Wymiar czasu pracy – jak go poprawnie wyliczyć w 2025?

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy to dla pracodawcy nie tylko obowiązek, ale także sposób na uniknięcie kar i konfliktów z pracownikami. W 2025 r. obowiązują te same podstawowe normy, co od lat: doba robocza nie może przekraczać 8 godzin, a tydzień pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym powinien średnio obejmować 40 godzin i pięć dni. Ustawodawca wprowadził jednak nowy świąteczny dzień wolny – Wigilię Bożego Narodzenia – i to od 2025 r. znacząco wpływa na liczbę godzin do przepracowania. Poniżej opisujemy obowiązujące przepisy, sposób obliczania wymiaru czasu pracy oraz najważniejsze obowiązki pracodawcy.

Najważniejsze informacje

1. Normy czasu pracy – pracownik pracujący w pełnym wymiarze czasu pracy nie może pracować dłużej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu przy średnio pięciodniowym tygodniu pracy. Okres rozliczeniowy wynosi zazwyczaj 1–4 miesiące, ale może zostać przedłużony do 12 miesięcy w uzasadnionych przypadkach.

2. Obliczanie wymiaru czasu pracy – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wymiar oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego, dodając 8 godzin za każdy pozostający dzień od poniedziałku do piątku i odejmując 8 godzin za każde święto, które nie przypada w niedzielę.

3. Wymiar czasu pracy 2025 r. – po raz pierwszy uwzględnia Wigilię 24 grudnia; roczny wymiar dla pełnego etatu wynosi 1 992 godziny, co odpowiada 249 dniom pracy po 8 godzin. Liczba dni wolnych od pracy wzrosła do 116.

4. Nowy dzień wolny – Wigilia – ustawa z 6 grudnia 2024 r. wprowadziła Wigilię jako dzień wolny od pracy, a przepisy weszły w życie 1 lutego 2025 r. W 2025 r. Polska ma zatem 14 ustawowych świąt.

Wymiar czasu pracy – podstawowe normy

Zgodnie z Kodeksem pracy czas pracy jest to okres, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie lub innym miejscu wyznaczonym do pracy. Natomiast wymiar czasu pracy to liczba godzin, jaką pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Najważniejsze normy dotyczące czasu pracy wyglądają następująco:

Dzienna norma oznacza, że pełnoetatowy pracownik nie może pracować dłużej niż 8 godzin na dobę. Wyjątki dotyczą m. in. systemów równoważnych, w których dobowy wymiar można wydłużyć do 12, 16, a nawet 24 godzin (np. przy pilnowaniu mienia); wydłużone zmiany wymagają jednak rekompensaty w postaci krótszego dnia lub dnia wolnego.

Tygodniowa norma to przeciętnie 40 godzin pracy w tygodniu w pięciodniowym tygodniu pracy. Łączny czas pracy wraz z godzinami nadliczbowymi nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym.

Okres rozliczeniowy to przedział, w którym rozlicza się przepracowane godziny. Standardowo trwa od 1 miesiąca do 4 miesięcy, ale w szczególnych przypadkach (np. prace sezonowe) może zostać przedłużony do 12 miesięcy. Pracodawca musi przekazać pracownikowi harmonogram pracy co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu pracy, na który rozkład został sporządzony.

Pracownicy mają prawo do odpoczynku dobowego – co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie, oraz do odpoczynku tygodniowego – minimum 35 godzin wolnego, obejmującego 11 godzin dobowego wypoczynku, który co do zasady powinien przypadać w niedzielę. W przypadku przejściu pracownika na inną zmianę zgodnie z rozkładem lub akcji ratowniczej odpoczynek może zostać przeniesiony, ale nie może być krótszy niż 24 godziny.

