System skróconego tygodnia pracy – praktyczny poradnik dla pracodawców

Zainteresowanie ideą skrócenia tygodnia pracy w Polsce rośnie. Z jednej strony wynika to z nowatorskiego pilotażu ministerstwa, który ruszył w sierpniu 2025 r., z drugiej – z coraz częściej stosowanego już w Kodeksie pracy systemu skróconego tygodnia pracy. Dla wielu przedsiębiorców skrócony tydzień pracy oznacza nowe możliwości elastycznego planowania świadczenia pracy. Wraz z wdrożeniem systemu skróconego tygodnia pracy rośnie jednak ryzyko błędów organizacyjnych. Czym więc jest system skróconego tygodnia pracy, jakie przepisy pozwalają na jego stosowanie, na czym polega pilotaż skrócenia czasu pracy i jak w praktyce przygotować wniosek pracownika oraz harmonogram pracy?

Na czym polega skrócony tydzień pracy?

System skróconego tygodnia pracy to jeden z systemów czasu pracy uregulowany w Kodeksie pracy. Na pisemny wniosek pracownika można ograniczyć liczbę dni pracy w tygodniu (np. do czterech), jednocześnie przedłużając dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin i utrzymując tygodniową normę 40 godzin.

System skróconego tygodnia stosuje się tylko na pisemny wniosek pracownika, a więc pracodawca nie może wprowadzić tego systemu jednostronnie.

Ograniczenia i wyjątki. W systemie tym dobowy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin m.in. wobec pracownic w ciąży czy osób opiekujących się dzieckiem do 8 roku życia (bez ich zgody).

Pilotaż skróconego czasu pracy (2025-2027). Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uruchomiło nabór wniosków do programu testującego skrócenie czasu pracy z zachowaniem wynagrodzenia. Nabór trwa od 14 sierpnia do 15 września 2025 r., a maksymalna kwota dofinansowania dla jednego projektu wynosi 1 mln zł.

Elastyczne modele – przykłady zagraniczne. Belgia zezwala pracownikom na pracę 4 dni przy takim samym tygodniowym wymiarze godzin i wynagrodzeniu; w Wielkiej Brytanii 92 % firm biorących udział w testach czterodniowego tygodnia pracy w latach 2022-2023 pozostało przy nowych rozwiązaniach, notując wzrost wydajności i spadek absencji.

System skróconego tygodnia pracy w Kodeksie pracy

Kodeks pracy proponuje, oprócz podstawowego systemu czasu pracy, kilka elastycznych systemów, w tym system skróconego tygodnia pracy. Istota tego systemu polega na tym, że pracownik wykonuje pracę przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, lecz przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca.

W praktyce oznacza to, że zatrudniona osoba może pracować np. od poniedziałku do czwartku przez 10 godzin dziennie, zachowując wolny piątek. Dzienny wymiar może zostać wydłużony maksymalnie do 12 godzin, aby tygodniowa norma czasu pracy pozostała na poziomie 40 godzin.

Rola wniosku pracownika

System skróconego tygodnia pracy jest systemem indywidualnym – pracodawca nie może wprowadzić go w całym zakładzie pracy poprzez regulamin pracy czy układ zbiorowy. Zgodnie z przepisami, skrócony tydzień pracy można stosować wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Pracownik powinien uzasadnić prośbę (np. chęcią dłuższego weekendu, potrzebą kształcenia lub opieką nad rodziną) oraz zaproponować harmonogram pracy.

Wniosek o wprowadzenie skróconego tygodnia pracy powinien zawierać:

• miejscowość i datę,

• dane pracodawcy i pracownika,

• tytuł (np. „wniosek o wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy”),

• podstawę prawną (art. 143 Kodeksu pracy),

• szczegółowe uzasadnienie i proponowany harmonogram pracy,

• podpis pracownika.

Pracodawca ma prawo odrzucić wniosek, jeśli organizacja pracy uniemożliwia skrócenie tygodnia albo zachowanie ciągłości produkcji.

