Czym jest praca zmianowa? Co należy zapewnić pracownikowi?

Wprowadzając nowy rozkład czasu pracy przewidujący pracę na zmiany, trzeba uwzględnić wiele aspektów, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie zakładu pracy, efektywność pracy pracowników, dbając o ich kondycję i zadowolenie, a także nie naruszać przepisów prawa pracy. Co musisz wiedzieć, jeśli jako pracodawca rozważasz zmianę pory świadczenia pracy w swojej firmie?

Jakie są najważniejsze zasady przy organizowaniu pracy zmianowej?

Jeżeli szukasz odpowiedzi na pytanie, czym jest praca zmianowa, definicję pracy zmianowej z łatwością znajdziesz w Kodeksie pracy. Dowiesz się wówczas, że ten system pracy charakteryzuje się wykonywaniem pracy według ustalonego z góry rozkładu, który przewiduje, że poszczególne osoby będą zmieniać porę świadczenia pracy po upływie danej liczby godzin, dni czy tygodni. Pracownicy zatem wymieniają się w czasie, pozostając na tych samych stanowiskach. Prościej mówiąc, w przypadku, kiedy wykonywana jest praca zmianowa, grafik pozostaje jej nieodłącznym elementem.

Warto wiedzieć, że praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy, ma więc zastosowanie na przykład w równoważnym systemie czasu pracy. Pracodawca w każdej chwili może wprowadzić pracę zmianową w swojej firmie. W dodatku pracodawca ma dużą dowolność w ustalaniu zasad pracy zmianowej. Może na przykład ustalić, że połowa pracowników będzie wykonywała pracę przez tydzień na zmianę popołudniową, a pozostali pracownicy przez tydzień będą pracować na zmianę ranną, po czym nastąpi zamiana.

W ramach tego systemu pracy wyróżnia się następujące modele pracy zmianowej:

• system nieciągły, polegający na wykonywaniu pracy na dwie zmiany, z zachowaniem okresu przerwy w nocy oraz na koniec tygodnia;
• system półciągły, polegający na wykonywaniu pracy na trzy zmiany, z zachowaniem okresu przerwy na koniec tygodnia;
• system ciągły, polegający na pracy przez 24 godziny, we wszystkie dni tygodnia.

Chcąc wprowadzić pracę na zmiany w swojej firmie, należy stosowne zapisy umieścić w umowach o pracę, w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, należy zamieścić odpowiednie zmiany. Ten ostatni sposób stosowany jest w przypadku pracodawców nieobjętych układem zbiorowym lub niezobowiązanym do wprowadzenia regulaminu pracy. Niemniej uprzednie wprowadzenie postanowień w jednym z wyżej wskazanych aktów prawa zakładowego jest niezbędnym warunkiem, aby zakład mógł rozpocząć działanie w trybie zmianowym.

Czy można zmusić pracowników do pracy zmianowej?

Pracodawcy rozważający zastosowanie pracy zmianowej w swojej firmie mogą zastanawiać się, czy mogą zmusić poszczególnych pracowników niechętnych do świadczenia pracy według nowo ustalonego rozkładu czasu pracy, do pracy o różnych porach. Okazuje się, że choć bezpośrednio pracodawca nie może zmusić pracownika do pracy na zmiany, to wprowadzając nową organizację czasu pracy, przekazuje pracownikom tak zwane wypowiedzenia zmieniające, które polega na wypowiedzeniu dotychczasowych warunków pracy i płacy z jednoczesną propozycją nowych warunków. Jeśli nie zostaną one zaakceptowane przez pracowników, to jest to wystarczający powód do wypowiedzenia im umów o pracę przez pracodawcę.

Co przysługuje pracownikowi, pracującemu na zmiany?

Każdy pracownik, który pracuje w trybie pracy zmianowej, powinien mieć zapewniony nieprzerwany odpoczynek od pracy. Prawo do nieprzerwanego odpoczynku jest zagwarantowane przez Kodeks pracy dla każdego pracownika. Dlatego zgodnie z przepisami w trakcie doby powinno być to 11 godzin, natomiast w trakcie tygodnia - 35 godzin. Odpoczynku tego nie powinno zakłócać się interwencjami z zakładu pracy, np. wezwaniem do wykonywania pracy. Zmuszanie pracowników do pracy bez zachowania odpowiednich przerw jest naruszeniem zasad prawa pracy.