Systemy czasu pracy

Prawo pracy dopuszcza różne systemy czasu pracy. Oprócz systemu podstawowego (8 godzin na dobę) pracodawcy mogą stosować:

• Równoważny system czasu pracy – pozwala wydłużyć dobową normę do 12 godzin, a przy dozorze urządzeń nawet do 16 godzin, natomiast w pewnych sytuacjach (pilnowanie mienia, zakładowa straż pożarna) do 24 godzin; wydłużone dni są równoważone skróconymi dniami lub dniami wolnymi.
• System zadaniowy – zamiast godzin pracy określa się zadania do wykonania, przy czym pracodawca musi uwzględnić normy dobowej i tygodniowej pracy.
• System przerywany – praca jest wykonywana w dwóch częściach rozdzielonych przerwą, która nie wlicza się do czasu pracy.
• System weekendowy - na wniosek pracownika praca jest planowana wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta; tygodniowy wymiar godzin musi być zachowany.
• System skróconego tygodnia pracy – polega na pracy mniej niż 5 dni w tygodniu (np. 3–4 dni) z możliwością wydłużenia doby do 12 h.
• System ruchu ciągłego – dla produkcji, której nie można zatrzymać; dopuszcza przedłużenie tygodniowego czasu pracy do 43 godzin przeciętnie.

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku ich braku – w obwieszczeniu. Umowa o pracę może wskazywać stosowany do pracownika system. System weekendowy i system skróconego tygodnia wprowadza się na pisemny wniosek pracownika. W każdym przypadku należy pilnować, aby przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy i normy czasu pracy były zachowane.

Jak obliczyć wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym?

Uniwersalny wzór z Kodeksu pracy

Art. 130 Kodeksu pracy określa uniwersalny sposób obliczania wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Aby ustalić limit godzin, należy pomnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni, następnie dodać 8 godzin za każdy pozostały dzień przypadający między poniedziałkiem a piątkiem i odjąć 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym, które przypada w inny dzień niż niedziela. Dodatkowo od ustalonego limitu odejmuje się godziny usprawiedliwionej nieobecności pracownika (np. zwolnienie lekarskie) wynikające z jego harmonogramu.

Pracownicy zatrudnieni na część etatu obliczają wymiar proporcjonalnie do wymiaru etatu – np. przy 1/2 etatu roczny limit 1 992 godzin zmniejsza się do 996 godzin.

Przykład dla jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego

W maju 2025 r. wypadają dwa święta: Święto Pracy (1 maja, czwartek) i Święto Konstytucji 3 Maja (sobota). Maj ma 4 pełne tygodnie i dwa pozostałe dni robocze. Aby obliczyć wymiar czasu pracy:

(4 × 40 godzin) + (2 × 8 godzin) − (2 × 8 godzin) = 160 godzin

Taką liczbę godzin należy zaplanować, a dodatkowy dzień wolny za sobotnie święto trzeba oddać w tym samym okresie rozliczeniowym. Jeśli pracodawca nie przyzna dnia wolnego, może popełnić wykroczenie zagrożone grzywną.

Wymiar czasu pracy w 2025 r. – godziny i dni robocze

Rok 2025 nie jest rokiem przestępnym. Składa się z 52 pełnych tygodni i dodatkowego dnia (środa 31 grudnia). Po uwzględnieniu nowego święta – Wigilii – oraz obowiązku oddawania dnia wolnego za święta w sobotę (3 maja i 1 listopada) roczny wymiar czasu pracy wynosi 1 992 godziny, czyli 249 dni roboczych po 8 godzin.

W 2025 r. obowiązują 14 świąt ustawowo wolnych od pracy, wymienionych w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy. Należą do nich: Nowy Rok (1 stycznia), Trzech Króli (6 stycznia), pierwszy i drugi dzień Wielkiej Nocy, Święto Pracy (1 maja), Święto Konstytucji 3 Maja, Zielone Świątki (niedziela), Boże Ciało, Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny (15 sierpnia), Wszystkich Świętych (1 listopada), Narodowe Święto Niepodległości (11 listopada), Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia), Boże Narodzenie (25 grudnia) i drugi dzień świąt Bożego Narodzenia (26 grudnia). Niedziele również są dniami wolnymi. Wigilia jako święto została wprowadzona ustawą z 6 grudnia 2024 r., która obowiązuje od 1 lutego 2025 r.

Przy obliczaniu miesięcznego wymiaru należy pamiętać, że każdy świąteczny dzień przypadający w sobotę (w 2025 r. 3 maja i 1 listopada) obniża wymiar o 8 godzin, choć sam dzień świąteczny jest wolną sobotą. Pracodawca musi więc udzielić pracownikom innego dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym.

