Niezbędnym elementem planowania czasu pracy jest grafik, określający szczegółowo liczbę godzin, dni i tygodni pracy, liczbę dni wolnych od pracy, zaplanowanych urlopów, delegacji oraz szereg innych zdarzeń dotyczących wszystkich zatrudnionych pracowników. W przepisach z zakresu czasu pracy występuje pojęcie „rozkład czasu pracy”, o którym mowa w art. 129 § 3 Kodeksu Pracy.
Zastosowanie grafików czasu pracy
Grafiki przede wszystkim stosuje się w przypadku zmiennego rozkładu czasu pracy oraz grupowej organizacji pracy. Szczególnie wykorzystywane są w gastronomii, hotelarstwie, handlu, transporcie, usługach, a także w branży produkcyjnej, w której stosowane są systemy zmianowe oraz przy pracach polegających na dozorze np. w firmach ochroniarskich.
Jak tworzyć grafiki czasu pracy?
Sporządzanie grafików leży w gestii pracodawcy, lecz czynność ta bardzo często zlecana jest kierownikom, managerom lub osobom zarządzającym konkretnym zespołem, bądź grupą ludzi. Niejednokrotnie, planowanie harmonogramów jest nie lada wyzwaniem dla osoby za to odpowiedzialnej, ze względu na konieczność poświecenia często sporej ilości czasu i energii.
Aby skutecznie planować harmonogram pracy, należy mieć na uwadze wymagania dotyczące prawidłowego wymiaru czasu pracy, określone w przepisach Kodeksu Pracy m.in. normy, czy zapewnienie koniecznego odpoczynku.
Rozkłady ustala się dla danego pracownika lub częściej - dla grupy pracowników. Zgodnie z przepisami można je sporządzać w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy, niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca musi poinformować zatrudnionych o zaplanowanym grafiku pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony. Ponadto, harmonogram należy dostosować do przyjętego w zakładzie systemu, w jakim praca jest wykonywana np. podstawowy, równoważny, skrócony, czy weekendowy.
Pamiętaj!
Praca wykonywana ponad określone w kodeksie normy czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych i jest dopuszczalna m.in. w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy (art. 133 § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy). Powinna być więc w odpowiedni sposób odnotowana w grafiku pracy.
Przyjemne planowanie czasu pracy – grafiki pracy online
Z uwagi na fakt, iż harmonogramy pracy nie muszą być sporządzane w tradycyjnej formie papierowej, coraz częściej stosuje się ich elektroniczną wersję, która jest z pewnością wygodniejsza pod wieloma względami. Główne zalety z korzystania z grafików pracy online w systemie inEwi to:
Prosty sposób sporządzania grafików – który zapewnia intuicyjny kreator umożliwiający szybkie zaplanowanie okresu obowiązywania grafiku m.in. dzięki opcji podpowiadania ostatnio używanych rozkładów, a ponadto interfejs typu „przeciągnij i upuść”, pozwalający sprawnie skopiować lub przenieść rozkład z wybranego dnia. Wszystkie te czynności nie wymagają od użytkownika dużej ilości czasu.
Planuj pracę z głową - grafiki czasu pracy
Wygodny dostęp do grafików dla pracodawcy i pracowników - czyli szybki dostęp online z każdego miejsca z możliwością skorzystania z komputera, telefonu lub tabletu, zapewniający podgląd wszelkich informacji tj. zaplanowane urlopy, nadgodziny, liczba dni wolnych itd.
Sprawny system powiadomień – dotyczy np. zmian wprowadzonych w opublikowanym już harmonogramie. Informacje mogą być przekazywane użytkownikom za pośrednictwem wiadomości e-mail i sms.
Różnorodność funkcji – system wzbogacony jest w mnogość opcji umożliwiających sprawne ułożenie grafiku np. wybór typu rozkładu (normowany/nienormowany), zakresu godzinowego, liczby godzin, określenie czy dane dni będą dotyczyły w całości nadgodzin („grafik nadgodzinowy”), bądź - w wypadku przekroczenia zaplanowanych ram godzinowych, czy system ma liczyć ewentualnie występujące nadgodziny („licz czas po pracy”), a także opcja wpisania notatki.
W interfejsie dostępne są także różne rodzaje nieobecności (14 pozycji z możliwością dodania kolejnych), w zależności od tego, czy dany pracownik przebywać będzie na urlopie wypoczynkowym, okolicznościowym lub zwolnieniu lekarskim. Przydatną funkcją są również alerty o naruszeniach przepisów Kodeksu Pracy, podpowiadające użytkownikowi o przekroczonej normie czasu pracy (tygodniowej lub dziennej), czy niezapewnienieniu wymaganego odpoczynku (z możliwością jej wyłączenia).
Sprawny obieg informacji – stworzone grafiki w razie konieczności można wydrukować, wysłać lub zapisać w formacie PDF.
Przyjazny i czytelny wygląd – nie należy zapominać, iż funkcjonalność to nie wszystko, więc z systemie InEwi zapewniono użytkownikowi także przyjemne doznania wzrokowe. Szeroki wybór kolorów dla danego rozkładu oraz prosty podgląd tygodniowy lub miesięczny sprawiają, iż grafik staje się bardziej czytelny i przejrzysty.
Zapraszamy do wypróbowania funkcji Grafików Pracy w darmowym 14-dniowym okresie testowym systemu inEwi.
