Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy - konsekwencje

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to poważny problem dla pracodawcy i jego firmy. Sprawne monitorowanie czasu pracy pozwala szybko wykryć każdą nieobecność w pracy i podjąć odpowiednie kroki, które zminimalizują skutki nieprzewidzianej absencji, a także pomoże podjąć trafną decyzję w zakresie wyciągnięcia konsekwencji wobec nieobecnego pracownika.

Najważniejsze informacje z artykułu:

• Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to poważne naruszenie obowiązków pracowniczych, mogące skutkować sankcjami – od kary porządkowej po rozwiązanie umowy w drodze zwolnienia dyscyplinarnego.

• Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności najpóźniej drugiego dnia nieobecności, a ewentualne usprawiedliwienie przedłożyć niezwłocznie po powrocie do pracy.

• Pracodawca może zastosować tylko jedną karę za jedno przewinienie, a przy surowych sankcjach powinien brać pod uwagę okoliczności łagodzące.

• Nieusprawiedliwioną nieobecność wykazuje się w ZUS RSA z kodem 152, a brak wynagrodzenia i składek dotyczy jedynie dni roboczych przypisanych pracownikowi.

• Zwolnienie dyscyplinarne skutkuje opóźnieniem prawa do zasiłku dla bezrobotnych o 180 dni i wymaga starannej procedury formalnej.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy: w jakim przypadku możemy o niej mówić?

Nieobecność w pracy to sytuacja, w której pracownik nie pojawia się w pracy w ustalonym wcześniej miejscu i czasie. Może być ona usprawiedliwiona lub nieusprawiedliwiona. Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy to sytuacja, gdy pracownik nie stawia się do pracy w ustalonym czasie i miejscu oraz nie zgłasza tego wcześniej swojemu przełożonemu, nie przedstawia też usprawiedliwienia dla swojej nieobecności. Narusza ona art. 100 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracownika do sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz przestrzegania ustalonego porządku pracy.

To poważny problem, ponieważ nieprzewidziane nieobecności nie mające uzasadnienia mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy, zarówno pod względem organizacji czasu pracy, produktywności, jak i atmosfery w miejscu pracy. Zakłócenie harmonogramu pracy, opóźnienia w realizacji projektów lub zadań, konieczność obciążenia dodatkową pracą pozostałych pracowników, a także dodatkowe koszty z tytułu wypłaty nadgodzin dla osób przejmujących obowiązki nieobecnego pracownika lub z tytułu kar za niedotrzymanie terminów przy realizacji zamówień, to typowe skutki, z którymi musi mierzyć się pracodawca i zatrudniani przez niego pracownicy.

Czy nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych?

Zgodnie z przepisami ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych to inaczej działanie lub zaniechanie nacechowane winą umyślną, a także rażące niedbalstwo. Kiedy pracownik podpisuje umowę o pracę zobowiązuje się do świadczenia pracy w określonym miejscu i czasie, a o ewentualnej absencji ma obowiązek każdorazowo powiadomić pracodawcę, w miarę możliwości z wyprzedzeniem. Niestawienie się w pracy bez jakiegokolwiek usprawiedliwienia z reguły jest uważane za poważne naruszenie obowiązków pracowniczych i porzucenie pracy, choć ostateczna decyzja tego, czy nieobecność w pracy należy zakwalifikować jako ciężkie naruszenie należy do pracodawcy, który musi wziąć pod uwagę zarówno okoliczności związane z bezpośrednim zachowaniem pracownika, jak i stopień zagrożenia interesów pracodawcy. Oczywiście decyzja ta może zostać zweryfikowana przez sąd.

Jakie są obowiązki pracownika w przypadku nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy?

Pracownik, który z przyczyn losowych nie stawi się w pracy, ma obowiązek niezwłocznego poinformowania pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności oraz przewidywanym okresie jej trwania. Zgodnie z przepisami, informację tę należy przekazać najpóźniej do drugiego dnia nieobecności, korzystając z dowolnego skutecznego środka komunikacji. W praktyce oznacza to np. telefon, wiadomość e-mail, SMS lub za pośrednictwo osoby trzeciej.

Pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie niepojawienia się w pracy oraz o przewidywanym okresie trwania nieobecności. Jest on również zobowiązany, by tę nieobecność usprawiedliwić, na przykład za pomocą zwolnienia lekarskiego. W przypadku braku takiego usprawiedliwienia, pracodawca ma prawo wyciągnąć konsekwencje, a okres nieusprawiedliwionej nieobecności może nawet skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym. Usprawiedliwienie swojego zachowania należy więc do podstawowych obowiązków pracownika.

Konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności

Jeśli z winy pracownika, pracodawca nie otrzyma informacji o przyczynie jego nieobecności, to zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca może wyciągnąć konsekwencje, nawet jeśli jest to jednorazowa sytuacja. Przede wszystkim następstwem nieobecności nie mającej usprawiedliwienia jest niewypłacenie wynagrodzenia za ten czas. Pracodawca może też ukarać pracownika upomnieniem, naganą, karą pieniężną, a nawet rozwiązaniem umowy z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia lub zwolnieniem dyscyplinarnym, niemniej jednak ma on możliwość nałożenia tylko jednej karę za jedno przewinienie. Pracownik powinien mieć też możliwość odniesienia się do zarzutów. Warto jednak pamiętać, że przed podjęciem decyzji dotyczącej sposoby wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do pracownika, pracodawca powinien dokładnie zbadać okoliczności zdarzenia. Jeśli kara będzie przesadnie surowa, może być kwestionowane jako działanie naruszające dobra osobiste – np. w kontekście presji lub dyskryminacji.

