Czy pracodawca może zmusić do nadgodzin?

Polski kodeks pracy traktuje pracę nadliczbową jako wyjątkową sytuację, a nie standardowy element etatu. Pojawia się naturalne pytanie: czy szef może zmusić nas do nadgodzin? Wyjaśniamy, w jakich okolicznościach nadgodziny są dopuszczalne, jakie limity obowiązują, kto jest zwolniony z pracy nadliczbowej i jakie konsekwencje grożą za nadużycia.

Najważniejsze informacje

1. Pracodawca może zmusić do pracy w godzinach nadliczbowych tylko w wyjątkowych przypadkach – np. w razie akcji ratowniczej lub w przypadku szczególnych potrzeb organizacyjnych (np. awaria, nagły wzrost zamówień).

2. Nadgodziny mają limity – przeciętnie 48 godzin tygodniowo oraz co do zasady 150 godzin rocznie (limit może być zwiększony, ale z zachowaniem norm tygodniowych).

3. Nie każdy pracownik może być zobowiązany do nadgodzin – chronieni są m.in. kobiety w ciąży, młodociani, osoby z niepełnosprawnością.

4. Za pracę w godzinach nadliczbowe przysługuje rekompensata – pracownik otrzymuje dodatek (50% lub 100%) albo czas wolny (1:1 na wniosek, 1:1,5 bez wniosku).

Czym jest praca w godzinach nadliczbowa?

Praca nadliczbowa (nadgodziny) to czas pracy wykonywany ponad obowiązujące pracownika normy. W podstawowym systemie czasu pracy praca w nadgodzinach oznacza wykonywanie zadań powyżej 8 godzin na dobę lub przeciętnie 40 godzin na tydzień. W systemie równoważnego czasu pracy, godziny nadliczbowe występuje wtedy, gdy przekroczony zostaje przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (np. 12 godzin), lub gdy tygodniowy czas pracy przekracza przeciętnie 40 godzin. Odpracowywanie prywatnych wyjść nie jest nadgodzinami – to tylko „odrabianie godzin” i nie przysługuje za nie dodatek.

Czy pracodawca może zmusić do nadgodzin?

Tak, pracodawca może zlecać pracę w godzinach nadliczbowych, ale tylko w pewnych sytuacjach i z zachowaniem pewnych ograniczeń. Pracownik, który nie korzysta ze szczególnej ochrony, nie może odmówić pracy w nadgodzinach, ponieważ obowiązek ten wynika z samej istoty stosunku pracy, opartego na podporządkowaniu wobec pracodawcy. Dla takiego pracownika nadgodziny są obowiązkowe.

Kodeks pracy bardzo ściśle określa sytuacje, w których pracodawca może zlecić pracę nadliczbową. Nadgodziny są dopuszczalne wyłącznie:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej – chodzi o ochronę życia lub zdrowia ludzi, mienia albo środowiska oraz usunięcie,

• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy– są to wyjątkowe, przejściowe sytuacje organizacyjne (np. potrzeba usunięcia awarii systemu informatycznego, nagły wzrost zamówień). 

Orzecznictwo Sądu Najwyższego podkreśla, że szczególne potrzeby muszą być rzeczywiste i nie mogą polegać na stałym planowaniu nadgodzin.

Pracownik powinien otrzymać polecenie nadgodzin (ustne lub pisemne). Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2024 r. (III PSK 38/23) milczenie pracodawcy może być uznane za zgodę na pracę w nadgodzinach, jeżeli pracownik pozostaje do jego dyspozycji. Nie może to jednak prowadzić do nadużyć – polecenia muszą być wyjątkowe i zgodne z prawem.

Limity czasu pracy a nadgodziny

Praca w godzinach nadliczbowych musi odbywać się w granicach jasno określonych przez Kodeks pracy. Obowiązujące normy czasu pracy obejmują nie tylko dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, ale również roczny limit nadgodzin. W praktyce oznacza to, że pracodawca musi respektować przepisy dotyczące m.in. odpoczynku dobowego czy limitu godzin nadliczbowych przypadających na przyjęty okres rozliczeniowy.

Limity dobowy i tygodniowy nadgodzin

Pracodawca, nawet w razie szczególnych potrzeb, musi respektować przepisy dotyczące odpoczynku. Łączny czas pracy wraz z nadgodzinami nie powinien przekroczyć 13 godzin na dobę (poza sytuacjami wyjątkowymi). Wynika to z obowiązku zapewnienia pracownikowi co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W skali tygodnia czas pracy z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym.

Limit roczny nadgodzin

Praca nadliczbowa z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy jest dodatkowo ograniczona w skali roku. Co do zasady maksymalna liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć 150 godzin rocznie. Limit ten można zmienić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub indywidualnej umowie o pracę. Ustalając wyższy limit pracodawca wciąż musi respektować zasadę 48-godzinnego tygodnia. Oznacza to, że maksymalny roczny limit może wynieść 416 godzin – tyle wynika z obliczenia 52 tygodni × 8 nadgodzin. Praktyka pokazuje jednak, że pracodawcy pomniejszają roczne limity o urlop wypoczynkowy - przy 20 dniach urlopu limit wynosi więc ok. 384 godzin, a przy 26 dniach – 376 godzin.

