Umowa zlecenie a nadgodziny - jakie są zasady rozliczania?

Umowy zlecenia stanowią dla wielu przedsiębiorców elastyczne narzędzie do zlecania zadań, ponieważ podlegają przepisom kodeksu cywilnego, a nie kodeksu pracy. W odróżnieniu od stosunku pracy zleceniobiorca wykonuje powierzone czynności w sposób samodzielny, a strony dowolnie ustalają liczbę godzin i wynagrodzenie.

Powstaje jednak pytanie, jak postępować, gdy zleceniobiorca pracuje dłużej, niż planowano. Odpowiedź zależy od treści umowy oraz od obowiązującej minimalnej stawki godzinowej i obowiązków związanych z ewidencjonowaniem czasu. Poniżej wyjaśniamy, czym jest nadgodzina w umowie zlecenia, jakie konsekwencje niesie przekwalifikowanie zlecenia na etat i jak poprawnie rozliczać dodatkowe godziny.

Najważniejsze informacje

1. Umowa zlecenia nie wprowadza pojęcia nadgodzin – to strony ustalają liczbę godzin i sposób ich rozliczania.

2. Każda godzina pracy na zleceniu musi być wynagradzana co najmniej minimalną stawką godzinową (30,50 zł brutto w 2025 r.), a liczba godzin powinna być udokumentowana.

3. Narzucenie zleceniobiorcy miejsca, czasu i sposobu wykonywania zadań może prowadzić do przekwalifikowania zlecenia w stosunek pracy i obowiązku wypłaty dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych.

4. Aby uniknąć sporów, warto określić w umowie liczbę godzin bazowych, stawkę za godziny dodatkowe i korzystać z narzędzi do rejestracji czasu pracy.

Czym jest umowa zlecenie i dlaczego nie ma nadgodzin?

Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną regulowaną przez art. 734–751 kodeksu cywilnego. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonych czynności dla zleceniodawcy, ale nie podlega reżimowi czasu pracy z kodeksu pracy. Jeżeli strony nie umówią się inaczej, zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy. Sam kodeks cywilny nie wprowadza pojęcia normy dobowej czy tygodniowej ani prawa do dodatków za pracę ponad ustalony wymiar. W konsekwencji nadgodziny w rozumieniu kodeksu pracy (czyli czas przepracowany ponad 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo) nie istnieją przy zleceniu.

Prawo pracy wprowadza za to ograniczenia i dodatki dla pracowników etatowych: nadgodziny można zlecać tylko w wyjątkowych przypadkach, a ich limit wynosi co do zasady 150 godzin rocznie, przy czasie pracy przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Zleceniobiorca nie korzysta z takich ochron. Liczbę godzin ustalają strony, a wynagrodzenie ustala się w stawce godzinowej, ryczałcie lub za efekt. Strony mogą ustalić podwyższoną stawkę po przekroczeniu określonego progu godzin, ale nie wynika to z ustawy.

Minimalna stawka godzinowa i obowiązek potwierdzania godzin

Od 1 stycznia 2025 r. minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia wynosi 30,50 zł brutto, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 12 września 2024 r. W 2026 r. wzrośnie ona do 31,40 zł na godzinę. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wymaga, aby wynagrodzenie za zlecenie zapewniało co najmniej tę stawkę za każdą przepracowaną godzinę. Przepis art. 8a tej ustawy stanowi, że wysokość wynagrodzenia nie może być niższa od minimalnej stawki godzinowej, a jeżeli przewidziana w umowie stawka jest niższa, zleceniobiorca zachowuje prawo do dopłaty. Wynagrodzenie powinno być wypłacane w formie pieniężnej i w przypadku umów zawartych na dłużej niż miesiąc - co najmniej raz w miesiącu.

Kolejny ważny obowiązek wynika z art. 8b ustawy: w umowie zlecenie strony muszą określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Potwierdzenie może przyjąć:

• formę papierowego wykazu godzin,

• elektronicznego raportu,

• aplikacji.

Dokument nie musi spełniać kryteriów ewidencji czasu pracy z kodeksu pracy, ale powinien jednoznacznie wskazywać liczbę godzin i okres, w którym zostały przepracowane. Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje przestrzeganie minimalnej stawki. Za wypłatę poniżej minimalnej stawki godzinowej grozi grzywna 1 000–30 000 zł wymierzaną przez sąd, a inspektor może nałożyć mandat do 2 000 zł (do 5 000 zł przy recydywie). Obowiązek określenia sposobu potwierdzania godzin oraz przechowywania potwierdzeń przez 3 lata wynika z art. 8b–8c, jednak sam brak takich dokumentów nie stanowi w tej ustawie odrębnego wykroczenia.

