Jak wypełnić kartę ewidencji czasu pracy w 2025? Praktyczny przewodnik

Ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę. Choć może wydawać się prostą formalnością, ma kluczowe znaczenie zarówno dla prawidłowego rozliczania czasu pracy, jak i dla ochrony interesów firmy oraz pracownika. To właśnie na podstawie ewidencji czasu pracy ustala się m.in. nadgodziny, dni wolne czy prawo do dodatków za pracę w porze nocnej. Dowiedz się krok po kroku, jak prawidłowo wypełniać kartę ewidencji czasu pracy zgodnie z aktualnym stanem prawnym.

Najważniejsze informacje w skrócie:

1. Prowadzenie karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe dla każdego pracownika zatrudnionego w ramach stosunku pracy np. na podstawie umowy o pracę.
2. Wypełniając ewidencję czasu pracy musisz uwzględniać m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dni wolne od pracy, dyżury, nieobecności oraz urlopy.
3. Najczęstsze błędy w prowadzeniu ewidencji godzin pracy to mylenie ewidencji z grafikiem pracy lub listą obecności i brak rejestracji godzin nadliczbowych.
4. Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy (papierowa, Excel, system online) jest dowolna. Dedykowane systemy (np. inEwi) ułatwiają prowadzenie jej zgodnie z prawem, automatycznie wykrywając błędy i integrując się z innymi narzędziami kadrowo-płacowymi.

Czym jest ewidencja czasu pracy i dlaczego trzeba ją prowadzić?

Ewidencja czasu pracy (często określana kartą ewidencji) to dokument prowadzony przez pracodawcę dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Służy ona do rejestrowania informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia czasu pracy – takich jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, urlopy, nieobecności czy dyżury i jest częścią dokumentacji pracowniczej.

Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 149 Kodeksu pracy oraz z § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 535, ze zm.). W przeciwieństwie do grafiku pracy czy listy obecności, ewidencja dokumentuje rzeczywisty przebieg czasu pracy – a nie planowany rozkład lub samą obecność w firmie. Jej celem jest ochrona praw pracownika oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy.

Co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy w 2025 roku? [Checklista]

Wypełnianie kart ewidencji czasu pracy pracownika to obowiązek każdego pracodawcy. Prawidłowe zapisywanie liczby godzin przepracowanych i nadliczbowych oraz oznaczanie zwolnień od pracy to tylko niektóre elementy niezbędne w poprawnie wypełnionej ewidencji czasu pracy. Prowadzisz ewidencję ręcznie w Excelu? Czeka cię więc monitoring, aktualizacja i przechowywanie kilku istotnych obszarów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pamiętaj, by robić to osobno dla każdego pracownika, z którym łączy Cię stosunek pracy. Prowadzenie zbiorczej ewidencji czasu pracy na jednym dokumencie, tak jak np. w przypadku listy obecności, nie jest dozwolone.

Obowiązkowe informacje w karcie ewidencji czasu pracy pracownika:

1. Liczba przepracowanych godzin – łączna liczba godzin pracy w każdej dobie pracowniczej, niezależnie od systemu czasu pracy.

2. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – wpisywane codziennie, nawet przy stałych godzinach pracy.

3. Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej - liczba godzin pracy w nocy.

4. Liczba godzin nadliczbowych – najlepiej z praktycznym podziałem na:

   • nadgodziny dobowe,

   • nadgodziny średniotygodniowe.

   Bieżąca ewidencja nadgodzin stanowi podstawę do prawidłowego rozliczenia nadgodzin dobowych i średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego.

5. Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielania, wynikające zarówno z harmonogramu czasu pracy, jak i z przepisów (np. święta ustawowe).

6. Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy - np. opieka nad dzieckiem z art. 188, krwiodawstwo, ślub pracownika - z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.

7. Rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności – np. L4, opieka nad chorym dzieckiem, urlop macierzyński - z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.

8. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności – każda nieobecność nieuwzględniona w harmonogramie i niezgłoszona lub nieuznana przez pracodawcę musi zostać wykazana jako nieusprawiedliwiona.

