Urlop okolicznościowy na pogrzeb – ile dni i komu przysługują?

Każdy pracodawca, przełożony, księgowy, jak i specjalista HR prędzej czy później zetknie się z sytuacją, w której pracownik zgłosi potrzebę skorzystania z urlopu okolicznościowego w związku z pogrzebem bliskiej osoby. Właściwe rozumienie przepisów oraz praktyczne ich zastosowanie są kluczowe, aby jednocześnie zapewnić pracownikowi wsparcie w trudnym czasie i wypełnić wymogi prawa pracy.

Kluczowe informacje związane z tematem

1. Urlop okolicznościowy na pogrzeb jest przez prawo pracy i ma na celu umożliwienie pracownikom udziału w uroczystościach pogrzebowych oraz załatwienie związanych z nimi formalności.

2. Pracownikowi przysługują dwa dni urlopu w przypadku śmierci małżonka, dziecka, rodzica, macochy lub ojczyma, oraz jeden dzień wolnego w przypadku śmierci siostry, brata, teściów, dziadków, wnuków oraz innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

3. Urlop okolicznościowy nie przysługuje w przypadku śmierci byłego małżonka, ale można go wykorzystać na pogrzeb byłych teściów, ponieważ stosunek powinowactwa z krewnymi małżonka nie ustaje po rozwodzie.

4. Urlop jest udzielany na wniosek pracownika i wymaga przedstawienia odpowiedniej dokumentacji (np. aktu zgonu). Pracownik może rozdzielić dni urlopu, ale musi pamiętać, że niewykorzystane dni przepadają z końcem roku kalendarzowego.

5. Urlop okolicznościowy jest w pełni płatny, a pracodawca ma obowiązek prawidłowo go rozliczyć. Jednocześnie trzeba pamiętać, że urlop okolicznościowy jest prawem pracownika i nie można go odmówić, jeśli spełnione są warunki.

6. Urlop okolicznościowy można wykorzystać za każdym razem, gdy wystąpią okoliczności uzasadniające jego przyznanie, niezależnie od liczby zdarzeń w danym roku.

Czym jest urlop okolicznościowy na pogrzeb?

Śmierć bliskiej osoby to jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu. Dlatego polskie prawo pracy przewiduje specjalny rodzaj urlopu – urlop okolicznościowy – który ma na celu umożliwienie pracownikowi udziału w uroczystościach pogrzebowych oraz załatwienie formalności związanych z pochówkiem.

Urlop okolicznościowy został uregulowany przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Przepisy te określają dokładnie, w jakich sytuacjach pracownik ma prawo do urlopu okolicznościowego oraz ile dni mu przysługuje. Liczba dni przysługującego urlopu okolicznościowego jest ściśle powiązana ze stopniem pokrewieństwa.

W przypadku śmierci bliskiego członka rodziny pracownik może skorzystać z:

• dwóch dni urlopu okolicznościowego w przypadku śmierci małżonka, dziecka, rodzica, macochy lub ojczyma,

• jednego dnia w przypadku śmierci siostry, brata, teściów, dziadków, wnuków oraz innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Co ciekawe, przepisy określają minimalną ilość dni urlopowych, które przysługują pracownikowi z tytułu śmierci bliskiej osoby. W praktyce oznacza to, że pracodawca może wyrazić zgodę na dłuższy urlop, jednak powinno być to zapisane w regulaminie pracy. Oczywiście w takim wypadku powiększony wymiar urlopu okolicznościowego przysługuje wszystkim pracownikom.

Urlop okolicznościowy jest prawem pracownika, a nie jego obowiązkiem. Pracodawca nie może odmówić jego udzielenia, jeśli spełnione są warunki określone w przepisach. Pracownik ma prawo wykorzystać ten urlop w dniu, który jest dla niego najbardziej odpowiedni, co oznacza, że może on być wykorzystany zarówno w dniu pogrzebu, jak i w dniach poprzedzających lub następujących po uroczystości, o ile są one związane z załatwianiem spraw związanych z pogrzebem. Z drugiej strony trzeba pamiętać, że niewykorzystany urlop okolicznościowy w danym roku kalendarzowym przepada.

Urlop okolicznościowy — śmierć byłych małżonków i teściów

Wątpliwości może budzić kwestia skorzystania z urlopu okolicznościowego w przypadku pogrzebu małżonka pracownika lub śmierci teścia bądź teściowej, jeśli pracownik jest po rozwodzie. Okazuje się, że urlop okolicznościowy nie przysługuje w związku ze śmiercią byłego małżonka, gdyż po rozwodzie ustaje formalny związek rodzinny między byłymi małżonkami. Z drugiej jednak strony stosunek powinowactwa z krewnymi małżonka nie jest przerywany przez rozwód, mimo ustania małżeństwa, dlatego na pogrzeb byłych teściów można wykorzystać przysługujący dzień wolny. Wynika to bezpośrednio z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, który na mocy art. 61(8). § 1. stanowi, że z małżeństwa wynika powinowactwo między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka. Trwa ono mimo ustania małżeństwa.

Jak często można korzystać z urlopu okolicznościowego?

