Urlop na żądanie – ile dni przysługuje pracownikowi?

Urlop na żądanie to instytucja, która pozwala pracownikowi wziąć wolne nawet w dniu, w którym miał wykonywać obowiązki. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność elastycznego reagowania na nieplanowaną nieobecność bez zakłócania toku pracy. W praktyce często myli się ten urlop z „dodatkowymi" dniami wolnymi. Tymczasem jest to część urlopu wypoczynkowego, a zasady jego udzielania reguluje kodeks pracy i orzecznictwo sądowe. Poniższy poradnik opisuje, komu przysługuje urlop na żądanie, jak go zgłosić, kiedy można odmówić i w jaki sposób rozliczać płatność.

Najważniejsze informacje

1. Pracownik może w ciągu roku kalendarzowego skorzystać z maksymalnie czterech dni urlopu na żądanie, które wliczają się do puli urlopu wypoczynkowego i nie zwiększają jego wymiaru.

2. Żądanie urlopu należy zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia przed godziną rozpoczęcia pracy. Pracownik wybiera termin, ale decyzję o udzieleniu urlopu podejmuje pracodawca.

3. Pracodawca może odmówić urlopu na żądanie tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy nieobecność zagraża istotnym interesom firmy. Sam wniosek nie zastępuje zgody.

4. Urlop na żądanie jest płatny jak zwykły urlop wypoczynkowy – pracownik otrzymuje wynagrodzenie takie, jakie otrzymałby, gdyby pracował.

5. Niewykorzystane w roku dni urlopu na żądanie nie przepadają, lecz przechodzą do puli urlopu wypoczynkowego. W nowym roku pracownik znów może skorzystać z 4 dni urlopu w trybie „na żądanie".

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie nie jest odrębnym rodzajem wolnego - cztery dni udzielane w tym trybie stanowią część urlopu wypoczynkowego. Prawo do niego wynika z kodeksu pracy: pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi, na jego wniosek, w wybranym terminie, do czterech dni urlopu w roku kalendarzowym. Oznacza to, że z puli 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego (w zależności od stażu) cztery dni można wykorzystać bez wcześniejszego planowania. Ta część urlopu nie jest uwzględniana w planie urlopów.

Kodeks pracy przewiduje, że pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Orzecznictwo Sądu Najwyższego doprecyzowało, że wniosek powinien być złożony do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy. To umożliwia pracodawcy zorganizowanie zastępstwa.

Podstawa prawna

Przepisy dotyczące urlopu na żądanie znajdują się w kodeksie pracy w część o urlopach wypoczynkowych.

Dodatkowo, Państwowa Inspekcja Pracy i Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoich poradnikach wyjaśniają, że limit czterech dni ma charakter absolutny – pracodawca nie może ustalić wyższego limitu. Ustawodawca nie zamierzał wprowadzać osobnego typu urlopu, lecz umożliwić pracownikom szybkie uzyskanie wolnego w nagłych sytuacjach. W związku z tym każdy dzień urlopu na żądanie zmniejsza pulę urlopu wypoczynkowego.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Prawo do urlopu na żądanie przysługuje każdej osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, o ile posiada ona prawo do urlopu wypoczynkowego. Nie ma znaczenia wymiar etatu, system czasu pracy ani liczba pracodawców – cztery dni to maksymalny limit łączny w skali roku. Oznacza to, że jeśli pracownik wykorzystał już dni na żądanie w poprzedniej firmie, u kolejnego pracodawcy nie będzie mógł z nich skorzystać w tym samym roku.

Urlop na żądanie nie przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, o dzieło) ani samozatrudnionym, ponieważ nie mają one prawa do urlopu wypoczynkowego. W praktyce zdarza się, że przedsiębiorcy proponują współpracownikom „dniówki na żądanie", ale takie ustalenia są dobrowolne i nie wynikają z kodeksu pracy.

