Urlop na żądanie – w jakim wymiarze przysługuje pracownikowi?

Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają pracownikom skorzystania z dni wolnych od pracy w ramach urlopu, który nie jest przewidziany w planie urlopów, ale jednocześnie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Kto, kiedy i na jakich zasadach może wnioskować o urlop na żądanie? I czy pracodawca ma bezwzględny obowiązek udzielenia urlopu na żądanie pracownika? 

Urlop wypoczynkowy a prawo pracy

Kodeks pracy stanowi, że pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Co więcej, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Oczywiście urlop wypoczynkowy może zostać podzielony na części, przy czym co najmniej jedna część powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych.

Wymiar urlopu wynosi 20 dni, jeśli pracownik zatrudniony jest krócej niż 10 lat i 26 dni urlopu, jeśli pracownik zatrudniony jest co najmniej 10 lat. Ważne przy tym jest to, że do tego okresu wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, a także okresy nauki w zasadniczej szkole zawodowej, w szkole średniej, szkole policealnej oraz w szkole wyższej. Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Kodeks pracy stanowi także, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. 

Pomimo ogólnie przyjętych zasad, ustawodawca wyszedł naprzeciw różnym sytuacjom, które mogą spotkać pracowników w codziennym życiu i przewidział możliwość skorzystania z urlopu na żądanie. 

Ile przysługuje urlopu na żądanie pracownika?

W Kodeksie pracy możemy przeczytać, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik skorzysta z urlopu na żądanie, to dni te zostaną odjęte od ogólnej puli dni wolnych przysługujących w ramach urlopu wypoczynkowego. Nie jest to zatem dodatkowy urlop. Trzeba także pamiętać, że łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika na tych zasadach nie może przekroczyć 4 dni urlopu, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku kalendarzowym w kolejnych stosunkach pracy. Jeżeli więc pracownik w pierwszym półroczu wykorzystał dostępną liczbę dni urlopu na żądanie, a w drugim półroczu zmienił miejsce pracy – nie będzie już mógł zgłosić żądania urlopu. Inaczej jest w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego, którego wymiar wykorzystać można tak u dotychczasowego pracodawcy, jak i pracodawcy kolejnego (w zależności od okresu, który pozostaje do końca danego roku kalendarzowego oraz do okresu zatrudnienia w danym roku).

Urlopu na żądanie nie dotyczą także regulacje art. 168 Kodeksu, wedle których: „Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego”. Tym samym nie może dojść do sytuacji, w której pracownik dysponuje np. sześcioma dniami urlopu na żądanie (ze względu na niewykorzystanie dwóch dni w poprzednim roku). Ponadto za dni, które nie zostały wykorzystane w ramach urlopu na żądanie, pracownikowi nie przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Urlop na żądanie 2024 - zasady udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie

Pracownik, który chce skorzystać z przysługującego mu prawa do urlopu na żądanie, należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zgłoszenia dokonać należy przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, czyli jeszcze przed godziną rozpoczęcia pracy, kiedy pracownik powinien zacząć wykonywanie swoich obowiązków. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której żądanie urlopu pojawia się po godzinie rozpoczęcia pracy, chyba że umożliwia to przyjęty zwyczaj zakładowy.

W jakiej formie należy wyrazić chęć skorzystania z urlopu na żądanie?

Ustawodawca nie narzucił formy, w jakiej żądanie urlopu powinno zostać zgłoszone. Przyjmuje się więc, iż forma ta jest dowolna – może to być zgłoszenie przekazane przez telefon. Istotne jest jednak to, by zgłoszenia dokonał pracownik osobiście, a nie za pośrednictwem osób trzecich. Warto też wiedzieć, że pracownik nie musi podawać przyczyny chęci skorzystania z urlopu na żądanie.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Pracodawca powinien pamiętać, że z urlopu na żądanie skorzystać mogą wszyscy pracownicy, niezależnie od stażu pracy, albo wymiaru czasu pracy. Ponadto w odniesieniu do wynagrodzeń urlop na żądanie traktowany jest dokładnie tak samo, jak urlop wypoczynkowy. Oznacza to, iż pracownikowi przysługuje za niego pełne wynagrodzenie, ustalone wraz z uwzględnieniem stałych oraz zmiennych jego składników.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie pracownika?

Urlop na żądanie jest jednym z przywilejów, które przysługują pracownikowi. Dzięki temu w nagłych i nieprzewidzianych przypadkach, ze względu na szczególne okoliczności, zatrudniony skorzystać może z dodatkowego dnia wolnego. Dlatego warto o tym pamiętać i z tego urlopu korzystać wtedy, kiedy rzeczywiście jest on potrzebny. Oznacza to jednocześnie, że urlop na żądanie nie powinien być traktowany jak dodatkowy urlop wypoczynkowy. Jest on ujęty przez przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych, jednak nie jest z nim tożsamy i nie powinien być traktowany jako jego przedłużenie.

Odmowa pracodawcy

Choć co do zasady pracodawca nie powinien odmówić urlopu na żądanie, nie oznacza to jednak automatycznie, że pracodawca ma obowiązek udzielenia takiego urlopu. Innymi słowy, warunkiem niezbędnym skorzystania z urlopu na żądanie jest zgoda pracodawcy. Trzeba pamiętać, że w szczególnych okolicznościach pracodawca może tej zgody nie wyrazić. Z urlopu nie będzie można zatem skorzystać, jeśli pracodawca nie wyrazi na niego zgody np. ze względu na konieczność zapewnienia standardowego toku pracy zakładu. Jeżeli mimo braku akceptacji przełożonego pracownik nie pojawi się w pracy, może to skutkować nieusprawiedliwioną nieobecnością. To istotne szczególnie dlatego, że nieusprawiedliwiona nieobecność może stanowić podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego, gdyż jest traktowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Kiedy pracownicy powinni korzystać z urlopu na żądanie?

Urlop na żądanie to rozwiązanie, które pozwala pracownikom uzyskać dni wolne od pracy w nagłych, nieprzewidzianych sytuacjach. Jednak pracownicy powinni mieć świadomość, że każda nieprzewidziana nieobecność pracownika może dezorganizować pracę w zatrudniających ich firmach. Dlatego żądanie udzielenia urlopu w tym trybie powinno być przez nich traktowane jako ostateczność. Tym bardziej że niewykorzystany urlop na żądanie zostanie przez nich wykorzystany w ramach urlopu wypoczynkowego, więc pracownicy nic nie tracą, nie korzystając z niego. 

Pracownicy powinni też pamiętać, że prawo pracownika to złożenie wniosku o urlop na żądanie, a nie jego automatyczne uzyskanie. Obowiązek pracodawcy to z kolei rozpatrzenie wniosku dotyczącego udzielenia urlopu na żądanie, a nie jego udzielenie! Zatem pracodawca nadal może odmówić udzielenia urlopu na żądanie.