Nadgodziny a kodeks pracy – co mówią o nich przepisy?

Kodeks pracy definiuje nadgodziny jako pracę wykonywaną ponad obowiązujące normy czasu pracy i jasno określa zasady ich stosowania. Pracodawcy regularnie zmagają się z koniecznością pozostawiania pracowników w pracy dłużej niż wynika to z ich rozkładu czy harmonogramu. Choć prawo dopuszcza zlecanie dodatkowej pracy, jest to rozwiązanie obwarowane licznymi limitami i wymaga ostrożnego planowania.

Najważniejsze informacje

1. Praca w nadgodzinach wg kodeksu pracy to każda praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy: dobową i tygodniową lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
2. Nadgodziny można polecić tylko w dwóch sytuacjach: w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej (w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska albo usunięcia awarii) oraz w wypadku szczególnych potrzeb pracodawcy.
3. Tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.
4. Liczba godzin nadliczbowych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że układ zbiorowy pracy, ustalenia regulaminu pracy albo umowa o pracę przewidują inną liczbę.
5. Za każdą godzinę pracy nadliczbowej pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek: 100 % lub 50 % wynagrodzenia.

Czym są nadgodziny?

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych jest każda praca wykonywana ponad normy czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy.

Jak interpretować ten przepis w praktyce? W większości systemów czasu pracy normą dobową jest 8 godzin, a normą tygodniową przeciętnie 40 godzin. Każda praca ponad te limity będzie więc godzinami nadliczbowymi. Warto jednak zaznaczyć, że przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy 40 h ustala się dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego - w praktyce więc praca powyżej 40 h w danym tygodniu nie zawsze będzie stanowić nadgodziny. Norma dobowa ma jednak charakter sztywny i nadgodziny powstają od razu w danej dobie pracowniczej.

W systemach równoważnego czasu pracy dobowy wymiar może być wydłużony do 12 a nawet 24 godzin w zamian za dodatkowe dni wolne od pracy lub krótsze inne dni robocze. Nadgodziny występują więc dopiero po przekroczeniu tego wydłużonego wymiaru.

Kiedy można zlecić nadgodziny?

Kodeks pracy wyraźnie ogranicza możliwość polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z przepisem nadgodziny dopuszczalne są tylko w dwóch wypadkach:

• Konieczność prowadzenia akcji ratowniczej – chodzi o sytuacje nagłe, gdy trzeba chronić życie, zdrowie ludzkie, mienie lub środowisko albo usunąć awarię. Przykładem będzie praca zespołu technicznego usuwającego awarię sieci elektrycznej, pracowników gastronomii pomagających ewakuować gości po pożarze czy ochroniarzy uczestniczących w zabezpieczaniu mienia.

• Szczególne potrzeby pracodawcy – ustawodawca pozostawił dla tego pojęcia dużą swobodę interpretacyjną - chodzi jednak o nadzwyczajne potrzeby, a nie codzienną organizację pracy. Orzecznictwo uznaje, że „szczególne potrzeby" muszą być kwalifikowane jako sytuacje wyjątkowe, a nie efekty złego planowania. Przykłady to nagłe zwiększenie liczby zamówień, awarie sprzętu czy spóźniona dostawa towaru, a także zastępstwa osób nieobecnych w pracy np. z tytułu choroby.

Zastosowanie pracy nadliczbowej wbrew powyższym zasadom może zostać uznane za naruszenie praw pracownika i skutkować karami Państwowej Inspekcji Pracy. Warto pamiętać, że nadgodziny powinny być zlecane ad hoc, czyli w razie nagłej potrzeby , a nie może to być stała praktyka. Nie mogą być one planowane.

