidencji) to dokument, w którym pracodawca zapisuje rzeczywisty przebieg czasu pracy pracownika. Zawiera ona informacje niezbędne do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia, dodatków za nadgodziny, pracy w porze nocnej oraz prawa do urlopów. W przeciwieństwie do grafiku pracy czy listy obecności, ewidencja czasu pracy rejestruje nie planowane, lecz faktyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę przepracowanych godzin, dyżury oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Pracodawca musi prowadzić ewidencję oddzielnie dla każdego pracownika i na żądanie udostępniać ją zainteresowanemu.

Dokumentację można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dopuszcza prowadzenie części dokumentów w innej postaci niż reszta https://inewi.pl/blog/akta-osobowe-pracownika-jak-nalezy-je-prowadzicakt osobowych, np. elektroniczną ewidencję przy papierowych aktach.

Podstawa prawna

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek dokumentowania czasu pracy w celu ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń. Szczegółowe informacje, jakie musi zawierać ewidencja, określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. W stosunku do zleceniobiorców obowiązek potwierdzania liczby godzin wynika z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; rejestrowanie godzin ma zapewnić wypłatę co najmniej minimalnej stawki godzinowej, która w 2025 r. wynosi 30,50 zł brutto.

Kogo dotyczy obowiązek ewidencjonowania czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy każdego pracodawcy, który zatrudnia osobę w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że ewidencję należy prowadzić dla osób zatrudnionych na umowę o pracę niezależnie od wymiaru etatu i systemu czasu pracy. Obowiązek obejmuje również pracowników młodocianych – w karcie ewidencji należy odnotować czas pracy młodocianych przy pracach wzbronionych, które mogą być wykonywane w celu przygotowania zawodowego.

Od 2017 r. potwierdzanie liczby godzin pracy stało się obowiązkowe także w przypadku umów zlecenia. Obowiązek ten ma charakter cywilnoprawny i ma zapewnić wypłatę co najmniej minimalnej stawki godzinowej; należy go realizować poprzez uzgodnienie w umowie sposobu potwierdzania godzin lub, w razie braku takiego zapisu, poprzez przekazywanie przez zleceniobiorcę informacji o liczbie przepracowanych godzin przed wypłatą.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy?

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa, jakie informacje musi zawierać karta ewidencji. Dla każdego pracownika należy odnotować:

• Liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – wpisywane codziennie i niezbędne do ustalenia wynagrodzenia.

• Liczbę godzin pracy w porze nocnej i nadliczbowych – oddzielne wykazywanie godzin nadliczbowych ułatwia rozliczenie dobowych i średniotygodniowych nadgodzin.

• Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu – np. soboty wolne z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, święta ustawowe lub dodatkowe dni wolne.

• Liczbę godzin dyżuru oraz godziny jego rozpoczęcia i zakończenia wraz ze wskazaniem miejsca pełnienia dyżuru.

• Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy – np. opieka nad dzieckiem, krwiodawstwo czy załatwienie spraw osobistych.

• Rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności – np. urlop macierzyński, chorobowe czy przygotowanie zawodowe młodocianych.

• Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności – każde niestawiennictwo, które nie zostało zgłoszone lub zaakceptowane przez pracodawcę.

• Czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych, wykonywanych w celu nauki zawodu.

Dodatkowe dokumenty, które składają się na dokumentację czasu pracy, obejmują wnioski pracowników o zwolnienie w celu załatwienia spraw osobistych, wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, zgodę na system przerywanego czasu pracy czy zatrudnienie w porze nocnej. Wszystkie te dokumenty tworzą razem akta związane z ewidencjonowaniem czasu pracy i powinny być przechowywane razem z ewidencją.

Uproszczona ewidencja czasu pracy - kogo dotyczy?

Kodeks pracy pozwala na prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy dla ściśle określonych grup pracowników. Dotyczy to:

• osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,

• pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy,

• pracowników, którym wypłacany jest ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej.

Co zawiera uproszczona ewidencja czasu pracy?

Uproszczenie polega na braku obowiązku wpisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Nadal trzeba jednak dokumentować rodzaj i wymiar usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecności, urlopy czy zwolnienia lekarskie. By móc poprawnie zapisać te elementy w ewidencji, warto - dla zachowania czytelności - oznaczać również dni pracy.

