Czas pracy w roku 2025

Czas organizuje nasze życie, zawsze nas dyscyplinuje, pomaga lub przeszkadza, nie ma od niego ucieczki. Nie inaczej jest z czasem pracy, który ustalony odgórnie, zaakceptowany przez dwie strony - pracodawcę i pracownika, jest swego rodzaju świętością, zasadą, której nie powinno się złamać. Co roku jednak te ustalenia trochę się zmieniają, jak więc wygląda czas pracy w roku 2025? O czym pamiętać? I jak najlepiej go mierzyć, z korzyścią dla właściciela firmy, jak i jego pracowników?

Czas pracy, czyli?

Zanim jednak przejdziemy do omawiania najważniejszych, aktualnych zagadnień dotyczących czasu pracy w 2025 roku, wyjaśnijmy, czym jest ogólnie czasy pracy, na czym polega, jak został zdefiniowany w prawie, jak następuje jego rozliczanie? Podstawowa norma tego czasu - 8 godzin pracy na dobę w pięciodniowym okresie, łącznie składa się na 40 godzin pracy tygodniowo. Płatność za pracę może następować w różnych okresach rozliczeniowych, najczęściej jednomiesięcznych, ale zdarzają się wyjątki - jak np. 12 miesięcy w sytuacji zadań związanych z sezonowością. Prawo pracy uwzględnia oczywiście różne specyficzne potrzeby pracodawcy, aby mógł on dostosować system rozliczania do konkretnej sytuacji i profilu swojego przedsiębiorstwa. Jednak każdą firmę zaliczyć można do jednego z czterech przypadków: może to być system podstawowy, zrównoważony, zadaniowy czas pracy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

W jakim systemie rozliczany jest czas pracy?

Wspomniany wcześniej “podstawowy” system określa, że czas ten nie może trwać dłużej niż 8 godzin na dobę. Daje to 40 godzin w tygodniu przez 5 dni. Co istotne, w tym systemie nie możemy na przykład wydłużyć czasu pracy w niektóre dni, jest to więc system najmniej skomplikowany, ale i też mało elastyczny. Z tego względu KAŻDA godzina powyżej normy 8 godzin MUSI być rozliczona, bo staje się nadgodziną.

Większe możliwości zapewnia system zrównoważony, bo gwarantuje na przykład wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Pracodawca więc ma większe możliwości w zakresie wykorzystania zasobów pracowniczych, jednocześnie dział kadr musi przygotować się na wykonywanie bardziej zaawansowanych rozliczeń. Niby więc lepiej, ale osoby odpowiedzialne za rozliczanie tego czasu chętniej pozostałyby przy systemie 8-godzinnym. Istnieje jednak sposób, by odciążyć takie osoby, o tym jednak wspomnimy w dalszej części artykułu.

Jeśli chodzi o zadaniowy czas pracy, to pracodawca ustala z pracownikiem okres, w jakim konieczne jest wykonanie konkretnych czynności. W tej sytuacji liczy się najważniejszy cel - zrealizowanie założonego zadania, a wszelkie inne kwestie odchodzą na dalszy plan. Podobnie zresztą dzieje się, gdy ustalamy z zatrudnionym indywidualny rozkład czasu pracy. Wszystko zależy od ustaleń między pracodawcą a pracownikiem, oczywiście odbywa się to w granicach prawa pracy.

Czas pracy 2025 - najważniejsze informacje

Mając już wiedzę z zakresu czasu pracy i dostępnych systemów, możemy przejść do najistotniejszych zagadnień, które określają wymiar czasu pracy w 2025 roku, czyli coś, co uwzględnić musi każdy pracodawca, by zgodnie z przepisami respektować ogólne ustalenia. Każdego pracownika obowiązuje wymiar czasu pracy, który oblicza się według znanej zasady: 40 godzin mnożymy przez liczbę tygodni, jakie przypadają w przyjętym okresie rozliczeniowym. Do otrzymanej liczby godzin dodajemy iloczyn 8 godzin oraz pozostałe dni do końca okresu rozliczeniowego, które przypadają od poniedziałku do piątku. Co jednak się zmienia w stosunku do 2022, jaka jest liczba godzin pracy 2023?