Limity nadgodzin

Limity godzin nadliczbowych w Kodeksie pracy są kluczowe dla prawidłowej organizacji pracy i ochrony zdrowia pracowników. Pracodawca, zlecając pracę w godzinach nadliczbowych, musi przestrzegać zasad wynikających z Kodeksu pracy, a także z regulaminu pracy i układów zbiorowych. Przepisy przewidują szczegółowe ograniczenia dobowe, tygodniowe i roczne, które mają zapobiegać nadmiernemu obciążeniu pracowników oraz chronić ich prawo do odpoczynku.

Dobowe i tygodniowe ograniczenia

Zarządzając nadgodzinami, pracodawca powinien mieć na uwadze dwa podstawowe ograniczenia:

Dobowy odpoczynek – pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej. Oznacza to, że łączny czas pracy, w tym nadgodziny, nie może przekraczać 13 godzin na dobę. Na przykład, gdy pracownik rozpoczął pracę o 7:00 rano, to nie może on wykonywać pracy dłużej niż do 20:00. W razie m.in. akcji ratowniczej lub awarii oraz wobec pracowników zarządzających odpoczynek dobowy może być krótszy i zrekompensowany równoważnym odpoczynkiem do końca okresu rozliczeniowego.

Tygodniowa norma wraz z nadgodzinami – czas pracy wraz z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Jeśli okres rozliczeniowy wynosi np. 3 miesiące, suma godzin w tym okresie podzielona przez 12 lub 13 nie może przekroczyć 48.

Roczny limit godzin nadliczbowych

Przepisy wprowadzają także limit roczny. Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym. Strony mogą ustalić inną liczbę nadgodzin w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub umowie o pracę. W praktyce, przy założeniu ośmiogodzinnej doby, teoretycznie możliwe jest zlecenie maksymalnie 416 nadgodzin w roku (8 nadgodzin × 52 tygodnie), ale jest to wartość czysto teoretyczna – w rzeczywistości pracodawca musi uwzględnić urlop, święta i inne nieobecności. Sugerowaną wielkością do wprowadzenia w przepisach wewnętrznych jest 376 godzin, czyli limit 416 pomniejszony o urlop w dłuższym wymiarze. 

Zakazy i ograniczenia dotyczące niektórych pracowników

Nie każdy pracownik może wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych. Kodeks pracy zakazuje zlecania nadgodzin:

• Pracownicom w ciąży i pracownikom młodocianym – w tym przypadku ustawodawca wprowadził bezwzględny zakaz.

• Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia – dotyczy to np. górników. Zakaz dotyczy jednak tylko nadgodzin z powodu „szczególnych potrzeb pracodawcy”.

• Pracownikom opiekującym się dzieckiem do ukończenia 8 lat – zatrudnianie w godzinach nadliczbowych wymaga zgody takiego pracownika.

Ponadto, niektóre grupy pracownicze, m. in. osoby z niepełnosprawnościami, mogą mieć dodatkowe ograniczenia wynikające z innych ustaw. Pracodawca powinien upewnić się, że polecenie nadgodzin nie narusza praw tych osób.

Rekompensata za pracę nadliczbową

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje nie tylko normalne wynagrodzenie, ale również dodatek lub czas wolny, zależnie od sytuacji i postanowienia pracodawcy.

Kodeks pracy a dodatek do wynagrodzenia za nadgodziny

Kodeks pracy rozróżnia dwa poziomy dodatków za nadgodziny:

• 100 % wynagrodzenia: przysługuje za nadgodziny dobowe wykonywane: w porze nocnej, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, nadgodziny przypadające w dni wolne udzielone w zamian za pracujące niedziele i święta, a także za nadgodziny przekraczające przeciętną normę 40 godzin w tygodniu (tzw. średniotygodniowe).

• 50 % wynagrodzenia: dotyczy nadgodzin dobowych w innych przypadkach niż wymienione powyżej.

Jeśli dana godzina nadliczbowa jednocześnie przekracza normę dobową i tygodniową, pracownikowi - oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje tylko jeden dodatek za przekroczenie normy dobowej. Obowiązuje bowiem bezwzględna zasada pierwszeństwa normy dobowej przed tygodniową. 