Rekompensata za nadgodziny

Pracownikowi za każdą godzinę pracy nadliczbowej przysługuje normalne wynagrodzenie plus dodatek lub czas wolny. Stawka za nadgodziny zależy od rozkładu czasu pracy i tego, kiedy godziny nadliczbowe przypadają:

• 100 % wynagrodzenia – dodatek w tej wysokości przysługuje za pracę w nadgodzinach w nocy, w niedziele i święta niebędące dniami pracy, w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto oraz za pracę przekraczającą 40‑godzinną normę tygodniowo.

• 50 % wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadającą w „zwykłe” dni pracy, w tym w robocze niedziele i święta.

Zamiast dodatku pracodawca może udzielić czasu wolnego. Na wniosek pracownika czas wolny jest udzielany w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych nadgodzin. Bez wniosku pracownika pracodawca udziela wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż przepracowane nadgodziny, jednak musi to nastąpić do końca okresu rozliczeniowego. Pracownikom stale pracującym poza zakładem pracy (np. przedstawicielom handlowym) dodatek może być zastąpiony ryczałtem odpowiadającym przewidywanemu wymiarowi nadgodzin.

Kadry kierowniczej dotyczą szczególne zasady – pracownicy zarządzający zakładem wykonują nadgodziny bez prawa do dodatku i wynagrodzenia, chyba że pracują w niedzielę lub święto i nie otrzymają dnia wolnego.

Kto nie może zostać zmuszony do nadgodzin?

Pracownik ma obowiązek wykonywać polecenie pracy w nadgodzinach, jeżeli nie należy do jednej z grup objętych ochroną. Zatrudnianie w nadgodzinach jest zakazane lub wymaga zgody w odniesieniu do:

1. Kobiet w ciąży – prawo zabrania pracy nadliczbowej i w porze nocnej,

2. Młodocianych (osób poniżej 18 lat) – nie można ich zatrudniać w nadgodzinach ani w nocy,

3. Pracowników wychowujących dziecko do 8 roku życia – mogą pracować w nadgodzinach tylko za ich zgodą,

4. Pracowników z umiarkowaną lub znaczną niepełnosprawnością – dla nich dobowy wymiar wynosi 7 godzin, nie wolno ich zatrudniać w nadgodzinach ani w nocy; wyjątkiem jest praca przy ochronie mienia lub na pisemny wniosek pracownika za zgodą lekarza,

5. Pracowników zatrudnionych w warunkach szkodliwych – jeżeli na stanowisku występują przekroczenia dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych, nadgodziny z tytułu szczególnych potrzeb nie są dopuszczalne,

Odmowa nadgodzin może mieć miejsce również, gdy polecenie jest sprzeczne z prawem (np. narusza zakaz zatrudniania osób z grup chronionych) lub narusza zasady współżycia społecznego (np. konieczność opieki nad chorym członkiem rodziny). Odmowa bez uzasadnienia może jednak skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną.

Obowiązki pracodawcy i konsekwencje naruszeń

Pracodawca, który planuje nadgodziny, powinien:

• przekazywać jasne polecenia i dokumentować godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy,

• zapewnić pracownikom nieprzerwany odpoczynek dobowy (co najmniej 11 godzin) i tygodniowy (co najmniej 35 godzin),

• nie przekraczać rocznych limitów i wypłacać należne dodatki lub udzielać czasu wolnego,

• szczególną ostrożność zachować przy pracownikach chronionych.

Przekroczenie limitów nadgodzin lub niewypłacanie dodatków może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową i karną. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę karę od 1000 do 30 000 zł. Uporczywe naruszanie praw pracownika stanowi przestępstwo z art. 218 § 1 Kodeksu karnego, zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności.

Jak rozliczać nadgodziny w praktyce?

1. Zlecenie i ewidencja – nadgodziny powinny być zlecane na bieżąco i ewidencjonowane w karcie czasu pracy. W razie sporu pracodawca musi wykazać, że polecenie było zgodne z prawem. Pracownik powinien zgłaszać nieprawidłowości przełożonemu lub inspekcji pracy.

2. Wybór formy rekompensaty – pracodawca decyduje, czy wypłaci dodatek czy udzieli czasu wolnego. Warto pamiętać, że czas wolny „1:1” jest udzielany tylko na wniosek pracownika.

3. Kontrola rocznego limitu – przy ustalaniu rocznego limitu należy uwzględnić urlop wypoczynkowy i usprawiedliwione nieobecności pracownika. Pracodawca nie może przekroczyć przeciętnej 48‑godzinnej normy tygodniowej, nawet gdy zwiększył limit nadgodzin w regulaminie.

4. Przestrzeganie ochrony – przed zleceniem nadgodzin należy sprawdzić, czy pracownik nie należy do grupy chronionej. W przypadku rodziców dzieci do 8 lat wymagana jest zgoda na piśmie.

Podsumowanie

Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych jest w polskim prawie dopuszczalne tylko w ściśle określonych okolicznościach – akcje ratownicze i wyjątkowe potrzeby pracodawcy. Pracodawcy muszą szanować limity dobowe, tygodniowe i roczne, a także prawa do wypoczynku. Pracownikom przysługują dodatki lub czas wolny, a niektóre grupy (kobiety w ciąży, młodociani, osoby niepełnosprawne, rodzice małych dzieci) są chronione. Przekroczenie limitów może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi i karnymi. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni więc skrupulatnie ewidencjonować czas pracy i znać swoje prawa oraz obowiązki.