Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy - konsekwencje.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to poważny problem dla pracodawcy i jego firmy. Sprawne monitorowanie czasu pracy pozwala szybko wykryć każdą nieobecność w pracy i podjąć odpowiednie kroki, które zminimalizują skutki nieprzewidzianej absencji, a także pomoże podjąć trafną decyzję w zakresie wyciągnięcia konsekwencji wobec nieobecnego pracownika.

W jakim przypadku możemy mówić o nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy to sytuacja, gdy pracownik nie stawia się do pracy w ustalonym czasie i miejscu oraz nie zgłasza tego wcześniej swojemu przełożonemu ani nie przedstawia usprawiedliwienia dla swojej nieobecności. To poważny problem, ponieważ nieprzewidziane nieobecności nie mające uzasadnienia mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy, zarówno pod względem organizacji czasu pracy, produktywności, jak i atmosfery w miejscu pracy. Zakłócenie harmonogramu pracy, opóźnienia w realizacji projektów lub zadań, konieczność obciążenia dodatkową pracą pozostałych pracowników, a także dodatkowe koszty z tytułu wypłaty nadgodzin dla osób przejmujących obowiązki nieobecnego pracownika lub z tytułu kar za niedotrzymanie terminów przy realizacji zamówień, to typowe skutki, z którymi musi mierzyć się pracodawca i zatrudniani przez niego pracownicy.

Czy nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych?

Zgodnie z przepisami ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych to inaczej działanie lub zaniechanie nacechowane winą umyślną, a także rażące niedbalstwo. Kiedy pracownik podpisuje umowę o pracę zobowiązuje się do świadczenia pracy w określonym miejscu i czasie, a o ewentualnej absencji ma obowiązek każdorazowo powiadomić pracodawcę, w miarę możliwości z wyprzedzeniem. Co więcej, pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy na nieobecność. Dlatego niestawienie się w pracy bez jakiegokolwiek usprawiedliwienia z reguły jest uważane za poważne naruszenie obowiązków pracowniczych i porzucenie pracy, choć ostateczna decyzja tego, czy nieobecność w pracy należy tak zakwalifikować należy do pracodawcy, który musi wziąć pod uwagę zarówno okoliczności związane z bezpośrednim zachowaniem pracownika, jak i stopień zagrożenia interesów pracodawcy. Oczywiście decyzja ta może zostać zweryfikowana przez sąd.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy - jakie kroki podjąć wobec pracownika?

Jeśli pracownik nie powiadomi pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności, to zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca może wyciągnąć konsekwencje, nawet jeśli jest to jednorazowa sytuacja. Przede wszystkim następstwem nieobecności nie mającej usprawiedliwienia jest niewypłacenie wynagrodzenia za ten czas. Pracodawca może też ukarać pracownika upomnieniem, naganą, karą pieniężną, a nawet rozwiązaniem umowy z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia lub zwolnieniem dyscyplinarnym.

Naturalnie zwolnienie dyscyplinarne jest najbardziej dotkliwą sankcją, gdyż w takim wypadku pracownik traci pracę w trybie natychmiastowym, bez okresu wypowiedzenia, z wpisem o sposobie rozwiązania umowy w świadectwie pracy, a do tego może nie otrzymać zasiłku dla bezrobotnych lub okres wypłaty tego zasiłku może zostać skrócony. Pracodawca może podjąć decyzję o dyscyplinarnym zwolnieniu pracownika w ciągu miesiąca od wystąpienia okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę. Pracodawca musi też skonsultować swoją decyzję z organizacją związkową, jeśli taka funkcjonuje w zakładzie pracy.

Planując wręczenie pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika należy przygotować dwa egzemplarze tego dokumentu, a także świadectwo pracy. Może się zdarzyć, że pracownik nie przyjmie oświadczenia. W takim wypadku należy umożliwić mu zapoznanie się z jego treścią, a także sporządzić notatkę służbową do akt pracowniczych, która odnotowuje ten fakt.

Czy pracownik może uniknąć konsekwencji nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Każdemu pracownikowi mogą się zdarzyć nieprzewidziane i losowe sytuacje, z powodu których nie może zjawić się w pracy. Przyjmuje się, że najpóźniej do następnego dnia od momentu niestawienia się w pracy, pracownik powinien usprawiedliwić swoją nieobecność, a także podać przybliżony termin trwania absencji. Pracownik może to zrobić w dowolny sposób - osobiście, mailowo, telefonicznie, a nawet przez osobę trzecią. Dla takich sytuacji został przewidziany urlop na żądanie w wymiarze czterech dni rocznie oraz urlop z powodu siły wyższej, w wymiarze dwóch dni rocznie. Jeśli pracownik nie skorzystał z tego typu rozwiązań, a także nie dysponuje usprawiedliwieniem, takim jak choćby zwolnienie lekarskie, to pracodawca może wyciągnąć wspomniane wyżej konsekwencje. Oczywiście pracodawca może wziąć pod uwagę okoliczności łagodzące, na przykład wynikające z losowej i obiektywnie usprawiedliwionej niemożności przekazania informacji o nieobecności i jej przyczynie. Takim typowym przykładem jest obłożna choroba pracownika, w wyniku której pracownik nie jest w stanie poinformować pracodawcę o przyczynie swojej absencji, połączona z nieobecnością domowników lub brakiem bliskich osób, które mogłyby w imieniu pracownika skontaktować się z jego pracodawcą.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a ZUS

Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, należy wykazać w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA z kodem 152. Trzeba mieć przy tym na uwadze fakt, że przerwa w opłacaniu składek dotyczy tylko tych dni, które dla pracownika są dniami pracy zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Jeśli zatem pomiędzy dniami traktowanymi jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadają dni, kiedy pracownik nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy, na przykład w weekend, który jest dla niego wolny od pracy, to nie wykazuje się ich w okresie przerwy spowodowanej nieusprawiedliwioną nieobecnością.

Konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności - podsumowanie

Nieobecność nieusprawiedliwiona może zdezorganizować pracę w firmie, negatywnie wpłynąć na atmosferę w zespole, a nawet narazić pracodawcę na straty finansowe i wizerunkowe. Dlatego za nieusprawiedliwioną nieobecność, która jest poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych, pracodawca może ukarać pracownika. Wśród narzędzi, którymi dysponuje pracodawca jest upomnienie, nagana, niewypłacenie wynagrodzenia za czas nieobecności, nałożenie kary pieniężnej, rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem, a nawet zwolnienie dyscyplinarne.