Zarządzanie czasem pracy – poradnik

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy często spędza sen z powiek przedsiębiorców. Nic dziwnego, skoro proces ten jest regulowany wieloma dokumentami.

Podstawowym z nich pozostaje Kodeks Pracy, który szczegółowo określa zasady dotyczące rejestrowania czasu pracy każdego pracownika.

Drugim istotnym aktem prawnym jest Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (zaktualizowane 10 grudnia 2018 roku) w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w związku ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. 

Trzeci akt prawny to Ustawa z dnia 22 lipca 2016 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jej przestrzeganie wymaga precyzyjnej ewidencji – zwłaszcza dla pracowników zatrudnionych na niestandardowych umowach (np. Umowa zlecenie).

To wszystko brzmi nieco skomplikowanie, prawda? Jak więc poradzić sobie z monitorowanie  czasu pracy w Polsce w 2025 roku, w obliczu wszystkich zmian i często nie do końca zrozumiałych zapisów? 

Ten artykuł opowie o tym więcej. Dowiesz się między innymi:

• Kiedy i jak odpowiednio przeprowadzić kontrolę czasu pracy pracownika.

• Jak ewidencja wygląda w praktyce.

• Czy na pewno jest obowiązkowa.

• Jak długo przechowywać karty ewidencji czasu pracy.

• Jak ewidencja odnosi się do umów cywilnoprawnych.

• Dlaczego elektroniczna kontrola czasu pracy to dobry pomysł.

Kiedy prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika?

Art. 149 §1 Kodeksu Pracy jasno wyjaśnia: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie”. 

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika wynika z art. 149 §1 Kodeksu Pracy. Dokument ten wskazuje, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, aby móc prawidłowo ustalać poziom wynagrodzenia oraz prawo do innych świadczeń związanych z pracą. 

Co więcej, ewidencja musi być prowadzona oddzielnie, imiennie dla każdego z pracowników – niezależnie od liczby osób w zakładzie zatrudnionych. Pracodawca ma obowiązek udostępnienia tej ewidencji pracownikowi na jego żądanie.

Jednakże, jak dalej precyzuje art. 149, są pewne wyjątki od obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nie dotyczy ona:

• pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy,

• osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,

• oraz tych, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) przypomina, że niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy stanowi naruszenie przepisów prawa pracy i może skutkować surowymi konsekwencjami finansowymi. Pracodawcy, którzy nie prowadzą takiej ewidencji lub prowadzą ją w sposób nierzetelny, mogą zostać ukarani grzywną od 1000 zł do nawet 30 000 zł. 

💡 W związku z dynamicznym rozwojem technologii i przenoszeniem wielu procesów do systemów cyfrowych, dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, co ułatwia nadzór nad czasem pracy oraz automatyzację procesów.

Jak prowadzić kontrolę  czasu pracy?

Karta ewidencji zawierać musi informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. 

Zawarte w niej powinny być również dane o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. 

Zgodnie z rozporządzeniem, załączone do karty czasu pracy powinny być również wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowanie godzin nadliczbowych. W praktyce, dodaje się do niej wszystkie wnioski urlopowe (dotyczące urlopu wypoczynkowego, na żądanie, macierzyńskiego, wychowawczego) oraz zwolnienia lekarskie. 

Każda karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać zatem następujące elementy:

1. Liczba przepracowanych godzin – całkowity czas pracy pracownika każdego dnia.

2. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy.

3. Liczba godzin pracy w porze nocnej – jeśli pracownik wykonuje pracę w godzinach nocnych (między 21:00 a 7:00).

4. Godziny nadliczbowe – liczba godzin przepracowanych ponad normę wynikającą z umowy.

5. Dni wolne od pracy – z oznaczeniem tytułu udzielenia, np. urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny, czy dni ustawowo wolne.

6. Dyżur – liczba godzin dyżuru, godziny jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce jego pełnienia.

7. Zwolnienia od pracy – rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, np. zwolnienie lekarskie.

8. Usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności – czas trwania nieobecności oraz ich przyczyny.

Co więcej, jeżeli monitorowanie czasu pracy dotyczy pracownika młodocianego, pracodawca musi w niej uwzględnić także ich czas pracy przy czynnościach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie dozwolone jest w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencję czasu pracy należy prowadzić na bieżąco, aby umożliwić dokładne ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Najlepiej, aby pracodawca aktualizował ewidencję przynajmniej raz w miesiącu, przed wypłatą wynagrodzenia.