Ograniczenia i grupy chronione

Nie wszyscy pracownicy mogą korzystać ze skróconego tygodnia pracy. Przepisy ograniczają dobowy wymiar czasu pracy do 8 godzin w przypadku:

• pracownic w ciąży,

• pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia 8 roku życia (bez ich zgody),

• pracowników niepełnosprawnych (7 h i 35 h przy umiarkowanym lub znacznym stopniu, 8 h i 40 h przy lekkim).

Dobowe i tygodniowe normy czasu pracy

W systemie skróconego tygodnia pracy tygodniowa norma czasu pracy pozostaje bez zmian – to przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. Dłuższe dni pracy (do 12 godzin) rekompensowane są dodatkowymi dniami wolnymi. Pracodawca powinien zachować co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej oraz 35 godzin wolnego raz na tydzień, w tym co najmniej jedną wolną niedzielę w okresie czterech tygodni.

Rozliczanie nadgodzin w system skróconego tygodnia pracy

System skróconego tygodnia pracy bywa traktowany jako odmiana systemu równoważnego czasu pracy. Nadgodziny powstają, gdy pracownik pracuje powyżej ustalonego dobowego wymiaru (zwykle 10 lub 12 godzin) lub przekroczy przeciętną tygodniową normę w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy pracodawca udziela innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego; dopiero brak tego dnia i wykazane po zakończeniu okresu przekroczenie normy tygodniowej rodzi nadgodziny średniotygodniowe i dodatki.

Jak wprowadzić system skróconego tygodnia pracy w firmie?

Analiza potrzeb i możliwości

Przedsiębiorca powinien ocenić specyfikę działalności, liczbę pracowników oraz oczekiwania zespołu. Nie wszystkie branże są gotowe na czterodniowy tydzień; najlepiej sprawdza się on w sektorach kreatywnych, technologicznych, marketingu czy e-commerce. W branżach wymagających ciągłości pracy konieczne są szczegółowe harmonogramy i podział zespołów.

Przygotowanie wniosku i aneksu

Wprowadzenie lub wycofanie systemu skróconego tygodnia pracy co do zasady wymaga zmiany umowy. Po akceptacji wniosku strony najczęściej więc podpisują aneks do umowy o pracę, w którym określają nowy system czasu pracy, liczbę dni w tygodniu, dobowy wymiar oraz zasady rozliczania godzin nadliczbowych.

Rezygnacja z systemu wymaga zmiany umowy o pracę – poprzez wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie stron.

Planowanie harmonogramu

Harmonogram powinien zachować minimalny odpoczynek dobowy i tygodniowy oraz co najmniej jeden dodatkowy dzień wolny. Najczęściej ustala się stałe dni pracy (np. poniedziałek–czwartek), aby uniknąć comiesięcznych zmian.

Korzyści i wyzwania

Wydłużony weekend poprawia dobrostan pracowników i zmniejsza ryzyko wypalenia. Badania w Wielkiej Brytanii potwierdziły wzrost wydajności i spadek absencji. W branżach wymagających stałej obsady stosuje się system rotacyjny (jedna grupa pn.–czw., druga wt.–pt.).

Pilotaż skróconego czasu pracy 2025-2027 w Polsce

Rządowy pilotaż skrócenia czasu pracy ruszył w 2025 r. i testuje różne modele (np. 32-godzinny tydzień czy 6-godzinny dzień pracy) z zachowaniem wynagrodzeń i bez redukcji zatrudnienia.

Nabór wniosków trwa od 14 sierpnia do 15 września 2025 r., a wyniki ogłoszone zostaną do 15 października 2025 r. Warunki udziału obejmują m. in. zatrudnianie 75 % pracowników na umowie o pracę, objęcie projektem min. 50 % załogi i utrzymanie wynagrodzeń.

Pilotaż ma trzy etapy: przygotowawczy (do 31 grudnia 2025), testowy (2026) i podsumowujący (do maja 2027).

Podsumowanie

Skrócony tydzień pracy to narzędzie pozwalające pracownikom na dłuższy odpoczynek bez rezygnacji z etatu, a pracodawcom – na elastyczne zarządzanie zasobami. Wdrożenie systemu wymaga pisemnego wniosku pracownika. Wdrażając system skróconego czasu pracy trzeba uwzględnić ograniczenia dla grup chronionych oraz zasady odpoczynku i rozliczania nadgodzin.