Trzeba też pamiętać, że co do zasady przerwa pomiędzy zmianami powinna przypadać w niedziele. Niemniej jednak z reguły zakłady, w których wykonywana jest praca zmianowa, pracują ciągle, zatem czasem konieczne okazuje się pojawienie pracownika w pracy także w niedziele. Prawo dopuszcza taką możliwość, przy czym w dalszym ciągu pracownik musi mieć zapewniony odpowiedni okres odpoczynku, a za pracę w niedzielę należy wypłacić mu dodatkowe wynagrodzenie. Oczywiście jeżeli wykonywana jest praca zmianowa, przepisy dopuszczają udzielenie pracownikowi innego dnia wolnego za pracę w niedzielę. Co więcej, dzień ten powinien być z góry zaplanowany, chyba że pracownik został wezwany do pracy poza jego normalnym grafikiem pracy, np. w celu usunięcia awarii. Wówczas dzień wolny powinien być zaplanowany jak najszybciej, a jeżeli nie zostanie on wykorzystany przez pracownika, to ten ostatni uprawniony będzie do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Ponadto warto wskazać, że tygodniowy odpoczynek może zostać skrócony, jeżeli zgodnie z ustalonym czasem pracy następuje zmiana pory jej wykonywania w związku z przejściem pracownika na inną zmianę. W takim przypadku jednak odpoczynek nie może być krótszy niż 24 godziny.

Jak planować pracę zmianową?

Jeżeli u pracodawcy ma być wykonywana praca zdalna, harmonogram będzie jej nieodłączną częścią. Należy w nim określić rozkład czasu pracy każdego z pracowników zatrudnionych w firmie. Grafiki należy sporządzać na dany okres rozliczeniowy, wskazując w nich konkretne dni oraz godziny świadczenia pracy, a także dni, które będą wolne. Układając harmonogram, należy wziąć pod uwagę, że stosowana powinna być zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jeżeli zatem praca będzie wykonywana przez danego pracownika przez więcej dni w tygodniu niż pięć, to należy zrekompensować to mniejszą liczbą dni w innym tygodniu w tym samym okresie rozliczeniowym.

Na co powinien zwracać uwagę pracodawca planujący pracę zmianową?

Pracodawca planujący pracę zmianową powinien pamiętać o kilku ważnych aspektach. Zostaną one przedstawione poniżej.

Praca zmianowa a zwolnienia lekarskie

Pracodawcy niekiedy nie wiedzą, jak rozliczyć czas pracy pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim ani kiedy właściwie powinien wrócić do pracy. W tym miejscu należy wskazać, że zwolnienie lekarskie udzielane jest na pełne dni kalendarzowe. Jeżeli zatem pracownik otrzymał L-4 do niedzieli włącznie, według harmonogramu powinien pracować w nocy z niedzieli na poniedziałek, a zmiana rozpoczyna się od 22:00, to pracownik ten nie może rozpocząć świadczenia pracy zgodnie z ustalonym w ten sposób początkiem zmiany. Jeżeli bowiem zwolnienie wystawione jest do niedzieli, to kończy się ono w niedzielę o 23:59. W związku z powyższym praca mogłaby być świadczona dopiero w poniedziałek, o godz. 00:00. W niedzielę natomiast pracownik pozostaje uznawany za niezdolnego do pracy i nie można zobowiązać go, aby w tym dniu pracował, nawet gdyby praca miała być wykonywana tylko przez dwie godziny.