Pracodawca może zdecydować się na pełną ewidencję godzin nawet w przypadku pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy – przepisy tego nie zakazują. Korzystanie z uproszczonej ewidencji w zadaniowym systemie czasu pracy est więc wyjątkiem. W praktyce dotyczy głównie dyrektorów, członków zarządów i osób wykonujących pracę w oparciu o zadania, w których ważny jest efekt, a nie czas wykonania. Pozostali pracownicy powinni mieć prowadzoną pełną ewidencję, aby zagwarantować prawidłowe rozliczenie nadgodzin, czasu pracy w porze nocnej i odpoczynku.

Ewidencja czasu pracy zleceniobiorców

Umowy zlecenia nie tworzą stosunku pracy, dlatego nie podlegają przepisom Kodeksu pracy. Mimo to od kilku lat obowiązuje wymóg potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Wynika on z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i ma na celu zapewnienie wypłaty co najmniej minimalnej stawki godzinowej – w 2025 r. wynosi ona 30,50 zł brutto.

Zleceniodawca i zleceniobiorca powinni w umowie określić sposób potwierdzania liczby godzin (np. miesięczna karta ewidencji, elektroniczny rejestr). Jeżeli w umowie brakuje takiego zapisu, zleceniobiorca przedstawia zleceniodawcy informację o liczbie godzin przed wypłatą wynagrodzenia. Dokumenty te należy przechowywać przez trzy lata od dnia wymagalności wynagrodzenia.

Choć ustawodawca nie narzuca szczegółowego wzoru, dobra praktyka zakłada prowadzenie prostego i przejrzystego rejestru godzin pracy na zleceniu. Ewidencja godzin ułatwia obliczenie wynagrodzenia, stanowi dowód w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i zabezpiecza interesy obu stron.

Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy

Oprócz karty ewidencji czasu pracy w dokumentacji pracodawca powinien przechowywać wnioski i zgody, które mają wpływ na rozkład i wymiar czasu pracy pracownika. Należą do nich m.in. wnioski o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wnioski o system przerywanego czasu pracy oraz o stosowanie systemu czasu pracy, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy.

Do dokumentacji należy dołączyć również zgody pracowników na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej lub na delegowanie poza stałe miejsce pracy (np. w przypadku pracowników opiekujących się dzieckiem do 8 lat). Wszystkie te dokumenty są częścią ewidencji czasu i pomagają prawidłowo ustalić liczbę przepracowanych godzin, liczbę godzin nadliczbowych i przyznane zwolnienia.

Korzyści i najczęstsze błędy

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy przynosi korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom. Umożliwia ono prawidłowe ustalenie liczby godzin nadliczbowych, zapewnia transparentność rozliczeń i stanowi dowód w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dzięki ewidencji można udowodnić, że pracownik otrzymał należne dni wolne i że praca w porze nocnej została zrekompensowana dodatkiem.

Najczęstsze błędy w prowadzeniu ewidencji to: mylenie jej z grafikiem pracy lub listą obecności, brak ewidencji godzin nadliczbowych oraz nieoznaczenie dni wolnych i zwolnień. Pracodawcy często zapominają, że ewidencję trzeba prowadzić osobno dla każdego pracownika i że nie można jej łączyć dla kilku osób.

W przypadku uproszczonej ewidencji błędem jest całkowite zaniechanie prowadzenia dokumentacji – nawet gdy nie wpisuje się godzin pracy, należy ewidencjonować dyżury, urlopy i wszystkie rodzaje nieobecności.

Podsumowanie

Ewidencja czasu pracy jest niezbędnym narzędziem do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń, nadgodzin i dni wolnych. Pracodawcy mają obowiązek prowadzić ją dla każdego pracownika. Uproszczona ewidencja stanowi wyjątek i dotyczy tylko kadry zarządzającej, pracowników w zadaniowym systemie czasu pracy oraz osób otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę nocną. Nawet w takim przypadku trzeba ewidencjonować dyżury, nieobecności i zwolnienia. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji minimalizuje ryzyko sporów i kar, a nowe przepisy wymuszają dostosowanie systemów ewidencji do bardziej szczegółowych wymogów. Warto zainwestować w narzędzia ułatwiające monitorowanie czasu pracy, aby zachować zgodność z przepisami i chronić interesy firmy.