Łączny wymiar czasu pracy wyniesie 2000 godzin - wyliczyliśmy to dzięki pomnożeniu 250 dni przez 8 godzin. A jak wygląda to w odniesieniu do czasu wolnego? Gdy zbierzemy wszystkie święta i weekendy, które wypadają w 2025, to wyjdzie nam 115 takich dni. Niektóre miesiące, co naturalne, mają taką samą liczbę godzin pracy: są to luty, kwiecień, maj oraz wrzesień (160 godzin), inne, jak styczeń, czerwiec i listopad - 168, marzec, lipiec, sierpień - 176. Na największą liczbę godzin musimy się przygotować w październiku - 184, a najmniejszą w grudniu - 152. Tak się przedstawia liczba godzin pracy w 2023, dla porównania dodajmy, że w 2022 ta liczba wynosi dokładnie 2008 godzin.

Warto odnotować, że w 2025 tylko jedno święto (Święto Niepodległości 11 listopada) wypada w sobotę. Pracodawca w związku z tym powinien wyznaczyć pracownikowi dodatkowy dzień wolny za święto, jakie jest w ten dzień. Ma to oczywiście swoją podstawę prawną - wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 2 października 2012 r., który podważył słuszność wcześniejszych postanowień nakazujących tego nie przestrzegać. Trybunał Konstytucyjny słusznie stwierdził, że każdemu pracownikowi “za święta przypadające w dni rozkładowo wolne od pracy tj. wolne soboty” należy się dzień wolny, a pracodawca nie może domagać się, aby zatrudniony odpracowywał te święta. Jednocześnie pamiętajmy, że Kodeks Pracy mówi, iż nie udziela się dnia wolnego, gdy święto przypada w niedzielę, gdyż to dla pracownika normalny dzień wolny od pracy.

Jak efektywnie i dokładnie rejestrować czas pracy?

Każdy rok jest trochę inny, gdy chodzi o ilość pracujących dni w każdym miesiącu, poza tym, co roku w przepisach mogą zachodzić drobne zmiany. Tworzy się zamieszanie, pracownicy nie są dobrze rozliczani, na czym traci cała organizacja. Jak dodamy do tego jeszcze wspomniane wcześniej systemy rozliczania czasu pracy (podstawowy, zrównoważony, zadaniowy, indywidualny), to wyłania nam się obraz dość skomplikowanych procedur, nad którymi ciężko czasami zapanować. Tradycyjne metody ewidencji czasu pracy już nie wystarczają, warto więc w 2025 roku przestawić się na coś nowego, jak inEwi - sprytną aplikację do zarządzania czasem pracy. Rejestracja czasu pracy oraz ewidencja czasu pracy to narzędzia od inEwi, z których warto skorzystać.

Dzięki niej łatwo można kontrolować czas pracy pracowników. System rejestruje wszelkie spóźnienia, nadgodziny, przerwy, a na podstawie tych dokładnych danych wylicza adekwatne wynagrodzenie. Aplikacja jest wolna od licznych ludzkich błędów, które zdarzają się w każdym przedsiębiorstwie, w którym dział kadr obciążony jest nadmierną ilością obowiązków. Tutaj korzystają dwie strony - pracodawca i pracownik. Ten pierwszy, bo ma dokładny obraz tego, jak pracownik się spisuje, więc wie, że wypłata jest miarodajna, potwierdzona przez bezbłędne dane. Pracownik zaś wie, że jest wynagradzany za to, co dał firmie, nie musi więc się obawiać, że ktoś go oszukuje. Wszystko dzięki temu jest bardziej uczciwe, przez co panuje lepsza atmosfera w firmie.

Podsumowując, należy stwierdzić, że żadna firma nie jest wolna od czynności związanych z rejestracją czasu pracy swoich pracowników. To z jednej strony ustawowo regulowana procedura, którą trzeba wykonywać zgodnie z Kodeksem Pracy. Żeby więc się nie pomylić, trzeba wiedzieć, jaka jest wykładnia prawna i jak ją stosować. Trzeba jednocześnie śledzić wszelkie zmiany i normy, aby wiedzieć jak organizować czas pracy w danym roku. Z drugiej strony, czas pracy każdego pracownika powinien być mierzony dokładnie z korzyścią dla pracodawcy i pracownika, i tu pomagają nowe technologie, jak wspomniana wcześniej aplikacja inEwi, która nie tylko pomoże precyzyjnie rejestrować czas pracy zatrudnionych, ale też odciąży dział kadr, który będzie mógł się skupić na innych, równie ważnych zadaniach. Zyskuje więc na tym każda firma, bo nowe technologie mają w założeniu odciążyć człowieka w niektórych czynnościach, by ułatwić codziennie funkcjonowanie. Aplikacja inEwi spełnia to zadanie idealnie!