Gdy pracownik nie chce 14 dni urlopu - co mówi Kodeks pracy?

Gdy pracownik nie chce 14 dni urlopu, pracodawca nie powinien zakładać, że może dowolnie, z pominięciem zasad wynikających z kodeksu pracy, narzucić termin takiego wypoczynku. Kodeks pracy przewiduje, że przy podziale urlopu co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, ale brak takiego odcinka nie jest sam w sobie wykroczeniem, jeśli urlop został udzielony prawidłowo.

Najważniejsze informacje

1. Kodeks pracy dopuszcza podział urlopu wypoczynkowego na części tylko na wniosek pracownika, a co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać 14 kolejnych dni kalendarzowych.
2. Te 14 dni kalendarzowych obejmuje nie tylko dni urlopu, ale też dni wolne przypadające między nimi oraz bezpośrednio przed albo po urlopie.
3. Jeżeli pracownik woli krótsze odcinki urlopu, pracodawca nie popełnia automatycznie wykroczenia tylko dlatego, że w danym roku nie było nieprzerwanego 14-dniowego wypoczynku.
4. Pracodawca ma jednak obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego i nie może dopuścić do nieudzielenia należnego urlopu ani do bezpodstawnego obniżenia jego wymiaru.
5. Wyjątki od zasady uzgadniania terminu z pracownikiem dotyczą przede wszystkim urlopu w okresie wypowiedzenia oraz, według dominującej linii orzeczniczej, także urlopu zaległego.

Co oznacza 14 dni urlopu według Kodeksu Pracy?

Kodeks pracy nie posługuje się pojęciem „obowiązkowego dwutygodniowego urlopu” w takim sensie, że każdy pracownik musi raz w roku złożyć wniosek na dwa pełne tygodnie wolnego. Przepis art. 162 Kodeksu Pracy mówi coś bardziej konkretnego: jeżeli urlop wypoczynkowy jest podzielony na części, to jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

To ważna różnica. Przepis nie tworzy osobnego rodzaju 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Reguluje raczej zasady podziału urlopu i pokazuje, jak powinien wyglądać wypoczynek, aby rzeczywiście spełniał swoją funkcję regeneracyjną.

W praktyce oznacza to, że przy planowaniu urlopu liczy się nieprzerwany okres odpoczynku, a nie wyłącznie liczba dni urlopu pobranych z puli. Dlatego 14 kolejnych dni kalendarzowych nie zawsze oznacza 14 dni urlopu wypoczynkowego.

14 kolejnych dni kalendarzowych a dni urlopu

Przy tym przepisie najczęściej myli się dni kalendarzowe z dniami urlopu. To nie jest to samo.

Z wyjaśnień Państwowej Inspekcji Pracy wynika wprost, że do 14-dniowego okresu odpoczynku wlicza się zarówno dni pracy pracownika, na które udzielono urlopu, jak i przypadające między nimi dni wolne od pracy, a także dni wolne bezpośrednio przed rozpoczęciem lub po zakończeniu urlopu. Dlatego przy typowym rozkładzie od poniedziałku do piątku pracownik zatrudniony na pełen etat najczęściej osiąga 14 dni kalendarzowych, wykorzystując 10 dni urlopu wypoczynkowego.

W systemach równoważnych albo przy innym rozkładzie czasu pracy ten rachunek może wyglądać inaczej. Liczy się bowiem rzeczywisty układ dni pracy i dni wolnych, a nie prosty schemat: „2 tygodnie równa się 10 dni urlopu”.

Czy pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop wypoczynkowy nieprzerwanie przez 14 dni?

To zasada, do której strony stosunku pracy powinny dążyć, ale nie bezwzględny obowiązek sankcjonowany karą w każdej sytuacji.

W materiałach Państwowej Inspekcji Pracy podkreśla się, że celem urlopu jest realny wypoczynek, dlatego jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jednocześnie PIP wskazuje też, że jeżeli urlop został podzielony na krótsze części na wniosek pracownika, to taki podział nie podlega ukaraniu jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika wyłącznie z tego powodu, że żadna część wypoczynku nie trwała 14 dni.

