Czas pracy w 2025 – wszystko, co musisz wiedzieć o wymiarze godzinowym

Czas organizuje nasze życie, zawsze nas dyscyplinuje, pomaga lub przeszkadza, nie ma od niego ucieczki. Nie inaczej jest z czasem pracy, który ustalony odgórnie, zaakceptowany przez dwie strony — pracodawcę i pracownika, jest swego rodzaju świętością, zasadą, której nie powinno się złamać. Co roku jednak te ustalenia trochę się zmieniają, jak więc wygląda czas pracy w roku 2025? O czym pamiętać? I jak najlepiej go mierzyć, z korzyścią dla właściciela firmy, jak i jego pracowników?

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. W 2025 roku nadal będzie obowiązywała podstawowa norma czasu pracy – 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo, przy czym pracodawcy mogą stosować różne systemy rozliczania pracowników zatrudnionych w firmie, takie jak podstawowy, równoważny, zadaniowy i indywidualny rozkład pracy.

2. Całkowity wymiar czasu pracy w 2025 roku wynosi 2000 godzin, a liczba dni wolnych od pracy, czyli weekendy i święta to 115.

3. Pracodawcy, ustalając wymiar czasu pracy dla pracowników mogą wybierać między różnymi systemami czasu pracy, a każdy z nich ma swoje zalety, na przykład system równoważny pozwala na wydłużenie dnia pracy do 12 godzin, a zadaniowy system daje swobodę w wyborze godzin pracy, o ile ogólna liczba zadań nie wymaga od pracownika pracy w godzinach przekraczających standardowy wymiar czasu pracy 2025.

4. Dobrym pomysłem jest korzystanie z nowoczesnych narzędzi do ewidencji czasu pracy, takich jak aplikacja inEwi, która pomaga dokładnie rejestrować godziny pracy, nadgodziny i przerwy, eliminując błędy w rozliczeniach. Dzięki temu nie trzeba zastanawiać się jak obliczyć wymiar czasu pracy, jak zaplanować harmonogram z uwzględnieniem dni wolnych od pracy, czy dostosowania planu pracy do różnych systemów czasu pracy i do pełnych i niepełnych etatów.

5. Prawidłowa rejestracja czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym należy do obowiązków pracodawcy zgodnie z Kodeksem pracy, a korzystanie z technologii ułatwia zarówno przestrzeganie przepisów, jak i sprawiedliwe wynagradzanie pracowników.

Zanim przejdziemy do omawiania najważniejszych, aktualnych zagadnień dotyczących czasu pracy w 2025 roku, wyjaśnijmy, czym jest ogólnie czasy pracy, na czym polega, jak został zdefiniowany w prawie, jak następuje jego rozliczanie? Podstawowa norma tego czasu - 8 godzin pracy na dobę w pięciodniowym okresie, łącznie składa się na 40 godzin pracy tygodniowo. Płatność za pracę może następować w różnych okresach rozliczeniowych, najczęściej jednomiesięcznych, ale zdarzają się wyjątki — jak np. 12 miesięcy w sytuacji zadań związanych z sezonowością. Prawo pracy uwzględnia oczywiście różne specyficzne potrzeby pracodawcy, aby mógł on dostosować system rozliczania do konkretnej sytuacji i profilu swojego przedsiębiorstwa. Jednak każdą firmę zaliczyć można do jednego z czterech przypadków: może to być system podstawowy, zrównoważony, zadaniowy czas pracy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

W jakim systemie rozliczany jest czas pracy?

Wspomniany wcześniej “podstawowy” system określa, że czas ten nie może trwać dłużej niż 8 godzin na dobę. Daje to 40 godzin w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy. Co istotne, w tym systemie nie można wydłużyć czasu pracy w niektóre dni, jest to więc system najmniej skomplikowany, ale i też mało elastyczny. Z tego względu każda godzina powyżej ośmiogodzinnej normy być rozliczona jako praca w godzinach nadliczbowych.

Większe możliwości zapewnia system równoważnego czasu pracy, bo gwarantuje na przykład wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Pracodawca więc ma większe możliwości w zakresie wykorzystania zasobów pracowniczych, jednocześnie dział kadr musi przygotować się na wykonywanie bardziej zaawansowanych rozliczeń.

Jeśli chodzi o zadaniowy czas pracy, to pracodawca ustala z pracownikiem zakres czynności do wykonania, nie ingerując, w jakich godzinach pracownik będzie świadczył pracę. W tej sytuacji liczy się najważniejszy cel — zrealizowanie założonego zadania, przy czym zakres zleconych zadań musi być możliwy do wykonania w ciągu standardowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że nie można pracownikowi zlecić tak dużo zadań, że będzie musiał pracować na przykład 10 godzin dziennie, aby wykonać wszystkie prace.

Dużą dowolność w zakresie harmonogramu pracy mają też pracodawcy ustalający z zatrudnionym indywidualny rozkład czasu pracy. Wszystko zależy od ustaleń między pracodawcą a pracownikiem, oczywiście odbywa się to w granicach prawa pracy.

Wymiar czasu pracy 2025 - najważniejsze informacje

Mając już wiedzę z zakresu czasu pracy i dostępnych systemów, możemy przejść do najistotniejszych zagadnień, które określają wymiar czasu pracy w 2025 roku, czyli coś, co uwzględnić musi każdy pracodawca, by zgodnie z przepisami respektować ogólne ustalenia. Każdego pracownika obowiązuje wymiar czasu pracy, który oblicza się według znanej zasady: 40 godzin mnożymy przez liczbę tygodni, jakie przypadają w przyjętym okresie rozliczeniowym. Do otrzymanej liczby godzin dodajemy iloczyn 8 godzin oraz pozostałe dni do końca okresu rozliczeniowego, które przypadają od poniedziałku do piątku. Co jednak się zmienia w stosunku do 2024, jaka jest liczba godzin pracy 2025?