Czas wolny w zamian za nadgodziny

Pracodawca może – zamiast wypłaty dodatku – udzielić pracownikowi czasu wolnego od pracy. Kodeks pracy rozróżnia dwa warianty:

• Na wniosek pracownika – jeżeli pracownik złoży wniosek, czas wolny udzielany jest w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin nadliczbowych i może zostać wykorzystany także poza okresem rozliczeniowym.

• Bez wniosku pracownika – gdy inicjatywa wychodzi od pracodawcy, czas wolny przysługuje w wymiarze o połowę wyższym niż liczba godzin nadliczbowych i musi zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.

Udzielenie czasu wolnego bez wniosku pracownika nie może powodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny wymiar czasu pracy.

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych

Pracownicy wykonujący stale pracę poza zakładem pracy, np. przedstawiciele handlowi, mogą otrzymać zryczałtowane wynagrodzenie obejmujące dodatek za nadgodziny. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Ryczałt jest korzystny, gdy trudno ewidencjonować realny czas pracy, jednak wymaga prawidłowego oszacowania przeciętnej liczby nadgodzin.

Kadra kierownicza a nadgodziny

Przepisy kodeksu pracy nie zawsze pozwalają na wypłatę dodatku za nadgodziny kadrze kierowniczej. Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych pracują – w razie konieczności – poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do dodatku. Kierownicy wyodrębnionych komórek mają jednak prawo do wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych w niedzielę i święto, jeśli w zamian nie otrzymali innego dnia wolnego. Pracodawcy powinni pamiętać o tej szczególnej regulacji, aby uniknąć roszczeń o zapłatę dodatków przez kierowników wyższego szczebla.

Zdaniem PIP wszyscy pracownicy łącznie z kadrą kierowniczą i członkami zarządu mają jednak prawo do otrzymania dnia wolnego od pracy w terminie z nimi uzgodnionym w zamian za dodatkową pracę wykonaną w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a więc u większości pracodawców w sobotę. 

Wyjścia prywatne a nadgodziny

Pracownik może, za zgodą pracodawcy, opuścić stanowisko w celu załatwienia spraw osobistych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z kodeksem pracy odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi pracy nadliczbowej, ale nie może ono  naruszać odpoczynku. W praktyce oznacza to, że godziny nadliczbowe i odpracowanie wyjścia prywatnego są rozliczane oddzielnie – przepracowanych nadgodzin nie można wykorzystać do ‘pokrycia’ nieobecności wynikającej z wyjścia prywatnego.

Dokumentacja i ewidencjonowanie nadgodzin

Rzetelna ewidencja czasu pracy to podstawa zgodnego z prawem rozliczania nadgodzin. Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia indywidualnej ewidencji czasu pracy każdego pracownika, w której odnotowuje m.in. godziny nadliczbowe, wyjścia prywatne, odbiór nadgodzin, urlopy i nieobecności. W czasie kontroli inspektor pracy może zażądać przedstawienia takiej ewidencji. Niedokładne prowadzenie ewidencji naraża pracodawcę na zarzut wypłaty zaniżonego wynagrodzenia i dodatków, a także fałszowania dokumentacji pracowniczej.

Warto zaznaczyć, że dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, zarządzających zakładem oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy nie ewidencjonuje się godzin pracy, choć ewidencję nadal się prowadzi. Jest to tzw. uproszczona ewidencja czasu pracy.

Dla przedsiębiorców przydatnym rozwiązaniem są nowoczesne systemy do ewidencjonowania czasu pracy. inEwi oferuje oprogramowanie umożliwiające tworzenie grafików pracy, rejestrowanie wejść i wyjść pracowników w czasie rzeczywistym oraz automatyczne obliczanie liczby przepracowanych godzin nadliczbowych. Takie narzędzia pomagają zgodnie z przepisami kodeksu pracy prowadzić ewidencję czasu pracy i szybko przygotowywać raporty na potrzeby inspekcji pracy.