Godziny nadliczbowe i wynagrodzenie

Nadgodziny to praca przekraczająca obowiązujące normy dobowej i tygodniowej pracy albo przedłużony dobowy wymiar wynikający z systemu czasu pracy. Ustawa dopuszcza je w dwóch przypadkach: podczas prowadzenia akcji ratowniczej (ochrona życia lub zdrowia ludzi, mienia lub środowiska) oraz z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze roczny limit godzin nadliczbowych wynikających z „szczególnych potrzeb pracodawcy" wynosi 150 godzin, lecz w układzie zbiorowym lub umowie można ustalić inną liczbę. W tygodniu łączny czas pracy wraz z nadgodzinami nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym.

Za każdą godzinę pracy nadliczbowej, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek. Przysługujący dodatek zależy od okoliczności. Dodatek 100% przysługuje za nadgodziny: w nocy, w niedzielę i święta niebędące dniami pracy zgodnie z rozkładem, oraz w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto. W pozostałych przypadkach nadgodziny wynagradzane są dodatkiem 50 % wynagrodzenia.

Pracodawca może udzielić czasu wolnego zamiast dodatku – na wniosek pracownika w takim samym wymiarze godzin lub bez wniosku w wymiarze o połowę wyższym (1 godzina nadliczbowa = 1,5 godziny wolnego), lecz nie może to zmniejszyć wynagrodzenia za pełny miesiąc.

Praca na część etatu – jak obliczyć wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze jest wyliczany proporcjonalnie do wymiaru pełnoetatowego. Jeżeli roczny wymiar pełnego etatu wynosi 1 992 godziny, to:

przykładowo przy 1/2 etatu przysługuje 996 godzin pracy, przy 1/4 etatu – 498 godzin, a przy 3/4 etatu – 1 494 godziny. W każdym przypadku wymiar pracy oblicza się przez pomnożenie rocznego wymiaru pełnego etatu przez ułamek odpowiadający etatowi.

Pracodawca i pracownik powinni w umowie wyraźnie określić dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad umówiony wymiar (tzw. „godziny ponadwymiarowe"), po przekroczeniu której powstaje prawo do dodatku za nadgodziny. Należy też pamiętać, że część etatu nie zwalnia z obowiązku zapewnienia 11‑godzinnego odpoczynku dobowego i 35‑godzinnego odpoczynku tygodniowego.

Obowiązki pracodawcy – planowanie i kontrola czasu pracy

Pracodawca odpowiada za właściwą organizację czasu pracy. Do jego podstawowych obowiązków należą:

• Tworzenie harmonogramów pracy. Rozkład czasu pracy musi obejmować co najmniej jeden miesiąc i należy go przekazać pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy. W uzasadnionych przypadkach można odstąpić od harmonogramu (np. gdy wynika to z przepisów lub umowy).
• Przestrzeganie wymiaru czasu pracy. Planując grafik, należy stosować wzór z art. 130 kp, respektować 8‑godzinną dobową normę, przeciętnie 40‑godzinną tygodniową normę oraz uwzględniać dni ustawowo wolne.
• Udzielanie dni wolnych za święta w sobotę. Każde święto przypadające w inny dzień niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, dlatego za święto w sobotę pracownik ma prawo do dodatkowego dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym.
• Ewidencja czasu pracy. Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń. Nieprzestrzeganie przepisów o czasie pracy stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny do 30 000 zł.
• Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy. Gdy pracownik zgodnie z harmonogramem nie ma obowiązku pracy w danym miesiącu, ma prawo do wynagrodzenia nie niższego od minimalnego, proporcjonalnie do etatu.

Podsumowanie

W 2025 r. podstawowe zasady rozliczania czasu pracy pozostają niezmienne: pracownik na pełnym etacie nie powinien pracować dłużej niż 8 godzin dziennie i 40 godzin w tygodniu. Nowelizacja ustawy o dniach wolnych wprowadziła czternaste święto – Wigilię – co obniżyło roczny wymiar pracy do 1 992 godzin (249 dni roboczych). Obliczając wymiar w danym okresie rozliczeniowym, pracodawcy muszą stosować wzór z art. 130, uwzględniać wszystkie święta przypadające poza niedzielą i oddawać dzień wolny za święta w sobotę.

Prawidłowe planowanie czasu pracy wymaga także przestrzegania 11‑godzinnego odpoczynku dobowego, 35‑godzinnego odpoczynku tygodniowego, limitu 150 nadgodzin rocznie oraz zapewnienia odpowiednich dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, dlatego warto korzystać z oficjalnych źródeł i rzetelnie prowadzić ewidencję czasu pracy.