Nowi pracownicy i naliczanie urlopu

Osoba, która podejmuje pracę po raz pierwszy, nabywa prawo do urlopu z dołu – po każdym miesiącu otrzymuje 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po roku. Oznacza to, że po jednym miesiącu może wykorzystać ok. 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego, a po trzech miesiącach ma prawo do ok. 5 dni. Aby w pełni skorzystać z czterech dni na żądanie, pracownik musi mieć w puli wystarczającą liczbę niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik po trzech miesiącach pierwszej pracy ma 5 dni urlopu, więc może wystąpić nawet o cztery dni urlopu na żądanie. Jeżeli jednak zużył część urlopu, liczba dostępnych dni na żądanie będzie niższa.

Praca w niepełnym wymiarze i system zmianowy

Wymiar urlopu wypoczynkowego, a więc także urlopu na żądanie, przelicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Przykładowo, osoba zatrudniona na pół etatu ma prawo do 10 lub 13 dni urlopu wypoczynkowego, dlatego każdy dzień na żądanie pomniejsza tę pulę o liczbę godzin wynikającą z harmonogramu. Pracownik zatrudniony na pół etatu (4 godziny dziennie) wykorzystując jeden dzień urlopu na żądanie „zużywa" więccztery godziny, natomiast pracownik zmianowy z 12‑godzinnym harmonogramem tego dnia wykorzysta aż 12 godzin. Dla przedsiębiorcy ważne jest więc prowadzenie ewidencji godzinowej i dokładne przeliczanie godzin urlopowych.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Zgłoszenie urlopu na żądanie jest proste, lecz wymaga zachowania kilku zasad:

• Pracownik powinien zgłosić zamiar skorzystania z urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, najlepiej przed godziną rozpoczęcia pracy.

• Dozwolona jest dowolna forma – osobiście, telefonicznie, mailowo, SMS‑em lub nawet przez kolegę z pracy - liczy się skuteczność dotarcia informacji do pracodawcy.

• Przepisy nie określają wzoru wniosku - w większości firm wystarczy wiadomość potwierdzająca chęć skorzystania z dnia wolnego.

• Procedurę zgłaszania urlopu na żądanie warto przedstawić w regulaminie pracy, aby uniknąć wątpliwości odnośnie prawidłowej drogi zgłoszenia.

Niezależnie od formy zgłoszenia, ostateczną decyzję o udzieleniu urlopu podejmuje pracodawca - pracownik nie może rozpocząć urlopu, dopóki nie uzyska jego zgody. Rozpoczęcie wolnego bez wyraźnego udzielenia urlopu może być potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność. Dla przedsiębiorcy istotne jest, aby po otrzymaniu zgłoszenia jak najszybciej rozważyć, czy w konkretnym dniu nieobecność nie spowoduje poważnych zakłóceń.

Gdzie rejestrować urlop na żądanie?

Pracodawca powinien prowadzić ewidencję urlopów w godzinach - dzięki temu będzie mógł prawidłowo rozliczać liczbę godzin wykorzystanych w urlopie. Możliwe jest to np. w ewidencji czasu pracy inEwi. System kadrowo‑płacowy powinien natomiast umożliwiać oznaczenie dnia wolnego jako „urlop na żądanie". Ponieważ jest to część urlopu wypoczynkowego, nie stosuje się do niego odrębnej puli, ważne jest jednak oznaczenie terminu wniosku. Dane te mogą być potrzebne przy sporządzaniu świadectwa pracy, w świadectwie bowiem wskazuje się liczbę dni urlopu na żądanie wykorzystanych w danym roku.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Zasadą jest, że pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu na żądanie, jeśli pracownik skutecznie zgłosi wniosek. Orzecznictwo wskazuje jednak, że obowiązek ten nie ma charakteru bezwzględnego. Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca może odmówić żądaniu pracownika w wyjątkowych okolicznościach, gdy jego ważny interes wymaga obecności pracownika w pracy. Przykładami mogą być poważna awaria, jedyna możliwość wykonania zlecenia w terminie, zagrożenie bezpieczeństwa pracowników czy inne sytuacje, w których nieobecność naruszałaby dobro zakładu.

