Liczba godzin pracy w miesiącu – jak ją poprawnie wyliczyć?

Planowanie czasu pracy w firmie wymaga znajomości prawidłowego wymiaru godzin do przepracowania w każdym miesiącu. Norma ustawowa mówi, że etatowy pracownik pracuje 8 godzin dziennie, przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W roku 2025 kalendarz niesie kilka ważnych zmian: do listy dni ustawowo wolnych dołączyła wigilia Bożego Narodzenia, a dwa święta wypadają w sobotę. Przedsiębiorcy muszą uwzględnić te zmiany, aby uniknąć błędów w rozliczaniu czasu pracy i zaplanować urlopy pracowników.

Najważniejsze informacje

1. 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo – tyle wynosi norma czasu pracy w Polsce.
2. 1992 godziny w całym roku 2025 – roczny wymiar czasu pracy obejmuje 249 dni roboczych, uwzględniając wolną wigilię
3. 2008 godzin w całym roku 2026 – roczny wymiar czasu pracy obejmuje 251 dni roboczych, uwzględniając wolną Wigilię.
4. Najwięcej czasu pracy przypada w lipcu i październiku (po 184 godziny), a najmniej w listopadzie (144 godziny).
5. Każde święto w okresie rozliczeniowym obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, a za święto przypadające w sobotę przysługuje dodatkowy dzień wolny.

Ile godzin pracy w miesiącu na pełnym etacie?

Wymiar czasu pracy określa liczbę godzin, które pracownik ma do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym. Prawo nie pozostawia tu dużej swobody – zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w pięciodniowym tygodniu pracy.

W praktyce oznacza to, że etatowy pracownik pracuje najczęściej pięć dni w tygodniu, a weekend jest wolny. Wyjątki, np. równoważny system czasu pracy czy praca w ruchu ciągłym, wymagają wyraźnego uregulowania w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy.

Jak obliczyć liczbę godzin pracy w miesiącu?

Pracodawca powinien obliczyć wymiar godzin dla każdego okresu rozliczeniowego według wzoru określonego w art. 130 Kodeksu pracy. Zgodnie z instrukcją Państwowej Inspekcji Pracy należy:

1. Mnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym. Jeżeli przyjmujemy miesiąc, zazwyczaj oznacza to 4 tygodnie.

2. Doliczyć 8 godzin za każdy dodatkowy dzień roboczy przypadający między poniedziałkiem a piątkiem, który wykracza poza pełne tygodnie.

3. Obniżyć wynik o 8 godzin za każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela. Święta w sobotę powodują obniżenie wymiaru o 8 godzin, a pracodawca musi wyznaczyć za nie dodatkowy dzień wolny.

Przykład: W styczniu 2025 r. występują cztery pełne tygodnie oraz trzy dodatkowe dni robocze. Mnożymy 40 godzin × 4 tygodnie = 160 godzin, dodajemy 3 dni × 8 godzin = 24 godziny, co daje 184 godziny. W tym miesiącu występują dwa święta w dni robocze (Nowy Rok i Trzech Króli), więc odejmujemy 16 godzin. Wymiar czasu pracy w styczniu wynosi 168 godzin.

Ile godzin pracy wypada w poszczególnych miesiącach 2025 roku?

Wymiar czasu pracy w 2025 roku różni się w zależności od miesiąca, ponieważ na jego długość wpływają układ kalendarza, święta oraz dodatkowe dni wolne, takie jak Wigilia. Poniższe zestawienie pokazuje, ile dni i godzin pracy przypada w każdym miesiącu 2025 roku, z uwzględnieniem wszystkich ustawowych świąt oraz dni wolnych wynikających z przepisów Kodeksu pracy.

Styczeń 2025 – 168 godzin, 21 dni roboczych, 10 dni wolnych.

Luty 2025 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 8 dni wolnych.

Marzec 2025 – 168 godzin, 21 dni roboczych, 10 dni wolnych.

Kwiecień 2025 – 168 godzin, 21 dni roboczych, 9 dni wolnych.

Maj 2025 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 11 dni wolnych (w tym dzień wolny za 3 maja).