9. Czas dyżuru – łączna liczba godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia.

10. Czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

Każdy błąd – np. brak liczby godzin pracy czy poprawnego oznaczenia nadgodzin – może oznaczać naruszenie przepisów prawa pracy i kłopoty przy kontroli PIP. Przy tak wielu elementach wymaganych w ewidencji czasu pracy to spore ryzyko. Zautomatyzowane systemy, takie jak inEwi, ograniczają ten problem do minimum.

Wobec pracowników objętych systemem zadaniowego czasem pracy, osób kierujących w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników, którym wypłacany jest stały ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w nocy, możesz prowadzić ewidencję uproszczoną bez ewidencjonowania godzin pracy. Musisz jednak pamiętać, że w dalszym ciągu masz obowiązek prowadzić dla nich ewidencji obejmującącej m.in. dni urlopu, dni zwolnień od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Karta ewidencji czasu pracy – jak wypełnić ją krok po kroku?

Skoro wiesz już, jakie elementy musi zawierać ewidencja, przejdźmy do absolutnej praktyki. Jak fizycznie uzupełnić dokument, by był czytelny i zgodny z prawem? Poniżej przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po kroku.

Ewidencja standardowego dnia pracy

Dla każdego dnia, w którym pracownik świadczył pracę, precyzyjnie odnotuj godziny jej rozpoczęcia i zakończenia.

1. Zapisz dokładne godziny pracy.

2. Wpisz łączną liczbę godzin.

Format zalecany: 08:00–16:00 (z dwukropkiem i zerami). Unikaj zapisu typu „8-16”, który może być nieczytelny lub mylący przy pracy zmianowej.

Nieprawidłowy zapis godzin pracy (np. brak godziny rozpoczęcia lub wpisanie tylko "8h") może skutkować zarzutem naruszenia prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Przykład wpisu:

• Dzień: 01.07.2025 (wtorek)

• Godziny pracy: 8:00–16:00

• Liczba godzin: 8 (w tym nadliczbowe: 0)

Oznaczanie dni wolnych i nieobecności

W dni wolne oraz podczas nieobecności kluczowe jest użycie odpowiedniego symbolu, który jednoznacznie określa powód absencji.

• Dla dni wolnych (sobota, niedziela, święto) użyj symboli W lub N.

• Dla nieobecności (urlop, choroba) użyj odpowiednich skrótów, np. UW (urlop wypoczynkowy) lub CH (chorobowe). Pełną listę proponowanych symboli znajdziesz w kolejnym akapicie.

Przykład wpisu:

• Dzień: 05.07.2025 (sobota)

• Godziny pracy: -

• Liczba godzin: 0

• Nieobecność: W (dzień wolny z tyt. 5-dniowego tyg. pracy)

Ewidencja nadgodzin i ich odbiór

Prawidłowa ewidencja nadgodzin to jeden z najczęściej kontrolowanych przez PIP elementów. Praca w godzinach nadliczbowych musi być rejestrowana na bieżąco, w dniu jej wystąpienia.

• Zapisz faktyczne godziny pracy, np. od 8:00 do 18:00.

• Wypełniając kartę ewidencji czasu pracy pracownika wskaż łączną liczbę godzin (np. 10) i wyraźnie zaznacz, ile z nich to nadgodziny (np. 2).

Poważnym błędem jest sumowanie nadgodzin dopiero na koniec miesiąca. Przepisy wymagają bieżącej ewidencji, która pozwala ustalić, czy były to nadgodziny dobowe, czy średniotygodniowe.

Jeśli rekompensujesz nadgodziny czasem wolnym, ten fakt również musi znaleźć odzwierciedlenie w karcie.

Przykład poprawnie wypełnionej ewidencji nadgodzin – praca w nadgodzinach i ich odbiór:

Dzień z nadgodzinami:

• Dzień: 02.07.2025 (środa)

• Godziny pracy: 8:00–18:00

• Liczba godzin: 10 (w tym nadliczbowe: 2)

• Uwagi: Praca w godzinach nadliczbowych.

Dzień odbioru czasu wolnego:

• Dzień: 04.07.2025 (Piątek)

• Godziny pracy: 8:00–14:00

• Liczba godzin: 6 (w tym nadliczbowe: 0)

• Uwagi: Odbiór 2 godzin czasu wolnego za pracę w nadgodzinach w dniu 02.07. w proporcji 1:1.

