Wniosek o urlop okolicznościowy. Pobierz darmowy wzór.

Wniosek o urlop okolicznościowy to formalna prośba pracownika o udzielenie płatnego zwolnienia od pracy w związku z ważnymi wydarzeniami życiowymi, takimi jak ślub, narodziny dziecka czy pogrzeb bliskiej osoby. Jako pracodawca masz prawny obowiązek zaakceptować taki dokument, o ile pracownik uprawdopodobni wystąpienie zdarzenia, a wymiar zwolnienia wynosi 1 lub 2 dni w zależności od stopnia pokrewieństwa lub okoliczności.

1. Urlop okolicznościowy jest zwolnieniem płatnym, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie.

2. Wymiar 2 dni przysługuje w razie ślubu pracownika, urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

3. Wymiar 1 dnia przysługuje w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika.

Wzór wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego do pobrania

Poniżej znajdziesz przykładowy wzór wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego w formacie PDF i DOCS.

Podstawy prawne obowiązku udzielania urlopu okolicznościowego

Wielu przedsiębiorców błędnie szuka szczegółowych zapisów dotyczących tego typu zwolnień bezpośrednio w Kodeksie pracy. Tymczasem szczegółowe regulacje dotyczące katalogu zdarzeń uprawniających do wolnego znajdują się w akcie wykonawczym. Jest to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. To właśnie ten akt prawny nakłada na Ciebie obowiązek zwolnienia podwładnego z wykonywania obowiązków służbowych, jeśli wystąpią określone przesłanki rodzinne.

Warto pamiętać, że chociaż potocznie używa się sformułowania „urlop”, w świetle prawa jest to zwolnienie od pracy. Różnica ta ma znaczenie w ewidencji czasu pracy, ale dla pracownika skutek jest podobny – jest to dzień wolny, za który zachowuje prawo do wynagrodzenia. Co istotne, zwolnienie to jest niezależne od puli urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik wykorzystał już cały limit wypoczynku na dany rok, nadal ma prawo złożyć wniosek o urlop okolicznościowy, jeśli zajdzie taka konieczność.

Wymiar urlopu okolicznościowego - ile dni przysługuje pracownikowi?

Zarządzając zespołem, musisz precyzyjnie weryfikować, ile dni wolnego należy się pracownikowi w danej sytuacji. Przepisy sztywno określają wymiar zwolnienia i uzależniają go od rodzaju zdarzenia oraz stopnia pokrewieństwa z osobą, której zdarzenie dotyczy. Nie ma tutaj uznaniowości – jeśli dokumenty potwierdzają fakt, wymiar jest z góry narzucony przez przepisy prawa.

Dwa dni zwolnienia to wymiar zarezerwowany dla zdarzeń dotyczących najbliższej rodziny oraz samego pracownika. Pracownik otrzyma dwa dni wolnego, gdy sam bierze ślub lub gdy na świat przychodzi jego dziecko. Taki sam wymiar (2 dni) przysługuje w smutnych okolicznościach, czyli w przypadku zgonu i pogrzebu: małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy. Warto zauważyć, że w przypadku urodzenia dziecka, ojciec często łączy te dwa dni z urlopem ojcowskim, co wymaga od kadr odpowiedniego zaplanowania grafiku.

Jeden dzień zwolnienia przysługuje w sytuacjach dotyczących nieco dalszej rodziny. Jeśli pracownik zgłasza ślub swojego dziecka, należy mu się jeden dzień wolnego. Podobnie jest w przypadku zgonu i pogrzebu: rodzeństwa (siostry, brata), teściów, dziadków. Przepis obejmuje również „inną osobę pozostającą na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką”. Ta ostatnia kategoria jest często przedmiotem pytań – kluczowe jest tutaj faktyczne sprawowanie opieki lub pozostawanie na utrzymaniu pracownika, co pracownik powinien oświadczyć we wniosku.

Aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych, warto przytoczyć dokładne brzmienie przepisu, który jest podstawą roszczenia pracownika:

Procedura składania i weryfikacji wniosku o urlop okolicznościowy

Proces udzielenia urlopu okolicznościowego powinien być sformalizowany, aby zabezpieczyć interesy obu stron w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli przyczyna ta jest z góry wiadoma (np. planowany ślub). W sytuacjach nagłych (np. zgon bliskiej osoby), zawiadomienie pracodawcy powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Najlepiej, by wniosek o urlop okolicznościowy miał formę pisemną lub elektroniczną. Nowoczesne systemy do zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak inEwi, pozwalają na złożenie takiego wniosku kilkoma kliknięciami w aplikacji. Dzięki temu obieg dokumentów jest szybszy, a Ty jako pracodawca masz natychmiastowy wgląd w to, kto i dlaczego jest nieobecny, co ułatwia tworzenie grafików pracy i zapewnienie ciągłości procesów biznesowych. Elektroniczna ewidencja czasu pracy eliminuje też ryzyko zagubienia papierowego wniosku.

Kluczowym elementem jest udowodnienie prawa do zwolnienia. Pracodawca ma prawo zweryfikować, czy faktycznie przysługuje Ci urlop okolicznościowy, a Kodeks pracy i przepisy wykonawcze wymagają udokumentowania przyczyny nieobecności. Zgodnie z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO):

• Nie trzeba (i często nie należy) dołączać kserokopii aktu zgonu do wniosku na stałe. Akt zgonu zawiera wrażliwe dane osób trzecich, których pracodawca nie powinien przechowywać w aktach osobowych bez wyraźnej potrzeby.