Czerwiec 2025 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 10 dni wolnych.

Lipiec 2025 – 184 godziny, 23 dni robocze, 8 dni wolnych.

Sierpień 2025 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 11 dni wolnych.

Wrzesień 2025 – 176 godzin, 22 dni robocze, 8 dni wolnych.

Październik 2025 – 184 godziny, 23 dni robocze, 8 dni wolnych.

Listopad 2025 – 144 godziny, 18 dni roboczych, 12 dni wolnych (dodatkowy dzień wolny za Wszystkich Świętych).

Grudzień 2025 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 11 dni wolnych (uwzględniono wolną wigilię).

Łącznie w 2025 roku etatowy pracownik przepracuje 1992 godziny. Największy wymiar godzin występuje w lipcu i październiku (po 184 godziny), a najmniejszy w listopadzie (144 godziny). Dodatkowe dni wolne wynikają m.in. z tego, że 3 maja i 1 listopada wypadają w sobotę – każdy z tych dni obniża miesięczny wymiar o 8 godzin.

Ile godzin pracy wypada w poszczególnych miesiącach 2026 roku?

W 2026 roku liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach również zależy od rozkładu świąt i dni wolnych. Układ kalendarza sprawia, że w niektórych miesiącach pracownicy spędzą w pracy mniej czasu, a w innych – więcej. Zestawienie poniżej przedstawia miesięczny wymiar czasu pracy w 2026 roku z podziałem na godziny, dni robocze i dni wolne, z uwzględnieniem obowiązujących świąt i wolnej Wigilii.

Styczeń 2026 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 11 dni wolnych.

Luty 2026 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 8 dni wolnych.

Marzec 2026 – 176 godzin, 22 dni robocze, 9 dni wolnych.

Kwiecień 2026 – 168 godzin, 21 dni roboczych, 9 dni wolnych.

Maj 2026 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 11 dni wolnych.

Czerwiec 2026 – 168 godzin, 21 dni roboczych, 9 dni wolnych.

Lipiec 2026 – 184 godziny, 23 dni robocze, 8 dni wolnych.

Sierpień 2026 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 11 dni wolnych.

Wrzesień 2026 – 176 godzin, 22 dni robocze, 8 dni wolnych.

Październik 2026 – 176 godzin, 22 dni robocze, 9 dni wolnych.

Listopad 2026 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 10 dni wolnych.

Grudzień 2026 – 160 godzin, 20 dni roboczych, 11 dni wolnych (uwzględniono wolną wigilię).

Łącznie w 2026 roku etatowy pracownik przepracuje 2008 godzin. Największy wymiar godzin przypada w lipcu (184 godziny), a najmniejszy w styczniu, lutym, maju, sierpniu, listopadzie i grudniu (po 160 godzin). Wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach kształtują głównie rozkład świąt przypadających w dni robocze oraz wolna wigilia.

1/2 i 3/4 etatu - czas pracy na niepełnym etacie i w różnych systemach

Niepełny etat ustala się proporcjonalnie do pełnego wymiaru. Jeżeli w danym miesiącu pracownik pełnoetatowy ma do przepracowania 168 godzin, to dla 1/2 etatu będzie to 84 godziny, dla 1/4 etatu 42 godziny, a dla 3/4 etatu 126 godzin. Ten sam sposób przeliczenia stosuje się dla rocznego wymiaru czasu pracy.

W 2025 roku pełny etat obejmuje 1992 godziny. Oznacza to, że dla poszczególnych ułamków etatu wymiar czasu pracy wynosi:

• 1/2 etatu – 996 godzin,

• 1/4 etatu – 498 godzin,

• 3/4 etatu – 1494 godziny.

W 2026 roku pełny etat obejmuje 2008 godzin. Odpowiednio dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu będzie to:

• 1/2 etatu – 1004 godzin,

• 1/4 etatu – 502 godzin,

• 3/4 etatu – 1506 godzin.