Łączny wymiar czasu pracy wyniesie 2000 godzin — wyliczyliśmy to dzięki pomnożeniu 250 dni przez 8 godzin. A jak wygląda to w odniesieniu do czasu wolnego? Gdy zbierzemy wszystkie święta i weekendy, które wypadają w 2025, to wyjdzie nam 115 takich dni. Wśród nich są takie święta, jak święto Trzech Króli, święto konstytucji 3 maja, wniebowzięcie najświętszej Maryi Panny. Niektóre miesiące, co naturalne, mają taką samą liczbę godzin pracy: są to luty, kwiecień, maj oraz wrzesień (160 godzin), inne, jak styczeń, czerwiec i listopad - 168, marzec, lipiec, sierpień - 176. Na największą liczbę godzin musimy się przygotować w październiku - 184, a najmniejszą w grudniu - 152. Tak się przedstawia liczba godzin pracy w 2025, dla porównania dodajmy, że w 2024 ta liczba wynosi dokładnie 2008 godzin.

Warto odnotować, że w 2025 dwa święta wypadają w sobotę - Święto Narodowe Trzeciego Maja i Wszystkich Świętych. Pracodawca w związku z tym powinien wyznaczyć pracownikowi dodatkowy dzień wolny za święto, jakie przypada w ten dzień. Ma to oczywiście swoją podstawę prawną — wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 2 października 2012 r., który podważył słuszność wcześniejszych postanowień nakazujących tego nie przestrzegać. Trybunał Konstytucyjny słusznie stwierdził, że każdemu pracownikowi “za święta przypadające w dni rozkładowo wolne od pracy tj. wolne soboty” należy się dzień wolny, a pracodawca nie może domagać się, aby zatrudniony odpracowywał te święta. Jednocześnie pamiętajmy, że Kodeks pracy stanowi, iż nie udziela się dnia wolnego, gdy święto przypada w niedzielę, ponieważ jest to dla pracownika normalny dzień wolny od pracy.

Jak efektywnie i dokładnie rejestrować czas pracy?

Każdy rok jest trochę inny, jeśli chodzi o ilość pracujących dni w każdym miesiącu, poza tym, co roku w przepisach mogą zachodzić drobne zmiany. Tworzy się zamieszanie, pracownicy nie są dobrze rozliczani, na czym traci cała organizacja. Jak dodamy do tego jeszcze wspomniane wcześniej systemy rozliczania czasu pracy (podstawowy, zrównoważony, zadaniowy, indywidualny), to wyłania nam się obraz dość skomplikowanych procedur, nad którymi ciężko czasami zapanować. Tradycyjne metody ewidencji czasu pracy już nie wystarczają, warto więc w 2025 roku przestawić się na coś nowego, jak inEwi — sprytną aplikację do zarządzania czasem pracy. Rejestracja czasu pracy oraz ewidencja czasu pracy to narzędzia od inEwi, z których warto skorzystać.

Dzięki niej łatwo można kontrolować czas pracy pracowników czy dokonywać zestawień wymiaru czasu pracy. System rejestruje wszelkie spóźnienia, nadgodziny, przerwy, a na podstawie tych dokładnych danych wylicza adekwatne wynagrodzenie. Aplikacja pozwala wyeliminować ludzkie błędy, które zdarzają się w każdym przedsiębiorstwie, w którym dział kadr obciążony jest nadmierną ilością obowiązków. Tutaj korzystają dwie strony — pracodawca i pracownik. Ten pierwszy, bo ma dokładny obraz tego, jak czy pracownik solidnie wykonuje swoje obowiązki, więc wie, że wypłata jest miarodajna, potwierdzona przez bezbłędne dane. Może też liczyć na zwiększenie produktywności pracowników. Pracownik zaś wie, że jest wynagradzany za to, co dał firmie, nie musi więc się obawiać, że zostanie oszukany. Wszystko dzięki temu jest bardziej uczciwe, przez co panuje lepsza atmosfera w firmie.

Czas pracy 2025 - podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że żadna firma nie jest wolna od czynności związanych z rejestracją czasu pracy swoich pracowników. To z jednej strony ustawowo regulowana procedura, którą trzeba wykonywać zgodnie z Kodeksem Pracy. Żeby więc się nie pomylić, trzeba wiedzieć, jaka jest wykładnia prawna i jak ją stosować. Trzeba jednocześnie śledzić wszelkie zmiany i normy, aby wiedzieć, jak organizować czas pracy w danym roku. Z drugiej strony, czas pracy każdego pracownika powinien być mierzony dokładnie z korzyścią dla pracodawcy i pracownika, i tu pomagają nowe technologie, jak wspomniana wcześniej aplikacja inEwi, która nie tylko pomoże precyzyjnie rejestrować czas pracy zatrudnionych, ale też odciąży dział kadr, który będzie mógł się skupić na innych, równie ważnych zadaniach. Zyskuje więc na tym każda firma, bo nowe technologie mają w założeniu odciążyć człowieka w niektórych czynnościach, by ułatwić codziennie funkcjonowanie. Aplikacja inEwi spełnia to zadanie idealnie!