• Standardowa procedura: Pracownik przynosi oryginał lub odpis aktu zgonu do wglądu. Pracownik kadr lub przełożony potwierdza zgodność z wnioskiem (może spisać numer aktu zgonu w notatce służbowej) i oddaje dokument Tobie.

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, pracodawca nie powinien przechowywać kopii aktów w aktach osobowych pracownika, jeśli nie jest to absolutnie konieczne.

Co powinien zawierać poprawny wniosek o urlop okolicznościowy?

Niezależnie od formy (papierowej czy elektronicznej), dokument musi zawierać precyzyjne informacje, które pozwolą zakwalifikować nieobecność jako płatne zwolnienie okolicznościowe. Błędy w tym zakresie mogą skutkować nieprawidłowym naliczeniem wynagrodzenia lub bezpodstawnym potraktowaniem nieobecności jako urlopu wypoczynkowego.

Prawidłowo przygotowany wniosek powinien uwzględniać:

• dane pracownika i pracodawcy,

• datę złożenia wniosku,

• wskazanie terminu zwolnienia (data dzienna),

• podanie przyczyny (okoliczności), która uprawnia do zwolnienia (np. ślub syna, pogrzeb babci),

• stopień pokrewieństwa z osobą, której dotyczy zdarzenie (kluczowe dla ustalenia wymiaru: 1 czy 2 dni).

• podpis pracownika.

Termin wykorzystania urlopu okolicznościowego

Jednym z najczęstszych dylematów przedsiębiorców jest termin wykorzystania dni wolnych. Czy urlop okolicznościowy przysługujący z tytułu ślubu musi być wykorzystany dokładnie w dniu ceremonii? Niekoniecznie, ale musi istnieć ścisły związek czasowy i celowy z wydarzeniem. Sądownictwo pracy stoi na stanowisku, że zwolnienie to ma na celu umożliwienie pracownikowi załatwienia spraw związanych z wydarzeniem.

Dni wolnego mogą być wykorzystane przed wydarzeniem (np. załatwianie formalności w Urzędzie Stanu Cywilnego, przygotowania do pogrzebu), w dniu wydarzenia lub bezpośrednio po nim (np. rejestracja dziecka w urzędzie). Jeśli pracownik wnioskuje o urlop okolicznościowy z powodu ślubu, który odbył się pół roku wcześniej, pracodawca ma prawo odmówić, argumentując to brakiem związku czasowego. Wyjątkiem może być sytuacja, w której pracownik udowodni, że właśnie teraz załatwia formalności urzędowe bezpośrednio wynikające z tamtego zdarzenia, choć jest to rzadka praktyka.

Przykład praktyczny – pogrzeb w innym mieście

Pan Marek, zatrudniony w firmie logistycznej, złożył wniosek o 2 dni urlopu okolicznościowego w związku ze śmiercią ojca. Pogrzeb zaplanowano na czwartek. Pan Marek wnioskuje o wolne na czwartek (dzień pogrzebu) oraz na piątek, argumentując to koniecznością uporządkowania spraw spadkowych i mieszkaniowych po zmarłym, a także powrotem z odległej miejscowości. W tej sytuacji pracodawca powinien zaakceptować wniosek. Oba dni mają ścisły związek ze zdarzeniem (zgon i pogrzeb), a ich cel wpisuje się w istotę zwolnienia od pracy określonego w rozporządzeniu.

Wynagrodzenie za czas zwolnienia okolicznościowego

Za czas urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia. Przepisy nakazują obliczać je tak samo, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, z tą różnicą, że składniki zmienne (np. premie miesięczne) przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie. Koszt tego wynagrodzenia ponosi w całości pracodawca. ZUS nie refunduje tych kosztów, w przeciwieństwie do zasiłku chorobowego czy opiekuńczego.

Warto zwrócić uwagę na sytuację, gdy pracownik nie pracuje w dni robocze (np. system równoważny i praca w weekendy). Jeśli ślub pracownika odbywa się w sobotę, która jest dla niego dniem pracy zgodnie z harmonogramem, to właśnie na ten dzień należy udzielić zwolnienia. Urlop okolicznościowy udzielany jest na dni, które są dla pracownika dniami pracy, a nie na dni kalendarzowe (chyba że pokrywają się one z dniami pracy).

Badania dotyczące absencji pracowniczej wskazują, że choć urlopy okolicznościowe stanowią niewielki procent ogólnej nieobecności w porównaniu do zwolnień lekarskich, ich nieprawidłowe ewidencjonowanie jest częstym uchybieniem wykrywanym podczas kontroli. Precyzyjne odnotowanie powodu nieobecności w systemie inEwi pozwala uniknąć pomyłek przy naliczaniu płac.

Podsumowanie

Zarządzanie wnioskami o urlop okolicznościowy wymaga od przedsiębiorcy znajomości specyficznego rozporządzenia z 1996 roku oraz dbałości o ochronę danych osobowych. Pamiętaj, że jest to uprawnienie pracownika, którego realizacja jest Twoim obowiązkiem, pod warunkiem udokumentowania zdarzenia. Kluczowe jest przestrzeganie wymiaru dni (1 lub 2) oraz weryfikacja związku czasowego między dniem wolnym a wydarzeniem rodzinnym. Wdrożenie elektronicznego obiegu wniosków znacząco upraszcza ten proces, zapewniając porządek w dokumentacji kadrowej i zgodność z przepisami.