Naturalnie zwolnienie dyscyplinarne jest najbardziej dotkliwą sankcją, gdyż w takim wypadku pracownik traci pracę w trybie natychmiastowym, bez okresu wypowiedzenia, z wpisem o sposobie rozwiązania umowy w świadectwie pracy. Choć takiego zwolnienie nie wyklucza automatycznie prawa do zasiłku, to odracza jego wypłatę o 180 dni. Pracodawca może podjąć decyzję o dyscyplinarnym zwolnieniu pracownika w ciągu miesiąca od wystąpienia okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę. Pracodawca musi też skonsultować swoją decyzję z organizacją związkową, jeśli taka funkcjonuje w zakładzie pracy, a pracownik jest objęty jej ochroną.

Planując wręczenie pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika należy przygotować dwa egzemplarze tego dokumentu, a także - wciągu 7 dni - świadectwo pracy. Może się zdarzyć, że pracownik nie przyjmie oświadczenia. W takim wypadku należy umożliwić mu zapoznanie się z jego treścią, a także sporządzić notatkę służbową do akt pracowniczych, która odnotowuje ten fakt. Wręczenie pracownikowi rozwiązania umowy powinno nastąpić w określonym czasie od momentu uzyskania informacji o nieobecności.

Czy pracownik może uniknąć konsekwencji nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Każdemu pracownikowi mogą się zdarzyć nieprzewidziane i losowe sytuacje, z powodu których nie może zjawić się w pracy. Przyjmuje się, że najpóźniej do następnego dnia od momentu niestawienia się w pracy, pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność, a także podać przybliżony termin trwania absencji. Pracownik może to zrobić w dowolny sposób - osobiście, mailowo, telefonicznie, a nawet przez osobę trzecią. Dla takich sytuacji został przewidziany urlop na żądanie w wymiarze czterech dni rocznie oraz urlop z powodu siły wyższej, w wymiarze dwóch dni rocznie. Jeśli pracownik nie skorzystał z tego typu rozwiązań, a także nie dysponuje usprawiedliwieniem, takim jak choćby zwolnienie lekarskie, to pracodawca może wyciągnąć wspomniane wyżej konsekwencje.

Oczywiście pracodawca może wziąć pod uwagę okoliczności łagodzące, na przykład wynikające z losowej i obiektywnie usprawiedliwionej niemożności przekazania informacji o nieobecności i jej przyczynie. Takim typowym przykładem jest obłożna choroba pracownika, w wyniku której pracownik nie jest w stanie poinformować pracodawcę o przyczynie swojej absencji, połączona z nieobecnością domowników lub brakiem bliskich osób, które mogłyby w imieniu pracownika skontaktować się z jego pracodawcą.

Warto zwrócić też uwagę na fakt, że nie każda nieobecność nieusprawiedliwiona automatycznie stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Ocena takiej sytuacji pozostaje w indywidualnej gestii pracodawcy. Istotna jest nie tylko długość absencji, ale też jej powtarzalność, wpływ na pracodawcę i ewentualna możliwość usprawiedliwiania nieobecności. Sądy często uznają, że nawet kilkudniowa nieobecność, jeśli została później usprawiedliwiona, może nie kwalifikować się do zwolnienia dyscyplinarnego.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a ZUS

Każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, należy wykazać w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA z kodem 152. Trzeba mieć przy tym na uwadze fakt, że przerwa w opłacaniu składek dotyczy tylko tych dni, które dla pracownika są dniami pracy zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Jeśli zatem pomiędzy dniami traktowanymi jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadają dni, kiedy pracownik nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy, na przykład w weekend, który jest dla niego wolny od pracy, to nie wykazuje się ich w okresie przerwy spowodowanej nieusprawiedliwioną nieobecnością.

Jeśli pracownik postanowi usprawiedliwić swoją nieobecność poprzez dostarczenie zwolnienia lekarskiego, ma obowiązek dostarczyć e-ZLA do ZUS w terminie 7 dni kalendarzowych od jego wystawienia, choć w większości przypadków trafia ono do ZUS automatycznie za pośrednictwem lekarza. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować obniżeniem zasiłku chorobowego o 25% za okres od dnia wystawienia zwolnienia do dnia jego dostarczenia.

Konsekwencje nieobecności nieusprawiedliwionej - podsumowanie

Nieobecność nieusprawiedliwiona może zdezorganizować pracę w firmie, negatywnie wpłynąć na atmosferę w zespole, a nawet narazić pracodawcę na straty finansowe i wizerunkowe. Dlatego za nieusprawiedliwioną nieobecność, która jest poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych, pracodawca może ukarać pracownika. Wśród narzędzi, którymi dysponuje pracodawca jest upomnienie, nagana, niewypłacenie wynagrodzenia za czas nieusprawiedliwionej nieobecności, nałożenie kary pieniężnej, rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem, a nawet zwolnienie.

Chcąc zminimalizować skutki nieusprawiedliwionych nieobecności, warto zainwestować w nowoczesne systemy do ewidencji czasu pracy. Automatyzacja monitoringu obecności pozwala lepiej zarządzać zespołem i szybciej reagować na problemy.