Embed: 

Zarządzanie czasem pracy: Praktyczne wskazówki

• Ustawodawca nie narzuca wzoru, zgodnie z którym powinna odbywać się kontrola czasu pracy pracownika. Kartę ewidencji należy więc stworzyć tak, by zawierała wszystkie niezbędne informacje oraz wskazywała rzeczywiście przepracowane godziny w każdej dobie.

• Karta ewidencji czasu pracy nie jest tym samym, co lista obecności lub rozkład czasu pracy. Państwowa Inspekcja Pracy w trakcie kontroli może podważyć rozliczanie czasu pracy tylko na podstawie listy obecności.

• Ewidencja nie musi wskazywać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a jedynie ich liczbę w danym dniu. Nie oznacza to jednak, że taka informacja znajdować się tam nie może.

• Należy dbać o stan faktyczny ewidencji i wpisywać w nią rzeczywiście przepracowane godziny, także nadgodziny w jednym dniu, nawet, jeżeli w kolejnym zostały one odebrane, co wyrównało rachunek.

• Do ewidencji wpisujemy nie tylko pełne godziny, ale też minuty, aby ułatwić dokładne rozliczenie czasu i wynagrodzeń.

• Ewidencja pracy pracownika dotyczyć może różnych okresów. W zależności od firmy, rozliczenie może być tygodniowe, miesięczne, kwartalne czy nawet roczne.

• Pracodawca we własnym wzorze ewidencji może wprowadzić rubryki, w których wpisane zostaną np. godziny pracy w warunkach szkodliwych – ułatwi to wypłacanie dodatku za nie.

• W karcie czasu pracy stosowane mogą być dowolne symbole. Powinny one być jednak zrozumiałe zarówno dla pracownika, który wypełnia ewidencję, jak i właściwych organów kontroli.

• Dopuszczalne jest elektroniczne prowadzenie ewidencji. Jako że digitalizacja i elektroniczne systemy rejestracji stały się coraz bardziej powszechne, firmy często wykorzystują tę opcję.

Co jeszcze powinieneś wiedzieć o ewidencji czasu pracy?

Czy prowadzenie dokumentacji czasu pracy jest wymagane?

Tak, ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa. Pracodawca nie może zlekceważyć prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, gdyż to bardzo ważny element prowadzenia działalności gospodarczej. 

Prawda, ewidencjonowanie czasu pracy nie zawsze należy do łatwych spraw – w końcu wymaga skrupulatności i czujności w związku ze zmieniającymi się przepisami Kodeksu Pracy, ale nadal jest cenna dla każdego przedsiębiorstwa.

Na szczęście, nie musisz wypełniać kart ewidencji samodzielnie. Możesz postawić na innowacyjne rozwiązania dla firm z zakresu prowadzenia ewidencji czasu pracy i udoskonalić cały proces.

Jak długo przechowywać karty ewidencji czasu pracy?

Przez okres 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Jest to okres wymagany na podstawie nowelizacji przepisów o dokumentacji pracowniczej, która weszła w życie w styczniu 2019 roku.

Mimo, że kontrola czasu pracy nie jest częścią dokumentacji, która wchodzi do akt osobowych pracownika, ani nie jest częścią dokumentacji płacowej (te przechowywać należy przez 50 lat, od momentu ustania zatrudnienia w przypadku akt osobowych oraz od dnia wytworzenia - wobec dokumentacji płacowej), powinna być ona przechowywana przez dziesięć lat od od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono stosunek pracy.

Przepisy te mają na celu zapewnienie pełnej zgodności z przepisami dotyczącymi prawa pracy, a także umożliwienie pracownikom oraz organom kontrolnym, takim jak PIP, dostępu do odpowiednich danych na temat czasu pracy, w przypadku np. sporów sądowych lub kontroli.

Dłuższy okres przechowywania ewidencji jest również uzasadniony możliwością późniejszego dochodzenia roszczeń pracowniczych, takich jak zaległe wynagrodzenia za nadgodziny, urlopy lub inne świadczenia, które mogą być przedmiotem sporu nawet po kilku latach od zakończenia stosunku pracy.

💡 Gdyby doszło do sądowej sprawy, w której pracownik domaga się wypłacenia nieuregulowanego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych – mimo że nadgodzin w rzeczywistości nie było – pracodawca, który nie posiada stosownej ewidencji, tego faktu nie udowodni.