Praca zmianowa a zdrowie pracowników

Praca trzyzmianowa zakłada, że pracownik będzie wykonywał pracę także w nocy. To z kolei może negatywnie wpłynąć na jego organizm, zatem warto obserwować pracowników, zwłaszcza tych, którzy wcześniej nie pracowali w systemie zmianowym. Mogą u nich bowiem pojawić się dolegliwości takie jak: brak apetytu, nieustanny głód, zaburzenia trawienia, zaparcia, bóle żołądka, przemęczenie, drażliwość, podwyższone ciśnienie, bezsenność czy nieprawidłowe wyniki badań hormonalnych. Co ciekawe, problemy te są tak powszechne, że zostały uznane za odrębną jednostkę chorobową - zespół nietolerancji pracy zmianowej.

Warto przy tym dodać, że u pracowników zmianowych znacznie częściej występują choroby układu pokarmowego, nadciśnienie oraz inne choroby układu krążenia, a do tego zwiększa się ryzyko nowotworów, co spowodowane jest rozregulowaniem gospodarki hormonalnej. Co więcej, praca w porze nocnej znacznie bardziej męczy wzrok, gdyż wykonywana jest przy sztucznym świetle. Praca nocna i zmianowa ma więc skutki niekorzystne dla zdrowia, zatem należy dobrze zastanowić się, czy organizacja pracy w takim systemie jest koniecznością.

Zakaz pracy zmianowej

Jako pracodawca za pewnością wiesz, że pracownice, które spodziewają się dziecka, objęte są specjalną ochroną. W zakresie pracy zmianowej, należy wiedzieć, że jest ona co do zasady dopuszczalna, z tym wyjątkiem, że kobiety w ciąży, nie mogą pracować w nocy. O ile zatem w zakładzie pracy obowiązują dwie zmiany, to nie będzie to stanowiło problemu, jednak w przypadku pracy na trzy zmiany, konieczne będzie odpowiednie dopasowanie grafiku w stosunku do ciężarnej. Zakaz pracy w porze nocnej dotyczy też pracowników-rodziców, sprawujących opiekę nad dziećmi w wieku do 4 lat.

Na tej samej zasadzie praca w systemie zmianowym wiąże się z ograniczeniami w stosunku do pracowników młodocianych, którzy również nie mogą świadczyć pracy w porze nocnej. Problematyczne może być też zatrudnianie w systemie zmianowym osób niepełnosprawnych, które mogą świadczyć pracę w porze nocnej tylko po uzyskaniu stosownego zaświadczenia lekarskiego.

Praca zmianowa a godziny nadliczbowe

Jeżeli wykonywana jest praca zmianowa, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe należy się pracownikowi, jeżeli wykonuje on pracę dłużej, niż 8 godzin dziennie lub dłużej niż przez 5 dni w tygodniu. Co ważne, jeżeli pracownik według harmonogramu powinien danego dnia zjawić się w pracy na popołudniową zmianę, a pracodawca wezwie go do stawienia się na zmianę poranną, to nie zostaną przekroczone normy czasu pracy i nie zajdzie konieczność wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia.

Różnice pomiędzy zatrudnianiem pracowników w systemie podstawowym a zatrudnianiem do pracy w systemie zmianowym

Przepisy prawa pracy nie ingerują zbyt mocno w zasady organizacji pracy, w tym godzinach nocnych, o ile organizacja czasu pracy nie narusza ogólnych przepisów, które wprowadza Kodeks pracy. To co jednak mocno różni zmianowy system pracy od standardowej organizacji czasu pracy, to większe trudności w tworzeniu grafiku pracy, zgodnie z przepisami, z uwzględnieniem potrzeb firmy, a także oczekiwań pracowników. Wprowadzając pracę w różnych godzinach, pracodawca powinien też zwracać większą uwagę na zdrowie fizyczne i psychiczne zatrudnionych, tak aby uniknąć spadku motywacji do pracy, produktywności, większego ryzyka popełniania błędów, a także wypalenia zawodowego. Konieczne jest też dostosowanie do nowego czasu pracy zasad komunikacji i wymiany informacji, tak aby nie zakłócić funkcjonowania firmy i ciągłości pracy. Aby to wszystko osiągnąć, warto wspomagać się dedykowanymi narzędziami, które ułatwiają organizowanie pracy, sprawne komunikowanie się, a także dbanie o dobrostan pracowników.