Oznaczenia i symbole używane przy wypełnianiu karty ewidencji godzin pracy

Chociaż przepisy prawa pracy nie narzucają jednego, oficjalnego systemu symboli do stosowania w karcie ewidencji, w praktyce kadrowej wykształcił się powszechnie stosowany standard. Używanie skrótów znacząco ułatwi Ci prowadzenie czytelnej dokumentacji. Jak wypełniać kartę ewidencji czasu pracy stosując symbole?

Stwórz własną legendę – niezależnie od tego, jakich symboli używasz, dobrą praktyką jest stworzenie wewnętrznego dokumentu (tzw. legendy), który wyjaśnia stosowane w firmie oznaczenia. Zapewni to spójność i ułatwi pracę w razie zmian kadrowych.

Bądź konsekwentny – używaj tych samych symboli w całej firmie i we wszystkich miesiącach. Unikniesz w ten sposób nieporozumień przy analizie dokumentacji po dłuższym czasie.

Łącz symbole z godzinami – Pamiętaj, że jeden dzień nie zawsze musi być opisany jednym symbolem. Jeśli pracownik pracował 4 godziny, a następnie wyszedł na resztę dnia w ramach urlopu, prawidłowy zapis to np. 4 + UW 4h.

Poniżej znajdziesz praktyczny słowniczek najczęściej używanych oznaczeń w ewidencji czasu pracy:

• 8 / 4 / 12 - liczba przepracowanych godzin - wpisuje się liczbę faktycznie przepracowanych godzin w danej dobie – np. 8, 4 lub 12 (np. przy zmianach).

• W - dzień wolny - dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (najczęściej sobota).

• N - niedziela / święto - dni ustawowo wolne od pracy, w tym niedziele, jeśli nie są pracujące.

• X - dzień wolny z harmonogramu - gdy dany dzień zgodnie z grafikiem jest wolny i pracownik nie pracuje.

• U / UW - urlop wypoczynkowy - planowany urlop wypoczynkowy.

• UNŻ / UŻ - urlop na żądanie - do wykorzystania w ramach 4 dni w roku kalendarzowym.

• ZO - zwolnienie okolicznościowe - np. ślub, narodziny dziecka, pogrzeb bliskiego.

• UM - urlop macierzyński - zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 180 i n.).

• UR - urlop rodzicielski -  do 41 tyg. (1 dziecko) lub do 43 tyg. (ciąża mnoga); 9 tyg. jest nieprzenoszalne dla każdego rodzica.

• UO - urlop ojcowski - 14 dni.

• UB - urlop bezpłatny - udzielany na wniosek pracownika.

• CH - zwolnienie lekarskie (chorobowe) - zgodnie ze zwolnieniem lekarskim (L4).

• Op - opieka - opieka z tytułu opieki nad chorym dzieckiem (lub innym chorym członkiem rodziny).

• W5 - wolne za pracę w sobotę - dzień wolny udzielony za pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

• WNŚ - wolne za pracę w niedzielę lub święto - analogicznie – dzień wolny udzielony w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

• NN - nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy - brak obecności bez uprzedzenia i bez usprawiedliwienia.

• ZW - zwolnienie od pracy, które nie wymaga późniejszego odpracowania - np. w celu oddania krwi, wezwanie do sądu – zwolnienia z obowiązku pracy bez konieczności odrobienia.

• WP - zwolnienie do odpracowania - np. wyjście w celu załatwienia spraw osobistych za zgodą pracodawcy – odpracowywane w innym terminie.

• Dyż / Dyz - dyżur - godziny dyżuru oraz miejsce jego pełnienia (wpisuje się godziny rozpoczęcia i zakończenia).

• Z - zaległości do odpracowania np. ujemne saldo w systemie równoważnym – stosowane w systemach elektronicznych.

Najczęstsze błędy w wypełnianiu ewidencji czasu pracy

Nawet drobne uchybienie w dokumentacji czasu pracy może zostać zinterpretowane przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) jako naruszenie praw pracownika. Błędy te często wynikają nie ze złej woli, a z przyzwyczajenia lub nieznajomości szczegółowych przepisów. Sprawdź listę najczęstszych pomyłek, na które inspektorzy zwracają szczególną uwagę podczas kontroli.

Błąd 1: Mylenie ewidencji z listą obecności

To absolutny klasyk i jeden z najpoważniejszych błędów. Wielu pracodawców błędnie zakłada, że codzienne podpisywanie przez pracowników listy obecności jest wystarczające.

