Ruchomy czas pracy – na czym polega i jak go wdrożyć?

Coraz większa liczba firm próbuje dopasować organizację pracy do potrzeb pracowników. Ruchomy czas pracy pozwala ustalić różne godziny rozpoczynania pracy lub przedział czasu, w którym pracownik sam decyduje, kiedy zacznie pracę w danym dniu. Mimo elastyczności rozwiązanie to musi mieścić się w przepisach Kodeksu pracy i zapewniać odpowiednie okresy odpoczynku. Sprawdzamy, na czym polega ruchomy czas pracy, jak go wprowadzić i jakie korzyści oraz wyzwania dla pracodawcy się z nim wiążą.

Najważniejsze informacje

1. Ruchomy czas pracy przewiduje różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach albo przedział godzin, w którym pracownik sam wybiera godzinę rozpoczęcia.

2. Ruchomy czas pracy to nie jest odrębny system czasu prcy, lecz sposób planowania czasu pracy w ramach dowolnego systemu.

3. Przy ruchomym czasie pracy pracodawca musi zapewnić co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego. Ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy nadliczbowej.

4. Elastyczny początek pracy obniża liczbę spóźnień i nadgodzin, poprawia wizerunek pracodawcy, zwiększa lojalność pracowników oraz pozwala im godzić obowiązki zawodowe z życiem prywatnym.

Czym jest ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy umożliwia odejście od stałej godziny rozpoczynania pracy. Kodeks pracy wyróżnia dwie formy:

1. Różne godziny rozpoczynania pracy – rozkład przewiduje, że pracownik każdego dnia zaczyna pracę o innej godzinie, np. w poniedziałki o 8:00, we wtorki o 9:00.

2. Przedział czasu – rozkład wskazuje przedział (np. 7:00–9:30), w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu. Po rozpoczęciu pracy pracownik wykonuje obowiązki przez ustaloną liczbę godzin.

Rozwiązanie to nie jest osobnym systemem czasu pracy - można je stosować np. w systemie podstawowym czy też równoważnym. Ważne, aby rozkład był z góry ustalony i dostępny dla pracowników.

Doba pracownicza i odpoczynek

„Doba pracownicza" to 24 kolejne godziny od momentu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Przy ruchomym rozkładzie doba może przesuwać się w zależności od faktycznego początku pracy. Ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie (np. rozpoczęcia pracy o 6:00, zakończenie o 10:00, a następnie ponowne rozpoczęcie o 16:00) nie jest traktowane jako nadgodziny. Pracodawca musi jednak pamietać, by zapewnić pracownikom 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego.

Nadgodziny w ruchomym czasie pracy

Samodzielne rozpoczęcie pracy w późniejszym lub wcześniejszym przedziale nie powoduje powstania nadgodzin. Nadgodziny powstają dopiero wtedy, gdy to pracownikowi pracuje poza ustalonym rozkładem – na przykład, jeśli pracodawca wezwie pracownika do pracy przed godzinami przewidzianymi w rozkładzie. W takim przypadku czas pracy wykraczający poza normę dobową lub tygodniową jest nadliczbowy i podlega rekompensacie.

Podstawy prawne ruchomego rozkładu czasu pracy

Najważniejszym źródłem przepisów regulujących ruchomy rozkład czasu pracy jest art. 140¹ Kodeksu pracy. Ustanawia on możliwość stosowania rozkładu przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy albo przedział czasu, w którym pracownik decyduje o rozpoczęciu pracy. Artykuł ten stanowi, że ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

W marcu 2025 r. ogłoszono jednolity tekst Kodeksu pracy (Dz.U. 2025 poz. 277), który uwzględnia zmiany wprowadzone po implementacji dyrektywy „work–life balance". Nowy art. 188¹ KP przewiduje, że pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 8 lat może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy, w tym ruchomy czas pracy. Wniosek musi być złożony co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej formy. Pracodawca rozpatruje wniosek, biorąc pod uwagę potrzeby pracownika oraz możliwości organizacyjne zakładu i informuje o swojej decyzji w ciągu 7 dni. Złożenie takiego wniosku nie może być podstawą do rozwiązania umowy o pracę.

Indywidualny rozkład czasu pracy a ruchomy czas pracy

Ruchomy rozkład czasu pracy różni się od indywidualnego rozkładu. W indywidualnym rozkładzie pracownik ma z góry określone godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach (np. od 9:00 do 17:00 przez cały okres). W ruchomym rozkładzie godziny te mogą się zmieniać lub występuje przedział, w którym pracownik sam decyduje o rozpoczęciu pracy.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy?

Wdrożenie ruchomego czasu pracy wymaga podjęcia formalnych działań. Istnieją dwa główne scenariusze implementacji tego rozwiązania – inicjatywę pracodawcy i wniosek pracownika.

1. Wprowadzenie przez pracodawcę

Pracodawca może sam zdecydować o wprowadzeniu ruchomego rozkładu, ale musi to zrobić zgodnie z przepisami. Jeżeli w firmie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca uzgadnia zmiany z tymi organizacjami. W razie braku związków uzgadnia je z przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

2. Wprowadzenie na wniosek pracownika

Pracownik może wystąpić o ruchomy rozkład czasu pracy z różnych przyczyn – np. ze względu na opiekę nad dzieckiem, potrzebę nauki czy dojazdy. Przepisy nie nakazują pracodawcy przyjęcia takiego wniosku, ale wielu pracodawców decyduje się na testowe wdrożenie i ocenę skutków. Od 26 kwietnia 2023 r., w wyniku implementacji dyrektywy work–life balance, rodzice dzieci do 8 lat mają prawo złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy, w tym ruchomy czas pracy. Taki wniosek musi zawierać dane dziecka, przyczynę, okres, w którym pracownik chce korzystać z elastycznej organizacji czasu pracy oraz rodzaj formy pracy, o wdrożenie której składany jest wniosek. Pracodawca powinien odpowiedzieć w ciągu 7 dni.

