Jak prowadzić i czy jest obowiązkowa karta ewidencji czasu pracy?

Czy karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa?

Karta ewidencji czasu pracy oraz jej prowadzenie jest obowiązkowe, ustanowione prawnie zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy. Dotyczy ona wszystkich pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnionych osób oraz inne okoliczności. Stąd też wszyscy zleceniodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, nawet jeśli zatrudniają tylko jedną osobę, prowadzenie imiennej ewidencji czasu pracy dalej jest obowiązujące. Dotyczy to wszystkich współpracowników, bez względu na nawiązany stosunek pracy. Jest to konieczne do prawidłowego ustalenia wynagrodzeń za pracę oraz świadczeń. Nie dotyczy to jednak pracowników zarządzających zakładem pracy oraz pracowników ryczałtowych otrzymujących wynagrodzenie za godziny nadliczbowe bądź pracę w czasie nocnym.

Ewidencji czasu pracy a lista obecności to nie to samo, z czego większość pracodawców nie zdaje sobie sprawy. Codzienne podpisywanie listy może służyć do potwierdzenia godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, dzięki czemu może służyć ona do uzupełnienia ewidencji pracy, jednak nie może jej zastąpić.

Jak prowadzić kartę ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracodawca ma obowiązek założenia oraz prowadzenia akt karty pracy pracownika, które powinny zawierać:

• liczbę godzin przepracowanych,
• godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy,
• godziny pracy w porze nocnej, godziny nadliczbowe,
• dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy,
• ustawowe dni wolne od pracy,
• usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności pracownika.

Tabelka karta ewidencji czasu pracy nie ma ściśle ustalonego wzoru, stąd też istnieje możliwość opracowania jej odrębnie z zachowaniem wszelkich elementów niezbędnych. Szczegółowe dane odnośnie prowadzenia zapisów kart ewidencyjnych dla pracowników, uregulowane zostały w rozporządzeniu z dnia 28 maja 1995 roku z Dz. U. nr 62 poz. 286.

Pracodawca może wybrać jedną z dwóch obowiązujących form prowadzenia Karty ewidencji czasu pracy w formie tradycyjnej - papierowej lub elektronicznej. Niezależnie od wybranego sposobu pracodawca powinien zadbać o to, aby były one zabezpieczone przed zniszczeniem, utratą lub dostępem do nich osób nieupoważnionych. Karta ewidencji czasu pracy elektroniczna to często wybierana forma przez przedsiębiorców. Jednak w tym przypadku warto pamiętać o tym, że podczas prowadzenia zapisów w formie elektronicznej musi być zachowana możliwość ich wydruku dla osób uprawnionych. Oprócz kart ewidencji pracowników warto prowadzić inne formy zabezpieczenia ewidencji pracownika podczas czasu pracy, takie jak między innymi rejestr wyjść prywatnych. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie odpowiedniego zabezpieczenia dla pracodawcy w razie wystąpienia wypadku.

Jakie dokumenty należy dołączyć do karty ewidencji czasu pracy?

Dokumenty, które należy dołączyć do karty ewidencji czasu pracy, to zdecydowanie wszystkie wnioski o uzyskanie wolnego czasu w zamian za pracę nadgodzinową. Powinny zostać spisane przed terminem miesięcznego wynagrodzenia za okres, którego dotyczą. Karta czasu pracy powinna zawierać także wszelkie zwolnienia lekarskie i inne. Dzięki temu mamy pewność rzetelnie prowadzonych dokumentacji niezbędnych do wykazania właściwego wynagrodzenia pracowniczego względem wykonanej pracy.

Czy są jakieś konsekwencje nieprowadzenia karty czasu pracy?

Karta pracy pracownika jest kwestią obowiązkową. Pracodawca nieprowadzący dokumentacji odnośnie ewidencji czasu pracy pracownika oraz innych związanych ze stosunkiem pracy, popełnia istotne wykroczenie oraz podlega karze grzywny zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy. Dodatkowo warto wiedzieć o tym, że wszelkie niedopatrzenia oraz zaniedbania pod tym względem obciążają pracodawcę, który tylko i wyłącznie ponosi konsekwencje z tym związane.

Sankcją za nieprzestrzeganie stopnia naruszenia podlegają różne kwestie w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy, a więc braki w prowadzonych zapisach odnośnie realizacji prawa do urlopu mogą skutkować jedynie wnioskiem o prawidłowym prowadzeniu ewidencji. Jednak w przypadku poważniejszych uchybień, inspektor pracy stwierdzając wykroczenie, może nałożyć na pracodawcę karę grzywny w wymiarze od 2 tys. zł do 30 tys. zł. Jeśli stwierdzi on, że dokumentacja została sfałszowana, może wystąpić do prokuratury z wnioskiem o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Czy można udostępniać kartę ewidencji czasu pracy?

Miesięczna karta ewidencji czasu pracy powinna być udostępniana dla pracowników zgodnie z ich żądaniem. Jednak oryginał dokumentu powinien pozostać w rękach pracodawcy. Forma udostępniania karty uzależniona jest od danego pracownika, może być ona udzielona jedynie do wglądu albo powielana metodą ksero lub jako odpis oryginału.

Karta ewidencji czasu pracy to jeden z najskuteczniejszych sposobów do przeprowadzania prawidłowej dokumentacji w sprawie czasu pracy współpracowników. Bez tego niemożliwe jest prawidłowe rozliczenie godzin przepracowanych oraz właściwe naliczenie miesięcznego wynagrodzenia. Grafik pracy pozwala planować czas pracy w sposób szybki i skuteczny. Pracodawca jest zobowiązany zgodnie z obowiązującymi przepisami do wykazywania liczby godzin przepracowanych jak również godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Tutaj również określamy rodzaj oraz liczbę zwolnień od pracy, jak również nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Dzięki temu prowadzona dokumentacja jest rzetelna oraz wiarygodna i stanowi odpowiednie zabezpieczenie pracodawcy.

Karty ewidencji czasu pracy to dokumentacja obowiązkowa

Karta ewidencji czasu pracy to dokument uwzględniający wiele kwestii, dzięki którym możliwe jest określenie czasu rzeczywistego pracy dla danego pracownika, dzięki wpisom potwierdzających wykonanie poszczególnej liczby godzin pracy. Rzetelne prowadzenie tego typu dokumentacji jest zarówno obowiązkiem wynikającym z obowiązujących przepisów, jak i może okazać się niepodważalnym dowodem podczas ewentualnych sporów sądowych. W przypadku niespełniania obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników pracodawca podlega odpowiednim sankcjom karnym i finansowym. Osobą odpowiedzialną za ich sporządzanie, zawsze jest pracodawca, jednak może on zlecić ich prowadzenie również swoim pracownikom na odpowiednich szczeblach, czyli pracownikom kadrowym czy kierownikom działów. Wszelkie braki w dokumentacji warto na bieżąco uzupełniać, tak aby prowadzone karty ewidencji czasu pracy były wiarygodnym zabezpieczeniem dla pracodawców oraz ich pracowników.