Sankcje za naruszenie przepisów o nadgodzinach

Naruszenie przepisów o czasie pracy, w tym o nadgodzinach, może skutkować dla pracodawcy karą grzywny do 30 000 zł na podstawie art. 281 kodeksu pracy. Państwowa Inspekcja Pracy zwraca szczególną uwagę na regularne przekraczanie limitów czy nieprawidłowe rozliczanie dodatków za nadgodziny. Dodatkowo, pracownik może dochodzić przed sądem pracy zapłaty zaległych dodatków wraz z odsetkami.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu nadgodzin

Przy rozliczaniu nadgodzin w ramach obowiązującego pracownika systemu czasu pracy łatwo o błędy, które mogą skutkować sporami z pracownikami lub sankcjami dla pracodawcy. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

• Brak formalnego polecenia pracy nadliczbowej – praca wykonywana z inicjatywy pracownika bez wiedzy i zgody pracodawcy nie stanowi nadgodzin, dlatego polecenie powinno być jednoznaczne i najlepiej jeśli będzie udokumentowane. Praca ponad normy może być nadgodzinami także bez formalnego polecenia – gdy odbywa się za wiedzą i choćby milczącą zgodą pracodawcy.

• Niedotrzymywanie okresu odpoczynku – dopuszczenie do 14–16godzinnej  pracy w dobie narusza prawo pracownika do 11 godzin odpoczynku. Takie praktyki grożą karami.

• Nieprawidłowe obliczanie dodatków – często myli się dodatek 100 % z 50 % albo nie uwzględnia się nadgodzin powstałych z przekroczenia przeciętnej normy 40 godzin tygodniowo.

• Brak zgody pracownika wychowującego małe dziecko – niektórzy pracodawcy zapominają, że opiekun dziecka do 8 lat może odmówić nadgodzin.

• Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy – prowadzenie jedynie listy obecności nie spełnia wymogów prawa; ewidencja musi zawierać szczegółowe informacje o czasie pracy.

Jak obliczać nadgodziny zgodnie z kodeksem pracy? Praktyczne szkolenia

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma rozlicza nadgodziny zgodnie z prawem i bez ryzyka kar, zapisz się na praktyczne szkolenie z czasu pracy i nadgodzin prowadzone przez ekspertów z Praktyczne Szkolenia Parsołek & Sawicki Sp. J. Podczas zajęć poznasz najnowsze interpretacje przepisów, nauczysz się prawidłowo planować grafik, unikać błędów w dokumentacji i skutecznie przygotować się do kontroli PIP. Szkolenie łączy teorię z analizą realnych przypadków, dzięki czemu zdobędziesz wiedzę, którą od razu wdrożysz w swojej firmie. Większość szkoleń ma formułę warsztatową i w trakcie ich trwania rozwiązuje się kilkadziesiąt zadań, co znacząco ułatwia przyswojenie wiedzy. 

Podsumowanie

Praca w godzinach nadliczbowych jest instytucją wyjątkową – ustawodawca dopuszcza ją tylko w wypadku akcji ratowniczych i szczególnych potrzeb pracodawcy. Przedsiębiorca powinien znać i stosować limity: 13godzinny dobowy limit pracy z nadgodzinami , 48godzinny tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami oraz roczny limit 150 godzin (lub inny ustalony w przepisach wewnętrznych ). Za pracę nadliczbową należy się normalne wynagrodzenie oraz odpowiedni dodatek lub czas wolny. Właściwa ewidencja i znajomość wyjątków (np. zakaz pracy nadliczbowej dla kobiet w ciąży i młodocianych, brak dodatków dla kadry zarządzającej) pozwolą uniknąć sporów pracowniczych i efektywnie zarządzać czasem pracy pracowników.

Artykuł powstał we współpracy z: Praktyczne Szkolenia Parsołek & Sawicki Sp. J.