Urlopu okolicznościowego udziela się z powodu niecodziennych wydarzeń, w tym z powodu śmierci bliskiej osoby, ślubu pracownika czy też narodzin dziecka. Oczywiście może się zdarzyć, że tego typu wydarzenia wystąpią kilkukrotnie w ciągu roku kalendarzowego. Co w takiej sytuacji? Okazuje się, że o ile w przypadku urlopu wypoczynkowego lub innych rodzajów urlopów obowiązuje określony wymiar w odniesieniu do roku kalendarzowego, to w przypadku urlopu okolicznościowego nie oznaczono maksymalnego wymiaru do określonego odcinka czasu. Oznacza to, że urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi za każdym razem, gdy wystąpią określone przez przepisy przesłanki. Jeśli zatem w styczniu pracownik weźmie dni wolne na własny ślub, w marcu wykorzysta urlop okolicznościowy na śmierć teścia, w czerwcu postanowi wykorzystać urlop okolicznościowy ze względu na narodziny dziecka, a w grudniu weźmie dzień wolny na pogrzeb dziadka, to ma do tego pełne prawo. Z drugiej strony może być tak, że w życiu pracownika przez wiele lat nie będą miały miejsca zdarzenia, uprawniające go do uzyskania dnia wolnego z tytułu urlopu okolicznościowego i takie niewykorzystane dni wolne nie kumulują się, ani nie przechodzą na kolejny rok, lecz przepadają.

Wniosek o urlop okolicznościowy

Należy pamiętać, że urlop okolicznościowy na pogrzeb udzielany jest na podstawie złożonego przez pracownika wniosku. Nie następuje to automatycznie. Co więcej, kiedy pracownikowi przysługuje więcej niż jeden dzień urlopu okolicznościowego, może z powodzeniem zadecydować o ich rozdzieleniu i wykorzystaniu ich jako pojedyncze dni. Należy pamiętać, że urlop okolicznościowy udzielany jest na cały dzień pracy i nie ma znaczenia liczba godzin, jakie pracownik powinien przepracować w danym dniu zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, który zazwyczaj normuje grafik pracy. 

Procedura udzielania urlopu

Pracownik powinien zgłosić potrzebę skorzystania z urlopu okolicznościowego z odpowiednim wyprzedzeniem, jeśli jest to możliwe. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, w których śmierć bliskiej osoby następuje nagle, co wymusza szybkie działanie. W takich przypadkach pracownik powinien poinformować pracodawcę o swojej nieobecności tak szybko, jak to możliwe, a dokumentację potwierdzającą prawo do urlopu dostarczyć w późniejszym terminie.

Dokumentem potwierdzającym prawo do urlopu jest najczęściej akt zgonu lub inny dokument potwierdzający okoliczności, na podstawie których urlop został udzielony. Pracodawca ma prawo żądać przedstawienia takiego dokumentu, jednak powinien zachować w tej kwestii umiar i wrażliwość.

Oczywiście bardzo często się zdarza, że uzyskanie stosownego aktu zgonu następuje o wiele później, niż moment składania wniosku o urlop okolicznościowy - np. za pomocą elektronicznych wniosków urlopowych. Dlatego pracownik posiada możliwość późniejszego dostarczenia dokumentów, jednak musi się liczyć z ponoszoną odpowiedzialnością karną za ewentualne składanie oświadczeń, które nie posiadają odzwierciedlenia w rzeczywistości.

Czy można odmówić udzielenia urlopu?

Odmowa jest możliwa tylko w sytuacji, gdy zgłoszenie pracownika nie jest poparte odpowiednimi dokumentami, lub gdy sytuacja nie spełnia kryteriów określonych w przepisach, a więc na przykład wtedy, gdy zmarła osoba nie była członkiem rodziny w rozumieniu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Oczywiście w takim przypadku, pracownik chcący wziąć udział w pogrzebie może wnioskować o udzielenie dni wolnych w ramach urlopu wypoczynkowego, w tym jako urlop na żądanie, jak również o udzielenie urlopu bezpłatnego.

Rozliczenie i wynagrodzenie za dni urlopu okolicznościowego

Urlop okolicznościowy jest w pełni płatny, co oznacza, że za dni jego wykorzystania pracownik otrzymuje wynagrodzenie takie, jak za czas pracy. W związku z tym księgowi muszą uwzględnić te dni w listach płac, pamiętając, że wynagrodzenie za urlop okolicznościowy oblicza się na takich samych zasadach jak za urlop wypoczynkowy.

Jakie są obowiązki pracodawcy?

Pracodawca jest zobowiązany do:

• udzielenia urlopu na wniosek pracownika,

• zapewnienia, że dokumentacja związana z urlopem będzie przechowywana zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych,

• prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia za dni urlopu.

Oczywiście dla pracodawców, kierowników, kadrowych i księgowych zarządzanie urlopami okolicznościowymi może być wyzwaniem, dlatego warto wprowadzić procedury, które ułatwią pracownikom zgłaszanie takich potrzeb, np. za pośrednictwem systemów elektronicznych lub dedykowanych formularzy. Równie ważne jest szkolenie kadry zarządzającej zasobami ludzkimi, aby mieli oni świadomość, jak reagować w trudnych sytuacjach życiowych pracowników. Okazywanie empatii i wsparcia w takich momentach buduje zaufanie do pracodawcy i pozytywnie wpływa na relacje w miejscu pracy.

Urlop okolicznościowy na pogrzeb — podsumowanie

Urlop okolicznościowy na pogrzeb bliskiej osoby to prawo pracownika, regulowane przez zapisy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Urlop okolicznościowy umożliwia udział w pogrzebie i załatwienie formalności. Pracodawcy powinni stosować procedury ułatwiające zgłaszanie urlopów, przestrzegać związanych z nimi przepisów, a także wykazywać empatię wobec pracowników, co pozytywnie wpływa na relacje w miejscu pracy.