Kontrola czasu pracy vs. umowa cywilnoprawna

Umowa cywilnoprawna to np. umowa zlecenie lub umowa o dzieło.

W przypadku umowy zlecenia, istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest to konieczne, aby:

• zagwarantować ochronę zleceniobiorcy oraz transparentność w stosunku pracy,

• móc kontrolować nadgodziny oraz liczbę przepracowanych godzin,

• zweryfikować, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zgodne z obowiązującą stawką minimalną.

W przeszłości, umowy cywilnoprawne nie były objęte takimi rygorystycznymi wymaganiami dotyczącymi ewidencji. Dopiero od wprowadzenia m.in. minimalnej stawki godzinowej w 2017 roku, kontrola czasu pracy stała się bardziej usystematyzowana i obowiązkowa.

Z kolei kontrola  czasu pracy nie jest wymagana w przypadku umowy o dzieło. 

Wynika to z charakteru tej umowy, która dotyczy wykonania konkretnego zadania, a nie świadczenia pracy w określonym czasie. Pracodawca nie ma zatem obowiązku kontrolowania czy ewidencjonowania czasu pracy osoby wykonującej dzieło, ponieważ kluczowy jest wynik, a nie czas jego wykonania.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy z inEwi

Chcesz postawić na elektroniczne prowadzenie ewidencji albo zmienić swoją dotychczasową platformę? 

Możesz wypróbować inEwi, czyli system elektronicznej ewidencji czasu pracy. 

Nie tylko ograniczy on nadmierną ilość zużywanego w przedsiębiorstwie papieru, ale także w przejrzysty sposób pozwoli na przechowywanie danych dotyczących kontroli czasu pracy pracownika. 

Kluczowe funkcje inEwi: 

• Wszechstronność i intuicyjność – system oferuje opcje takie jak elektroniczne wnioski urlopowe, automatyczny grafik pracy, i zarządzanie delegacjami. W porównaniu do tradycyjnych metod, inEwi znacząco oszczędza czas pracodawcy, który może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast spędzać godziny na ręcznym przeliczaniu i przetwarzaniu danych.

• Dostępność w czasie rzeczywistym – dzięki dostępności danych w czasie rzeczywistym na różnych urządzeniach, takich jak komputery, smartfony czy tablety, pracodawcy mogą łatwo kontrolować obecność, nieobecności, nadgodziny oraz wpływające wnioski.

• Archiwizacja – inEwi pozwala na łatwą archiwizację i przechowywanie danych, co jest niezbędne w przypadku audytów lub kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. 

• Raporty – platforma może automatycznie generować raporty i zestawienia, które są gotowe do wydruku, co ułatwia prezentację danych podczas kontroli. Przeglądaj raporty dotyczących przerw, nadgodzin, czy obecności pracowników bez wysiłku.

• Integracja z innymi systemami – użytkownicy mogą połączyć się z popularnymi platformami kadrowymi i ZUS, płynne przesyłać dane oraz automatyzować procesy związane z wynagrodzeniami.

• Bezpieczeństwo – wysoki poziom bezpieczeństwa danych to priorytet dla inEwi. Wszystkie informacje są szyfrowane i zgodne z wymogami RODO.  Dane pracowników są chronione i dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób w firmie.

  Z tą platformą oszczędzisz nawet 10 godzin pracy tygodniowo, możesz liczyć na pełną pomoc techniczną i nie musisz się martwić, że ewidencja pracy na kartkach papieru zgubi się w stercie innych dokumentów.

  Podejmij działania z inEwi!

  Kontrola  czasu pracy to coś więcej niż monitorowanie godzin. Prowadzenie dokładnej i rzetelnej ewidencji, zgodnie z aktualnymi przepisami, pozwala uniknąć potencjalnych problemów prawnych, a także lepiej planować zasoby i oceniać wydajność zespołu. 

  W znakomitej większości przypadków, kontrola czasu pracy pracownika jest obowiązkiem pracodawcy, a wypełnione karty ewidencji należy przechowywać przez okres co najmniej 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego.

  Wybór odpowiednich narzędzi, takich jak systemy elektroniczne, znacznie upraszcza ten proces, a jednocześnie zapewnia zgodność z wymaganiami Kodeksu Pracy. Z nimi, możesz pracować mądrzej, nie ciężej i podnieść efektywność swojej firmy.