To rozstrzyga najważniejszą wątpliwość, gdy pracownik nie chce 14 dni urlopu. Sam brak 14-dniowego wypoczynku nie oznacza jeszcze, że pracodawca naruszył przepisy prawa pracy w sposób, który automatycznie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy problemem staje się już nie podział urlopu, ale nieudzielenie urlopu wypoczynkowego, odkładanie go bez podstawy albo doprowadzanie do narastania zaległego urlopu.

Wniosek pracownika i podział urlopu

Tu kluczowe znaczenie ma wniosek pracownika. Zgodnie z Kodeksem, urlop może być podzielony na części właśnie na jego wniosek. To oznacza, że punkt wyjścia jest prosty: urlop wypoczynkowy powinien być udzielany tak, by pracownik mógł realnie wypocząć, ale w praktyce bardzo często dochodzi do podziału urlopu dlatego, że zatrudniony woli kilka krótszych przerw.

Nie każdy pracownik chce brać dwutygodniowy urlop wypoczynkowy. Czasem wynika to z sytuacji rodzinnej, czasem z organizacji projektów, a czasem po prostu z preferencji. Sam wniosek o urlop wypoczynkowy na krótsze okresy nie jest niczym zakazanym. Pracodawca powinien jednak patrzeć szerzej niż tylko na pojedynczy wniosek i próbować tak organizować plan urlopów, aby zapewnienie pracownikowi dłuższego wypoczynku nie było odkładane bez końca.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na 14 dni urlopu bez jego zgody?

Nie każdą nieobecność pracownika można narzucić jednostronnie. Punktem wyjścia jest to, że termin urlopu ustala się w planie urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem. Jeżeli u pracodawcy obowiązuje plan urlopów, termin może wynikać właśnie z tego planu. Jeżeli planu nie ma, urlopu udziela się po porozumieniu z pracownikiem. Sam fakt, że pracownik nie chce 14 dni urlopu, nie daje pracodawcy swobody do dowolnego, jednostronnego wyznaczenia terminu bieżącego urlopu poza tymi zasadami.

Są jednak sytuacje szczególne.

Właśnie dlatego nie warto upraszczać tego zagadnienia do stwierdzenia, że pracodawca zawsze może albo zawsze nie może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody. W odniesieniu do urlopu zaległego trzeba zachować ostrożność: art. 168 Kodeksu pracy nakazuje udzielić zaległego urlopu do 30 września następnego roku, a dominująca linia orzecznicza dopuszcza silniejsze uprawnienia pracodawcy, ale sam przepis nie opisuje tego trybu tak wprost jak art. 167¹ Kodeksu pracy dotyczący urlopu w okresie wypowiedzenia.

Urlop zaległy i okres wypowiedzenia

To dwa obszary, w których spór o 14 dni urlopu wygląda inaczej niż przy zwykłym planowaniu wypoczynku w danym roku.

W przypadku urlopu zaległego pracodawca ma obowiązek udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jeżeli więc pracownik odkłada wykorzystanie dni wolnych, pracodawca nie może biernie czekać bez końca. W praktyce, jeśli pracownik nie wyraża zgody, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania urlopu zaległego w ramach art. 168 k.p. Jednocześnie bezpiecznie jest podkreślić, że takie uprawnienie nie zostało opisane w przepisie tak jednoznacznie jak przy urlopie w okresie wypowiedzenia, dlatego planowanie zaległego urlopu odpowiednio wcześnie i dokumentowanie ustaleń pozostaje najlepszą praktyką.

Jeszcze wyraźniejsza jest sytuacja w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z Kodeksem pracy w tym okresie pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w tym czasie. W okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie udzielić zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego, przy czym limit proporcjonalny dotyczy tylko urlopu bieżącego

Czy brak 14 dni oznacza wykroczenie pracodawcy?

Nieudzielenie należnego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować grzywną. To wynika wprost z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Nie należy jednak automatycznie utożsamiać tego z sytuacją, w której pracownik przez cały rok bierze krótsze urlopy, bo taki jest jego wniosek. Państwowa Inspekcja Pracy w swoich materiałach wyraźnie wskazuje, że samo nieudzielenie jednej części wypoczynku trwającej 14 kolejnych dni kalendarzowych nie jest automatycznie wykroczeniem, jeśli urlop został udzielony, a jego wymiar nie został zaniżony.