Oprócz standardowego systemu ośmiogodzinnego Kodeks pracy dopuszcza systemy równoważne (do 12 godzin na dobę), zadaniowe, przerywane, weekendowe czy skróconego tygodnia pracy. Wybór systemu zależy od charakteru pracy. W systemach równoważnych dozwolone jest wydłużenie dobowego czasu pracy przy jednoczesnym skróceniu liczby dni pracy w okresie rozliczeniowym – przeciętne 40 godzin tygodniowo musi zostać zachowane.

Normy dla osób z niepełnosprawnościami i inne wyjątki

Szczególne zasady obowiązują pracowników z niepełnosprawnościami. Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych wyjaśnia, że czas pracy osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Osoby z lekkim stopniem niepełnosprawności mogą pracować w zwykłym wymiarze 8/40. Pracownik z niepełnosprawnością nie może wykonywać pracy w nocy ani w godzinach nadliczbowych. Zastosowanie obniżonych norm nie obniża wynagrodzenia – stawka godzinowa jest odpowiednio wyższa. Wyjątki przewiduje art. 16 ustawy o rehabilitacji: ograniczeń nie stosuje się do osób zatrudnionych przy pilnowaniu mienia i w sytuacji, gdy lekarz wyrazi zgodę na wniosek pracownika.

Liczba godzin pracy a święta

Święta ustawowo wolne od pracy wymienione są w ustawie o dniach wolnych. Nowelizacja z 6 grudnia 2024 r. dodała do tego katalogu wigilię Bożego Narodzenia – od 2025 r. jest to dzień wolny. Każde święto w innym dniu niż niedziela obniża miesięczny wymiar o 8 godzin. Jeżeli święto wypada w sobotę (tak jak 3 maja i 1 listopada 2025 r.), pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikom dodatkowego dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym.

Planowanie czasu pracy i korzyści z narzędzi inEwi

Rok 2025 przynosi kilka dogodnych układów kalendarza. Warto zwrócić uwagę na długie weekendy: biorąc wolne 2 maja, można cieszyć się czterodniowym wypoczynkiem wokół Święta Pracy i Święta Konstytucji. Pod koniec grudnia połączenie świąt, wolnej wigilii i noworocznego weekendu pozwala stworzyć nawet dziewięciodniowy urlop. Rozsądne planowanie grafików pracy pomaga uniknąć nadgodzin i poprawia zadowolenie pracowników.

Przedsiębiorcy często korzystają z narzędzi do ewidencji czasu pracy. System inEwi umożliwia elektroniczne rejestrowanie wejść i wyjść, a moduł grafików pracy generuje harmonogramy zgodne z Kodeksem pracy. Automatyczne uwzględnianie dni wolnych, świąt i indywidualnych planów pracowników ułatwia rozliczanie nadgodzin, a w razie zmian pozwala szybko dostosować grafik. Dzięki temu firma unika błędów w dokumentacji i zyskuje wiarygodne dane do rozliczeń.

Podsumowanie

Wymiar czasu pracy w Polsce reguluje Kodeks pracy, który określa 8‑godzinny dzień i 40‑godzinny tydzień pracy. Aby obliczyć liczbę godzin w danym miesiącu, należy pomnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni, dodać 8 godzin za pozostałe dni robocze i odjąć 8 godzin za każde święto w dniu innym niż niedziela. W 2025 r. łączny wymiar czasu pracy wynosi 1992 godziny, a najwięcej godzin przypada w lipcu i październiku. Pracownicy z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności pracują maksymalnie 7 godzin dziennie. Przepisy wymagają również zapewnienia co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego oraz 15‑minutowych przerw przy pracy trwającej co najmniej 6 godzin. Zmiany w kalendarzu, takie jak wolna wigilia i święta przypadające w sobotę, wpływają na miesięczny wymiar czasu pracy, dlatego przedsiębiorcy powinni śledzić przepisy i korzystać z narzędzi do ewidencji czasu pracy.

Jeśli prowadzisz firmę międzynarodową i szukasz anglojęzycznego narzędzia do rejestrowania i ewidencjonowania czasu pracy oraz tworzenia grafików, sprawdź Unrubble – globalną siostrę platformy inEwi.