Lista obecności potwierdza jedynie fakt przybycia do pracy. Nie dokumentuje kluczowych informacji wymaganych przez prawo, takich jak dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczba nadgodzin, dyżury czy praca w porze nocnej.

Błąd 2: Brak dokładnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy

Częstą praktyką jest wpisywanie do karty jedynie liczby przepracowanych godzin (np. "8h") lub ogólnego stwierdzenia "obecny". Przepisy jednoznacznie wymagają ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdej dobie pracowniczej. Pamiętaj o tym! Bez tych danych niemożliwa jest weryfikacja, czy pracownik miał zapewniony wymagany odpoczynek dobowy i tygodniowy oraz czy nie wystąpiły nadgodziny.

Błąd 3: Nieuwzględnianie lub błędne rozliczanie nadgodzin

Pomijanie pracy w godzinach nadliczbowych to prosta droga do roszczeń pracowniczych i problemów z inspekcją. Praca powyżej normy powinna być precyzyjnie zarejestrowana i zrekompensowana dodatkowym wynagrodzeniem lub czasem wolnym. Błędem jest zarówno całkowite pomijanie nadgodzin, jak i ich "ustalanie" z pracownikiem na zasadzie dżentelmeńskiej umowy, bez odzwierciedlenia w dokumentacji.

Błąd 4: Opieranie się wyłącznie na danych z systemu RCP (Rejestracja Czasu Pracy)

Wiele firm posiadających czytniki kart magnetycznych (system RCP) traktuje generowane przez nie raporty jako prowadzenie ewidencji czasu pracy. System RCP z reguły rejestruje jedynie moment wejścia i wyjścia z budynku. Nie wyodrębnia on nadgodzin, pracy w nocy i nie oznacza zwolnień oraz urlopów.

Błąd 5: Nieregularne uzupełnianie dokumentacji

Wypełnianie dokumentacji ewidencyjnej z wielotygodniowym opóźnieniem lub "z góry" na cały miesiąc to powszechna, ale ryzykowna praktyka. Karta czasu pracy powinna być prowadzona na bieżąco. Odwlekanie tego obowiązku prowadzi do pomyłek i zapominania o szczegółach (np. wyjścia prywatne, krótkie nadgodziny).

Kto odpowiada za błędy w ewidencji czasu pracy i jakie są konsekwencje?

Odpowiedź na to pytanie jest jednoznaczna i nie pozostawia pola do interpretacji: za prawidłowe prowadzenie i wypełnianie ewidencji czasu pracy, a także za wszelkie błędy w niej zawarte, pełną i wyłączną odpowiedzialność ponosi pracodawca.

Warto podkreślić, że delegowanie zadania prowadzenia ewidencji na pracownika działu kadr, księgową czy bezpośredniego przełożonego zespołu nie zwalnia pracodawcy z tej odpowiedzialności. W przypadku kontroli lub sporu sądowego to zawsze firma, jako strona stosunku pracy, będzie pociągnięta do odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości.

Inspektor PIP podczas kontroli w pierwszej kolejności weryfikuje poprawność prowadzenia ewidencji czasu pracy. Stwierdzenie naruszeń w tym zakresie jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor pracy ma prawo nałożyć na pracodawcę mandat w wysokości do 2 000 zł, a w przypadku powtórnego naruszenia – do 5 000 zł. W razie skierowania sprawy do sądu, grzywna może wynieść od 1 000 zł do 30 000 zł. Co ważne, kara grozi nie tylko za całkowity brak ewidencji, ale również za prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z przepisami (np. bez uwzględnienia nadgodzin).

Błędnie prowadzona dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy to jednak nie tylko ryzyko sankcji ze strony PIP, to także otwarta furtka dla pracowników do dochodzenia swoich roszczeń przed sądem. Pracodawca ma obowiązek udostępnienia ewidencji czasu pracy pracownikowi na jego żądanie, a pracownik może wystąpić z roszczeniem o wypłatę zaległego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, pracę w porze nocnej czy w dni wolne. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat, co oznacza, że pracownik może domagać się zapłaty za nadgodziny, które miały miejsce dawno temu. W takiej sytuacji wadliwa dokumentacja praktycznie uniemożliwia pracodawcy obronę, bowiem - w przypadku sporu sądowego - to na nim spoczywa ciężar dowodu.