Dla pracodawcy praktyczny obowiązek jest więc podwójny. Po pierwsze, trzeba rzeczywiście udzielać urlopu wypoczynkowego. Po drugie, warto organizować zasady w firmie tak, by jedna część wypoczynku mogła trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, bo taki jest sens przepisu i taka jest praktyka zgodna z funkcją urlopu.

Jak postępować w praktyce, gdy pracownik nie chce 14 dni urlopu?

Pracodawca nie powinien reagować automatycznym zakazem krótszych urlopów ani zakładać, że zawsze może sam wyznaczyć długą nieobecność. Lepiej ustalić, z czego wynika stanowisko pracownika, sprawdzić plan urlopów, ocenić stan wykorzystania urlopu zaległego i bieżącego oraz zadbać o dokumentację. Jeżeli firma korzysta z elektronicznych wniosków urlopowych i kalendarzy nieobecności, łatwiej wychwycić moment, w którym pracownik od miesięcy rozbija urlop na krótkie odcinki i nie ma szans na realny wypoczynek. W takim obszarze narzędzia do planowania obecności i urlopów, takie jak inEwi, mogą po prostu ułatwić kontrolę terminów i zaległości bez ręcznego pilnowania arkuszy.

W praktyce dobrze działa kilka zasad: planowanie urlopów z wyprzedzeniem, przypominanie o urlopie zaległym, odnotowywanie każdego wniosku urlopowego pracownika oraz rozróżnianie, czy chodzi o urlop bieżący, czy o urlop zaległy. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy zbliża się termin 30 września albo koniec stosunku pracy.

Przykład 1.

Specjalistka HR w 40-osobowej firmie co kilka tygodni składała wniosek urlopowy na 2 albo 3 dni, bo nie chciała zostawiać rekrutacji bez opieki. Do września wykorzystała znaczną część urlopu, ale ani razu nie miała 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku. Sama ta sytuacja nie oznacza jeszcze, że pracodawca popełnił wykroczenie, o ile urlopu wypoczynkowego udzielano prawidłowo i zgodnie z jej wnioskami albo z obowiązującym planem urlopów.

Przykład 2.

Kierownik magazynu miał 8 dni zaległego urlopu i unikał wpisania terminu, bo trwało wdrożenie nowego systemu. Gdy rozpoczął się okres wypowiedzenia, pracodawca udzielił mu urlopu w tym czasie. W takiej sytuacji zgody pracownika nie trzeba było uzyskiwać, bo kodeks przewiduje szczególne uprawnienie pracodawcy w okresie wypowiedzenia.

Co powiedzieć pracownikowi, który nie chce brać dłuższego urlopu?

Rozmowa z pracownikiem powinna opierać się nie na straszeniu sankcjami, ale na jasnym wyjaśnieniu zasad. Warto podkreślić, że przepisy chronią nie tylko formalne prawo do urlopu, lecz także prawo do wypoczynku. Dlatego kodeks zakłada, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Jeżeli jednak pracownik konsekwentnie składa wnioski o krótsze odcinki, a firma nie ma planu urlopów albo pracodawca akceptuje taki podział, nie oznacza to automatycznie naruszenia prawa. Znacznie ważniejsze jest dopilnowanie, aby nie dochodziło do nieudzielenia urlopu, narastania zaległości i problemów przy ustaniu stosunku pracy.

Podsumowanie

Gdy pracownik nie chce 14 dni urlopu, pracodawca nie powinien zakładać ani automatycznego naruszenia kodeksu, ani pełnej swobody w jednostronnym wyznaczaniu takiego wypoczynku. Z przepisów wynika raczej obowiązek takiego organizowania urlopu wypoczynkowego, by pracownik miał szansę na realny, nieprzerwany wypoczynek, a jedna część wypoczynku mogła trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jednocześnie praktyka i wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Pracy pokazują, że krótszy podział urlopu na wniosek pracownika nie oznacza automatycznie sankcji dla pracodawcy. Największe znaczenie ma więc prawidłowe udzielanie urlopu, pilnowanie terminu dla urlopu zaległego i odróżnianie zwykłego planowania od wyjątków dotyczących zaległości oraz okresu wypowiedzenia.