Pracodawca nie powinien jednak nadużywać tego prawa. Odmowa musi być solidnie uzasadniona i powinna mieć charakter incydentalny. Nadużycie prawa może być zaskarżone i prowadzić do roszczeń pracownika.

Wynagrodzenie i dokumentacja urlopu na żądanie

Urlop na żądanie jest płatny, ponieważ stanowi część urlopu wypoczynkowego. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie takie samo, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Stałe składniki płacy (pensja zasadnicza) wypłaca się w pełnej wysokości, natomiast składniki zmienne (premie, prowizje) oblicza się w wysokości średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu. Jeśli w firmie występują znaczne wahania wynagrodzenia zmiennego, można przyjąć dłuższy okres referencyjny (12 miesięcy). Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się w najbliższym terminie wypłaty.

Z perspektywy przedsiębiorcy warto pamiętać, że każdy dzień urlopu na żądanie pomniejsza pulę urlopu wypoczynkowego pracownika. Jeżeli pracownik wykorzystał w roku cały urlop wypoczynkowy, nie można udzielić mu urlopu na żądanie.

Niewykorzystany urlop na żądanie a kolejny rok

Niewykorzystane w roku dni urlopu na żądanie nie przepadają – przechodzą do puli urlopu wypoczynkowego. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że w kolejnym roku pracownik ponownie otrzymuje prawo do czterech dni urlopu na żądanie, niezależnie od tego, czy w poprzednim roku skorzystał z nich w pełni. Oznacza to, że niewykorzystane „żądaniowe" dni stają się normalnym urlopem do wykorzystania do 30 września następnego roku, ale w nowym roku kalendarzowym limit czterech dni na żądanie pojawia się na nowo.

Jeżeli pracownik zmieni pracodawcę, limit czterech dni na żądanie dotyczy łącznego okresu pracy u wszystkich pracodawców w tym roku. Nowy pracodawca powinien uzyskać od poprzedniego informację o liczbie wykorzystanych dni urlopu na żądanie, aby ustalić, czy pracownikowi pozostały jeszcze jakieś dni w tym trybie informacje takie są uwzględnione w świadectwie pracy.

Konsekwencje naruszenia zasad

Rozpoczęcie urlopu na żądanie bez uzyskania zgody pracodawcy może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność i stanowić poważne naruszenie obowiązków pracowniczych. W skrajnych przypadkach może to być podstawą do nałożenia kary porządkowej, a nawet do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Pracownik, który regularnie korzysta z urlopu na żądanie w sposób uniemożliwiający organizację pracy, naraża się na zarzut nadużycia prawa. Pracodawca może wtedy odmówić udzielenia urlopu. Z kolei pracodawca, który bez podstaw odmawia udzielenia urlopu na żądanie, narusza przepisy i może być wezwany do ich przestrzegania przez Państwową Inspekcję Pracy.

Podsumowanie

Urlop na żądanie jest ważnym narzędziem pozwalającym pracownikom szybko uzyskać wolny dzień w nagłych sytuacjach. Dla przedsiębiorcy to wyzwanie organizacyjne, ale także obowiązek wynikający z kodeksu pracy. W roku kalendarzowym można udzielić pracownikowi maksymalnie czterech dni urlopu na żądanie, a każdy dzień zmniejsza pulę urlopu wypoczynkowego. Wniosek należy złożyć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu tylko w wyjątkowych okolicznościach.

Pracownicy rozpoczynający karierę nabywają prawo do urlopu stopniowo – co miesiąc 1/12 pełnego wymiaru – dlatego możliwość wzięcia urlopu na żądanie zależy od liczby posiadanych dni urlopowych. Nieplanowana nieobecność wymaga szybkiej reakcji kadrowej, ale prowadząc jasne procedury zgłaszania i ewidencję godzinową przedsiębiorcy mogą zapewnić ciągłość pracy. Ważne, aby pamiętać, że urlop na żądanie jest płatny jak zwykły urlop i niewykorzystane dni przechodzą do puli urlopowej na kolejny rok.