Praktyczny przykład: przedsiębiorca umówił się z wykonawcą na ryczałt 1200 zł za zlecenie w miesiącu. W rzeczywistości zleceniobiorca przepracował 50 godzin. Minimalna stawka 30,50 zł oznacza, że wynagrodzenie powinno wynieść co najmniej 1525 zł. Zleceniobiorca może więc żądać dopłaty do minimalnej stawki. Aby uniknąć takich sytuacji, warto uzgodnić liczbę godzin bazowych i stawkę za każdą dodatkową godzinę powyżej ustalonego limitu.

Nadgodziny w umowie zlecenie – kiedy występują i jak je rozliczać?

Choć pojęcie nadgodzin nie występuje w umowach zlecenia, w praktyce często dochodzi do wydłużania czasu pracy ponad to, co zakładały strony. Jeżeli umowa określa liczbę godzin, można zastrzec wyższą stawkę po ich przekroczeniu. Dodatkowe godziny nie muszą jednak wiązać się z dodatkiem 50 % lub 100 %, ponieważ takie dodatki wynikają wyłącznie z kodeksu pracy. Ważne, aby forma wynagrodzenia była jasna i nie prowadziła do obejścia prawa.

Warto pamiętać o ryzyku przekwalifikowania umowy. Przepisy i orzecznictwo wskazują, że stosunek pracy cechuje się:

• osobistym wykonywaniem pracy,

• podporządkowaniem pracownika przełożonemu,

• wykonywaniem obowiązków w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,

• wynagrodzeniem.

Jeśli przedsiębiorca zawiera zleceniem wszystkie te elementy, może zostać ono uznane za stosunek pracy, co pociąga za sobą obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatków za pracę nocną i urlopu.

Przykład: Sąd Okręgowy w Szczecinie VI Wydz. Pracy i Ubezp. Społ., sygn. VI Pa 107/24 w wyroku z 15 kwietnia 2025 r. rozpoznawał sprawę ochroniarza, który pracował w 24‑godzinnych służbach. Pracodawca zawierał z nim umowę o pracę na 12 godzin dziennie, a na pozostałe 12 godzin podpisywał umowę zlecenia. Celem takiej konstrukcji było (jak wskazało uzasadnienie) obejście przepisów o dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej. Sąd uznał, że pracownik wykonywał te same obowiązki pod kierownictwem jednego pracodawcy i przyznał mu należne dodatki, uznając zlecenie za część stosunku pracy. Przykład ten pokazuje, że nadużywanie zlecenia do organizowania pracy w systemie zmianowym może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorcy

Aby prawidłowo rozliczać dodatkowe godziny na umowie zlecenie, przedsiębiorca:

• Powinien precyzyjnie opisać w umowie zakres zleconych czynności oraz przewidywaną liczbę godzin. Warto wskazać, że po przekroczeniu ustalonego limitu stawka godzinowa wzrośnie.

• Powinien zadbać o formę potwierdzenia godzin: prosty formularz, raport elektroniczny lub aplikacja mobilna będą dowodem w przypadku kontroli.

• Powinien nie narzucać zleceniobiorcy stałych godzin ani miejsca wykonywania pracy, jeżeli celem jest zachowanie charakteru cywilnoprawnego – zleceniobiorca powinien mieć swobodę w organizacji własnej pracy.

Warto także korzystać z narzędzi, które automatyzują ewidencjonowanie czasu. W systemie inEwi dostępna jest ewidencja czasu pracy, która pozwala zleceniobiorcom rejestrować godziny w czasie rzeczywistym przez aplikację mobilną, a zleceniodawcom na bieżąco kontrolować liczbę wypracowanych godzin. Grafik pracy umożliwia planowanie zadań i śledzenie realizacji bez konieczności narzucania sztywnego harmonogramu, a automatyczne raporty ułatwiają obliczenie wynagrodzenia zgodnie z minimalną stawką. Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć sporów o dodatkowe godziny i spełniać wymogi prawa.

Umowa zlecenie a praca w godzinach nadliczbowych

Podsumowując, umowa zlecenie zapewnia elastyczność, ale wymaga dbałości o rozliczanie czasu pracy. Kodeks cywilny nie przewiduje nadgodzin, dlatego ich wysokość i sposób rozliczania zależą wyłącznie od woli stron. Przedsiębiorca musi jednak pilnować, by każda godzina była wynagradzana przynajmniej minimalną stawką oraz by sposób potwierdzania godzin został zapisany w umowie. Narzucanie sztywnego miejsca i czasu pracy może skutkować uznaniem zlecenia za stosunek pracy i koniecznością wypłaty dodatków.