Wnioski nasuwają się same - precyzyjne ewidencjonowanie czasu pracy to nie biurokratyczna formalność, lecz fundamentalny element zarządzania ryzykiem prawnym i finansowym w firmie.

Papierowa vs elektroniczna ewidencja czasu pracy – co wybrać?

Zgodnie z przepisami, pracodawca ma pełną dowolność w wyborze formy prowadzenia ewidencji czasu pracy – może to być zarówno dokumentacja papierowa, jak i elektroniczna. Wybór ten ma jednak ogromne konsekwencje dla bezpieczeństwa danych, efektywności pracy i ryzyka popełnienia kosztownych błędów.

Najbardziej tradycyjna metoda ewidencji pracy, czyli papierowa karta papieru, ma dziś zastosowanie niemal wyłącznie dla mikrofirm. Ewidencja prowadzona w ten sposób niesie ze sobą wysokie ryzyko błędów, podatność na zniszczenie lub zagubienie, a także rosnące trudności z archiwizacją.

Naturalnym krokiem naprzód wydaje się prowadzenie ewidencji czasu pracy w pliku Excel. Jest to forma dopuszczalna przez prawo i z pewnością wygodniejsza od papieru. Arkusz kalkulacyjny stwarza jednak pozory pełnej kontroli, kryjąc w sobie kilka istotnych pułapek. Przede wszystkim, wciąż opiera się na ręcznym wprowadzaniu danych, co nie eliminuje ryzyka kosztownych pomyłek. Co ważniejsze, zwykły arkusz nie posiada mechanizmów pozwalających na prowadzenie ewidencji czasu pracy w zgodzie z Kodeksem pracy – nie sprawdzi automatycznie, czy pracownik miał zapewniony wymagany odpoczynek dobowy, ani nie zasygnalizuje przekroczenia limitu nadgodzin. Dochodzą do tego problemy z kontrolą dostępu oraz brak jakiejkolwiek integracji z innymi procesami HR.

Jeśli jednak preferujesz ewidencjonowanie godzin pracy na papierze lub w Excelu, przygotowaliśmy dla Ciebie darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy w PDF lub XLSX.

Pełnię możliwości, bezpieczeństwa i zgodności z prawem oferuje dopiero trzecie rozwiązanie: dedykowany system do ewidencji czasu pracy online. Takie platformy przenoszą cały proces do bezpiecznej chmury, gdzie dane są dostępne 24/7 z dowolnego miejsca. Przede wszystkim jednak automatyzują one najbardziej żmudne zadania – same zliczają godziny czy monitorują normy i limity, co drastycznie redukuje ryzyko błędów. Często stanowią one część większego ekosystemu - integrują ewidencję czasu pracy z elektronicznymi wnioskami urlopowymi i delegacjami, a także pozwalają na eksport danych do programów płacowych.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak może wyglądać nowoczesne, bezbłędne i w pełni zautomatyzowane prowadzenie ewidencji czasu pracy, sprawdź możliwości systemu inEwi i pozwól, by technologia zajęła się papierologią, podczas gdy Ty skupisz się na rozwoju biznesu.

Podsumowanie

Ewidencjonowanie godzin pracy pracownika to jeden z kluczowych obowiązków pracodawcy. Prawidłowo wypełniona ewidencja czasu pracy ma fundamentalne znaczeniu przy rozliczaniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dokumentacja ewidencyjna powinna uwzględniać m. in. godzinę rozpoczęcia pracy i jej zakończenia, liczbę godzin nadliczbowych, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, a także informacje o dniach wolnych. Co ważne, czas pracy musi być wykazywany indywidualnie – prowadzenie zbiorczego dokumentu dotyczącego ewidencjonowania czasu dla wielu osób nie spełnia wymagań prawa. Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco i udostępniona pracownikowi na jego żądanie, a jej brak lub błędy mogą skutkować poważnymi sankcjami. Dla firm szukających praktycznego narzędzia warto rozważyć gotowy wzór ewidencji czasu pracy, najlepiej w wersji elektronicznej, który ogranicza ryzyko pomyłek i wspiera prowadzenie ewidencji zgodnie z przepisami.