Przyjęte kroki wprowadzenia ruchomego czasu pracy

1. Analiza potrzeb i możliwości – pracodawca ocenia, czy wprowadzenie ruchomego rozkładu jest możliwe ze względu na charakter pracy i potrzeby produkcyjne.

2. Negocjacje lub porozumienie z reprezentacją pracowniczą – ustalenie szczegółów w układzie zbiorowym.

3. Określenie formy – rozkład może przewidywać konkretne godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach albo przedział czasu, w którym pracownik decyduje o rozpoczęciu pracy.

4. Ewidencjonowanie godzin pracy – aby prawidłowo rozliczać czas pracy, pracodawca powinien prowadzić ewidencję i rejestrować dokładny moment rozpoczęcia i zakończenia pracy.

5. Przestrzeganie przepisów o odpoczynku i nadgodzinach – planując rozkład, pracodawca musi zapewnić 11-godzinny odpoczynek dobowy i 35-godzinny odpoczynek tygodniowy.

Korzyści i wyzwania

Korzyści dla pracodawcy

Wprowadzenie ruchomego rozkładu może korzystnie wpływać na organizację pracy i wizerunek firmy. Elastyczny czas pracy kształtuje pozytywny wizerunek przedsiębiorcy troszczącego się o potrzeby pracowników, obniża liczbę nieobecności i spóźnień oraz ogranicza pracę w godzinach nadliczbowych. Pozwala również utrzymać współpracę z pracownikami, którzy w tradycyjnym rozkładzie musieliby zrezygnować z pracy, a dzięki elastycznym rozwiązaniom mogą kontynuować zatrudnienie.

Korzyści dla pracownika

Ruchomy czas pracy pomaga pracownikom godzić życie zawodowe z prywatnym. Pozwala im załatwiać sprawy osobiste przed lub po pracy, co zmniejsza liczbę wniosków o dni wolne. Pracownicy doceniają możliwość rozpoczęcia pracy poza godzinami szczytu, co skraca dojazdy i zmniejsza stres. Dla rodziców elastyczny początek pracy umożliwia odprowadzenie dzieci do szkoły lub przedszkola, co również poprawia ich efektywność i lojalność wobec pracodawcy.

Wyzwania i obowiązki

Elastyczna organizacja czasu pracy wymaga rzetelnej ewidencji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Nieprawidłowa ewidencja może prowadzić do sporów dotyczących nadgodzin. Pracodawcy muszą ponadto zadbać o to, by ruchomy rozkład nie naruszał prawa pracownika do odpoczynku i nie utrudniał planowania zmian, zwłaszcza w firmach pracujących zmianowo. W przypadku łączenia ruchomego czasu pracy z pracą zmianową zaleca się stosowanie wariantu przewidującego różne godziny rozpoczęcia pracy na pierwszej zmianie, a nie przedziału czasu, w którym pracownicy sami wybierają godzinę rozpoczęcia.

Ruchomy czas pracy w kontekście innych systemów

Połączenie z pracą zmianową

Przepisy nie zabraniają łączenia ruchomego czasu pracy z pracą zmianową. W praktyce konieczne jest jednak bardzo precyzyjne rozplanowanie początku poszczególnych zmian, aby zapewnić ciągłość pracy i zachować minimalne okresy odpoczynku. Wariant polegający na różnych godzinach rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach jest łatwiejszy do zastosowania niż wariant z przedziałem czasowym.

Różnica między ruchomym a równoważnym czasem pracy

Równoważny system czasu pracy pozwala wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin w okresie rozliczeniowym do 1 miesiąca (lub w przedłużonym okresie rozliczeniowym zgodnie z Kodeksem pracy), z możliwością jego skrócenia w innych dniach lub przyznania dnia wolnego. W ruchomym czasie pracy zwykle nie przedłuża się dobowego wymiaru; zmieniane są jedynie godziny rozpoczęcia. Przedsiębiorca planujący ruchomy czas pracy powinien więc wyraźnie odróżniać te rozwiązania, aby nie naruszyć limitów pracy i odpoczynku.

Podsumowanie

Ruchomy czas pracy to narzędzie zwiększające elastyczność organizacji pracy. Umożliwia ustalenie różnych godzin rozpoczynania pracy lub przedziałów godzin, w których pracownik może sam zdecydować o początku pracy. Aby wdrożyć takie rozwiązanie, pracodawca powinien zawrzeć porozumienie w układzie zbiorowym oraz zadbać o rzetelną ewidencję czasu pracy. Alternatywnie stosuje go na pisemny wniosek pracownika. Pracownicy wychowujący dzieci do 8 lat mogą złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy, a pracodawca jest zobowiązany go rozpatrzyć. Przy prawidłowej organizacji ruchomy czas pracy przynosi korzyści obu stronom: zmniejsza liczbę spóźnień i nadgodzin, ułatwia godzenie pracy z życiem prywatnym i buduje pozytywny wizerunek przedsiębiorcy. Warto jednak pamiętać o obowiązku zapewnienia minimalnego odpoczynku i o dokładnym planowaniu zmian, szczególnie w firmach pracujących zmianowo.